Хозяйственная деятельность предприятия

Основная цель субъектов хозяйствования — совершить экономический выбор. Отдельно взятые предприниматели и предприятия осуществляют в условиях рынка четыре фундаментальных эконо­мических выбора1:

— что и в каком количестве следует производить;

— как следует производить;

— кто должен выполнять определенную работу, используя преимущества общественного разде­ления труда;

— для кого должны быть предназначены результаты производства.

Без экономического анализа на микроуровне невозможно правильно сделать выбор.

Экономический анализ как инструмент познания окружающей экономической действительности возник одновременно с бухгалтерским учетом в Древнем Египте примерно за 4000 лет до нашей эры. Совершенствуясь параллельно с методами и практикой управления, он получил значительное теоре­тическое и практическое распространение лишь в эпоху бурного развития капиталистических форм хозяйствования. Несмотря на то, что отдельные методы и процедуры анализа получили широкое при­знание при принятии управленческих решений еще в первые десятилетия ХХ в., в самостоятельную науку АФХД (анализ финансово-хозяйственной деятельности) вылился сравнительно недавно — лишь в 60-е годы ХХ столетия. Возникновение его, а точнее, обособление в специальную отрасль знания, обусловлено двумя основными закономерностями общественного развития:

— практической потребностью в систематизации методов и методик анализа в условиях значи­тельного усложнения хозяйственных связей, необходимостью перехода от эвристических и описательных методов познания к математическим и вероятностным;

— дифференциацией наук как объективной закономерностью развития научной деятельности.

Одновременно с процессами дифференциации в развитии науки идут и процессы интеграции

различных отраслей знания, их взаимопроникновения. Не всегда можно провести четкую грань меж­ду анализом финансово-хозяйственной деятельности предприятия и управленческим или бухгалтер­ским учетом, менеджментом и теорией принятия решений. Роль АФХД в совокупности экономиче­ских дисциплин достаточно важна, а его место среди них определяется в первую очередь принятой классификацией2.

Приведенная на рисунке 1 классификация экономических наук ставит во главу угла степень обобщения и формализации данных, с которыми работают экономисты: фундаментальные экономи­ческие дисциплины имеют дело с наиболее общими закономерностями развития экономики и ее субъектов, используя в своих исследованиях предельно математизированный и достаточно сложный инструментарий. Прикладные исследования обычно нацелены на изучение условий функционирова­ния конкретных экономических субъектов, больших (как, например, целые страны) или малых (как, например, система ведения бухгалтерского учета отдельно взятого предприятия).

В составе прикладных экономических дисциплин выделяют функциональные, нацеленные на разработку способов ведения хозяйственной деятельности и оценку действенности их применения, и специальные, имеющие дело с отдельными аспектами экономики.

Функциональные дисциплины изучают общие функции, связанные с процессом принятия управ­ленческих решений и его информационным обеспечением, а специальные разделы рассматривают конкретные формы экономических отношений в разных аспектах. Анализ финансово-хозяйственной деятельности в той или иной степени связан со всеми вышеназванными областями экономических наук, однако теснее всего — с функциональными, имеющими дело с учетной информацией. Данные, генерируемые в ходе процедур управленческого и бухгалтерского учета, лежат в основе АФХД. Именно этими данными оперирует аналитик.

В целом анализ экономической деятельности предприятия требует специальной совокупности знаний, обусловленной объективными требованиями и условиями, такими как практическая потреб- ность и развитие наук, позволяющих проводить углубленное изучение экономических процессов. Микроанализ основан на сочетании прикладных экономических наук, которые условно можно под­разделить на три группы — историко-экономические, конкретно-экономические и аналитические и которые основываются на законах общей теоретической экономики (рис. 2). Только совместное ис­пользование теоретических разработок представленных наук позволяет проводить детальный, глубо­кий и достоверный анализ экономической деятельности предприятий3.

В настоящее время экономический анализ как наука представляет собой систему специальных знаний, базирующихся на законах развития и функционирования систем и направленных на познание методологии оценки, диагностики и прогнозирования ФХД (финансово-хозяйственной деятельности) предприятия (рис. 3).

Использование системы специальных знаний позволяет определять тенденции хозяйственного развития, научно обосновывать планы, управленческие решения, контролировать их выполнение, оценивать достигнутые результаты, осуществлять поиск, измерение, обоснование величины резервов повышения эффективности производства и разрабатывать мероприятия по их использованию.

Каждая наука имеет свой предмет. Сейчас в литературных источниках встречаются различные подходы к определению того, что является предметом АФХД. Самый простой (и наиболее разрабо­танный еще в эпоху социалистического хозяйствования) подход подразумевает, что предметом ана­лиза является использование предприятием своих материальных и трудовых ресурсов с точки зрения выполнения «спущенных сверху» производственных планов.

В условиях рыночной экономики в самом общем смысле под предметом экономического анализа понимаются хозяйственные процессы предприятий, их социально-экономическая эффективность и конечные финансовые результаты деятельности, складывающиеся под воздействием объективных и субъективных факторов и отражающиеся через систему экономической информации.

Из определения ясно, что экономический анализ исследует хозяйственные процессы предпри­ятий, других подразделений и конечные производственно-финансовые результаты их деятельности. При этом экономика предприятий изучается в динамике.

Далее, предметом экономического анализа являются хозяйственные процессы и конечные ре­зультаты, складывающиеся под влиянием объективных внешних факторов. Постоянно воздействуя на хозяйственную деятельность, они отражают, как правило, действия экономических законов. В про­цессе экономического анализа во многих случаях приходится сталкиваться, например, с действием ценового фактора (изменение цен, тарифов, ставок). Цены на готовые изделия, товары, тарифы на перевозки и ставки за услуги устанавливаются с учетом требований закона стоимости, законов рын­ка. Цены, тарифы, ставки — это непостоянные величины. Если изменились цены на сырье, материа­лы, полуфабрикаты, готовую продукцию, товары, то это повлияет почти на все показатели (особенно финансовые) промышленных, строительных, сельскохозяйственных, торговых и других предприятий. Учет изменения цен, тарифов, ставок в процессе анализа приводит к усложнению экономических расчетов. Фактор цен, не зависящий от того или иного предприятия, исключается путем индексных пересчетов, его действие выявляется особо, вне связи с другими факторами.

В определении указывается также, что предметом экономического анализа являются хозяйст­венные процессы и конечные результаты, складывающиеся под воздействием субъективных (внут­ренних) факторов. Их влиянию на хозяйственную деятельность в ходе анализа уделяется пристальное внимание.

Субъективные факторы связаны с конкретной деятельностью человека, полностью зависят от него. Даже умелое прогнозирование в хозяйственной практике действий объективных условий, объективных факторов можно трактовать как явление субъективного порядка. Успешное хозяйство­вание, выполнение бизнес-планов определяются умелым руководством тем или иным производст­венным коллективом; правильной организацией производства, экономики, финансов; глубоким зна­нием дела конкретным исполнителем.

В определении предмета экономического анализа указывается также, что хозяйственные процес­сы и их результаты, складывающиеся под воздействием объективных и субъективных факторов, по­лучают соответствующее отражение в системе экономической информации. Эта система представля­ет собой совокупность данных, всесторонне характеризующих хозяйственную деятельность на раз­личных уровнях.

Информационная система включает в себя совокупность входных данных, результаты их про­межуточной обработки, выходные данные и конечные результаты, поступающие в систему управле­ния. Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный по­ток служит надежной базой для построения моделей (моделирования) в соответствии с задачами эко­номического анализа5.

Содержанием и предметом экономического анализа определяются стоящие перед ним задачи.

Задачи анализа меняются в зависимости от его вида. Первый вид анализа — оценка хозяйствен­ной деятельности предприятия — имеет следующие основные задачи:

— повышение научно-экономической обоснованности бизнес-планов и нормативов;

— объективное и всестороннее исследование выполнения бизнес-планов и соблюдения нормати­вов;

— определение экономической эффективности использования трудовых, материальных и финан­совых ресурсов;

— выявление и измерение внутренних резервов на всех стадиях производственного процесса;

— оценка управленческих решений.

Второй вид анализа — оценка финансового состояния предприятия — включает в себя следую­щие задачи:

— контроль за осуществлением требований коммерческого расчета;

— оценка оперативного и стратегического планирования финансовой деятельности;

— диагностика финансового состояния (равновесие, задолженности, автономия);

— финансовый анализ деятельности, рентабельности, риска;

— финансовая оценка предприятия.

Третий вид анализа — это анализ нововведений и их инвестирования. Задачами данного анализа являются:

— анализ финансовых потоков инвестирования;

— кратковременное финансовое прогнозирование;

— анализ финансовых проблем в области инвестирования;

— планирование и осуществление нововведений.

Задачи экономического анализа, конечно, не исчерпываются приведенным выше перечнем. Многогранность хозяйственных ситуаций ставит перед ним многие задачи автономного характера. И их можно решить, применяя общие и частные аналитические методы.

Опыт хозяйственного развития показывает, что перед экономической наукой в целом и перед экономическим анализом в частности на различных этапах выдвигались новые задачи, корректирова­лись ранее поставленные. Этот процесс будет происходить, естественно, и в дальнейшем.

С учетом того, что развитие систем происходит по S-образным кривым (рис. 4), развитие теории экономического анализа можно разбить на два направления:

— оценка, диагностика и прогнозирование на линейных участках кривых, где с достаточной точ­ностью применяются метод экстраполяции и традиционные методы анализа;

— оценка, диагностика и прогнозирование ФХД в окрестностях точек перегиба и на логистиче­ских участках кривых, где прогнозируемые характеристики не стационарны и подвержены скачкообразным изменениям. Основные теоремы экономической динамики были изложены в конце 40-х годов ХХ столетия английским экономистом Р.Харродом6, что и можно считать началом второго направления в развитии теории экономического анализа.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности следует проводить, руководствуясь определен­ными принципами. Основные из них представлены в таблице.

Таблица

Основные принципы анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Принцип

Конкретность

Анализ основывается на реальных данных, результаты его получают конкретное ко­личественное выражение

Комплексность

Всестороннее изучение экономического явления или процесса с целью объективной его оценки

Системность

Изучение экономических явлений во взаимосвязи друг с другом, а не изолированно

Регулярность

Анализ следует проводить постоянно, через заранее определенные промежутки вре­мени, а не от случая к случаю

Объективность

Критическое и беспристрастное изучение экономических явлений, выработка обосно­ванных выводов

Действенность

Пригодность результатов анализа для использования в практических целях, для по­вышения результативности производственной деятельности

Экономичность

Затраты, связанные с проведением анализа, должны быть существенно меньше того экономического эффекта, который будет получен в результате его проведения

Сопоставимость

Данные и результаты анализа должны быть легко сопоставимы друг с другом, а при регулярном проведении аналитических процедур должна соблюдаться преемствен­ность результатов

Научность

При проведении анализа следует руководствоваться научно обоснованными методи­ками и процедурами

Для правильного понимания содержания и задач анализа хозяйственной деятельности (АХД) предприятия важнейшее значение имеет классификация. В экономической литературе3, 57 анализ хо­зяйственной деятельности классифицируется по разным признакам.

По отраслевому признаку, который основывается на общественном разделении труда, анализ де­лится на отраслевой, методика которого учитывает специфику отдельных отраслей экономики (про­мышленности, сельского хозяйства, строительства, транспорта, торговли и т.д.), и межотраслевой, который является теоретической и методологической основой АХД во всех отраслях национальной экономики, или, другими словами, теорией анализа хозяйственной деятельности.

Объективная необходимость отраслевого АХД обусловлена спецификой разных отраслей произ­водства. Каждая отрасль общественного производства в силу разного характера труда имеет свои особенности, свою специфику и, как следствие, — характерные экономические отношения. Необхо­димость исследования специфики разных отраслей обусловила потребность разработки методики АХД с учетом особенностей и условий каждой отрасли экономики.

Одновременно нужно учитывать, что все отрасли общественного производства тесно связаны между собой. Им присуще много общего. Взаимосвязи отдельных отраслей, наличие внутренней свя­зи между ними вызывают необходимость разработки межотраслевого анализа (теории АХД). Теория АХД раскрывает наиболее общие методологические черты и особенности этой науки, обобщает пе-
редовой опыт АХД в разных отраслях экономики, обогащает содержание экономического анализа в целом и отраслевого в частности. Владение общими теоретическими знаниями по экономическому анализу является необходимым условием грамотной, квалифицированной разработки и практическо­го использования индивидуальных методик отраслевого анализа.

По признаку времени АХД подразделяется на предварительный (перспективный) и последую­щий (ретроспективный, исторический).

Предварительный анализ проводится до осуществления хозяйственных операций. Он необходим для обоснования управленческих решений и плановых заданий, а также для прогнозирования буду­щего и оценки ожидаемого выполнения плана, предупреждения нежелательных результатов.

Последующий (ретроспективный) анализ проводится после совершения хозяйственных актов. Он используется для контроля за выполнением плана, выявления неиспользованных резервов, объек­тивной оценки результатов деятельности предприятий.

Перспективный и ретроспективный анализы тесно связаны между собой. Без ретроспективного анализа невозможно сделать перспективный. Анализ результатов труда за прошлые годы позволяет изучить тенденции, закономерности, выявить неиспользованные возможности, передовой опыт и т.д., что имеет важное значение при обосновании уровня экономических показателей на перспективу. Умение видеть перспективу дает именно ретроспективный анализ. Он является основой перспектив­ного анализа.

В свою очередь от глубины и качества предварительного анализа на перспективу зависят резуль­таты ретроспективного анализа. Если плановые показатели недостаточно обоснованны и реальны, то последующий анализ выполнения плана вообще теряет смысл и требует предварительной оценки обоснованности плановых показателей.

Ретроспективный анализ делится на оперативный и итоговый (результативный). Оперативный (ситуационный) анализ проводится сразу после совершения хозяйственных операций или изменения ситуации за короткие отрезки времени (смену, сутки, декаду и т.д.). Цель его — оперативно выявлять недостатки и воздействовать на хозяйственные процессы. Рыночная экономика характеризуется ди­намичностью ситуации как производственной, коммерческой, финансовой деятельности предпри­ятия, так и его внешней среды. В этих условиях оперативный (ситуационный) анализ приобретает особое значение.

Итоговый (заключительный) анализ проводится за отчетный период времени (месяц, квартал, год). Его ценность в том, что деятельность предприятия изучается комплексно и всесторонне по от­четным данным за соответствующий период. Этим обеспечивается более полная оценка деятельности предприятия по использованию имеющихся возможностей.

Итоговый и оперативный анализы взаимосвязаны и дополняют друг друга. Они дают возмож­ность руководству предприятия не только оперативно ликвидировать недостатки в процессе произ­водства, но и комплексно обобщать достижения, результаты производства за соответствующие пе­риоды времени, разрабатывать мероприятия, направленные на рост эффективности производства.

По пространственному признаку можно выделить анализ внутрихозяйственный и межхозяйст- венный. Внутрихозяйственный анализ изучает деятельность только исследуемого предприятия и его структурных подразделений. При межхозяйственном анализе сравниваются результаты деятельности двух или более предприятий. Это позволяет выявить передовой опыт, резервы, недостатки и на осно­ве этого дать более объективную оценку эффективности деятельности предприятия.

Важное значение имеет классификация АХД по объектам управления. Хозяйственная деятель­ность (управляемая система) состоит из отдельных подсистем: экономики, техники, технологии, ор­ганизации производства, социальных условий труда, природоохранной деятельности и др. Аспект анализа по желанию управляющего органа может быть смещен в сторону каких-либо подсистем хо­зяйственной деятельности. В связи с этим выделяют:

— технико-экономический анализ, которым занимаются технические службы предприятия (глав­ный инженер, главный технолог и др.). Его содержанием является изучение взаимодействия технических и экономических процессов и установление их влияния на экономические резуль­таты деятельности предприятия;

— финансово-экономический анализ (финансовая служба предприятия, финансовые и кредитные органы) основное внимание уделяет финансовым результатам деятельности предприятия: вы­полнению финансового плана, эффективности использования собственного и заемного капита­ла, выявлению резервов увеличения суммы прибыли, роста рентабельности, улучшения фи­нансового состояния и платежеспособности предприятия;

— аудиторский (бухгалтерский) анализ — это экспертная диагностика финансового «здоровья» предприятия. Проводится аудиторами или аудиторскими фирмами с целью оценки и прогно­зирования финансового состояния и финансовой устойчивости субъектов хозяйствования;

— социально-экономический анализ (экономические службы управления, социологические лабо­ратории, статистические органы) изучает взаимосвязь социальных и экономических процессов, их влияние друг на друга и на экономические результаты хозяйственной деятельности;

— экономико-статистический анализ (статистические органы) применяется для изучения массо­вых общественных явлений на разных уровнях управления: предприятия, отрасли, региона;

— экономико-экологический анализ (органы охраны окружающей среды) исследует взаимодей­ствие экологических и экономических процессов, связанных с сохранением и улучшением окружающей среды и затратами на экологию;

— маркетинговый анализ (служба маркетинга предприятия или объединения) применяется для изучения внешней среды функционирования предприятия, рынков сырья и сбыта готовой про­дукции, ее конкурентоспособности, спроса и предложения, коммерческого риска, формирова­ния ценовой политики, разработки тактики и стратегии маркетинговой деятельности.

По методике изучения объектов анализ хозяйственной деятельности может быть сравнительным, диагностическим, факторным, маржинальным, экономико-математическим, экономико-статистиче­ским, функционально-стоимостным и т.д.

При сравнительном анализе обычно ограничиваются сравнением отчетных показателей о ре­зультатах хозяйственной деятельности с показателями плана текущего года, данными прошлых лет, передовых предприятий.

Факторный анализ направлен на выявление величины влияния факторов на прирост и уровень результативных показателей.

Диагностический (экспресс-анализ) представляет собой способ установления характера наруше­ний нормального хода экономических процессов на основе типичных признаков, характерных только для данного нарушения. К примеру, если темпы роста валовой продукции опережают темпы роста товарной продукции, то это свидетельствует о росте остатков незавершенного производства. Если темпы роста валовой продукции выше темпов роста производительности труда, то это признак невы­полнения плана мероприятий по механизации и автоматизации производства, улучшению организа­ции труда и на этой основе сокращения численности работающих. Знание признака позволяет быстро и довольно точно установить характер нарушений, не производя непосредственных измерений, т.е. без действий, которые требуют дополнительного времени и средств.

Маржинальный анализ — это метод оценки и обоснования эффективности управленческих ре­шений в бизнесе на основании причинно-следственной взаимосвязи объема продаж, себестоимости и прибыли и деления затрат на постоянные и переменные.

С помощью экономико-математического анализа выбирается наиболее оптимальный вариант решения экономической задачи, выявляются резервы повышения эффективности производства за счет более полного использования имеющихся ресурсов.

Стохастический анализ (дисперсионный, корреляционный, компонентный и др.) используется для изучения стохастических зависимостей между исследуемыми явлениями и процессами хозяйст­венной деятельности предприятий.

Функционально-стоимостный анализ (ФСА) представляет собой метод выявления резервов. Он базируется на функциях, которые выполняет объект, и сориентирован на оптимальные методы их реализации на всех стадиях жизненного цикла изделия (научно-исследовательские работы, конструи­рование, производство, эксплуатация и утилизация). Его основное назначение в том, чтобы выявить и предупредить лишние затраты за счет ликвидации ненужных узлов, деталей, упрощения конструкции изделия, замены материалов ит.д.

По субъектам (пользователям) различают внутренний и внешний анализ. Внутренний анализ проводится непосредственно на предприятии для нужд оперативного, краткосрочного и долгосрочно­го управления производственной, коммерческой и финансовой деятельностью. Внешний анализ про­водится на основании финансовой и статистической отчетности органами хозяйственного управле­ния, банками, финансовыми органами, акционерами, инвесторами.

По охвату изучаемых объектов анализ делится на сплошной и выборочный. При сплошном ана­лизе выводы делаются после изучения всех без исключения объектов, а при выборочном — по ре­зультатам обследования только части объектов.

По содержанию программы анализ может быть комплексным и тематическим. При комплексном анализе деятельность предприятия изучается всесторонне, а при тематическом — только отдельные ее стороны, представляющие в определенный момент наибольший интерес. Например, вопросы ис­пользования материальных ресурсов, производственной мощности предприятия, снижения себестои­мости продукции и пр.

Каждая из названных форм АХД своеобразна по содержанию, организации и методике его про­ведения.

Необходимо отметить, что каждому виду анализа соответствует своя методика7. Вообще под ме­тодикой понимается совокупность способов, правил наиболее целесообразного выполнения какой- либо работы. В экономическом анализе методика представляет собой совокупность аналитических способов и правил исследования экономики предприятия, определенным образом подчиненных дос­тижению цели анализа. Общую методику понимают как систему исследования, которая одинаково используется при изучении различных объектов экономического анализа в различных отраслях на­циональной экономики. Частные методики конкретизируют общую относительно к определенным отраслям экономики, к определенному типу производства или объекту исследования.

Любая методика анализа будет представлять собой наказ или методологические советы по ис­полнению аналитического исследования. Она содержит примерно такие моменты:

— задачи и формулировки целей анализа;

— объекты анализа;

— системы показателей, с помощью которых будет исследоваться каждый объект анализа;

— советы по последовательности и периодичности проведения аналитического исследования;

— описание способов исследования изучаемых объектов;

— источники данных, на основании которых производится анализ;

— указания по организации анализа (какие лица, службы будут проводить отдельные части ис­следования);

— технические средства, которые целесообразно использовать для аналитической обработки ин­формации;

— характеристика документов, которыми лучше всего оформлять результаты анализа;

— потребители результатов анализа.

Более подробно остановимся на двух элементах методики АХД: последовательности выполне­ния аналитической работы; способах исследования изучаемых объектов.

При выполнении комплексного АХД выделяются следующие этапы:

На первом этапе уточняются объекты, цель и задачи анализа, составляется план аналитической работы.

На втором этапе разрабатывается система синтетических и аналитических показателей, с помо­щью которых характеризуется объект анализа.

На третьем этапе собирается и подготавливается к анализу необходимая информация (проверя­ется ее точность, приводится в сопоставимый вид и т.д.).

На четвертом этапе проводится сравнение фактических результатов хозяйствования с показате­лями плана отчетного года, фактическими данными прошлых лет, с достижениями ведущих предпри­ятий, отрасли в целом и т.д.

На пятом этапе выполняется факторный анализ: выделяются факторы и определяется их влияние на результат.

На шестом этапе выявляются неиспользованные и перспективные резервы повышения эффек­тивности производства.

На седьмом этапе происходит оценка результатов хозяйствования с учетом действия различных факторов и выявленных неиспользованных резервов, разрабатываются мероприятия по их использо­ванию.

Такая последовательность выполнения аналитических исследований является наиболее целесо­образной с точки зрения теории и практики АХД.

В качестве важнейшего элемента методики АХД выступают технические приемы и способы анализа. Кратко эти способы можно назвать инструментарием анализа. Они используются на различ­ных этапах исследования для:

— первичной обработки собранной информации (проверки, группировки, систематизации);

— изучения состояния и закономерностей развития исследуемых объектов;

— определения влияния факторов на результаты деятельности предприятий;

— подсчета неиспользованных и перспективных резервов увеличения эффективности производ­ства;

— обобщения результатов анализа и комплексной оценки деятельности предприятий;

— обоснования планов экономического и социального развития, управленческих решений, раз­личных мероприятий.

В анализе хозяйственной деятельности используется много различных способов. Среди них можно выделить традиционные способы, которые широко применяются и в других дисциплинах для обработки и изучения информации (сравнения, графический, балансовый, средних и относительных чисел, аналитических группировок).

Для изучения влияния факторов на результаты хозяйствования и подсчета резервов в анализе применяются такие способы, как цепные подстановки, абсолютные и относительные разницы, инте­гральный метод, корреляционный, компонентный, методы линейного, выпуклого программирования, теория массового обслуживания, теория игр, исследования операций, эвристические методы решения экономических задач на основании интуиции, прошлого опыта, экспертных оценок специалистов и др. (рис. 5). Применение тех или иных способов зависит от цели и глубины анализа, объекта иссле­дования, технических возможностей выполнения расчетов и т.д.

В последние годы широкое использование математических методов является важным направле­нием совершенствования экономического анализа, повышает эффективность анализа деятельности предприятий и их подразделений. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа, более полного охвата влияния факторов на результаты коммерческой деятельности, замены прибли­женных или упрощенных расчетов точными вычислениями, постановки и решения новых многомер­ных задач анализа, практически невыполнимых вручную или традиционными методами.

Применение математических методов в экономическом анализе деятельности предприятия тре­бует8:

— системного подхода к изучению экономики предприятий, учета всего множества существен­ных взаимосвязей между различными сторонами деятельности предприятий; в этих условиях сам анализ все более приобретает черты системного в кибернетическом смысле слова;

— разработки комплекса экономико-математических моделей, отражающих количественную ха­рактеристику экономических процессов и задач, решаемых с помощью экономического анализа;

— совершенствования системы экономической информации о работе предприятий;

— наличия технических средств (ЭВМ и др.), осуществляющих хранение, обработку и передачу экономической информации в целях экономического анализа;

— организации специального коллектива аналитиков, состоящего из экономистов-производствен- ников, специалистов по экономико-математическому моделированию, математиков-вычисли- телей, программистов-операторов и др.

Все показатели, которые используются в анализе, взаимосвязаны и взаимообусловлены. Это вы­текает из реально существующих связей между экономическими явлениями, которые они описывают. Комплексное изучение экономики предприятий предусматривает систематизацию показателей, пото­му что совокупность показателей, какой бы исчерпывающей она не была, без учета их взаимосвязи, соподчиненности не может дать настоящего представления об эффективности хозяйственной дея­тельности.

Все показатели, в зависимости от объекта анализа, группируются в следующие подсистемы (рис. 6).

Показатели, которые образуют подсистемы, можно разбить на входящие и выходящие, общие и частные. С помощью входящих и выходящих показателей осуществляется взаимосвязь подсистем. Выходящий показатель одной подсистемы является входящим для других подсистем.

Показатели организационно-технического уровня (блок 1) характеризуют производственную структуру предприятия, структуру управления, уровень концентрации и специализации производст­ва, продолжительность производственного цикла, техническую и энергетическую вооруженность труда, степень механизации и автоматизации, прогрессивность технологических процессов и т.д.

Показатели приведенной подсистемы оказывают влияние на все остальные показатели хозяйст­вования и в первую очередь на объем производства и реализацию продукции, ее качество, на степень использования производственных ресурсов (производительность труда, фондоотдачу, материалоот- дачу), а также на другие показатели экономической эффективности: себестоимость, прибыль, рента­бельность и т.д. Поэтому анализ хозяйственной деятельности надо начинать с изучения этой подсис­темы.

Показатели второй подсистемы характеризуют обеспеченность предприятия основными средст­вами производства, оборудованием, материальными и трудовыми ресурсами. От того, насколько полно и своевременно обеспечивается производство всеми необходимыми средствами, зависит выход продукции, себестоимость, прибыль, рентабельность, финансовое положение предприятия.

Третий блок включает показатели производства продукции: объем валовой и товарной продук­ции в стоимостном, натуральном и условно-натуральном измерении, структуру продукции, ее каче­ство, ритмичность производства и др.

К показателям четвертого блока относятся данные об объеме отгрузки и реализации продукции, остатках готовой продукции на складах. Они очень тесно связаны с показателями третьего и девятого блоков.

Основными показателями подсистемы 5 являются фондоотдача, фондоемкость, среднегодовая стоимость основных средств производства, амортизация. Наряду с этими показателями большое зна­чение имеют и другие, например, среднечасовая выработка продукции на единицу оборудования, ко­эффициент использования наличного оборудования и т.д. От них зависит уровень фондоотдачи.

В подсистеме 6 основными показателями являются материалоемкость, материалоотдача, стои­мость использованных предметов труда за анализируемый отрезок времени. Они тесно связаны с по­казателями подсистем 7-10. От экономного использования материалов зависит выход продукции, себестоимость, а значит, и сумма прибыли, уровень рентабельности, финансовое состояние предпри­ятия.

К последней подсистеме (блок 10) относятся показатели, которые характеризуют наличие и структуру капитала предприятия по составу его источников и формам размещения, эффективность и интенсивность использования собственных и заемных средств, отношения с финансовыми органами, банками, вышестоящими организациями, работниками своего предприятия по поводу использования собственного и заемного капитала, а также факторы, которые определяют эти отношения.

К этой подсистеме относятся также показатели, которые характеризуют использование прибыли, фондов накопления и потребления, кредитов банков, платежеспособность предприятия, его финансо­вую устойчивость. Они зависят от показателей всех предыдущих подсистем и, в свою очередь, ока­зывают большое влияние на показатели организационно-технического уровня предприятия, объем производства продукции, эффективность использования материальных и трудовых ресурсов.

Таким образом, все показатели хозяйственной деятельности предприятия находятся в тесной связи и зависимости, которую необходимо учитывать в комплексном анализе. Взаимосвязь основных показателей определяет последовательность выполнения анализа от изучения первичных показателей до обобщающих. Такая последовательность соответствует объективной основе формирования эконо­мических показателей.

Перспективы развития АХД в теоретическом направлении тесно связаны с развитием смежных наук, в первую очередь, математики, статистики, бухгалтерского учета и др. Кроме того, развитие анализа зависит и от запросов практики. В условиях командно-административной системы управле­ния он не находил достаточно широкого практического применения, так как не было нужды в обос­новании управленческих решений на местах, все решения исходили сверху.

Что касается перспектив прикладного характера, то АХД постепенно займет ведущее место в системе управления. Этому содействуют преобразования, которые происходят в нашем обществе. Совершенствование экономического механизма через переход к рынку, конкуренция предприятий и форм собственности будут содействовать повышению заинтересованности в этой науке.

Список литературы

  1. Анализ экономики. Страна, рынок, фирма: Учебник / Под ред. А.Е.Рыбалкина. — М.: Международные отношения, 1999. — 304 с.
  2. Ковалев В.В., Волкова О.Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. — М.: ПБОЮЛ М.А.Захаров, 2001. — 424 с.
  3. Прыкина Л.В. Экономический анализ предприятия: Учебник. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 360 с.
  4. Любушин Н.П. Теория экономического анализа: Курс лекций. — Нижний Новгород: НКИ, 1998. — 81 с.
  5. Любушин Н.П., Лещева В.Б., Дьякова В.Г. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учеб. посо­бие. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1999. — 471 с.
  6. Классики кейнсианства: В 2 т. Т. 1. К теории экономической динамики / Р.Харрод. Экономические циклы и националь­ный доход. Ч. I-II / Э.Хансен. Предисл., сост. А.Г.Худокормов. — М.: Экономика, 1997. — 416 с.
  7. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. — Минск: Экоперспектива, 1997. — 498 с.
  8. БакановМ.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа: Учебник. — М.: Финансы и статистика, 1997. — 416 с.

Понятие анализа хозяйственной деятельности

Определение 1

Анализ хозяйственной деятельности представляет собой совокупность процедур, которые позволяют оценить текущее состояние организации, а также диагностировать дальнейшие перспективы его развития.

На основании результатов, полученных в ходе анализа, делаются выводы, которые используются для принятия тех или иных решений. Анализ деятельности организации является базой для принятия управленческих решений. Он позволяет обеспечить разработку верных рекомендаций, направленных на улучшение деятельности организации и повышение финансовых результатов от её деятельности. Также эти рекомендации должны быть направлены на снижение риска возникновения кризисных ситуаций, а также увеличение рыночной стоимости предприятия.

Для того, чтобы в полной мере осуществить анализ хозяйственной деятельности предприятия необходимо наличие достаточно обширного количество информации. Эту информацию можно сгруппировать:

  • Бухгалтерская отчетность организации — предназначена для осуществления общей оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
  • Информация управленческого учета — эта информация предназначена для осуществления оценки инвестиционной, производственной, финансово-хозяйственной деятельности организации;
  • Информация, предоставленная маркетинговой службой — предназначена для оценки рыночной деятельности организации.
  • Содержание анализа финансово-хозяйственной деятельности организации зачастую определяется степенью доступности информации для пользователей. При этом следует отметить, что чем больше этот доступ, тем более детальным, более содержательным и более полным будет анализ.

Объект и предмет анализа хозяйственной деятельности

Определение 2

Под объектом хозяйственной деятельности организации понимаются ее результаты, которые характеризуются системой взаимосвязанных друг с другом показателей. Эти показатели отражают отдельные стороны деятельности организации, а также ее сегменты.

Например, на промышленных предприятиях к объектам анализа можно отнести показатели производства и реализации продукции, показатели, которые характеризуют использование ресурсов предприятия, финансовые результаты деятельности и т.д.

Определение 3

Под предметом анализа хозяйственной деятельности следует понимать причинно-следственные связи всех экономических явлений и процессов , происходящих на предприятии . познания этих явлений и этих процессов позволяет довольно детальный исследовать результаты деятельности организации.

Эти результаты позволяют подготовить информацию для принятия грамотных управленческих решений, позволяющих повысить эффективность функционирования предприятия и укрепить его рыночные позиции.

Стоит отметить, что в анализе хозяйственной деятельности изучается не сама хозяйственная деятельность организации, а те экономические результаты, которые прогнозируются в соответствующих показателях. Эти результаты учитываются по мере того, как они формируются , а затем анализируются.

При переходе к рыночной экономике величина объектов анализа хозяйственной деятельности увеличивается в разы. Это связано с расширением внешней экономической, маркетинговой и инвестиционной деятельности любого предприятия, а также степени рисков. В этой связи меняются цели и задачи анализа. По мере того, как развивается объект исследования, возникают новые цели и задачи, совершенствуются инструмент для осуществления анализа и его предметная область. Предметом изучения становятся как внутренние, так и внешние факторы деятельности организации.

Следует отметить, что основным отличием предмета от объекта анализа хозяйственной деятельности является то, что в предмете заключается лишь основные и наиболее существенные свойства и признака.

Цели и задачи анализа хозяйственной деятельности

Главная цель анализа хозяйственной деятельности состоит в подготовке информации, предназначенной для принятия верных управленческих решений, а также для обоснования решений , которые будут направлены на достижение предприятием своих цели.

Достижения этой цели необходимо выполнение следующих задач:

  • Оказание содействия выполнение планов, проектов программ организации и ее структурных подразделений. Для решения этой задачи необходимо детальное изучение всех результатов выполнение планов по установленным тем или иным показателям. В ходе этого осуществляется количественная и качественная оценка всех изменений, произошедших в работе организации, путем выявления и дальнейшего изучения всех причин, которые и вызвали отклонения от намеченных планов. В результате этого во-первых, можно обнаружить отрицательные и положительные моменты, влияющие на выполнение плана . Во-вторых, определяется качество планирования . В-третьих можно определить неиспользованные и вновь появившиеся резервы в улучшении работы организации и ее структурных подразделений.
  • Осуществление обеспечения объективной оценки результатов анализа хозяйственной деятельности трудового коллектива организации и его отдельных членов. Решение этой задачи возможно при помощи раздельного выявления и детального измерения влияния всех факторов, которые зависят и не зависят от коллектива организации. Это позволяет вычислить конкретный вклад каждого отдела или работника в конечные результаты деятельность организации.
  • Разработка оптимальных планов деятельности. Для того чтобы решить эту задачу нужно глубоко изучить достигнутый уровень хозяйственной деятельности организации. Для этого, во-первых, нужно оценить экономическую эффективность проведенных мероприятий. Во-вторых, Вы ведь действующие положительные и отрицательные факторы хозяйственной деятельности. В-третьих, следует оценить состояние всех хозяйственных ситуаций и дать прогноз их развития. Все эти результаты следует учитывать при составлении новых планов и не допустить появления уже имевших место недостатков и ошибок.
  • Оптимальность принимаемых управленческих решений. Решение этой задачи возможно путем выявления и измерения и оценки всех факторов, влияющих на управленческие решения. Это делается для выбора наиболее оптимального из них.
Замечание 1

Важно помнить, что при решении указанных выше основных 4 задач должна сохраниться и главная задача анализа — это максимальное выявление всех внутрихозяйственных резервов организации, которые позволят улучшить ее работу.

В любой компании есть несколько функций, без которых она обойтись никак не может, вне зависимости от того, чем данная компания занимается. И именно к таким функциям относится и административно-хозяйственная работа. В данной статье речь пойдет о наиболее значимых административно-хозяйственных функциях в компаниях, о должностях, которые эти функции могут выполнять, о месте и роли данной функции в структуре компании, а также более подробно о некоторых административных функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания.

Несмотря на то, что административно-хозяйственные функции в различных компаниях типичны, тем не менее конкретное их наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент перед компанией, а также от размера компании и ее ресурсов. Рассмотрим наиболее типичные административно-хозяйственные функции, а также влияние на них текущих задач и ситуации в компании.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:

1) Текущее обеспечение деятельности:

  • обеспечение канцтоварами
  • обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
  • обеспечение хозяйственными товарами
  • поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)
  • обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернетканалов, эксплуатация городских линий)
  • осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)

2) Документооборот:

  • разработка файлинг-системы
  • ведение документооборота
  • ведение архива
  • ведение библиотек, баз данных

3) Эксплуатация здания, помещения, территории:

  • уборка помещений
  • эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)
  • оформление помещений
  • ремонт помещений
  • обустройство прилегающих территорий
  • озеленение

4) Организационная работа:

  • организация рабочих мест
  • организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)
  • организация работы переговорных
  • организация питания сотрудников
  • транспортное обслуживание
  • курьерское обслуживание
  • организация страхования сотрудников и компании
  • организация переездов

5) Взаимоотношения со сторонними организациями:

  • взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)
  • взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
  • взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат.

6) Внутреннее информирование персонала:

  • организация оповещения о новых документах
  • контроль исполнения поручений
  • выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
  • организация и поддержание в актуальном состоянии Досок объявлений
  • организация внутрифирменных музеев и выставок

Хотим обратить внимание, что часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы. Чтобы в случае необходимости решить какую-либо разовую, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».

Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача – помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации.

На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы:

  • размер компании
  • цели компании
  • находится ли здание в собственности
  • специфика деятельности компании (например, насколько часто требуется работа курьера, или насколько необходимы служебные машины)

То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.

В качестве иллюстрации приведем два примера.

Пример 1

Крупное промышленное предприятие поставило цель – выйти на международный уровень и приблизить стандарты своей работы к общемировым. Планировалось развивать международное сотрудничество и принимать делегации. Предприятие владеет несколькими производственными зданиями (5 цехов, административный корпус, проходная, котельная, столовая, теплица), имеет собственную территорию. Руководство поставило задачу реорганизовать административно-хозяйственные подразделения с учетом новых требований. До преобразований на предприятии существовал административно-хозяйственный отдел, в который входили: канцелярия, архив, машинописное бюро, курьерская служба, дизайнер, уборщицы, дворники. Примечательно, что АХО подчинялся коммерческому(!) директору, который, естественно, очень редко вообще вспоминал про существование этого отдела. Кроме того, как отдельные подразделения, которые подчинялись напрямую директору завода, существовали следующие службы: отдел озеленения, транспортный цех, столовая, заводская многотиражка. Некоторые административно-хозяйственные функции вообще не были ни за кем закреплены, из-за чего регулярно возникали проблемы. Так, за мелкий бытовой ремонт никто не отвечал, и все руководители решали такие вопросы как могли, привлекая к работе своих подчиненных, которые лучше других разбирались в технике. Также не осуществлялась централизованная закупка канцтоваров и хозинвертаря, а также офисного оборудования. Опять же каждый руководитель отдела закупал все необходимое самостоятельно, никто не отслеживал сметы на эти расходы.

Руководство завода видело неэффективность данного направления и решило провести реорганизацию. В итоге было создано отдельное подразделение, которое возглавил заместитель директора по общим вопросам (новая должность). Ему были подчинены следующие службы: АХО, столовая, транспортный цех, отдел по благоустройству территории и озеленению, служба безопасности, многотиражка.

Претерпела изменения и структура административно-хозяйственного отдела. В него вошли:

  • канцелярия
  • архив
  • административный сектор (организация работы переговорных, встреч делегаций, мероприятий, заказа билетов и гостиниц и т.д.)
  • сектор обеспечения текущей деятельности (закупка канцтоваров и хозинвентаря, закупка мебели и оборудования, мелкий ремонт, обеспечение связи, оформление помещений, организация рабочих мест)
  • сектор по обеспечению чистоты (уборщицы)

Таким образом, было введено два новых отдела (административный сектор и сектор обеспечения текущей деятельности), упразднено машинописное бюро (в связи с переходом на электронный документооборот) и курьерская служба (расчет показал, что услуги сторонних организаций обходятся дешевле). Дворники перешли в подчинение отделу по благоустройству территории. В результате преобразований существенно сократились расходы за счет освобождения основных подразделений от выполнения несвойственных функций (ремонт, закупки), а также за счет того, что осуществление централизованных закупок канцтоваров и хозинвентаря позволило получать существенные скидки за объем, а также привело к необходимости точного учета расходования канцтоваров, что тоже дало существенную экономию.

Пример 2.

Небольшая организация (издательский бизнес) арендовало несколько помещений в офисном здании. Ремонт помещения, электрообеспечение, сантехнические работы, питание (столовая) обеспечивали арендодатели. Ранее все необходимые административные функции выполняла секретарь. По мере необходимости ей помогали и другие сотрудники. Но постепенно компания разрослась, и задач стало так много, что было принято решение ввести специальную должность для этой работы. Было решено выделить должность офис-менеджера со следующими функциями:

  • текущее обеспечение деятельности в полном объеме
  • курирование работы секретаря, уборщицы, курьера, водителя, IT-менеджера
  • взаимодействие (оформление договоров, учет первичных бухгалтерских документов, контроль проплат) со сторонними организациями (поставщики, арендодатели)
  • организация работы переговорной
  • обеспечения внутреннего информирования в компании (подготовка текстов информационных рассылок, выпуск Новостного листка, оформление Доски объявлений)

Таким образом, мы видим, что для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо:

  • провести анализ текущего состояния компании, определить недостающие функции
  • определить цели направления, исходя из целей компании
  • обозначить специфику компании и ее влияние на цели направления
  • выявить «узкие» места; моменты, которые могут помешать реализовать цели
  • просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков
  • определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба)
  • решить вопрос подчиненности данной должности

Формат статьи не предоставляет возможности подробно рассмотреть каждую из функций административно-хозяйственного отдела, поэтому остановимся только на двух функциях, которым обычно уделяется недостаточно внимания. По нашему опыту, нарекания к административно-хозяйственному отделу чаще всего возникают по следующим вопросам:

  • организация рабочих мест сотрудников
  • выполнение заявок на мелкий ремонт

Так как эти задачи относятся к разряду межфункциональных, то чаще всего проблемы возникают из-за несогласованности действия различных подразделений. В данной ситуации роль АХО заключается в организации всего процесса и согласовании работы всех служб. А так как претензии обычно относятся к срокам выполнения этих задач, то очевидно, что проблемы лежат в так называемом сетевом планировании. Рассмотрим, каким образом лучше построить организацию выполнения каждой из этих задач.

Организация рабочих мест

Так как новые рабочие места в компаниях организуются не каждый день, то обычно никаких регламентов по поводу данного процесса не разрабатывается, а задача решается по ситуации, чаще всего аврально. Но именно Регламент организации нового рабочего места позволит на бумаге распланировать весь процесс, понять, каким образом его можно оптимизировать, и что в какой последовательности лучше предпринимать. Особенно это актуально для компаний, которые поставили цели активного развития, что чаще всего связано с расширением штатов.

Первое, с чего необходимо начать данную работу – это составить описание рабочего места. Такое описание должно включать перечень необходимой мебели и оборудования для типичного рабочего места. Можно провести градацию рабочих мест в зависимости от уровня должности (топ-менеджер, руководитель среднего звена, исполнитель) и специфики деятельности (наличие посетителей, использование дополнительного специального оборудования или инвентаря, особые требования к температуре помещения, освещенности и т.п.).

В идеале лучше составить описание рабочего места каждой должности. Однако это очень трудоемкая работа, поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением описания типового рабочего места, а также рабочих мест отдельных (специфичных) должностей. Например, для секретаря важно предусмотреть наличие хозяйственного шкафчика для хранения посуды, хозяйственных принадлежностей, еды. Для работника лаборатории важно предусмотреть достаточное освещение и определенный температурный режим. Для сотрудников работающих с клиентами – наличие мест ожидания посетителей. А для главного бухгалтера – сейф.

Приведем пример описания типичного рабочего места офисного сотрудника.

Показатель

Значение показателя

Примечание*

Площадь рабочего места

Минимум 4 кв.м.

Исходя их этого показателя рассчитывается максимально допустимое количество рабочих мест в каждом рабочем помещении

Освещенность

Достаточно общего освещения

Для некоторых рабочих мест может требоваться дополнительное местное освещение

Необходимая мебель

Стол

Стул – 2 шт.

Один стул для посетителей

Тумба подвижная

Шкаф для документов

Необходимое оборудование

Компьютер

Принтер

Телефон

Ксерокс

Общего пользования для нескольких помещений

Инвентарь

Калькулятор

Бокс для хранения дискет

Съемный диск

Ножницы

Канцелярский набор

(в том числе, скрепки, линейка, кнопки, ручки, карандаши, ластик)

Степлер

Дырокол

Папки

* В Примечании реального документа лучше всего указать координаты поставщика по данному пункту.

Таким образом, если заранее понятно, что именно нужно для организации рабочего места, то проще продумать, как организовать весь процесс.

Основной принцип в данном случае — определить, что лучше иметь в запасе постоянно (на случай приема нового сотрудника), а что закупать уже после получения информации о выходе нового человека. Так, например, по инвентарю лучше иметь небольшой запас, тем более что он может понадобиться и работающим сотрудникам. Если позволяют площади можно иметь в запасе и столы со стульями. А вот хранить про запас компьютер вряд ли стоит – это и дорого, и, что самое главное, такая техника быстро морально устаревает и хранить ее без работы неэффективно.

Для сокращения времени организации рабочего места, в АХО должна иметься актуальная информация о поставщиках мебели и оборудования. Если же такая информация не учитывается и не хранится, то административному работнику придется потратить сначала довольно много времени на то, чтобы найти необходимых поставщиков и выбрать среди них тех, которые подходят в данной ситуации.

Вообще, лучше всего составить матрицу всего бизнес-процесса организации рабочего места и указать в ней все отделы, участвующие в процессе, а также какой отдел, что и в какие сроки должен делать. Это тем более важно, так как проколы очень часто происходят именно из-за сбоев в передаче информации.

Приведем упрощенный пример бизнес-процесса организации нового рабочего места.

Действие

Примечание

Решение о приеме нового сотрудника

Решение принимает директор и согласует дату с отделом кадров

Отдел кадров информирует АХО о дате выхода нового сотрудника, предоставляет заявку с указанием особых требований

В тот же день, что принято решение

Составление Плана подготовки нового рабочего места на основе типового плана и текущей ситуации. Ревизия того, что есть в наличие, а что необходимо закупить.

АХО составляет в день получения заявки и утверждает у директора (в том числе и смету)

Решение о размещении нового рабочего места (в каком помещении, каким образом)

Вопрос обсуждается отделом кадров и АХО при обсуждении заявки. Согласованное решение утверждается у директора

АХО проводит обсуждение с IT -специалистом требований к оборудованию и ставит ему задачи по срокам

Сроки согласно плана

АХО осуществляет заказ всего необходимого у поставщиков

По плану

АХО получает от поставщиков счета и передает их бухгалтерию для оплаты

Сразу после получения счетов

АХО контролирует осуществление оплаты и доставки

По плану

АХО организует процесс установки мебели и оборудования, проверяет готовность рабочего места

Накануне выхода нового сотрудника

Выполнение заявок на мелкий ремонт

Нарекания по данному вопросу возникают чаще всего потому, что внимание ему уделяется по остаточному принципу. Информация от сотрудников не учитывается, не планируется ее выполнение и как следствие – поручения забываются и не выполняются. Решается данная проблема относительно просто.

Прежде всего, необходимо завести журнал заявок и назначить сотрудника, ответственного за постоянный контроль поступающих заявок и выдачу заданий исполнителю. Эту функцию может выполнять и сам руководитель АХО. Он должен установить периодичность просмотра журнала и далее ставить задачу исполнителям и контролировать выполнение. Еще лучше организовать подачу заявок в электронном виде.

Форма заявки может быть следующая:

Дата обращения

Подразделение сотрудник, подающий заявку

Суть заявки, что необходимо сделать

Срок исполнения

Ответственный

Срок выполнения

Качество выполнения

бухгалтер

Отремонтировать аппарат по счету денег

Техник АХО

Хорошее, претензий нет

Процедура работы с такой заявкой может быть следующая:

  • Столбцы 1 – 4 заполняются заявителем при подаче заявки.
  • Столбец 4 (срок выполнения заявки) может быть скорректирован руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после согласования с заявителем.
  • Столбец 5 заполняется руководителем АХО (или сотрудником, ответственным за распределение заявок), после чего заявка передается исполнителю.
  • После выполнения заявки исполнитель заполняет столбец 6 (срок выполнения) и подписывает заявку у заявителя, который должен поставить свою подпись в столбце 7 и указать качество выполнения заявки с его точки зрения, а также указать претензии, если они есть.
  • После этого оформленная заявка передается руководителю АХО для контроля и подшивается в папку, а ее данные учитываются при стимулировании.

Для повышения эффективности работы по выполнению мелкого ремонта немаловажно привязать стимулирование административных работников к качеству и скорости отработки заявок. Обоснованное нарекание кого-то из сотрудников должно приводить к наказанию исполнителя.

Чтобы обеспечить справедливость, лучше всего установить нормы выполнения заявок. Для этого составляется полный перечень возможных заявок (который можно пополнять по прецеденту) и устанавливаются нормы выполнения по каждому пункту.

По данному вопросу типовых норм не существует, поэтому каждая компания устанавливает свои собственные нормы, исходя из своей специфики и текущих задач. Например,

Тип заявки

Норма

Починка замка

В день обращения, не позднее окончания рабочего дня

Замена лампочки верхнего освещения

1 день

Ремонт сантехники

2 дня

Мелкий ремонт мебели

3 дня

Навеска полок, картин, крючков и т.п.

5 дней

Итак, мы рассмотрели, перечень наиболее типичных функций административно-хозяйственного персонала, влияние на содержание данных функций целей компании, ее размеров и специфики. А также более подробно вопрос о том, как можно построить процесс организации рабочего места и процесс выполнения заявок на мелкий ремонт. Как мы показали, данные задачи решаются за счет детального планирования и четкого прописывания бизнес-процессов, т.е. важно установить четкую процедуру выполнения данной работы, составить регламент, ознакомить всех, кто задействован в его исполнении, и постоянно контролировать этот процесс. Задача чисто управленческая. В любой деятельности грамотное управление резко повышает эффективность всего процесса, поэтому и административно-хозяйственными функциями в организации также необходимо управлять, и в этом заложен огромный резерв развития.

Скриптунова Е.А., компания «АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги»
Опубликовано в журнале «Секретарь-референт»

Любое общество для обеспечения нормального (достаточно комфортного) уровня своей жизнедеятельности осуществляет множество видов конкретного труда. С этой целью создаются определенные организации, которые совместно выполняют ту или иную миссию и действуют на основе определенных правил и процедур. Предприятие (организация) – это организационно выделенное и экономически самостоятельное основное (первичное) звено производственной сферы народного хозяйства, изготавливающее продукцию, выполняющее работу или предоставляющее услуги.

В практике хозяйствования каждое предприятие как сложная производственно-экономическая система осуществляет много конкретных видов деятельности. Каждое предприятие самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы (стратегию) развития, исходя из спроса на изготовляемую продукцию (работу, выполняемые услуги) и необходимости постоянного увеличения собственной прибыли, а также осуществляет материально-техническое обеспечение производства.

Функционирование предприятия сопровождается непрерывным кругооборотом средств, осуществляемым в виде затрат ресурсов и получения доходов, их распределения и использования.

У каждого предприятия есть определенная цель. Целей может быть и несколько, ставят их обычно собственники, а для достижения используются материальные и кадровые ресурсы, с помощью которых осуществляется финансово-хозяйственная деятельность. То есть по сути своей финансово-хозяйственная деятельность является инструментом для достижения иерархических, экономических и других целей, стоящих перед конкретным предприятием.

Финансово-хозяйственная деятельность – это целенаправленно осуществляемый процесс практической реализации функций предприятия, связанных с формированием и использованием его финансовых ресурсов для обеспечения экономического и социального развития. Она осуществляется на всех стадиях жизненного цикла предприятия: от момента его рождения и до момента его ликвидации как самостоятельного субъекта хозяйствования. Процесс осуществления финансово-хозяйственной деятельности предприятия характеризуется широким спектром его финансовых отношений с различными субъектами финансовой системы страны.

Финансово-хозяйственная деятельность предприятия характеризуется, прежде всего, количеством и ассортиментом выпускаемой продукции, а также объемом ее реализации. Объем выпускаемой продукции напрямую зависит от наличия и качества производственных мощностей, наличия необходимого сырья, материалов или комплектующих, персонала соответствующей квалификации, рынков сбыта продукции.

В свою очередь, объем выпускаемой продукции влияет на все другие стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятия – себестоимость выпускаемой продукции, объем получаемой прибыли, рентабельность производства, финансовое состояние предприятия.

Финансово-хозяйственная деятельность предприятий – это целенаправленная деятельность на основе принимаемых решений, каждое из которых оптимизируется на основе интуиции или расчетов. Под риском принятия решения понимается вероятность несоответствия полученных результатов реализованного решения поставленным целям.

Факторов, влияющих на финансово-хозяйственную деятельность предприятия или организации, достаточно много. Не все их можно проанализировать. Важнейшими являются имеющиеся в наличии ресурсы – финансовые, материальные, кадровые.

Цель финансово-хозяйственной деятельности – получение максимально возможных результатов. Задачами, которые решаются при достижении цели являются: обеспечение производственного процесса ресурсами и управление ими; организация производственно-технологического процесса; формирование положительных результатов. Задачами управления финансово-хозяйственной деятельности являются: планирование, контроль, корректировка, анализ, повышение эффективности.

Финансово-хозяйственная деятельность выступает деятельностью, прежде всего, по поводу ее основы – финансов предприятия. Однако эффективность организации финансов выступает как финансовое состояние предприятия. Последнее зависит от эффективной организации всего денежного оборота. Поэтому финансово-хозяйственная деятельность как понятие охватывает широкий спектр деятельности в рамках предприятия, состоящий из контроля за обеспечением денежных расчетов, получением денежных доходов и осуществлением расходов, формированием и распределением денежных накоплений и финансовых ресурсов.

Многообразная финансово-хозяйственная деятельность предприятия осуществляется на основании планово-прогнозных текущих и оперативных финансовых документов. Объектами планирования, регулирования и контроля в них выступают денежные и финансовые отношения, материализованные в соответствующие показатели. Главными объектами финансово-хозяйственной деятельности выступают те многообразные денежно-финансовые отношения предприятий, которые составляют содержание финансов предприятий.

Под эффективностью финансово-хозяйственной деятельности предприятия следует понимать её результат, полученный или потенциально возможный в процессе преобразования определённых ресурсов в конечный продукт (работу, услугу). Уровень эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия характеризуется уровнем его затрат, результатов и финансового состояния. Именно поэтому для того, чтобы определить уровень эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия, необходимо рассчитать комплекс показателей, характеризующих его затратоёмкость, результативность и финансовое состояние.

Для определения сущности финансово-хозяйственной деятельности предприятия необходимо дать определение основных составляющих его элементов. Такими элементами являются: финансы предприятия, структура средств предприятия, структура имущества предприятия, цели финансового анализа, субъекты анализа.

Савицкая Г.В. пишет, что в условиях рынка финансы предприятий приобретают особенно важное значение. Возрастающую роль финансов предприятий следует рассматривать как тенденцию, действующую во всем мире.

Основной целью оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия, по мнению Стражева В.П., является получение небольшого числа ключевых (наиболее информативных) параметров, дающих объективную и точную картину финансового состояния предприятия, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами, о которых пойдет речь в следующем параграфе выпускной квалификационной работы.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Понятие, цели и задачи планирования финансово-хозяйственной деятельности некоммерческих организаций

Некоммерческие организации — это организации, основная цель которых заключается в удовлетворении потребностей общества. Они не ставят перед собой цель получение прибыли. Ведение предпринимательской деятельности данными организациями возможно в том случае, если эта деятельности направлена на достижение целей создания организации.

Некоммерческие организации формируются с целью достижения социальных, благотворительных, культурных, образовательных, удовлетворения духовных и прочих нематериальных потребностей населения .

Гражданским кодексом Российской Федерации определены две категории некоммерческих организаций:

  • — государственные и муниципальные унитарные предприятия;
  • — некоммерческие корпоративные организации и некоммерческие унитарные организации.

Каждая группа включает в себя определенные формы некоммерческих организаций, объединенные определенными признаками для каждой.

Таблица 1. Классификация некоммерческих организаций по видам.

Вид некоммерческих организаций

Форма некоммерческих организаций

Некоммерческие корпоративные организации

Ассоциации и союзы

Товарищество собственников недвижимости

Общины коренных малочисленных народов РФ

Некоммерческие унитарные организации

Государственные (муниципальные) учреждения (казенные, автономные, бюджетные)

Автономные некоммерческие организации

Большое количество функционирующих некоммерческих организаций, можно классифицировать согласно широкому перечню признаков, например, по целям деятельности организаций.

Таблица 2 Классификация некоммерческих организаций по целям деятельности.

Вид некоммерческой организации

Удовлетворение материальных и иных потребностей участников

Потребительский кооператив, Товарищество собственников недвижимости

Удовлетворение духовных или иных нематериальных потребностей

Общественная и религиозная организация (объединение), Казачьи общества, Общины коренных малочисленных народов РФ

Социальные, благотворительные, культурные, образовательные или иные общественно полезные цели

Фонды, Религиозные организации, Автономная некоммерческая организация

Осуществление управленческих, социально-культурных или иных функций, носящих некоммерческий характер

Государственные (муниципальные) учреждения (казенные, автономные, бюджетные), Честное учреждение, Государственная компания, Государственная корпорация

Координация юридическими лицами их предпринимательской деятельности и представления, а также защиты общих имущественных интересов

Объединение юридических лиц (ассоциации и союзы)

По мнению автора книги «Негосударственные некоммерческие организации: учет и контроль» Батуриной М.В. главным минусом основной массы существующих классификаций некоммерческий организаций является то, что в них не учитывается сущность экономической деятельности организаций. Этот признак имеет существенной значение при построении системы бухгалтерского учета в некоммерческих организациях. В связи с этим классификация некоммерческих организаций в соответствии с условиями финансово-хозяйственной деятельности может быть следующей :

Таблица 3. Классификация некоммерческих организаций по условиям финансово-хозяйственной деятельности:

Группа некоммерческих организаций

Отличительные особенности формирования доходов

Государственные бюджетные учреждения и муниципальные некоммерческие организации

ВУЗы и медицинские учреждения

Доходы поступают в виде бюджетного финансирования

Негосударственные некоммерческие организации, занимающиеся производством частных благ

Образовательные учреждения, потребительские кооперативы

Доходы поступают от коммерческой деятельности, необходимой для существования НКО

Негосударственные некоммерческие организации, занимающиеся производством смешанных благ

Все организационно-правовые формы, за исключением ассоциаций и союзов

Доходы поступают как от коммерческой деятельности, так и в виде целевого финансирования

Негосударственные некоммерческие организации, занимающиеся производством только общественных благ и не обладающие правом коммерческой деятельности

Ассоциации и союзы

Доходы формируются только за счет целевого финансирования

Некоммерческие организации, не являющиеся юридическими лицами

Клубы по интересам

Не имеют доходов в имущественном и в денежном выражении

Представленные группы некоммерческих организаций следует разделить на два вида: получающие доход извне и получающие доход от собственной коммерческой деятельности одновременно с целевыми поступлениями из внешних источников.

Те некоммерческие организации, получающие целевые средства за счёт внешних источников, обязаны их использовать строго в соответствии с установленными целями. При этом указанные организации должны использовать выделенные средства желательно полностью. В связи с этим, первым этапом управления финансовой деятельностью некоммерческой организации является финансовое планирование, заключающееся в определении необходимых доходов и расходов для успешного выполнения функций организации, и осуществляется на определенный срок, а также в согласовании денежных потоков и потенциальных источников финансирования.

Финансовое планирование — это комплексное руководство процессами формирования, распределения, перераспределения и использования денежных ресурсов .

Цель финансового планирования заключается в обеспечении финансовыми ресурсами работы некоммерческой организации в соответствии с плановыми заданиями по объему, направлениям использования и по времени. Другими словами, цель планирования состоит в том, чтобы сбалансировать планируемые расходы с финансовыми возможностями.

К задачам финансового планирования относятся:

  • — формирование объемов финансовых ресурсов и их источников, требуемых с целью обеспечения деятельности субъекта;
  • — установление объемов специализированных денежных фондов и их видов, а также методы образования и назначения их использования;
  • — определение резервов применения материальных, трудовых и денежных ресурсов;
  • — надзор над финансовой деятельностью учреждения.

Составление экономического плана в некоммерческой организации строится на основе Плана финансово-хозяйственной деятельности или базируется на Смете доходов и расходов . Область применения данных документов представлена на Рисунке 1.

Рис. 1. Область применения Плана финансово-хозяйственной деятельности и Сметы доходов и раходов

Финансовый план оформляется в форме документа, где отражаются оттоки и притоки денежных средств. Так как уставная деятельность некоммерческих организаций не подразумевает получение дохода, в этом случае план представляет собой основной документ, отражающий поступление и расходование денежных средств.

К целям составления плана финансово-хозяйственной деятельности относятся:

  • — составление плана единых размеров поступлений и выплат;
  • — установление сбалансированности финансово-экономических показателей, а именно сопоставление фактических результатов деятельности с запланированными показателями;
  • — планирование мероприятий, связанных с повышением эффективности использования денежных средств, поступающих в распоряжения организации;
  • — регулирование доходов и расходов учреждений.

План финансово-хозяйственной деятельности включает в себя доходную и расходную части.

Доходная часть финансового плана включает в себя все допустимые источники финансирования учреждения и финансовый потенциал самой организации, в которую входят доходы организации от коммерческих видов деятельности. Эти составляющие могут иметься в наличии в организации, так и быть предполагаемыми.

1.2 Предмет, объект, задачи и принципы анализа хозяйственной деятельности

Под предметом экономического анализа понимается вся доступная исследованию реальность, принятая в совокупности предметов и явлений, находящихся в тех или иных связях друг с другом и постоянном движении и развитии.

Предметом АХД являются определенные результаты хозяйственной деятельности, складывающиеся под воздействием объективных (внешних) (например, спрос и предложение, цены, тарифы) и субъективных (внутренних) (организация производства, финансовая деятельность человека) факторов.

Объекты анализа ХД напрямую зависят от целей анализа. Так, с одной стороны, объектом АХД может быть предприятие в целом или его отдельные производственные подразделения. С другой стороны, объектом АХД являются экономические процессы и явления, происходящие на предприятии и находящие отражение в конкретных показателях.

АХД состоит из двух взаимосвязанных разделов: управленческий анализ и финансовый анализ. Поэтому задачи меняются в зависимости от его вида.

Управленческий анализ предполагает следующие задачи:

  • повышение научно-экономической обоснованности бизнес-планов и нормативов;
  • объективное и всестороннее исследование выполнения бизнес-планов и соблюдения нормативов;
  • определение экономической эффективности использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
  • выявление и подсчет внутренних резервов на всех стадиях производственного процесса;
  • оценка управленческих решений.

Основные задачи финансового анализа:

  • своевременное выявление недостатков в финансовой деятельности предприятия;
  • поиск резервов улучшения финансового состояния предприятия;
  • прогнозирование возможных финансовых результатов деятельности предприятия, учитывая наличие собственных и заемных ресурсов;
  • разработка моделей финансового состояния предприятия при разнообразных вариантах использования ресурсов;
  • разработка мероприятий, направленных на укрепление финансового состояния предприятия.

вытекает из функций и задач, которые он выполняет в системе других экономический наук, связанных с исследованием тенденций ХД.

АХД должен отвечать ряду принципов, следование которым позволяет провести его качественно, быстро, системно. Принципы анализа:

  1. Анализ должен базироваться на государственном подходе, то есть при оценке экономических явлений, процессов, результатов ХД необходимо учитывать их соответствие экономической, социальной, экологической, международной политике государства и законодательству.
  2. Анализ должен носить научный характер, то есть учитывать требования экономических законов развития производства, использовать достижения НТП, новейшие методы экономических исследований.
  3. Анализ должен быть комплексным, то есть охватывать все звенья предприятия и все стороны ХД.
  4. Анализ должен обеспечивать системный подход, то есть изучение каждого объекта должно осуществляться с учетом всех внутренних и внешних связей, взаимозависимости и взаимоподчиненности его отдельных элементов.
  5. Анализ должен быть объективным, конкретным, точным, то есть должен основываться на достоверной, проверенной информации и реально отражать объективную действительность.
  6. Анализ должен быть действенным, то есть активно воздействовать на ход производства и его результаты, своевременно выявляя недостатки, просчеты, упущения в работе предприятия и его структурных подразделений.
  7. Анализ должен проводиться по плану, то есть необходимо планировать аналитическую работу на предприятии, распределять обязанности по ее выполнению между исполнителями и осуществлять контроль за ее проведением.
  8. Анализ должен быть оперативным, что означает умение быстро и четко проводить анализ, принимать управленческие решения и претворять их в жизнь.
  9. Анализ должен отвечать принципу демократизма, что предполагает участие в его проведении широкого круга работников предприятия.
  10. Анализ должен быть эффективным, то есть затраты на его проведение должны давать многократный эффект.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *