ГСМ в командировке на личном транспорте

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ.

Трудовой кодекс РФ и положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), не ставят обязанность работодателя возмещать расходы на проезд до места командировки и обратно в зависимость от вида транспорта, которым сотрудник добирается до места назначения. Об этом говорится, например, в письме Минфина России от 27.11.2019 № 03-03-07/92053.

Расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте могут быть закреплены в нормативном акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) в перечне расходов на проезд или в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя. В таком случае они возмещаются по КВР 112 (122, 142) и подстатье 226 КОСГУ (п. 46.5 порядка, утв. приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н, п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее — Порядок № 85н, 209н). В ином случае эти расходы следует квалифицировать как закупку через подотчетное лицо по КВР 244. Такие разъяснения даны в п. 2.3 письма Минфина России от 10.08.2017 № 02-05-11/52212. Полагаем, этой логикой можно руководствоваться и в целях применения Порядка № 85н.

В письме от 15.07.2016 № 01-05-10/41796 специалисты Минфина России допускают принятие ГСМ к учету на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов (если работник приобрел ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом). Применительно к действующим редакциям инструкций записи будут следующими:

Дебет КРБ 1 106 34 343 Кредит КРБ 1 208 26 667 – приняты к учету расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);

Дебет КРБ 1 105 33 343 Кредит КРБ 1 106 34 343 – приняты к учету ГСМ, приобретенные в командировке (п. 23 Инструкции № 162н).

По нашему мнению, компенсационный характер выплаты расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает необходимости постановки на учет ГСМ в качестве нефинансовых активов. Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ закреплены в перечне командировочных, в учете можно сделать запись:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 401 20 226 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 667 – приняты расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н).

Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не включены в перечень командировочных, то приобретенные ГСМ необходимо оприходовать:

Дебет КПС (000) 1 105 33 343 Кредит КПС (КРБ 244) 1 208 34 667 – приняты к учету ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н, п. 11.4.3 Порядка № 209н).

Списание фактически израсходованных ГСМ, ранее принятых к учету, оплаченных сотрудником в командировке, отражается на основании акта (ф. 0504230), составленного комиссией по поступлению и выбытию активов и утвержденного руководителем учреждения с приложением к нему путевого листа:

Дебет КПС (000) 1 401 20 272 Кредит КПС (000) 1 105 33 443 — списана стоимость израсходованных ГСМ (п. 26 Инструкции № 162н).

Сумма расходов подотчетного лица отражается согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету ф. 0504505 (п. 216 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). К нему сотрудник должен приложить служебную записку и подтверждающие документы: путевой лист, квитанции, чеки (п. 7 Положения № 749).

Возмещение сотруднику произведенных расходов отражается записями:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 567 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 304 05 226; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н);

Дебет КПС (КРБ 244) 1 208 34 567 Кредит КПС (КРБ 244) 1 304 05 343; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы не закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н).

Существует еще один вариант оформления операции – возместить сотруднику стоимость ГСМ в качестве компенсации за пользование личным имуществом согласно ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Пунктом 48.1 Порядка № 85н, п. 10.2.2 Порядка № 209н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 222 КОСГУ. Возмещение расходов сотрудника на приобретение ГСМ удовлетворяет понятию компенсации в натуральной форме, соответственно, может быть отнесено на подстатью 214 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме» КОСГУ в увязке с элементом вида расходов 112 (122, 142) (п. 10.1.4 Порядка № 209н).

В командировку на личном авто? Легко!

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 21 февраля 2014 г.

Содержание журнала № 5 за 2014 г.А.В. Соломаха, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

В один прекрасный день ваш сотрудник собрался ехать в командировку на личном автомобиле. И директор решил, что это для организации выгоднее, чем поездка на общественном транспорте.

Давайте рассмотрим, какие документы могут понадобиться для подтверждения расходов.

Комплект документов: все как обычно

Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).

Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировкахст. 168 ТК РФ. При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.

Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.

Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложитьп. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749:

  • командировочное удостоверение с отметками;
  • служебное задание с отчетом о проделанной работе;
  • чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.

В связи с этим возможны два варианта.

«Налоговые» палки в колесах

ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:

  • <или>сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ;
  • <или>расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.

Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательноподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92. Такова позиция ФНСПисьмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199.

Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

  • до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц;
  • свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц. И если командировка длилась меньше месяца, то размер учитываемой в расходах компенсации придется рассчитывать пропорционально дням, проведенным в командировкеПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87.

Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыльПисьмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239.

Когда работники используют свой личный транспорт в служебных целях, налоговики рекомендуют оформлять путевые листы для подтверждения произведенных расходовПисьма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@.

А вот суды считают, что в этом нет необходимости. Они отмечают, что оформление путевых листов в такой ситуации законодательством не предусмотреноПостановления ФАС ПО от 30.05.2012 № А12-15477/2011; ФАС МО от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694. Ведь путевые листы применяются в целях учета работы принадлежащего организации автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если это служебные поездки.

Но в нашем случае путевой лист лучше оформить. Такой документ позволит подтвердить реальные расходы на топливо, если он будет содержать информацию о фактическом пробеге автомобиля, расходе ГСМ, маршруте следования.

ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ № 1
за период с 16 декабря 2013 г. по 25 декабря 2013 г.

Организация ООО «Колесо», 123123, г. Москва, ул. Дружбы, д. 43, тел. (495) 123-45-67
(наименование, адрес, номер телефона)
Марка автомобиля Volkswagen «Caddy»
Государственный номерной знак К171ОА 197
Водитель Иванов Иван Иванович
(фамилия, имя, отчество)
Удостоверение № 77 ОС № 123456

Регистрационный № 77 Серия РЕ № 654321

Старший инженер (должность) (подпись) И.И. Иванов (расшифровка подписи)
Начальник административно-хозяйственного отдела (должность) (подпись) В.Г. Карповский (расшифровка подписи)
Бухгалтер (должность) (подпись) Е.А. Лисичкина (расшифровка подписи)

ВАРИАНТ 2 (более выгодный, но и более опасный). Никакое соглашение с работником не заключается, а ему возмещаются все потраченные на бензин суммы согласно отчету. Тут также имеет смысл оформить путевой лист. Все расходы на ГСМ, поскольку это обычные расходы на проезд в командировке, учитываем для целей налогообложения прибыли.

А вот какой позиции придерживается специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Консультант Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“Организация вправе учесть в составе расходов затраты на приобретение топлива в полном объеме, если расход топлива не превышал нормы, установленные методическими рекомендациями Минтранса «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23р. Если фактический расход топлива на поездку превышает установленные методическими рекомендациями нормы, то в составе расходов учитывается сумма, рассчитанная по норме”.

Таким образом, следуя этим разъяснениям, вы можете учесть в расходах не все затраты на бензин, а лишь в пределах норм по конкретному автомобилю. Обратите внимание: хотя специалист Минфина и настаивает на применении норм, утвержденных Минтрансом, они все-таки рекомендованные. К тому же для автомобилей, выпущенных после 2008 г., нормы расхода ГСМ не установлены. В этом случае мы рекомендуем утвердить их самостоятельно, опираясь на техническую документацию к автомобилю.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *