Если сотруднику переплатили зарплату

Содержание

Уволенному работнику неправильно рассчитали зарплату: что должен сделать бухгалтер

Работнику переплатили

Чаще всего чрезмерная выплата зарплаты вызвана одной из двух причин. Первая — это так называемый перерасход отпуска, когда работнику дали отпуск за еще неотработанный период. Он получил отпускные, а затем уволился, при этом период, за который был предоставлен отпуск, так и остался неотработанным. В этом случае величина отпускных становится излишне выданной зарплатой, то есть задолженностью работника перед работодателем.
Вторая причина — это неотработанный аванс, когда работник в середине месяца получил некую сумму, после чего уволился. Далее при окончательном расчете выяснилось, что зарплата, фактически заработанная в данном месяце, меньше полученного аванса. Тогда «незакрытая» часть аванса будет числиться на дебете счета 70, как долг сотрудника.

В подобной ситуации работодателю следует предложить бывшему работнику добровольно вернуть долг. Если тот откажется, организации останется лишь подать судебный иск, либо простить долг и списать дебетовое сальдо. Рассмотрим каждый из этих вариантов.

Работник вернул деньги

Если работник добровольно вернет неотработанный аванс, дебетовое сальдо по счету 70 будет автоматически погашено. А поскольку с суммы аванса страховые взносы и НДФЛ не платятся, то при возврате никаких корректировок делать не придется.

Если же речь идет о возврате отпускных, то бухгалтеру нужно сторнировать проводку, сделанную при их начислении. В налоговом учете расходы в виде отпускных необходимо аннулировать.

При этом взносы, которые были перечислены в ПФР, ФСС и ФОМС с суммы отпускных, становятся излишне уплаченными. Следовательно, их нужно отразить в отчетности перед фондами как переплату. Причем подавать уточнения за период, в котором выплачены отпускные, бухгалтер не должен. Достаточно отразить корректировки по взносам в отчетности за текущий период. Такие разъяснения дал Минздравсоцразвития России в письме от 28.05.10 № 1376-19 (см. «В каких случаях перерасчет с работником не приведет к уточнению расчетов по страховым взносам»).

Единственная проблема, которая может возникнуть, связана с персонифицированной отчетностью в ПФР. Дело в том, что отчет, где указаны отрицательные начисления пенсионных взносов по какому-либо сотруднику, не будет принят. Поэтому, если из-за корректировок по отпускным взносы текущего периода стали меньше нуля, придется отразить эти корректировки не в текущем, а в предыдущем периоде.

Налог на доходы физических лиц, удержанный из суммы отпускных и перечисленный в бюджет, тоже становится излишне уплаченным. Если отчетность за соответствующий год уже сдана, налог надо отразить в уточненной справке по форме 2-НДФЛ. Номер уточнения должен совпадать с номером исходной справки, а дата будет текущей. Правила заполнения уточненной формы 2-НДФЛ изложены в письме ФНС России от 13.08.14 № ПА-4-11/15988 (см. «ФНС сообщила, как заполнить уточненную справку 2-НДФЛ при возврате налога работнику»).

Далее бухгалтеру нужно сторнировать проводку по начислению НДФЛ с отпускных. В результате образуется переплата по налогу, которую можно вернуть или зачесть в счет будущих платежей в бюджет (п. 1 ст. 231 НК РФ). Перечислять налог работнику не нужно, поскольку тот возвращает излишне полученные отпускные за минусом НДФЛ.

Пример 1
В начале 2015 года работник Иванов получил отпуск за неотработанный период. Ему начислили отпускные в сумме 10 000 руб. Бухгалтер удержал и перечислил в бюджет НДФЛ в размере 1 300 руб.(10 000 руб. х 13%). На руки Иванов получил 8 700 руб. (10 000 — 1 300).
В бухучете работодателя появились проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
– 10 000 руб. — начислены отпускные Иванову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 1 300 руб. — начислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51
– 1 300 руб. — перечислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 8 700 руб. — отпускные выданы Иванову.
В налоговом учете отражены расходы по заработной плате в сумме 10 000 руб.

По возвращении из отпуска Иванов уволился и вернул отпускные в кассу. Бухгалтер сделал проводки:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 44
– 10 000 руб. — сторнированы отпускные Иванова;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 70
– 1 300 руб. — сторнировано начисление НДФЛ;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70
– 8 700 руб. — отпускные возвращены Ивановым.
В налоговом учете аннулированы расходы по заработной плате в сумме 10 000 руб.
Кроме того, бухгалтер отразил излишне удержанный и уплаченный налог на доходы в сумме 1 300 руб. в уточненной справке 2-НДФЛ. Переплату в размере 1 300 руб. он зачел в счет будущих платежей в бюджет.

Работодатель взыскивает деньги через суд

В ситуации, когда работодатель подает иск, чтобы взыскать задолженность по авансу или неотработанному отпуску через суд, соответствующие суммы (за минусом НДФЛ) нужно отразить по дебету счета 73 и кредиту счета 70. Если тяжбу выиграет бывший сотрудник, следует сделать обратную проводку. Если же победителем станет компания, и работник вернет деньги, сумма будет списана в дебет счета 51 или 50.

С расходами в виде отпускных надо поступить следующим образом. В случае победы работника суммы задолженности необходимо отразить на счете 91, а в налоговом учете аннулировать. В случае победы работодателя расходы надо аннулировать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Судьба пенсионных, медицинских взносов и взносов в ФСС тоже зависит от исхода судебного разбирательства. Если суд примет решение в пользу сотрудника, и тот не вернет деньги, взносы являются правомерно уплаченными. Тогда никаких корректировок делать не надо. Если же суд встанет на сторону компании, то взносы будут являться переплатой, которую нужно отразить в отчетности текущего периода как задолженность фонда.

Что касается НДФЛ, то при победе работодателя с этим налогом следует поступить так же, как при добровольном возврате денег работником. Проще говоря, нужно подать уточненную 2-НДФЛ и сторнировать начисление налога в бухучете. В случае победы работника налог считается удержанным и уплаченным правомерно, и никакие корректировки не требуются.

Пример 2
В начале 2015 года работник Петров получил отпуск за неотработанный период. Ему начислили отпускные в сумме 20 000 руб. Бухгалтер удержал и перечислил в бюджет НДФЛ в размере 2 600 руб.(20 000 руб. х 13%). На руки Петров получил 17 400 руб.(20 000 — 2 600).
В бухучете работодателя появились проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. — начислены отпускные Петрову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 2 600 руб. — начислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51
– 2 600 руб. — перечислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 17 400 руб. — отпускные выданы Петрову.
В налоговом учете отражены расходы по заработной плате в сумме 20 000 руб.

По возвращении из отпуска Петров уволился, но деньги в кассу возвращать отказался. Компания подала иск в суд. Бухгалтер сделал проводку:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70
– 17 400 руб.(20 000 — 2 600) — отражена претензия по отпускным.

Если суд выиграет Петров, то бухгалтер сделает проводки:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
– 17 400 руб. — отражен отказ по претензии;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 44
– 20 000 руб. – сторнированы отпускные Петрова;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70
– 20 000 руб. — отпускные Петрова списаны на прочие расходы;
В налоговом учете аннулированы расходы в сумме 20 000 руб.

Если суд выиграет компания, бухгалтер сделает проводки:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
– 17 400 руб. – отпускные возвращены Петровым по решению суда;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 44
– 20 000 руб. – сторнированы отпускные Петрова;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 70
– 2 600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ.
В налоговом учете аннулированы расходы в сумме 20 000 руб.
Кроме того, в случае победы работодателя бухгалтер отразит излишне удержанный и уплаченный налог на доходы в сумме 2 600 руб. в уточненной справке 2-НДФЛ. Переплату в размере 2 600 руб. он зачтет в счет будущих платежей в бюджет.

Работодатель простил задолженность

Не исключено, что работник откажется погасить долги, а компания не станет обращаться в суд. Если долг возник из-за неотработанного аванса, то дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до тех пор, пока бухгалтер его не спишет. Если же причиной долга является перерасход отпуска, то бухгалтер должен сторнировать проводку, сделанную при начислении отпускных, и аннулировать соответствующие расходы в налоговом учете. В результате по счету 70 образуется дебетовое сальдо, которое останется вплоть до списания.

При этом взносы, которые были перечислены в ПФР, ФСС и ФОМС с суммы отпускных, являются правомерно уплаченными. Как следствие, никаких корректировок делать не нужно.

Налог на доходы физлиц с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно, поэтому корректировки тут тоже не требуются. А в случае неотработанного аванса работник получил доход, но компания не успела удержать НДФЛ. Поэтому бухгалтер должен сообщить в инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого необходимо представить справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2». Но сделать это надо не сразу, а только после того, как задолженность будет списана.

Списать задолженность следует по истечении срока исковой давности, который равен трем годам (ст. 196 ГК РФ). В бухгалтерском учете в этом случае делается проводка по дебету счета 91 и кредиту счета 70. А вот вопрос с отражением ситуации в налоговом учете является спорным. Пункт 2 статьи 266 НК РФ позволяет отнести «дебиторку» с истекшим сроком исковой давности к убыткам и включить во внереализационные расходы. Но Минфин России в письме от 10.12.09 № 03-03-06/1/799 высказался против подобных затрат (см. «Минфин против списания «дебиторки» по зарплате за неотработанные дни отпуска»). Правда, выводы чиновников относятся к ситуации, когда компания при увольнении сотрудника не аннулировала в налоговом учете расходы на неотработанный отпуск. Отсюда можно сделать вывод, что если данные затраты аннулированы, то по окончании срока исковой давности бухгалтер вправе сформировать убытки.

Зарплата занижена

Иногда заработную плату сотрудника приходится доначислять уже после его увольнения. Как правило, такое случается либо при выявлении ошибки, допущенной в прошлом, либо в случае «запоздалого» премирования за прошлые периоды. Рассмотрим каждую из этих ситуаций.

Бухгалтер выявил ошибку

Если после увольнения сотрудника выяснилось, что его зарплата за прошлые периоды была по ошибке занижена, бухгалтеру следует незамедлительно произвести доначисления. Налоговый и бухгалтерский учет данных сумм будет точно таким, как в случае «обычной» зарплаты. Другими словами, необходимо создать проводку по дебету счета 44, 20 или 22 и кредиту счета 70 и сформировать расходы для целей исчисления налога на прибыль. Также следует заплатить страховые взносы в фонды.

Кроме того, работодатель обязан рассчитать и выплатить сотруднику денежную компенсацию за задержку зарплаты. Размер ее должен быть не ниже одной трехсотой действующей ставки рефинансирования Банка России от невыплаченной вовремя суммы за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).

Компенсация за задержку зарплаты не облагается НДФЛ и не включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. А вот со страховыми взносами полной ясности нет. Чиновники традиционно настаивают, что взносы нужно заплатить. Такая точка зрения изложена, в частности, в письме Минтруда России от 03.08.15 № 17-3/В-398 (см. «Минтруд: проценты за нарушение срока выплаты зарплаты облагаются страховыми взносами»). Но арбитражная практика складывается в пользу работодателя. Так, в постановлении ВАС РФ от 10.12.13 № 11031/13 сделан обратный вывод, а именно что величина компенсации освобождена от взносов. Таким образом, у компаний есть хорошие шансы избежать уплаты взносов, но для этого, скорее всего, придется обращаться в суд.

Премия начислена после увольнения работника

Во многих компаниях премии начисляются не ежемесячно, а по итогам квартала или года. При таких условиях работник может получить квартальный или годовой бонус уже после своего увольнения.

Возникает вопрос, в каком периоде нужно отразить доходы работника и за какой период подать справку 2-НДФЛ? Лучше всего включить «запоздалую» премию в доходы квартала или года, по итогам которого она назначена. Ведь согласно пункту 2 статьи 223 НК РФ датой получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который она начислена. Соответственно, если отчетность за этот год уже сдана, надо подать уточнения по форме 2-НДФЛ.

Взносы в ПФР, ФОМС и ФСС, начисленные на величину «запоздалой» премии, можно отразить в отчетности текущего периода. Об этом сообщил Минздравсцразвития России в письме от 28.05.10 № 1376-19.

И еще один показатель, который необходимо уточнить бухгалтеру — это размер компенсации за неиспользованный отпуск, полученной работником при увольнении. Дело в том, что данная компенсация рассчитывается исходя из среднего заработка. А поскольку в момент увольнения премия еще не была начислена, в средний заработок она не вошла. Нужно ли пересчитывать компенсацию с учетом премии? Если премия квартальная, то не нужно, так как в средний заработок не входят премии, начисленные за пределами расчетного периода (письмо Роструда России от 03.05.07 № 1263-6-1). Но если премия годовая, то средний заработок необходимо пересчитать, потому что вознаграждение по итогам года учитывается независимо от времени начисления (п. 15 положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы*).

*Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922.

Последнее изменение: Июнь 2020

Корректный и своевременный расчет зарплаты является прямой обязанностью работодателя. Если неверно выплаченная сумма стала результатам ошибки, это как правило, решается внутри компании. А вот умышленное занижение суммы доходов сотрудника вполне может стать причиной разбирательств со стороны компетентных органов.

Законодательные основы начисления заработной платы

Основы формирования, начисления и выплаты оплаты за труд заложены в гл. 21 ТК РФ. Более того, согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно должны содержаться положения о условиях начисления заработной платы:

  • Суммы тарифных ставки, окладов, или сдельных расценок;
  • Размер доплат, премий и иных стимулирующих выплат;
  • Надбавки и доплаты, связанные с различными условиями труда.

Если указанные положения не найдут своего отражения в трудовом договоре, он может быть признан незаключенным или расторгнут.

При определении системы заработной платы в компании работодатель обязательно закрепляет в локальных актах компании:

  • Состав элементов системы оплаты труда;
  • Порядок расчета всех частей заработной платы;
  • Условия и порядок применения стимулирующих выплат;
  • Порядок осуществления удержаний;
  • Условия возникновения нестандартных выплате не предусмотренных законодательством.
  • Сроки выплаты заработной платы.

Ответственность за ошибки в начислении заработной платы несут руководитель и главный бухгалтер компании. Ответственность бухгалтера за неправильное начисление зарплаты выражается в наложении на него дисциплинарного взыскания за неисполнение обязанностей.

Закрепленные в локальных актах условия должны неукоснительно соблюдаться компаниями и любое отступление от них будет нарушением прав сотрудника.

Как формируется заработная плата?

В настоящее время наибольшее распространение получили повременная и сдельная, а также смешанная форма оплаты труда. В свою очередь каждая из форм имеет отдельные системы, которым присущи различные варианты расчета:

  1. Повременная:
    • Простая повременная система – включает только оклад или часовую ставку и начисляется строго за количество фактически отработанного сотрудником времени.
    • Повременно-премиальная система – помимо тарифной составляющей за отработанное время включает также стимулирующие выплаты, начисляемые по различным алгоритмам;
  2. Сдельная:
    • Простая сдельная система – расчет зарплаты происходит путем умножения количества произведенной продукции на единицу на определенный временной промежуток;
    • Сдельно-повременная помимо прямой сдельной оплаты за произведенную продукцию или работу включает стимулирующие выплаты рассчитываемые по разнообразным алгоритмам
  3. Смешанная система – наиболее сложные на практике варианты расчета заработной платы, включающие как повременный, так и сдельный заработок в сочетании со стимулирующими выплатами или без них.

Кроме этих систем существуют и другие специфические варианты: аккордная, бестарифная, комиссионная форма. Однако на практике их применение крайне ограничено.

Какие случаи некорректного начисления возможны?

В общем виде возможные ошибки могут приводить к 2 видам последствий:

  • Переплата сотруднику, этот факт несет негативные последствия для компании, так как просто так удержать подобные суммы невозможно;
  • Недоплата сотруднику, лишает работника части заработных средств к существованию и может стать потенциальным источником проблем для компании.

Оба варианта довольно часто встречаются на практике несмотря на автоматизацию большинства учетных процессов. При этом причины неправильно начисленной зарплаты также могут быть различными:

  • Счетная или механическая ошибка, вызванная сбоем программы или изначально некорректно прописанными в ней алгоритмами;
  • Небрежное отношение расчетчика к своим обязанностям, пренебрежение инструментами контроля выполненной работы;
  • Умышленное занижение или напротив излишнее начисление заработной платы.

Формально, не требующим разбирательств и применения наказания может быть только первый вариант. В остальных случаях требуется всестороннее расследование обстоятельств произошедшего и принятие со стороны работодателя мер к недопущению повторения подобных фактов в будущем.

При этом любая из указанных выше проблем может быть решена посредством переговоров между работником и нанимателем или если им не удастся прийти к обоюдному согласию способна перерасти в настоящий конфликт, порою доходящий до судебных разбирательств.

Как можно мирно решить вопрос с зарплатой?

Как правило, довольно быстро решаются вопросы по начислению заработной платы, связанные со счетными ошибками или недосмотром конкретного специалиста. К счетным относятся ошибки, вызванные неправильными арифметическими вычислениями. Однако к таковым нельзя причислить:

  • Задвоение суммы выплаты работника;
  • Неверное использование установленных тарифных сеток, системы окладов;
  • Некорректное применение законодательства в ходе выполнения вычислений.

Подобные ошибки может обнаружить как получающий зарплату сотрудник, так и бухгалтер ее считающий. В обоих случаях чаще всего происходит пересчет заработной платы и ее доплата, либо напротив удержание излишне выплаченных сумм с работника.

Удержание излишне выплаченных сумм с работника

Самостоятельно удержать сумму переплаты работодатель может только в течение месяца с момента ее проведения. При этом без согласия работника можно произвести удержания только в случаях оговоренных в ст. 137 ТК РФ, а именно:

  • Если выданный аванс не отработан;
  • Если сотрудник не отчитался по выданным ранее в подотчет суммам;
  • Если сотрудником были получен средний заработок за использованный отпуск, стаж для которого он не выработал;
  • В случае допущения счетной ошибки.

Размер разового единовременного удержание не может быть более 20% от суммы заработной платы.

Но даже в этом случае обязательно наличие письменного ознакомления сотрудника с приказом на возврат переплаты. В прочих ситуациях лучше получать его письменное согласие, в противном случае взыскивать ее с него придется через суд. А сделать это будет очень сложно так как согласно ст. 1109 ГК РФ не подлежит возврату заработная плата, переплаченная работнику в связи со счетной ошибкой при отсутствии недобросовестности и корыстного умысла с его стороны. Поэтому мирное решение в подобных обстоятельствах и в интересах работодателя. Лучше, если работник самостоятельно напишет заявление изъявив добровольное желание на удержание.

Добровольное доначисление заработной платы работодателем

В большинстве случаев вопросы по заниженному размеру выплат возникают у работника. Это происходит уже на стадии ознакомления с расчетным листком, еще до перечисления денежных средств на его счет. После этого сотрудник обращается в бухгалтерию. Если расчетчик видит, что была допущена ошибка с его стороны он, как правило, старается быстро провести доначисление и включить сумму платежное поручение для перевода на банковскую карту.

Иногда ошибка всплывает с опозданием в месяц, два или больше. Тогда сотрудник также приходит в бухгалтерию. При этом если претензии сотрудника правомерны, бухгалтер, сообщает работнику срок, в течение которого долг будет погашен. Чаще всего это ближайший день выплаты заработной платы. После этого он проводит пересчет и отправляет деньги сотруднику в назначенный срок.

Что делать и куда обращаться, если неправильно насчитали зарплату?

Нередко процесс выяснения причины не полностью начисленного заработка перерастает в конфликт и договориться с работодателем не удается. Имеют место ситуации, когда при увольнении с работниками не полностью производят расчет. В таком случае сотруднику не остается ничего иного, как обратиться в контролирующие органы.

Если конфликт не удается разрешить мирно, сотрудник имеет возможность:

  • Обратится в ГИТ;
  • Подать иск в суд;
  • Обратится в прокуратуру.

При этом никто не запрещает сотруднику обратиться одновременно в суд и в прокуратуру, а вот обратиться в ГИТ после подачи иска в суд уже нельзя.

Как обратится в ГИТ?

Согласно ст. 353 ТК РФ надзор за соблюдением ТК РФ осуществляется Федеральной службой по труду и занятости (Рострудом) и ее региональными отделениями. Подать жалобу можно лично, или по электронной почте, при этом в ней обязательно нужно указать:

  • Идентификационную информацию об органе, куда направляется жалоба;
  • ФИО и контактные данные обратившегося;
  • Суть претензий;
  • Дату и личную подпись заявителя.

Желательно, помимо этого, подготовить перечень документов для обоснования своих требований:

  • Расчетные листки за периоды, по которым возникли разногласия;
  • Трудовой договор, а также выписки из коллективного договора или положения по оплате труда в части положений, которым противоречат произведенные начисления.

Как правило, по итогам обращения ГИТ проводит внеочередную проверку работодателя и при обнаружении нарушений выносит предписание об устранении либо передает материалы проверки в суд.

Как обратиться в суд или прокуратуру?

На то, чтобы обратится в суд по вопросам не полностью выплаченной заработной у работника есть 1 год с даты наступления срока для ее выплаты. В исключительных случаях указанный срок может быть восстановлен судом (ст. 392 ТК РФ). Подобные споры, как правило, рассматриваются районными судами по месту расположения работодателя, однако иски по восстановлению трудовых прав могут быть рассмотрены по месту жительства работника.

Обращение в прокуратуру по сути аналогично порядку обращения ГИТ, заявление также составляется в произвольной форме с указанием того же набора информации. Прокуратура проведет проверку и по ее итогам внесен предписание об устранении нарушений либо передаст материалы для возбуждения дела в суд.

Трудовая инспекция потребовала доплатить бывшему работнику

С. Амплеева

Журнал «Главбух» №15/2009

Недавно участники форума журнала «Главбух» решали, как начислять налоги в такой ситуации: по требованию трудовой инспекции компания вынуждена доплачивать своему бывшему сотруднику. Это обсуждение было признано одной из самых интересных тем форума.

Вопрос бухгалтера

Один из участников форума попросил коллег помочь в решении следующей проблемы. Сотрудница компании, уволившись, пожаловалась трудовым инспекторам: якобы ей необоснованно снизили заработную плату за последние пять месяцев. Ревизоры посчитали, что так оно и есть. В связи с этим они потребовали доплатить работнице зарплату и компенсацию за неиспользованный ею ранее отпуск.

Многие бухгалтеры сразу задались вопросом, как вообще лучше поступить компании: не раздувать конфликт и доплатить бывшей работнице либо попытаться оспорить решение трудовой инспекции в суде. Сошлись на том, что шансы выиграть подобное дело у компании невелики.

Другой вопрос — как учесть доначисленные выплаты при расчете основных налогов.

Что посоветовали на форуме

Один из участников форума — противник судебных разбирательств — предложил доплатить сотруднику добровольно. При этом он пояснил, что в таком случае со всех сумм необходимо удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Тут же возник вопрос: а нужно ли к доначисленной заработной плате применять стандартные налоговые вычеты?

Бухгалтеры решили, что предоставлять стандартные в данной ситуации вычеты не следует. Ведь такие вычеты уже были предоставлены сотруднице — в тех месяцах, за которые оспаривается заработная плата. Теперь же компания лишь доплачивает за прошедший период. А дважды воспользоваться стандартными вычетами в одном и том же месяце нельзя.

А вот учитывать ли данные выплаты при исчислении налога на прибыль, собеседники сомневались. Их смущало, что деньги выдаются уже после увольнения. То есть когда трудовые или гражданско-правовые отношения завершены. А вдруг налоговые инспекторы при проверке заявят, что такие суммы уже не являются расходами на оплату труда?

В принципе, такой вывод можно сделать из статьи 255 Налогового кодекса РФ. Но в ходе обсуждения бухгалтеры решили, что списать данные выплаты все-таки можно. Доказать их обоснованность чиновникам из налоговой позволит решение трудовой инспекции.

В отношении же ЕСН коллеги пришли к единому мнению: такой налог нужно посчитать только с доначисленных сумм заработной платы. А доплаченная компенсация за неиспользованный отпуск в базу по ЕСН не включается.

Участники форума рассмотрели и альтернативный вариант: заплатить уволенной сотруднице, только если решение трудовиков одобрит суд. В этой ситуации проблем с налогом на доходы физлиц не будет.

Дело в том, что в решении суда указывают не только причитающиеся с компании суммы, но и налоги, которые нужно удержать. Один из коллег тут же привел ссылку на недавнее постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 мая 2009 г. № А42-5557/2008. Этот документ помог участникам форума установить, что если зарплату выдают по решению суда, то удерживать с нее НДФЛ не надо.

Комментарий редакции

Участники форума правы: налоговые последствия будут различаться в зависимости от того, стала ли компания оспаривать решение трудовой инспекции в суде.

Компания не стала оспаривать решение трудовой инспекции в суде

Практически все выводы участников форума оказались правильными.

НДФЛ. С доначисленных сумм компании придется удержать НДФЛ и уплатить его в бюджет. Основание — статья 226 Налогового кодекса РФ. Она обязывает организацию, которая выплачивает доход физическому лицу, начислить НДФЛ.

Исключений для случая, когда бывший работодатель расплачивается с сотрудником по решению трудовой комиссии, законодательство не делает. Ведь у компании, как у налогового агента, есть возможность удержать нужную сумму. Такие выводы подтверждает и арбитражная практика. Примером может послужить постановление ФАС Поволжского округа от 3 марта 2006 г. по делу № А55-7773/2005.

В отношении стандартных налоговых вычетов бухгалтеры также рассуждали верно. Дважды предоставлять один вид вычета за один и тот же период нельзя. Это следует из положений статьи 218 Налогового кодекса РФ.

Налог на прибыль. Суммы, которые доначислили трудовые инспекторы, бухгалтер вправе учесть в расходах при расчете налога на прибыль. Здесь основанием будут пункты 1 и 8 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

ЕСН и пенсионные взносы. С суммы компенсации за неиспользованный отпуск платить ЕСН не нужно. Тут действуют нормы подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. Соответственно, если нет базы для ЕСН, то и пенсионные взносы начислять не требуется. А вот с доплаченного оклада необходимо исчислить и единый социальный налог (п. 1 ст. 236 Налогового кодекса РФ), и взносы в Пенсионный фонд (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Компания судилась, но решение было вынесено в пользу бывшего работника

Теперь посмотрим, как учесть при налогообложении выплаты, которые причитаются бывшему работнику компании по исполнительному листу.

НДФЛ. Здесь действует такое правило. Если организация проиграла спор, она обязана выдать бывшему работнику именно ту сумму, которая указана в судебном предписании. Не меньше. Такое требование предъявлено в пункте 2 статьи 13 Гражданского процессуального кодекса РФ.

Чиновники Минфина России также подчеркивают это в своем письме от 8 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/85. Они разъяснили: если суд не разделил сумму на части (одна для сотрудника, другая — для бюджета), то удерживать НДФЛ не нужно.

Но тогда в инспекцию необходимо в произвольной форме сообщить о том, что невозможно удержать налог, сумма которого указана в справке 2-НДФЛ. Это сказано в пункте 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Таким образом, ответственность по уплате НДФЛ в бюджет ложится уже на плечи бывшего работника. Компания при этом выполнит свои обязательства налогового агента, проинформировав инспекторов о выплаченном доходе. И исполнит решение суда. В итоге повода оштрафовать компанию у проверяющих не будет.

К тому же, когда суммы взыскиваются через службу судебных приставов, у компании просто нет фактической возможности удержать налог и перечислить его в бюджет. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 мая 2009 г. № А42-5557/2008, которое привели участники форума в качестве примера, подтверждает данную позицию.

Налог на прибыль. Суммы, которые организация обязана выплатить на основании решения суда, относят к внереализационным расходам. Компания, доплачивая бывшему сотруднику, фактически возмещает ему причиненный материальный ущерб (подп. 13 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

ЕСН и пенсионные взносы. Сразу скажем, что с любых сумм, взысканных с компании по решению суда, начислять единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование не требуется. ЕСН облагаются лишь те суммы, которые поступили человеку непосредственно от налогоплательщика. То есть прямо со счета компании. Это отмечено в пункте 1 статьи 236 и в пункте 1 статьи 237 Налогового кодекса РФ.

А бывший работник, взыскавший спорные суммы в судебном порядке, получает деньги через счет служебных приставов. Компания ничего не выплачивает ему напрямую, поэтому она не должна перечислять налог. В частности, такую позицию поддержали судьи ФАС Московского округа в постановлении от 8 декабря 2008 г. № КА-А40/11341-08.

В отношении пенсионных взносов можно сделать аналогичный вывод. Ведь они рассчитываются исходя из налоговой базы по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

42Clouds📌 Реклама

Счетные ошибки Не счетные ошибки
Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы.

Примечание: счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом) (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17)

Неправильное применение норм законодательства, например:

– оплата отпуска большей продолжительности;

– оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере.

Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе:

– выплата премии в большем размере;

– начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику

Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы.

Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика:

– сбой компьютерной программы – это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012);

– сбой программы – не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013)

Получение работником заработной платы:

– дважды;

– в большем размере из-за технической ошибки при вводе данных.

Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11‑17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными

Порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка

  1. Комиссия учреждения составляет акт, в котором фиксируется факт ошибки. В нем обязательно указывается, является ли эта ошибка счетной. Пример акта см. на стр. 32.
  2. Составляется и направляется работнику уведомление, в котором отражается срок удержания переплаты. Пример уведомления см. на стр. 32.

К сведению 📌 Реклама Отключить

Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неправильно исчисленных выплат, при условии что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

3. Издается приказ об удержании переплаты (только если сотрудник согласен и срок удержания не истек). В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 сказано, что согласие на удержание сумм из зарплаты должно быть дано работником в письменном виде.

Обратите внимание

Если срок принятия решения истек или работник отказывается в добровольном порядке вернуть излишне полученную им заработную плату, работодателю придется взыскивать ее в судебном порядке.

В заключение этого подраздела отметим, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся сотруднику.

📌 Реклама Отключить

Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен?

Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.

Учреждение имеет право обратиться в суд, так как согласно ст. 1102 ГК РФ лицо, которое неосновательно обогатилось за счет другого лица, обязано возвратить последнему это неосновательное обогащение, за исключением случаев, предусмотренных ст. 1109 данного кодекса. В пункте 3 ст. 1119 ГК РФ сказано, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.

К сведению

При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:

  • трудовой договор с бывшим сотрудником;
  • документы по расчету и выплате заработной платы;
  • акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
  • уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату.

Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. При этом перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы данных договоров утверждаются Правительством РФ. 📌 Реклама Отключить

К сведению

В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).

Договор о материальной ответственности

Заключен

Не заключен

Работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату

Работодатель не имеет права взыскивать излишне выплаченную работнику заработную плату

– издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба;

– потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку;

– составить акт об ущербе;

– издать приказ о возмещении виновным сотрудником суммы ущерба

– издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба;

– потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку;

– если сотрудник отказывается давать пояснения, составить соответствующий акт;

Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. 📌 Реклама Отключить

К сведению

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на выплату заработной платы относятся на подстатью 211 «Заработная плата» ­КОСГУ. Учет расчетов по оплате труда ведется на счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» (п. 256 Инструкции № 157н). Следовательно, типовые операции по возврату излишне выплаченной заработной платы будут отражаться следующим образом:

Казенное учреждение (Инструкция № 162н*) Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**) Автономное учреждение (Инструкция № 183н***)
Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит
Начислена заработная плата
1 401 20 211 1 302 11 730 0 109 60 211

0 109 70 211

0 109 80 211

0 109 90 211

0 401 20 211

0 302 11 730 0 109 60 211

0 109 70 211

0 109 80 211

0 109 90 211

0 401 20 211

0 302 11 000
Перечислена сумма заработной платы с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника
0 302 11 830 1 304 05 211 0 302 11 830 0 201 11 610 0 302 11 000 0 201 11 000
Отражена излишне начисленная заработная плата
методом «красное сторно»
1 401 20 211 1 302 11 730 0 401 20 211 0 302 11 730 0 401 20 211 0 302 11 000
1 209 30 560 1 302 11 730 0 209 30 560 0 302 11 730 0 209 30 000 0 302 11 000
Отражены внесенные в кассу суммы излишне полученной заработной платы
1 201 34 510 1 209 30 660 0 201 34 510 0 209 30 660 0 201 34 000 0 209 30 000
Отражено внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными
1 210 03 560 1 201 34 610 0 210 03 560 0 201 34 610 0 210 03 000 0 201 34 000
Отражено зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета
1 304 05 211 1 210 03 660 0 201 11 510 0 210 03 660 0 201 11 000 0 210 03 000

*
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н. 📌 Реклама Отключить

**
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

***
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

* *

В заключение еще раз обратим ваше внимание на основные моменты, связанные с возвратом излишне выплаченной сотруднику заработной платы.

1. Учреждение имеет право вернуть излишне выплаченную работнику сумму заработной платы только в строго установленных случаях:

  • если была допущена счетная ошибка;
  • при признании органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
  • если выплата работнику излишней заработной платы произошла в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

2. В случае обнаружения излишне выплаченных сумм работодатель должен составить акт о случившемся и уведомить об этом сотрудника. 📌 Реклама Отключить

3. Даже если учреждение имеет право вернуть излишне выплаченные суммы, необходимо получить письменное согласие работника на удержание этих сумм (или работник добровольно возвращает их).

4. Удержание излишне выплаченной суммы из заработной платы работника может растянуться на несколько месяцев, поскольку нужно учитывать положения ст. 138 ТК РФ.

5. Если сотрудник отказывается возвращать излишне полученную сумму или срок принятия решения истек, учреждение вправе обратиться в суд.

6. Учреждение может взыскать излишне выплаченную сумму с сотрудника, допустившего не счетную ошибку.

Государственное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа № 183»

Акт

об обнаружении счетной ошибки

Бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной была обнаружена счетная ошибка при выплате заработной платы за июнь 2016 года сотруднику П. Ф. Сорокину. Ошибка произошла из-за арифметического действия (сложения), в результате чего в июне 2016 года заработная плата П. Ф. Сорокину была выплачена в большей сумме, а именно больше на 2 000 руб.

Комиссия в составе главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой факт обнаружения счетной ошибки подтверждает.

Бухгалтер по расчету

заработной платы Плаксина В. А. Плаксина

Члены комиссии:

Главный бухгалтер Лисина А. М. Лисина

Начальник отдела кадров Смирнова Е. В. Смирнова

Бухгалтер-кассир Воробьева Е. А. Воробьева

Государственное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа № 183»

Уведомление

Учителю физики

Уважаемый Петр Федорович!

Сообщаем, что в результате счетной ошибки, допущенной бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной, Вам была излишне выплачена заработная плата за июнь 2016 года. Данный факт подтвержден соответствующим актом комиссии в лице главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой.

На основании вышесказанного предлагаем Вам добровольно вернуть излишне выплаченную Вам сумму заработной платы за июнь 2016 года в размере 2 000 руб. в срок до 16 августа 2016 года. В противном случае эта сумма будет удержана из Вашей заработной платы.

Директор ГБОУ «СОШ № 183» Соколов В. И. Соколов

Не возражаю против удержания суммы из заработной платы, Сорокин, 02.07.2016.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *