Дубликат документа

2.2 ПОНЯТИЯ «ЭКЗЕМПЛЯР», «ПОДЛИННИК», «КОПИЯ», «ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА» ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:

ПОДЛИННИК — первый или единичный экземпляр документа;

ДУБЛИКАТ — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

КОПИЯ — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;

ВЫПИСКА — копия части документа, оформленная в установленном порядке

В статье 9 проекта Федерального закона «Об электронном документе» устанавливается: «Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона». (Термин «юридическое значение» неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о «юридической силе» документа.)

Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникает интересная коллизия: — «Что же такое подлинник? Все «экземпляры», или «первый или единичный экземпляр»; отличаются ли между собой «подлинник» и «оригинал»; являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или .arj) идентичными?». Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?

Разработчики законов не дают определений понятий «экземпляр ЭлД», «подлинник ЭлД» «идентичные ЭлД», так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала, зафиксировано явно. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.

В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую. При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т.д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, хотя ее и проверить через несколько лет невозможно.

Дубликат счета-фактуры: быть или не быть НДС-вычету

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 30 сентября 2016 г.

Содержание журнала № 20 за 2016 г.Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Подтверждение налоговых вычетов при утрате оригинала счета-фактуры

При утере или уничтожении счета-фактуры у покупателя есть два способа его восстановления. Можно запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат. Но если хотите снизить риск отказа в вычете НДС, надо проследить, чтобы полученный от контрагента документ был правильно оформлен.

Есть ли замена оригиналу счета-фактуры

Пожар, наводнение, переезд, а иногда и просто разгильдяйство работников могут привести к тому, что исчезнут счета-фактуры, служащие основанием для вычета входного НДС. И если инспекция придет с проверкой, то расценит вычеты необоснованными. Как результат — доначисление НДС, штраф и пени. Ведь НДС-вычеты подтверждаются только счетами-фактурамиПостановления Президиума ВАС от 09.11.2010 № 6961/10; ФАС МО от 12.02.2014 № А40-136320/12-140-970. Расчетным путем определить вычеты НДС нельзя.

Если при выездной налоговой проверке инспекция выявит, что у организации нет документов, подтверждающих «прибыльные» расходы, то сумму налога на прибыль налоговики могут определить расчетным путемподп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ; Постановления АС ЗСО от 12.02.2016 № Ф04-29056/2015; ФАС МО от 12.02.2014 № А40-136320/12-140-970. То есть они могут рассчитать не только сумму доходов, но и сумму налоговых расходов компании (используя данные по сопоставимым налогоплательщикам). В отношении НДС расчетным путем налоговики могут определить только налоговую базу — без ее уменьшения на вычеты.

Поэтому в интересах налогоплательщика восстановить документы, являющиеся основаниями для НДС-вычета.

Если ваша компания для восстановления счета-фактуры обратится к контрагенту, она может получить либо дубликат счета-фактуры, либо его заверенную копию.

По логике и тот и другой документ должны подтверждать вычет входного НДС. Однако прямо в гл. 21 НК об этом не сказано. Учитывая это обстоятельство, иногда инспекторы действуют по такому принципу: нет оригинала счета-фактуры — нет и вычета.

Изучаем судебную практику

Судьи стоят на стороне налогоплательщиков (разумеется, если нет сомнений в их добросовестности и в подлинности восстановленных документов). Убедимся в этом на примере реальных судебных процессов.

Заверенные копии счетов-фактур

Высший арбитражный суд еще в 2010 г. разъяснил, что вычет НДС может подтверждаться копиями счетов-фактурПостановление Президиума ВАС от 09.11.2010 № 6961/10. На возможность вычета по копиям счетов-фактур указывают и другие судыПостановление ФАС МО от 16.11.2012 № А40-41130/11-91-180.

Причем известны случаи, когда для подтверждения НДС-вычетов судьи признают достаточными полученные от контрагентов обычные копии счетов-фактур и других документов, а не только заверенныеПостановление 9 ААС от 04.10.2011 № 09АП-23565/2011-АК (оставлено в силе Постановлением ФАС МО от 19.01.2012 № А40-33539/11-99-146). Но это скорее исключение: далеко не все суды принимают простые ксерокопии для подтверждения вычетовАпелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 22.05.2014 № 33-157-2014.

Дубликаты счетов-фактур тоже в законе

Некоторые инспекции снимают НДС-вычеты, если организация подтверждает их дубликатами счетов-фактур. Они настаивают на том, что восстановить утраченный счет-фактуру можно, только сделав копию оригинала, после чего на ней:

  • должны расписаться лица, ответственные за оформление подобных бумаг;
  • нужно поставить печать организации, сделавшей копию.

Однако такой порядок из действующего законодательства не следует. Ни гражданское, ни налоговое законодательство не содержит запрета на оформление контрагентом налогоплательщика дубликатов в случае утраты документовПостановления 3 ААС от 26.02.2016 № А74-7111/2015; 13 ААС от 25.12.2013 № А21-3211/2013; Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 22.05.2014 № 33-157-2014. Поэтому вычет НДС по дубликатам счетов-фактур законен.

Согласны с таким подходом и специалисты налоговой службы.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДУМИНСКАЯ Ольга Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

“Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур после принятия на учет покупок и при наличии первичных учетных документовп. 1 ст. 172 НК РФ. При этом обязанность подтверждать обоснованность заявленных вычетов лежит на налогоплательщике.
В случае утраты оригиналов счетов-фактур (к примеру, в результате пожара) обосновать вычет можно при помощи:

Оправданные недостатки в дубликатах счетов-фактур

Инспекция, отказывая в вычете НДС по восстановленным счетам-фактурам, может сослаться на недостатки в их оформлении, а также на отличия дубликатов от оригиналов.

К примеру, подписи ответственных лиц на дубликате и на оригинале счета-фактуры не совпадают. Когда такие несовпадения объяснимы и вызваны объективными причинами (к примеру, увольнение работников, которые подписывали оригинал), судьи признают право на вычет НДС. Они указывают, что на дубликате счета-фактуры должен расписаться действующий директор или иное лицо, уполномоченное ставить подписи на счетах-фактурах на дату выписки дубликатаПостановления 19 ААС от 01.02.2016 № А14-1083/2015 (оставлено в силе Постановлением АС ЦО от 31.05.2016 № Ф10-1389/2016); 3 ААС от 26.02.2016 № А74-7111/2015; 13 ААС от 25.12.2013 № А21-3211/2013.

Более того, если дубликат счета-фактуры будет подписан прежним директором (или главбухом), уже уволившимся из организации контрагента на дату выписки дубликата, такой документ и налоговики, и судьи сочтут ненастоящим. Ведь он будет подписан не уполномоченными на то лицами, а значит, вычет НДС подобный дубликат не подтверждаетПостановление 19 ААС от 22.12.2015 № 19АП-5542/2015 (оставлено в силе Постановлением АС ЦО от 25.04.2016 № Ф10-646/2016).

***

Иногда дубликат счета-фактуры выписывается с целью устранения ошибки, допущенной в первоначальном счете-фактуре. Это неправильно: ошибки дубликатами исправлять нельзяпп. 1, 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. А значит, нельзя принять к вычету суммы налога на основании счетов-фактур, исправления в которые внесены путем оформления дубликатовПостановление 3 ААС от 26.02.2016 № А74-7111/2015.

При выявлении ошибок продавец должен составить новый, исправленный счет-фактуру. В нем надо указать в строке 1 — дату и номер первоначального счета-фактуры, в котором были ошибки. А в строке 1а — порядковый номер и дату внесения исправления.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «НДС — начисление / вычет / возмещение»:

2020 г.

2019 г.

  1. Договор в у. е. и доплата 2% НДС, № 4
  2. По следам НДС-изменений, № 23
  3. Особые НДС-обстоятельства, № 21
  4. НДС-вопросы про вычеты и корректировки, № 19 Изменения в перечне товаров с 10%-м НДС, № 19
  5. КСФ при неоднократных изменениях, № 17
  6. Изменения в порядке вычета входного НДС, № 14
  7. НДС с обеспечительного платежа, № 13
  8. НДС: сомнения, вопросы, пояснения, № 12 Тест: смена ставки НДС с 18% на 20%, № 12

Дубликат счета-фактуры: невероятно, но факт!

Я думаю, что можно, хотя контролирующие органы высказываются против предъявления НДС к вычету.

Какое обоснование возможности предъявления дубликата счета-фактуры для предъявления НДС к вычету?

В соответствии с п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ (далее по тексту — НК РФ) счет-фактура — это документ, служащий основанием для принятия НДС к вычету. Нормы НК РФ не регулируют предъявление НДС к вычету на основании дубликата счета-фактуры.

Дубликат документа — это повторный экземпляр подлинника документа (п. 22 подраздела 3.1. «Общие понятия» Раздела 3 «Термины и определения» ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстата от 17.10.2013 №1185-ст).

Дубликат счета-фактуры — это по своей сути еще один оригинал счета-фактуры. То есть если повторный оригинал счета-фактуры содержит все обязательные реквизиты и оформлен надлежащим образом, то отсутствуют основания для отказа в принятии к вычету НДС на основании повторного оригинала счета-фактуры.

Согласно п. 7 ст. 3 НК РФ все неясности, сомнения и противоречия актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика.

Существует судебная практика, подтверждающая обоснованность такого вывода (например, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 01.06.2018 №Ф10-1645/2016).

Однако, как Вы сами знаете, в подобных ситуациях контролирующие органы высказываются против предъявления к вычету НДС дубликата счета-фактуры (например, Письмо Минфина РФ от 14.02.2019 №03-07-09/9057).

Исходя из вышеизложенного, если налогоплательщик предъявит к вычету НДС на основании дубликата счета-фактуры, то он должен быть готов отстаивать свою позицию в суде.

А.А. Рудаков — юрисконсульт компании М-СТАЙЛ.

дубликат документа

Смотреть что такое «дубликат документа» в других словарях:

  • дубликат документа — Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. дубликат документа Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, имеющий юридическую силу. [ОАО… … Справочник технического переводчика

  • Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;… Источник: Постановление ЦИК России от 15.12.2010 N 231/1514 5 Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации … Официальная терминология

  • Дубликат — (лат. duplicatus «удвоенный») копия, второй или следующий экземпляр документа, предмета. Цель изготовления замена подлинника. При определённых условиях иногда требуется не один, а несколько идентичных экземпляров вещи… … Википедия

  • ДУБЛИКАТ — (от франц. donble, лат., duplex двойной). Акт или вообще какая либо бумага, представляющая точное повторение другой и отправляемая на случай её утраты. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДУБЛИКАТ 1)… … Словарь иностранных слов русского языка

  • ДУБЛИКАТ — второй или следующий экземпляр какого либо письменного до кумента, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Цель изготовления ДУБЛИКАТА замена подлинного документа, не обходимая в тех случаях, когда при совершении… … Финансовый словарь

  • дубликат — Экземпляр документа, имеющий одинаковую юридическую силу с первым. Дубликатом является второй либо третий экземпляры документа с теми же подписями и печатями, что и первый. Он имеет ту же юридическую силу, что и первый экземпляр. В случае… … Справочник технического переводчика

  • ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий (в отличие от копии) одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна… … Юридический словарь

  • Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна из … Российская энциклопедия по охране труда

  • Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный; англ. duplicate) второй и каждый следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготавливается с целью замены подлинного документа … Энциклопедия права

  • ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только один … Юридическая энциклопедия

Оформление дубликатов документов при потере первого экземпляра

Цитата:Покупатель просит организацию предоставить дубликаты акта оказанных услуг и счета-фактуры взамен утерянных. Акт и счет-фактура были выставлены в прошлых периодах, когда у организации были другие руководитель и главный бухгалтер.
Кто имеет право подписи дубликатов первичных документов при смене руководителя и главного бухгалтера у организации-продавца?
28 июня 2013
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Подписание дубликатов акта оказанных услуг и счета-фактуры новыми руководителем и главным бухгалтером не является нарушением действующего законодательства.
Обоснование вывода:
В настоящее время нормативные акты по бухгалтерскому учету не запрещают организации формировать дубликаты первичных документов с теми же реквизитами, что были указаны в изначально оформленном первичном документе.
Однако бухгалтерское законодательство не определяет понятие дубликата первичного документа, а также не разъясняет механизм его составления.
Согласно п. 2.1. 28 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Таким образом, получается, что в рассматриваемой ситуации покупатель просит Вашу организацию представить ему повторные (не заверенные копии) экземпляры акта оказанных услуг и счета-фактуры.
На сегодняшний день общие требования к первичным документам поименованы в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).
Так, в соответствии с п.п. 6, 7 части 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются, в том числе, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Как видим, Закон N 402-ФЗ не обязывает подписывать первичный документ именно руководителя и (или) главного бухгалтера. В этой связи мы полагаем, что помимо «новых» руководителя и главного бухгалтера дубликат акта может подписать и другое лицо, ответственное за правильность оформления свершившегося события.
В части выставления дубликата счета-фактуры сообщаем.
НК РФ не содержит такого понятия, как дубликат счета-фактуры.
Из приведенного выше определения дубликата, по нашему мнению, следует, что дубликатом счета-фактуры признается повторно выданный продавцом экземпляр, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу. На практике это может быть оформленный в установленном порядке новый экземпляр счета-фактуры с надписью «Дубликат».
Действующее налоговое законодательство не запрещает выставлять дубликат счета-фактуры.
В силу п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
В таком же порядке подписывается и дубликат, то есть новый экземпляр счета-фактуры. Следовательно, его по общему правилу подписывают занимающие данные должности в настоящее время руководитель и главный бухгалтер. В Вашей ситуации, по нашему мнению, не будет лишним приложить к дубликату счета-фактуры копию заверенного приказа о назначении на должности руководителя и главного бухгалтера.
Однако в письме Минфина России от 08.12.2004 N 03-04-11/217 указывается, что выставление счетов-фактур с датами, не соответствующими фактическим датам их выписки, не допускается. Следовательно, выставление, например, в 2013 году счета-фактуры, датированного 2010 годом, по мнению финансового ведомства, неправомерно. Следует отметить, что ранее налоговые органы придерживались противоположной позиции (письмо Управления МНС по г. Москве от 01.08.2003 N 24-11/42672).
В этой связи у покупателя (заказчика) возникает риск споров с представителями ИФНС на предмет правомерности вычета предъявленного Вашей организацией НДС.
К сожалению, арбитражная практика по вопросу вычета НДС по дубликату крайне обширная и противоречивая.
Так, в ряде случаев судьи придерживаются мнения, согласно которому право на вычет НДС возникает только на основании оригиналов счетов-фактур (смотрите, например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.03.2008 N А19-9152/07-44-Ф02-726/2008, Второго арбитражного апелляционного суда от 16.01.2012 N 02АП-7814/11).
Другие судьи указывают, что действующее законодательство не содержит запрета на оформление новых счетов-фактур либо дубликатов счетов-фактур. Поэтому у налоговых органов не имеется оснований для отказа налогоплательщику в возмещении НДС (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 11.03.2012 N Ф07-582/12, ФАС Московского округа от 30.08.2011 N Ф05-8262/11, от 20.06.2011 N Ф05-5479/11, от 31.01.2011 N Ф05-15827/2010, Девятого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2012 N 09АП-543/12, от 16.03.2011 N 09АП-2269/11).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл
Ответ прошел контроль качества
13 июня 2013 г.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *