Доставка рабочих к месту работы

Бывает, что предприятие расположено на значительной удаленности от населенного пункта, или в местности, где движение общественного транспорта отсутствует либо оно недостаточное — тогда принимается решение по организации доставки работников на его территорию. Доставка может быть осуществлена разными способами, отличающимися друг от друга по юридическому оформлению и экономической выгоде.

Доставка работников к месту работы: право или обязанность фирмы?

Касательно доставки работника к месту работы Трудовой кодекс по большей части «молчит». В нем нет универсальных, применяемых во всех видах правоотношений с участием работника и работодателя, норм, которые бы предписывали или регулировали такую доставку.

Исключение — доставка работников к месту вахты. Ее работодатель обязан осуществить любым экономически целесообразным способом, что следует из п. 2.5 положений постановления Госкомтруда СССР о вахтовом методе от 31.12.1987 № 794/33-82, которые до сих пор действуют.

Косвенно обязанность работодателя доставить работника до места вахтовой работы прослеживается из нормы ст. 301 ТК РФ о том, что в графике на вахту предусматривается время для доставки работников. А все, что происходит в рамках рабочего графика, происходит за счет работодателя.

Отметим, что оплачивать проезд работника от места жительства до пункта сбора на вахту фирма не обязана (решение ВС РФ от 17.12.1999 № ГКПИ 99-924).

Таким образом, работа с доставкой до места работы — правоотношение, которое инициируется работодателем, если это не вахта, по его собственной воле. Регламентируется, соответственно, различными локальными нормативами, договорами, соглашениями.

Доставка работников к месту работы и обратно: как лучше организовать

Есть несколько способов организовать доставку работников. Можно:

1. Закрепить в трудовом договоре компенсацию работнику:

  • за проезд до места работы общественным транспортом;
  • за топливо и ГСМ для его личного автомобиля, на котором он ездит на работу.

Главное преимущество компенсирующей схемы заключено в ее «заявительности». Пока работник не предъявил документально подтвержденные расходы на проезд, деньги остаются на счетах организации и участвуют в обороте.

Главный недостаток схемы — в том, что работник может предъявить недостоверные или не относящиеся именно к рабочим поездкам документы по расходам, которые ему оплачивает организация.

2. Закрепить в локальном нормативном акте доставку работников служебным транспортом организации.

Главное преимущество схемы — полная подконтрольность руководству, финансовая прозрачность. Нет больших внешних рисков срыва подачи транспортных средств.

Главный недостаток — организационная сложность, которая сопровождается значительными, в ряде случаев, финансовыми издержками:

  • надо обеспечивать прохождение водителями предрейсовых и прочих медосмотров и нести расходы в связи с этим,
  • приходится тратиться на обслуживание, страхование автомобилей организации,
  • требуется организовывать безопасную стоянку автомобилей.

3. Заключить со сторонним хозяйствующим субъектом договор на доставку работников.

Главное преимущество схемы — цена. Как правило, расходы на «аутсорсинг» транспортных услуг ниже расходов на оплату труда штатных водителей и специалистов по обслуживанию машин. Все издержки на обеспечение работы автопарка находятся на стороне исполнителя.

Главный недостаток — зависимость от форс-мажоров на стороне поставщика услуг. Кроме того, поставщик может внезапно поднять цены на услуги, не прислать автомобиль в той или иной ситуации и т. п. Если даже по договору прописана ответственность с выплатой неустоек, то их порой непросто взыскать (иногда все официальные активы поставщика — это его уставный капитал в 10 000 рублей).

Доставка сотрудников до места работы: налогообложение

Денежные суммы, выделенные работодателем на доставку работников, если она осуществляется в рамках «компенсирующей» или «служебной» схемы:

1. Могут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

В общем случае так и происходит — поскольку эти суммы квалифицируются как доход работника в натуральной форме. Но есть исключение: если организованная работодателем доставка на работу и обратно обусловлена производственной необходимостью, удаленностью места расположения предприятия, то соответствующие ей суммы экономической выгоды не образуют и НДФЛ, а также взносами не облагаются (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, определение ВАС РФ от 05.07.2013 № ВАС-8283/13).

2. Включаются в расходы при расчете налога на прибыль.

В положениях п. 26 ст. 270 НК РФ указаны расходы, которые не могут быть использованы для уменьшения налоговой базы, в т.ч. к таким расходам относится оплата проезда работников на общественном и ведомственном транспорте до работы и обратно. Но там же присутствует оговорка, что в уменьшающие базу расходы можно включить суммы, которые:

  • подлежат включению в производственные и реализационные расходы, обусловленные технологическими особенностями производства. Исходя из разъяснений Минфина, к таким особенностям можно отнести многосменную работу, несовпадение графика работы сотрудников с расписанием движения общественного транспорта, удаленность маршрутов такого транспорта от места работы (письма Минфина от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18, от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449);
  • предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.

Таким образом, в указанных случаях доставка служебным транспортом работников к месту работы и обратно уменьшает базу по налогу на прибыль (или по налогу УСН 15%).

Также фирме, уплачивающей налог на прибыль, нужно иметь в виду, что:

  • «входной» НДС (например, на запчасти и ГСМ) в рамках указанных схем не начисляется, так как суммы соответствующих расходов учитываются при определении размера налогооблагаемой базы;
  • если автомобиль принадлежит фирме, то также осуществляются списания в расходы сумм по его амортизации.

А если доставка организуется за счет «аутсорсинга», то:

  • расходы уменьшают налоговую базу как прочие расходы;
  • входной НДС принимается к вычету;
  • не образуются доходы, облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, поскольку услуга оказывается самому работодателю.

Расходы на доставку работников должны быть обоснованы и подтверждены документально. В зависимости от применяемой схемы, такими документами могут быть договоры на услуги перевозки, коллективный договор, правила внутреннего распорядка, графики работы и т.п.

Таким образом, еще одним критерием выбора оптимальной схемы доставки сотрудников может быть налогообложение. Фирме нужно подсчитать, какой вариант выгоднее. Факторов здесь много, например — штат предприятия. Если он большой и доставка не обусловлена удаленным расположением места работы, то «аутсорсинг», скорее всего, будет самым экономичным вариантом, так как НДФЛ и страховые взносы, фактически включаемые в фонд оплаты труда, будут довольно чувствительными по сумме.

Иногда рабочие места находятся довольно далеко от привычных транспортных магистралей, например, работа в загородных промышленных зонах, в пригородных супермаркетах и др. Случается, что график работы построен таким образом, что сам сотрудник вряд ли успеет добраться к началу рабочей смены или уехать домой после нее. И, наконец, некоторые компании включают доставку сотрудников на работу в условия трудового и/или коллективного договора.

Помимо правильной и эффективной организации прибытия к месту работы и отбытия с нее, нужно уделить внимание и учету расходов на этот «бонус». Чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий, траты должны быть обоснованы и правильно учтены в бухгалтерском балансе. Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Вопрос: Облагается ли страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний стоимость доставки работников до места работы и обратно (ст. ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?
Посмотреть ответ

Правовое обеспечение

Трудовой Кодекс РФ в ст. 301 предусматривает доставку сотрудников до места работы и назад в случае применения вахтового метода. Обязанность доставки персонала работодателем также прописана в некоторых отраслевых соглашениях.

Во всех остальных случаях это право, а не обязанность работодателя. Оно закрепляется во внутренних нормативных документах, например, в колдоговоре, и при этом должно быть обосновано производственной необходимостью.

Вопрос: При каких условиях доставка (оплата проезда) сотрудников к месту работы и обратно признается расходом для целей налога на прибыль (п. 25 ч. 2 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Как можно организовать доставку

У работодателя есть несколько возможностей для облегчения сотрудникам проблемы, связанной с расстояниями, временем и транспортом, необходимыми для того, чтобы своевременно добраться до рабочего места, а по окончании работы уехать домой.

  1. Компенсация расходов на «самодоставку». Работодатель может прописать в трудовом договоре или специальном положении свою добрую волю в компенсации денежных трат сотрудников на проезд к месту работы и обратно. Как правило, речь идет о покрытии расходов на бензин и амортизацию собственного транспорта сотрудников, ведь наличие доступного общественного транспорта сняло бы проблему как таковую. В данной ситуации необходимо разработать регламент учета такой выплаты либо выплачивать один раз установленную фиксированную сумму.
  2. Доставка собственным транспортом организации. Если в распоряжении фирмы есть транспорт, предназначенный для перевозки людей, либо она позволяет себе содержать в штате водителей и соответствующее количество единиц техники, то можно организовать доставку из пункта сбора или местожительства большинства сотрудников. Таких сборных пунктов может быть несколько, если доставку нужно производить из различных районов, а количество персонала велико.
  3. Доставка сторонней организацией. Работодатель заключает договор с одной или несколькими транспортными компаниями на перевозку своих сотрудников. Чаще всего единицей такого соглашения является количество транспортных средств, а не перевезенных сотрудников.

Вопрос: Облагается ли НДС доставка сотрудников к месту работы и обратно (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Доставка – это расход

Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.

Два условия для вычета трат на доставку из расчета налога на прибыль

Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.

  1. Необходимость содействия в доставке обусловлена технологическими особенностями предприятия. В законе не раскрыты эти технологические особенности, но судебные прецеденты и разъяснения Минфина РФ позволили отнести к ним следующие (достаточно любой одной):
    • удаленное расположение организации от населенного пункта или остановки транспорта общего пользования (более 300-500 м);
    • неудобство существующих общественных маршрутов (их редкий или нерегулярный график, низкая пропускная способность и т.п.);
    • график работы организации предусматривает непрерывность или несколько рабочих смен;
    • предприятие работает круглосуточно или завершает рабочий день после окончания работы общественного транспорта;
    • характер работы не позволяет сотрудникам пользоваться общественным транспортом без соответствующей обработки (например, на строительной площадке, не оборудованной душевыми, рабочие не могут переодеться, а в загрязненной одежде ездить в общественном транспорте нельзя).
  2. ВАЖНО! Для обоснования той или иной технологической особенности необходимо документальное подтверждение: утвержденным графиком работы организации с указанием часов каждой смены, технологической картой, справкой о движении общественных маршрутов от местных властей.

  3. Работодатель прописал обязанность по доставке в трудовом или коллективном договоре с сотрудниками. Если производственной необходимости доставки при этом нет, то нужен будет персональный учет доставляемых работников с целью удержания с них НДФЛ и страховых взносов (поскольку, не тратясь на доставку, они получают определенный дополнительный доход).

К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов. Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам.

Налоговый учет трат на доставку персонала

Рассмотрим две основные формы организации доставки: использование собственного (арендованного) транспорта фирмы и услуги других организаций. Как в этих случаях нужно учитывать налоговые платежи?

Доставка ведомственным транспортом

Проанализируем учет затраченных средств по основным налогам и сборам:

  • при уплате налога на прибыль расходы нужно учесть как материальные затраты (на топливо, горюче-смазочные материалы, запчасти и т.п.), оплату труда (должности водителя), списания по амортизации основного средства (если транспорт является собственностью фирмы) или арендный платеж (в случае аренды транспорта);
  • налогообложение работодателей на УСНО предусматривает учет этих затрат таким же, как и на других налоговых системах;
  • начисление НДС не происходит, поскольку эти траты вычитаются при учете налога на прибыль, то же касается входного НДС на запчасти, топливо и ГСМ, а также на аренду;
  • НДФЛ не начисляется;
  • страховые взносы не начисляются.

ВНИМАНИЕ! Причина неначисления НДС и страховых взносов – в том, что нет трат в пользу конкретных сотрудников, а также существует производственная необходимость в указанных расходах.

Доставка договорной транспортной компанией

Основные налоги и сборы будут немного отличаться от отраженных затрат по доставке транспортом фирмы:

  • при налоге на прибыль траты следует учесть как «прочие расходы»;
  • НДС принимается к вычету (имеется в виду входной налог на добавленную стоимость, начисляемый на услуги по договору с транспортной компанией);
  • НДФЛ и страховые взносы также не начисляются.

Отражение доставки персонала в бухучете

С точки зрения бухгалтера, данные траты – это расходы по «прочим видам деятельности». Их можно отражать по дебетам таких счетов:

  • 20 «Основное производство»;
  • 25 «Общепроизводственные расходы»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Эти счета в зависимости от компании-собственника транспортных средств могут корреспондировать:

  • при оказании услуг сторонней организацией – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • при использовании собственного автопарка – счета 02 «Амортизация основных средств»; 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Доставка сотрудников автобусами Томск

Организованная перевозка сотрудников особенно важна, когда предприятие находится за чертой города, или, когда сотрудники организации работают по сменному графику. Компания ТрансАльфа предлагает свои услуги, у нас Вы можете заказать пассажирские перевозки сотрудников на регулярной основе или разовые.

Организованная доставка сотрудников на работу позволит избавиться от многих проблем. Например, в зимнее время работникам не придётся пользоваться городским рейсовым транспортом, при этом в зимнее время значительно сокращается количество больничных листов. Персонал, добирающийся на работу личным транспортом не будет вынужден стоять в пробках, за счёт чего снижается количество опозданий. Важно также, что доставка сотрудников служебным транспортом улучшает психоэмоциональную обстановку в коллективе и значительно повышает работоспособность.

Доставка сотрудников к месту работы автобусами в Томске

Компания ТрансАльфа предлагает свои услуги, у нас можно заказать перевозку сотрудников служебным транспортом в Томске в нашей компании. У нас большой парк автотранспорта, всегда находящийся в исправном состоянии, поэтому исключён сбой в доставке персонала на работу, что важно для бесперебойной работы любого коллектива, будь то большой завод, либо небольшая компания. У нас работают водители с большим опытом, что позволяет нам оказывать услуги с высоким качеством.

Для любого руководителя естественно желание чтобы коллектив работал слаженно и чётко, поэтому если у Вас возникла потребность в организации доставки персонала на работу, обращайтесь к нам. Мы со своей стороны гарантируем бесперебойную доставку сотрудников и их возвращение с работы в полном соответствии с графиком, утверждённым при составлении договора. Компания ТрансАльфа это ответственность и высокое качество обслуживания, и Вы можете полностью на нас положиться.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *