Допускаются ли исправления в банковских документах?

Вопрос: Допускается ли внесение исправлений в кассовые и банковские документы? («Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь 2013 г.)

Допускается ли внесение исправлений в кассовые и банковские документы?

Нет, не допускается.

Обоснование. Прежний закон о бухучете не разрешал вносить исправления в первичные учетные кассовые документы (п. 5 ст. 9). Нормы нового Закона о бухгалтерском учете прямого запрета на исправление кассовых и банковских документов не содержат. Пункт 7 ст. 9 допускает внесение исправлений в документ, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Не разрешают исправлять кассовые документы п. 2.1 Положения о ведении кассовых операций, п. 4.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете*(1).

Обратите внимание, что к кассовым документам в соответствии с п. 1.8 Положения о ведении кассовых операций относятся приходные и расходные кассовые ордера. Следовательно, в кассовую книгу и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств исходя из анализа норм названных нормативно-правовых актов исправления вносить можно, только требуются подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, а также даты исправления.

Банковские распоряжения на бумажном носителе (платежные и инкассовые поручения, платежные требования и платежные ордера) согласно п. 2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств*(2) принимаются банком к исполнению при отсутствии в них внесенных изменений (исправлений).

Запрет на внесение исправлений в кассовые и банковские документы прописан также в п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Если перечисленные документы составлены с ошибками, их нужно оформить заново.

А.С. Разумовский,

эксперт журнала «Пищевая промышленность:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Можно ли внести исправления в расходно-кассовый ордер?

ИА ГАРАНТ

В расходно-кассовом ордере неверно указан номер бухгалтерского счета и указано неверное назначение платежа. Можно ли их зачеркнуть, написать правильный вариант и заверить подписью кассира «исправленному верить»?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В расходные кассовые ордера не допускается внесение изменений.

На наш взгляд, в данном случае можно оформить бухгалтерскую справку, на основании которой вносятся исправления в бухгалтерский учет.

Конкретная ответственность за внесение исправлений в кассовые документы законодательством не предусмотрена. При этом, учитывая запрет на внесение изменений в такие документы, исправленный документ может считаться недействительным.

Обоснование вывода:

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее — Закон N 402-ФЗ)). В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В частности, не допускается внесение изменений в кассовые документы (п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание), п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

К кассовым документам относятся приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания).

При этом действующими на сегодняшний день нормативными актами не установлен порядок исправления ошибок для случаев, указанных в вопросе.

На наш взгляд, при обнаружении ошибки в расходном кассовом ордере в части неверного указания корреспондирующего счета и основания платежа можно составить бухгалтерскую справку, в которой следует указать, по какой причине была допущена ошибка, при возможности представить доказательства того, что основание платежа указано неверно.

Например, если в основании платежа указано: выплата заработной платы, а фактически выдана сумма под отчет (на командировочные расходы), доказательством может служить авансовый отчет, приказ на командировку и т.п.

С кассира (бухгалтера), допустившего ошибку, следует взять объяснительную записку.

Бухгалтерскую справку с объяснением кассира (бухгалтера) целесообразно приложить к расходному кассовому ордеру.

Напомним, что в бухгалтерской справке должны присутствовать обязательные реквизиты, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Бухгалтерская справка будет являться первичным документом, на основании которого вносятся исправления в бухгалтерский учет (смотрите Энциклопедию решений. Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности).

Заметим, что возможен и иной вариант исправления ошибки в данной ситуации, когда к неверно заполненному документу прикладывается новый с верными записями. На неверном документе ставится надпись «ошибочно», дата, подписи, а также ссылка на правильный документ (смотрите Энциклопедию решений. Исправление первичных документов; Вопрос: Допускается ли внесение исправлений в кассовые и банковские документы? («Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь 2013 г.)).

Выбранный порядок внесения исправлений для аналогичных случаев следует закрепить в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

Например, если организация примет решение исправлять рассматриваемые ошибки на основании бухгалтерской справки, в учетной политике можно указать, что исправление ошибок в части применения корреспондирующего счета и основания платежа, допущенных при осуществлении кассовых операций, отражается в учете на основании бухгалтерской справки.

В части ответственности за внесение исправлений в расходный кассовый ордер отметим следующее.

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов установлена ст. 15.1. КоАП РФ.

Так, ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ установлено, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в:

  • осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

  • неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;

  • несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;

  • а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов,

— влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Ответственность за внесение исправлений в кассовые документы (в частности, в расходный кассовый ордер) ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ не предусмотрена.

Поэтому полагаем, что привлекать к ответственности по названной норме за внесение исправлений в данной ситуации оснований нет.

Однако учитывая, что согласно п. 4.7 Указания не допускается внесение изменений в кассовые документы, не исключаем того, что документ, в который внесены изменения, может быть рассмотрен контролирующими ведомствами как недействительный.

В этом случае существует вероятность привлечения к ответственности за отсутствие первичного документа (ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 НК РФ, Энциклопедия решений. Ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов) (ст. 120 НК РФ)).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

О внесении исправлений в кассовые документы по новым правилам

С 01.06.2014г. вступило в силу Указание Центрального Банка РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У. Действовавшее до этого Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П утратило свою силу.

Согласно новым правилам, организации получили официальное право вносить исправления в книгу учета (форма КО-5), авансовые отчеты, платежные и расчетно-платежные ведомости только в том случае, если они оформлены на бумаге.
При этом запрет на внесение исправлений в кассовые документы, о котором говорится в действовавшем ранее Положении № 373-П 12.10.2011 в п.2.1. остался в силе.

Поэтому для того, чтобы организации обезопасить себя в дальнейшем от возможных претензий со стороны налоговых органов, документ, в котором допущена ошибка, и который составлен до 01.06.2014 (т.е. до того момента, когда в силу вступят новые правила), лучше переоформить, а не исправлять.

Теперь о том, как следует вносить изменения.

Вносить исправления можно в документы, оформленные в прошлые дни, а не только в те, что составлены за текущий день. При этом важно не забыть, что вносить исправления нужно на всех листах, где ошибка присутствует.

Чтобы исправить документ, нужно зачеркнуть ошибочно указанные данные, указать правильные, поставить дату исправления. Исправленный документ должен быть заверен сотрудником, который его составил с указанием и расшифровкой фамилии и инициалов.

Такие же правила есть и в законе о бухгалтерском учете (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания не допускается. Об этом сказано в п.4.7. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У.

Поэтому, если у организации документооборот в электронном виде, то необходимо оформить новые документы с указанием правильных данных и заново подписать их электронной подписью.

Можно ли в кассовых документах исправлять расшифровку подписи?

Здравствуйте!
Читаем Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»:
4.7. Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.
Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. Что такое кассовые документы, читаем в этом же Указании:
4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее — кассовые документы).
Вывод: в кассовую книгу исправления вносить можно, а в ПКО и РКО нельзя.
Если у Вас есть вопросы, не стесняйтесь, спрашивайте. Хорошего дня и успешной работы!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *