Документы по заработной плате

5.1. Документирование при повременной форме оплаты труда

Штатное расписание. Это организационно-распорядительный документ, в котором приведены организационная структура, перечень должностей на предприятии с указанием количества работников, занимающих такие должности, и размеров должностных окладов.

Типовая форма штатного расписания утверждена только для бюджетных учреждений и организаций. Предприятия и организации других форм собственности разрабатывают форму штатного расписания самостоятельно, исходя из структуры предприятия, положения об оплате труда, численности работников и т. д. Вместе с тем за основу такие предприятия могут взять форму штатного расписания, утвержденную «бюджетным» приказом № 57.

В общем случае штатное расписание содержит гриф утверждения, заголовок и текст.

В тексте указывают:

— наименование структурных подразделений;

— наименование должностей (профессий);

— количество штатных единиц соответствующей должности (профессии);

— размеры должностных окладов (тарифных ставок) по каждой должности;

— месячный фонд заработной платы для работников соответствующей должности (профессии) и в целом по предприятию.

Штатное расписание, как правило, вводят в действие с начала календарного года приказом руководителя предприятия, и действует оно в течение всего года

Более подробно о составлении и утверждении штатного расписания см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 7, с. 24.

Табель учета использования рабочего времени. Для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяют табель учета использования рабочего времени.

Типовая форма табеля № П-5 утверждена приказом № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости работодатель может дополнить эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики его деятельности. Об этом говорится в самой форме табеля.

Имейте в виду: табель учета использования рабочего времени ведется всеми юридическими лицами независимо от количества трудоустроенных у них работников. Также уместно вести табель физическим лицам — предпринимателям, особенно если размер заработной платы их наемных работников зависит от отработанного времени.

Табель ведут на весь учетный состав работников отдельно по каждой категории работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие) и в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке.

Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивают табельный номер

В случае увольнения работника или перевода в другой цех (отдел) не спешите присваивать его табельный номер другому. Во избежание возможной путаницы выждите как минимум 3 года.

Каждого работника включают в табель, как правило, один раз. Исключение — внутренние совместители. Их в табеле указывают дважды: для отражения времени основной работы и времени работы по совместительству.

Табель учета использования рабочего времени оформляют в одном экземпляре за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Включение работника в табель или исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляют на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и о прекращении трудового договора (контракта).

В свою очередь, отметки в табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других отклонениях от нормальных условий работы производят только на основании должным образом оформленных документов по учету личного состава.

Что это за документы? Это приказы о направлении в служебную командировку, о предоставлении отпуска, листки нетрудоспособности и т. д.

Заполненный табель учета использования рабочего времени должен подписать руководитель подразделения.

Учет использования рабочего времени осуществляют в табеле одним из двух следующих способов:

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в табеле отведены две строки:

одна — для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени;

вторая — для записи количества отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени (буквенный и цифровой коды) приведены на титульном листе табеля типовой формы № П-5.

5.2. Документирование при сдельной форме оплаты труда

Для начисления основной заработной платы работникам-сдельщикам используют документы по учету выработки. Какой именно это будет документ, зависит от принятой на предприятии системы учета выработки и организации выполнения самих работ. Так, это может быть:

— рапорт о выработке и приемке работ;

— маршрутный лист (маршрутная карта);

— ведомость о выработке;

— наряды и другие документы.

Нормативными актами формы этих документов не утверждены, поэтому многие предприятия применяют старые добрые формы, разработанные еще во времена СССР.

В каких же случаях следует использовать перечисленные документы

Сейчас разберемся.

Рапорт о выработке. Этот документ применяют в условиях поточно-массового производства на конвейерных линиях с регламентированным ритмом работы и на поточных линиях со свободным ритмом при условии закрепления операций за каждым рабочим.

Согласно рапорту осуществляют ежедневный прием выработки бригады (конвейера) в течение отчетного месяца. Расчет заработной платы рабочего (члена бригады) выполняют на оборотной стороне рапорта. Выработку рабочих (бригады) учитывают и оплачивают за годные изделия, принятые на конечной операции по полной суммарной расценке всех фактически выполненных операций, закрепленных за рабочим (бригадой).

Маршрутный лист (маршрутная карта). Его применяют в серийном производстве, где движение деталей в процессе обработки осуществляется заранее сформированными партиями.

Маршрутный лист (маршрутная карта) является документом, сопровождающим партию деталей в процессе производства по операциям их обработки в цехах. Его предварительно выписывают на партии деталей в соответствии с графиком их запуска в производство, технологическими картами и т. п. Обратите внимание:

операции в маршрутном листе перечисляют в той же последовательности, в которой они предусмотрены в технологических картах

Каждая партия деталей проходит все операции согласно маршрутному листу. Однако в отдельных случаях партия деталей в процессе работы может быть распределена на две — три более мелкие партии. При этом на вновь выделенную партию выписывают отдельный (дополнительный) маршрутный лист.

В зависимости от условий работы предприятия маршрутные листы могут «работать в паре» с рапортами о выработке продукции за смену. В этом случае сменный рапорт выполняет роль расчетного документа, в который из маршрутных листов записывают результаты технической приемки продукции по каждой операции. Применение сменных рапортов позволяет осуществлять оперативный анализ работы каждого рабочего и всего участка в целом в соответствии со сменным производственным заданием.

В конце отчетного периода подсчитывают размер оплаты по каждому наименованию (номеру) детали и операции на весь выпуск продукции, а также сумму заработной платы каждого рабочего согласно выработке, указанной в рапорте.

Наряд на сдельную работу. Этот документ целесообразно применять на предприятиях с индивидуальным и мелкосерийным типами производства, для учета выполненных ремонтных работ и отдельных разовых заказов.

В этом случае производственное задание выдают в виде наряда на сдельную работу на одну смену или на более продолжительный срок. В нем указывают объемы работы и нормы времени на их выполнение. Заметьте: выписку нарядов на сдельную работу проводят до начала работы на основе технологических карт или других технических документов и согласно планируемым объемам производства.

Наряды на сдельную работу могут быть:

1) индивидуальными (выдаваемыми на одного работника);

2) коллективными (выдаваемыми на группу (бригаду) рабочих).

Во время выполнения задания в наряде отмечают заключение о технической приемке работы. В этом случае подсчет суммы заработка, причитающегося рабочему, осуществляют путем умножения количества изготовленной продукции (деталей, изделий) на установленную расценку.

С целью сокращения документации и повышения контрольных функций учета можно применять накопительные наряды, которые действуют в течение длительного времени

Путевой лист. Для начисления заработной платы водителям легковых и грузовых автомобилей можно использовать путевые листы. На сегодняшний день типовые формы путевых листов для легкового и грузового автомобилей отменены, как и обязательность их применять и предъявлять правоохранительным органам. Однако субъекты хозяйствования по своему усмотрению могут применять самостоятельно изготовленные бланки путевых листов. Но имейте в виду: они должны содержать обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона № 996*.

* Об обязательных реквизитах первичных документов см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 85, с. 70.

5.3. Другие документы для начисления заработной платы

Перечисленные в подразделах 5.1 и 5.2 документы применяют для начисления основной заработной платы работников. Но часто бывает, что работникам необходимо начислить дополнительную заработную плату. Какие документы для этого нужны?

Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и т. п.

Для разграничения учета расходов на оплату труда по нормам и учета отклонений от норм при расчете сумм доплат возможно применение:

— листка на доплату — в случае осуществления предусмотренных на предприятии доплат к действующим нормам и расценкам;

— наряда на сдельную работу с отличительным знаком (например, с красной полосой по диагонали бланка наряда) — при осуществлении оплаты дополнительных операций, не пре­дусмотренных установленным технологическим процессом.

В этих документах указывают причины доплат и дополнительных работ, а также фамилии лиц, ответственных за их выполнение.

Для документального оформления начислений оплаты труда по среднему заработку (например, за время нахождения в отпуске или в командировке) составляют соответствующие расчеты. Но учтите: чтобы такому расчету придать статус первичного документа, необходимо наличие обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников предприятия, являются расчетные или расчетно-платежные ведомости. На сегодняшний день приказом № 489 утверждены расчетно-платежная ведомость работника типовой формы № П-6 и расчетно-платежная ведомость (сводная) типовой формы № П-7. Однако они уже изрядно устарели и являются не очень удобными для использования. Поэтому рекомендуем разработать собственную усовершенствованную форму расчетной (расчетно-платежной) ведомости.

выводы

  • Основаниями для начисления основной заработной платы работникам с повременной формой оплаты труда являются штатное расписание и табель учета использования рабочего времени.
  • Для работников-сдельщиков начисление основной заработной платы осуществляют на основании документов по учету выработки: рапорта о выработке и приемке работ, маршрутных листов (маршрутных карт), ведомости о выработке, нарядов, путевых листов и др.
  • Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и пр.
  • Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников предприятия, являются расчетные или расчетно-платежные ведомости.

Все операции, связанные с учетом расчетов с персоналом по оплате труда, должны подтверждаться документами.

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1). Согласно По­становлению № 1 все документы, связанные с расчетами с персоналом по оплате труда, можно разделить на две группы:

■ кадровые документы;

■ документы по расчету заработной платы.

Кадровые документы, как и документы по оплате труда, должны быть у всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Боль­шинство таких документов имеет длительный срок хранения (75 лет или постоянно).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) применяется для оформления и учета принимаемых на работу сотрудни­ков по трудовому договору. В приказе указываются наименование струк­турного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы.

При­каз подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открыва­ется лицевой счет работника. Форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» оформляется при приеме на работу груп­пы работников.

Обязательным документом кадрового учета является личная карточка работника (форма № Т-2), которая заполняется на лиц, принятых на ра­боту на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, пас­порта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством.

В личную карточку заносятся всевозможные сведения о работнике: о дате и месте рождения, образовании, знании иностранного языка, составе семьи, от­пусках, перемещениях по работе.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численно­сти организации применяется штатное расписание (форма № Т-3). Этот документ представляет собой перечень структурных подразделений, должностей с указанием штатных единиц и окладов (тарифных ставок), надбавок и месячный фонд заработной платы, утвержденный руководи­телем организации. Изменения в штатное расписание вносятся также по приказу руководителя. На основании этого документа можно опреде­лить запланированную сумму расходов на оплату труда. Однако этот до­кумент не является обязательным, поэтому составляется по усмотрению руководства и бухгалтера.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным догово­ром, нормативными актами организации, трудовым договором. Данный Документ составляется работником кадровой службы, подписывается ру­ководителем организации и объявляется работнику под расписку. На ос­новании приказа оформляется запись в личной карточке, лицевом счете И производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, По форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Таким образом, форма № Т-60 предназначена для расчета причитающей­ся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. № Т-ба «Приказ (распо­ряжение) о предоставлении отпуска работникам» оформляется при пре­доставлении ежегодного отпуска и других видов отпусков группе работ­ников.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и рас­чета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Данный документ составля­ется работником кадровой службы.

Расчет причитающейся суммы зара­ботной платы и иных выплат производится работником бухгалтерии.

Все работодатели должны составлять график отпусков по форме № Т-7. График составляется в конце предыдущего года на следующий год. От всех работников собирается информация о том, когда бы они хоте­ли пойти в отпуск, затем эта информация анализируется, и начальник кадровой службы составляет указанный график.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового до­говора с работником (форма № Т-8) применяется для оформления и уче­та увольнения работника. Документ заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации, объявляется работ­нику под расписку. На основании приказа оформляется запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работ­ником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторже­нии) трудового договора с работником (увольнении)». Форма № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового дого­вора с работниками (увольнении)» оформляется при увольнении группы сотрудников.

Для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисципли­ны применяются табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма№ Т-12) и табель учета рабочего времени (форма№ Т-13). Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и рас­чета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета использова­ния рабочего времени.

Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и не­явок с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом (табельщиком, мастером или иным уполномоченным на это ли­цом), подписываются руководителем структурного подразделения и кад­ровой службы. Табель передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.

Если для работника установлена сдельная система оплаты труда, то одного табеля для начисления заработной платы недостаточно. В этом случае необходим документ для учета выработки. Поскольку унифицированных форм для этого не разработано, то организациям, на­числяющим сдельную заработную плату, необходимо разрабатывать их самостоятельно.

Документом, в котором сразу фиксируются и начисление, и выпла­та заработной платы, является расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49). После начисления заработной платы расчетно-платежная ве­домость передается кассиру, который по ней будет выдавать заработную плату работникам. Дополнительной графой в расчетно-платежной ве­домости является подпись работника о получении причитающейся суммы.

Лицевой счет (форма № Т-54 (№ Т-54а)) предназначен для записи всех сведений о трудовой деятельности сотрудника: номера и даты прика­зов о приеме на работу, начисленные суммы, сведения об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот (налоговых вычетов), удержа­ния из заработной платы за каждый месяц. Лицевой счет открывают на каждый календарный год на каждого сотрудника организации.

Бланк формы № Т-54 используют, если бухгалтерский учет ведут вручную, бланк формы № Т-54а — если учет ведут на компьютере.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже ра­ботника является трудовая книжка. Если работник трудился в фирме бо­лее 5 дней, то работодатель обязан внести в трудовую книжку запись об этом.

Трудовую книжку заводят на первом месте работы. Если у работника есть трудовой стаж, то работодателю необходимо заносить сведения в имеющуюся трудовую книжку.

В трудовую книжку заносятся записи только по основному месту ра­боты. Совместителям никаких записей делать не нужно. Однако если ра­ботник хочет, чтобы запись о деятельности по совместительству была внесена в трудовую книжку, он должен попросить об этом по месту своей

основной работы. Тогда запись можно сделать при предъявлении доку­ментов, подтверждающих работу по совместительству.

Обязанность по ведению трудовых книжек ложится также и на ра­ботодателей — индивидуальных предпринимателей. Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим время работы у физического лица, может являться только трудовой договор, заключенный в письмен­ной форме.

Документальное оформление
начисления и выдачи заработной платы

Сегодня дадут зарплату! Это известие с молниеносной быстротой облетает предприятие, вызывая радостное оживление всех сотрудников. И только в бухгалтерии накаляется рабочая атмосфера, так как к обычной «текучке» добавляются предзарплатные хлопоты: начислить, удержать, уплатить, пересчитать, привезти, выдать. И хотя многим бухгалтерам описанная процедура до боли знакома, думаем, не будет лишним напомнить, что такое заработная плата и на основании каких документов ее выплачивают.

Заработная плата — это вознаграждение, исчисленное, как правило, в денежном выражении, которое выплачивают работнику за выполненную им работу. Ее величина зависит от сложности и условий выполняемой работы, профессиональноделовых качеств работника, результатов его труда и хозяйственной деятельности предприятия (учреждения, организации) и максимальным размером не ограничивается.

А вот минимальный размер зарплаты, исчисленный за выполненную работником месячную, почасовую норму труда (объем работ), не может быть меньше законодательно установленного уровня. На второе полугодие 2000 года он был утвержден в размере 118 гривен и пока продолжает применяться в 2001 году.

Организация оплаты труда базируется на тарифной системе, включающей: тарифные сетки, тарифные ставки, схемы должностных окладов и тарифноквалификационные характеристики (справочники). Она используется для распределения работ в зависимости от их сложности, а работников — в зависимости от их квалификации и разрядов тарифной сетки и является основой для формирования и дифференциации размеров заработной платы.

Тарифная сетка (схема должностных окладов) разрабатывается с учетом:

— тарифной ставки рабочего первого разряда, установленной в размере не ниже определенного генеральным (отраслевым) соглашением уровня;

— межквалификационных (междолжностных) соотношений размеров тарифных ставок (должностных окладов).

Труд работников оплачивают на основании почасовой, сдельной или других систем оплаты труда. Формы и системы оплаты труда, нормы труда, расценки, тарифные сетки, схемы должностных окладов, условия внедрения и размеры надбавок, доплат, премий, вознаграждений и других поощрительных, компенсационных и гарантийных выплат предприятия устанавливают в коллективном договоре с соблюдением норм и гарантий, предусмотренных законодательством, генеральным и отраслевыми (региональными) соглашениями. В случае, когда коллективный договор на предприятии не заключен, собственник или уполномоченный им орган обязан согласовать эти вопросы с профсоюзным органом, а если он отсутствует — с другим уполномоченным на представительство органом.

Зарплату выплачивают работникам в сроки, установленные в коллективном договоре, но не реже двух раз в месяц через промежуток времени, который не превышает шестнадцати календарных дней. За работу в первой половине месяца выплачивают аванс, а окончательный расчет производят при выдаче денег за вторую половину месяца. Работники-совместители получают зарплату за фактически выполненную работу.

Когда же день выплаты зарплаты совпадает с выходным, праздничным или нерабочим днем, ее выдают накануне. С личного письменного согласия работника выплачивать зарплату можно через учреждения банков, почтовыми переводами на указанный ими счет (адрес) с обязательной оплатой этих услуг за счет предприятия.

Как же определяют сумму, подлежащую выдаче работнику на руки? Для этого, прежде всего, начисляют ему зарплату, а затем удерживают из нее установленные законодательством налоги и сборы.

Зарплату начисляют на основании соответствующих распорядительных и группировочных документов. Их сдают в расчетный отдел бухгалтерии согласно графику документооборота, принятому на предприятии.

Для начисления основной заработной платы работникам с почасовой оплатой труда необходимы сведения о должностных окладах (штатное расписание), присвоенных разрядах (приказы), часовых тарифных ставках (тарифная сетка), а также данные табельного учета отработанного ими времени за соответствующий период (месяц).

Чтобы рассчитать зарплату работникам-сдельщикам, бухгалтер должен иметь информацию об объеме их фактической выработки за месяц и расценках за единицу продукции (услуг). Документами, которые передаются в бухгалтерию и подтверждают объем произведенной продукции, выполненных работ или услуг, являются: накладные на сдачу продукции на склад, наряды, акты о выполненных работах, квитанции об оплате стоимости услуг, акты о приемке выполненных работ и т.п.

Все виды дополнительной заработной платы начисляют на основании законодательства и распорядительных документов (приказ на отпуск, доплату за работу в выходные дни или в сверхурочное время, выплату премии, компенсации за неиспользованный отпуск и т.д.).

Расходы по оплате труда учитываются в соответствии с типовыми формами, разработанными приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате» от 22.05.96 г. N 144 (далее — приказ N 144):

П-49 «Расчетно-платежная ведомость»;

П-50 «Расчетная ведомость»;

П-51 «Расчетная ведомость»;

П-52 «Расчет заработной платы»;

П-53 «Платежная ведомость»;

П-54 «Лицевой счет»;

П-54а «Лицевой счет»;

П-55 «Накопительная карточка выработки и заработной платы»;

П-56 «Накопительная карточка учета заработной платы».

Приказом N 144 предусмотрено три варианта расчетов с работниками по заработной плате:

1) по расчетно-платежной ведомости, которую одновременно используют для расчета и выдачи зарплаты (типовая форма П-49). Она применяется на небольших предприятиях и основывается на данных «Лицевого счета» (типовая форма П-54). Зарплату начисляют по первичным документам учета выработки, фактически отработанного времени, доплатных листов и других документов. Эта ведомость может быть составлена в одном или в двух экземплярах (под копирку), причем платежным документом является первый экземпляр;

2) по расчетной ведомости (типовая форма П-50) и отдельной платежной ведомости (типовая форма П-53), по которой выплачивают зарплату. Такой порядок применяют на более крупных торговых, промышленных предприятиях, а также в учреждениях и организациях.

Если первичных документов по учету выработки рабочих очень много, сдельный заработок учитывают с помощью накопительной карточки учета выработки и заработной платы (типовая форма П-55) или накопительной карточки заработной платы (типовая форма П-56). Названные карточки используют для ежедневного учета объема работ, выполненных бригадой или работником;

3) по специальным листам расчета заработной платы (типовая форма П-52), которые выписывают на каждого работника на расчетный период. В этом случае записи осуществляют под копирку в двух экземплярах. Обратная сторона второго экземпляра может быть использована для расчета сумм, которые причитаются за отпуск или для других аналогичных расчетов. Суммы к выдаче переносят в платежную ведомость (П-53).

Аванс за работу в первой половине месяца при любом из применяемых вариантов выдают по платежной ведомости.

Чтобы получить данные о заработке работника за прошлые периоды, рекомендуется вести лицевой счет, в котором, кроме общих сведений о работнике, ежемесячно отражают суммы начисленной зарплаты по ее видам.

«Все о бухгалтерском учете» N 55 (601) от 13 июня 2001 г.

Проверку состояния расчетов рекомендуется начинать с выяснения соответствия данных регистров по учету расчетов счетам Главной книги. Затем осуществляется инвентаризация расчетов или анализ материалов инвентаризации, если они имеются к моменту проверки. При этом нужно установить, нет ли пропуска сроков исковой давности по расчетам с де- 
В расчетно-платежную ведомость заносят суммы начисленной заработной платы по ее видам, суммы удержаний по их видам и суммы к выдаче. Для каждого работника в ведомости отводится одна строка. Расчетно-платежная ведомость не только является регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате, но и выполняет функции расчетного и платежного документа. 
Учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте  
Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета и правильности оформления документов по учету расчетов с подотчетными лицами. 
Регистрами аналитического учета расчетов с рабочими и служащими по начисляемой заработной плате и удержаниям из нее являются карточки расчетов, каждая из которых представляет собой лицевой (индивидуальный) счет работника. В зависимости от техники регистрации и обработки информации по заработной плате лицевой счет может быть годовым (при ручной обработке) или месячным (при механизированной обработке информации) накопительным регистром аналитического учета На небольших нефтебазах регистрами аналитического учета заработной платы являются расчетные ведомости. 
Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций — расчетного документа, платежного документа — и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате. 
Регистрами аналитического учета расчетов предприятия с рабочими и служащими по заработной плате и удержаниям из нее являются карточки расчетов по заработной плате и форменной одежде и карточки-справки (порядок их заполнения и ведения изложен в 4.12 и 4.13). 
К расчетно-платежным документам относятся расчетная ведомость, платежная ведомость, расчетный листок— лицевой счет. Расчетная ведомость составляется один раз в месяц и представляет собой регистр аналитического учета расчетов с рабочими и служащими, в котором по каждому табельному номеру с указанием фамилии работающего приводятся данные о начислениях и удержаниях в разрезе кодов видов оплат и удержаний, а также сумма к выдаче или сумма долга. 
Краткосрочные кредиты банка» и др. В регистрах журнально-ордерной формы для отражения операций по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками предназначен журнал-ордер №6, а при мемориально-ордерной форме — контокоррентная книга. 
Расчетно-платежные ведомости на практике выполняют несколько функций расчетного документа платежного документа регистра аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате. Они выполняют свои функции в течение только одного месяца. Их неудобно использовать для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при отплате отпуска), поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому на предприятиях на каждого работника открывают лицевые счета (форма № Т-54), на лицевой стороне которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы и т. д.), а на обратной стороне —- все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период. При обработке учетных данных с помощью средств вычислительной техники применяют лицевой счет формы № Т-54а. 
Основным регистром аналитического учета расчетов по подоходному налогу является Налоговая карточка по учету доходов и подоходного налога (приложение № 7 к Инструкции по подоходному налогу), данные которой позволяют иметь сведения  
Бухгалтерские записи по счету 11 осуществляют на основании первичных бухгалтерских документов, применяемых в организациях агропромышленного комплекса. Основными первичными документами и учетными регистрами по учету наличия и движения животных, птицы, кроликов, зверей являются акт на оприходование приплода животных (применяется для оформления приплода животных) акт на вывод и сортировку суточного молодняка (применяется в птицеводстве) акт на оприходование приплода зверей (используется для учета приплода зверей и кроликов) ведомость взвешивания животных расчет определения прироста живой массы скота книга учета движения скота и птицы отчет о движении скота и птицы на ферме акт на передачу (продажу), закупку скота и птицы по договорам с гражданами товарно-транспортная накладная (выписывается при продаже животных) акт (на выбытие животных и 
Аналитический учет расчетов с рабочими и служащими ведется в разрезе лицевых (персональных) счетов работников предприятия. Роль регистров такого учета выполняют обычно расчетные (расчетно-платежные) ведомости. Для обеспечения необходимых контрольных показателей по расчетам с рабочими и служащими и по использованию фонда заработной платы данные отдельных расчетных (расчетно-платежных) ведомостей должны быть обобщены по группам и категориям персонала, по видам и составу заработной платы как в целом по предприятию, так и по его структурным подразделениям (цехам, отделам). В табл. V.6 приведена примерная форма (в сокращенном виде) сводки начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников. 
Систематическими регистрами аналитического учета являются аналитические карточки, открываемые по синтетическим счетам, служащим для учета материалов, товаров, расчетов с подотчетными лицами и т.д. 
Контокоррентная форма представляет собой таблицу, в левой стороне которой имеются графы для даты, номера и текста записи (содержания хозяйственной операции), в правой — графы для сумм по дебету и кредиту счетов. Регистры контокоррентной формы используются для учета расчетов с дебиторами и кредиторами, с подотчетными лицами, для учета денежных средств. В регистре контокоррентной формы операции учитываются только в денежном измерении. 
Регистром бухгалтерского учета затрат на производство является журнал-ордер, содержащий три таблицы Издержки производства , где отражаются прямые и косвенные расходы, а также внутрипроизводственные обороты по всем счетам производственных затрат Расчет затрат на производство по экономическим элементам Расчет себестоимости товарной продукции , которая, по существу, является ведомостью сводного учета затрат на производство и источником для составления отчета о себестоимости продукции (в ней раскрывается постатейное содержание затрат на готовую продукцию по калькуляционным объектам и затраты по незавершенному производству на начало и конец месяца). 
В бухгалтерии проверяют оформление документов на отпуск и отгрузку продукции, выписывают расчетно-платежные документы, регистрируют их в ведомости учета и реализации продукции и передают их в отделение банка. Ведомость (распечатка компьютера) является и регистром аналитического учета. В ней отражаются операции по отгрузке (отпуску) продукции, ее реализации и расчетам с покупателями. Поэтому в ведомости имеются все необходимые сведения расчетно-платежных документов, включая и дату возникновения задолженности за покупателем, просрочку платежа, отказ покупателя от акцепта платежных документов. 
Следовательно, каждая статья баланса на конец отчетного года должна быть подтверждена результатами тщательно проведенной инвентаризации. Все расхождения с данными бухгалтерского учета, выявленные в ходе проведения инвентаризации, должны быть исправлены и отражены в соответствующих учетных регистрах до представления годового отчета. Суммы статей баланса и справки по расчетам с финансовыми, налоговыми органами должны быть согласованы и тождественны. Расхождения по этим расчетам не допускаются. 
К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.), регистры по сч. 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журналы-ордера № 8 и № 10 (при журнально-ордерной форме учета), Главная книга, баланс (ф. № 1). 
Дополнительно к отчету о финансовых результатах (ф. № 2) организации составляют в оперативном порядке налоговый отчет о валовой прибыли, применяемый для налоговых расчетов. Этот показатель отличается от соответствующего показателя, отражаемого в регистрах бухгалтерского учета, на сумму дивидендов по акциям, процентов по ценным бумагам, величину курсовых разниц от переоценки валютных ценностей, ценных бумаг. 
Простая форма бухгалтерского учета. Ее сущность заключается в том, что регистрация первичной документации, распределение сумм совершенных операций по счетам, которые являются регистром аналитического и синтетического учета, а также определение себестоимости продукции (работ, услуг) и финансового результата производятся в одном бухгалтерском регистре — Книге учета хозяйственных операций ф. № К-1 (табл. 8.3). Форма книги по объему применяемых счетов не фиксирована, каждое малое предприятие самостоятельно определяет необходимое количество счетов, которые используются в учете и показываются в этой книге. Кроме этого, малое предприятие для учета расчетов 
Типовые бухгалтерские документы делятся на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях. 
После создания всех формул лист защищается от внесения изменений и показа формул. Все расчеты на листе выполняются автоматически. Любые изменения учетного регистра — Журнала хозяйственных операций (ЖХО) отражаются на листе ОСВ. При этом данные листа ОСВ нельзя непосредственно редактировать (все изменения только через ЖХО). Лист ОСВ является сводным регистром бухгалтерского учета, который отражает как сальдо, так и обороты каждого счета. Данные листа могут использоваться для формирования отчетных форм, в частности бухгалтерского баланса, сравнения дебетовых и кредитовых оборотов по счетам, субсчетам с шахматной ведомостью и др. 
Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, — журнал-ордер по счету Расчеты с подотчетными лицами . 
Сопоставляются ли записи аналитического учета по счетам 70, 76 в части расчетов по исполнительным листам и прочим операциям записям в регистрах бухгалтерского учета X  
Функция Получение выходных документов обеспечивает получение всех регистров бухгалтерского учета по движению основных средств, по наличию основных средств, по расчету амортизации. Документы могут быть получены по материально ответственным лицам, по каждой классификационной группировке, по хозяйственным подразделениям и сводные показатели по хозяйству в целом. 
Регистры по учету расчетов. На основании выписок банка, подвергнувшихся контролю и обработке (з частности, указываются коды корреспондирующих синтетических и аналитических счетов), по счетам расчетов на вычислительной установке разрабатываются различные машинограммы-ведомости. 
Линейная (позиционная) форма графления применяется в осксвпом для учета расчетов. По этому принципу построены регистры по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами, разными дебиторами н кредиторами. В них объединяется аналитический п синтетический учет. Сущность линейной формы графления состоит в том, что в подлежащем регистра на каждого дебитора или кредитора отводится одна пли несколько строк, а в сказуемом регистра показываются остатки на начало отчетного периода, обороты по дебету п кредиту (с указанием основания записи, в разрезе корреспондирующих счетов). а также остатки на конец отчетного периода. Таким образом, по каждой строке регистра видно состояние расчетов с каждым дебитором (кредитором) или состояние расчетов по каждому расчетному документу. 
Функционирование АРМ финансово-расчетных операций, свод ного аналитического и синтетического учета должно обеспечить в диалоговом режиме решение следующих функциональных задач по учету денежных средств (синтетические счета 50, 51, 54, 55. 56,) по учету расчетов (синтетические счета 60, 61, 62, 63, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 76, 77, 78, 79) по учету финансовых результатов и использования прибыли (синтетические счета 80, 81, 82, 83, 84) по учету фондов и резервов (синтетические счетя 85, 86, 87, 88, 89) по учету кредитов банков и финансирования (синтетические счета 90, 91, 92, 93, 94, 96, 97) раскрытие в аналитическом разрезе хозяйственных операций по всем остальным счетам и получение регистров-машинограмм синтетического учета формирование отчетности решение задач, связанных с анализом прибыли, рентабельности и финансового состояния. 
Форменная одежда выдается рабочим за полную стоимость с рассрочкой платежа на период ее носки. В бухгалтерском учете выдачу одежды отражают по дебету счета 73, субсчет Расчеты по выдаче форменной одежды, и кредиту счета 12 Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы , субсчет Малоценные и быстроизнашивающие предметы в запасе . В регистрах бухгалтерского учета форменная одежда, выданная рабочим, учитывается в лицевых счетах, которые открываются на каждого рабочего, получившего одежду. 
Римская учетная система вобрала в себя практически все завоевания греческой и восточной бухгалтерии не прямо, а опосредованно. При создании учетных регистров — кодексов двух типов — римляне реализовали идею раздельного ведения счетов — распорядителей кредитов и текущих счетов контрагентов. (Эта идея вылилась у ашшнов в формирование собственно банковских и выборочных счетов по клиентам.) Но римляне обогатили учет и собственными идеями. Они не только разъединили счета, о которых мы говорили выше, но и нашли для каждого из видов счетов (банка и клиентов) самостоятельные книжные формы воплощения. Появились такие кодексы, как приходо-расходная книга, играющая роль регистра кассового учета, и книга счетов клиентов. Обе книги вела бухгалтерия банка. Эти учетные регистры (особенно первый) юридически гарантировали соблюдение интересов сторон в расчетах и правильности, достоверности учетной информации. Приходо-расходная книга была универсальной, так как применялась и в торговле, и в домашнем хозяйстве. 
Проверка расчетов с рабочими и служащими по оплате их труда, как правило, проводится выборочно. Основанием для проведения служат первичные документы по учету выработки и заработной платы, табели, расчетные и платежные ведомости, нормативные и справочные материалы по оплате труда, а также разработочные таблицы, ведомости, машинограммы, журналы-ордера и дру-. гие учетные регистры, где отражаются расчеты по оплате труда. 
Учет взаиморасчетов и развернутое сальдо. В зарубежной практике не применяются активно-пассивные счета. Для учета расчетных операций отдельно используются активные счета К получению и пассивные счета К оплате . Например, в США при продаже товаров сумма оплаты относится в кредит счета Выручка от продаж и в дебет счета Наличность (при продаже за наличные) или счета К получению (при продаже в кредит), относящегося к счетам дебиторов. Учет расчетов по этому счету ведется в специальном регистре, именуемом Журнал продаж . При поступлении денежных средств дебиторская задолженность по данному покупателю гасится. Если покупатель сделал предоплату, то соответствующая сумма отражается на другом счете в другом журнале. 

Бухгалтеру важно не просто правильно начислить и выдать сотрудникам заработную плату, но и документально подтвердить эти операции. Кроме того, их нужно верно отразить в бухгалтерском учете.
Документальное оформление расчетов по оплате труда может вестись в той же программе 1С, где ведётся учет всех операций предприятия, в отдельном модуле 1С ЗУП или другими программными средствами.

Какие документы нужны для расчета и выплаты заработной платы

Для документального оформления расчетов по оплате труда используются:расчетные (Т-51), платежные (Т-53) и расчетно – платёжные ведомости (Т-49).
Существуют унифицированные формы этих документов. Однако ст. 9 закона 402 – ФЗ от 06.12.11 «О бухгалтерском учете» разрешает предприятиям разработать их самостоятельно. Главное – утвердить все нововведения в приказе об учетной политике!

Документальное оформление начисления заработной платы

Заработная плата начисляется в бухгалтерии предприятия с использованием расчетных ведомостей Т-51.
В табличной части ведомости напротив фамилии, имени и отчества каждого сотрудника указываются: его табельный номер, профессия, специальность и тарифная ставка (заработная плата) согласно трудовому договору или приказу о приеме на работу, отработанное количество дней (часов) по табелю учета рабочего времени.
Здесь же указываются все начисления и удержания по каждому из оснований, а также сумма, причитающаяся к выплате.
Расчетная ведомость подписывается составившим её бухгалтером.
На малых предприятиях, где начислением и выдачей заработной платы занимается один человек, вместо расчетной и платежной ведомостей можно использовать единую.

На каких счетах отражаются операции по начислению и выплате заработной платы?

Для отражения операций по начислению и выдаче заработной плате используется 70 счет («Расчеты с персоналом по оплате труда»).
Начисление заработной платы отражается по Кредиту 70 счета, а все удержания и выплата заработной платы – соответственно по Дебету 70 счета.

Как часто начисляются заработная плата и другие выплаты

Заработная плата начисляется ежемесячно за период с 01 по 30 (28 или 31) число, даже если сотрудник отработал всего 1 день (ст. 133 ТК РФ).
Премии рассчитываются по мере их выплаты либо в порядке, установленном внутренними документами организации.
Пособия – по мере возникновения у сотрудника права на их получение.

Как выдать сотрудникам начисленную заработную плату

Выдача заработной платы – это забота кассира или другого сотрудника, выполняющего обязанности кассира.
Начисленная заработная плата выдается на руки сотрудникам по платежной ведомости в кассе организации или ИП либо перечисляется на их лицевой счет или банковскую карту.

Дни выдачи заработной платы устанавливаются внутренними распорядительными документами и указываются в трудовых договорах сотрудников.
Документальное оформление расчетов по оплате труда завершается возвратом подписанной платежной ведомости обратно в бухгалтерию.

Сколько лет хранить ведомости

Зарплатные ведомости Т-49, Т-51 и Т-53 должны храниться на предприятии 50 лет, если они были созданы после 2003 года, как и все остальные документы по работе с личным составом (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ от 22.10.04 «Об архивном деле в России» (в ред. от 13.03.2016)).
Более старые дела должны по-прежнему храниться 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *