Документ с которым товар поступает в аптеку

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята.
Продолжить

Условия получения медикаментов в аптечной организации

Принятие лекарственных средств осуществляется только в том случае, когда в полном объеме выполнены установленные законодательством правила. Главными среди них являются:

  1. Наличие действующего договора с поставщиком. Получение медикаментов от посторонних фирм не допускается.
  2. Гарантия со стороны изготовителя, подрядчика, снабженца, что средства хранились и перевозились к месту продажи согласно правилам и рекомендациям.
  3. Отсутствие явных признаков повреждения на упаковке, в том числе внутренней.
  4. Наличие правильно подготовленной сопроводительной документации.
  5. Официальный приказ о назначении ответственного лица за проведение приемочного контроля в аптеке, подписанный руководителем организации.

Специальные условия и правила устанавливаются для получения иммунобиологических, наркотических веществ, а лекарственных продуктов, относящихся к группе жизненно важных.

Правовая база

Взаимоотношения между изготовителями медикаментов и аптечными сетями, в которых они реализуются, строятся на основе нескольких нормативных документов. Главным среди них является Федеральный Закон «Об обращении лекарственных средств», далее следует несколько подчиненных ему министерских приказов. Но в последнее время важное значение имеет также закон о маркировке, который требует произвести значительные изменения в организации процесса закупки продукции.

Когда проводится прием товара аптечного ассортимента

Осмотр осуществляется сразу после прибытия медикаментов в торговую точку и в присутствии представителя поставщика. В сопроводительных документах проставляется дата и время начала и окончания проведения процедуры. При желании член комиссии может потребовать вскрытия тары. Несвоевременная проверка полученных медикаментов иногда становится причиной наложения на организацию внушительных штрафов.

приемка товара в аптеке

Что важно учитывать в процессе: факторы

При поступлении оцениваются и изучаются четыре главных параметра: соответствие указанному описанию, состояние упаковочной тары, наличие маркировки и правильность оформления сопроводительной документации, в том числе наличие сертификатов и лицензий. Если члены комиссии сомневаются в качестве одного или нескольких продуктов, образцы направляются в специализированную лабораторию. В этом случае определяющим становится также ее вердикт.

Зона и правила приемки товара в аптеке

Для проведения процедуры получения, распаковки, предварительного осмотра поступающих лекарств в каждом аптечном пункте должно быть предусмотрено отдельное помещение. Внутри нее располагается дополнительное карантинное помещение, куда члены комиссии могут поместить продукцию, вызвавшую подозрения. Здесь она хранится до момента отправки образцов в лабораторию, чтобы пройти полноценную проверку на предмет качества и соответствия всем стандартам и требованиям. Если площадь торговой точки не позволяет реализовать пространство подобным образом, карантин можно переместить в другое место.

Приемка товаров аптечного ассортимента: этапы и алгоритм в аптеке

Как уже говорилось ранее, для проведения процедуры необходимо назначить комиссию, каждый член которой обладает достаточными знаниями и навыками для проверки. Именно они выполняют пошаговую инструкцию, проверяя документацию и состояние самих медикаментов.

Изучение документов

Проверяющие осматривают сопроводительные бумаги на предмет правильности их заполнения поставщиком, а также сверяют декларации с реестрами, чтобы убедиться в высоком качестве. Кроме того, задача приемщиков состоит в том, чтобы, просмотрев накладные, учесть условия последующего хранения изделий.

Описание

Приемочный контроль лекарственных препаратов в аптеке включает также осмотр внешнего вида поступающей продукции, оценивание цвета и запаха медикаментов. При этом члены комиссии имеют право изучить любую упаковку или несколько, чтобы убедиться в качестве. Обнаружение недостатка служит поводом к помещению изделия в карантинную зону и составлению претензий.

проверка качества товаров аптечного ассортимента проводится по

Упаковка

Ответственные за приемку сотрудники убеждаются в том, что заводская тара не повреждена, она соответствует установленным требованиям для этой формы медикамента и нет признаков фальсификата. Если обнаруживаются следы порчи, такой объект также помещается в карантинную зону, чтобы затем осуществить возврат поставщику.

Маркировка

В этой части проверка качества товаров аптечного ассортимента проводится по установленным законодательством требованиям. Маркируется не только первичная, но и вторичная упаковочная тара. С внедрением новых правил перед членами комиссии стоит также задача регистрации штрих-кода с каждого изделия в национальной системе цифровой маркировки.

Сопроводительные документы

Каждое лекарственное средство сопровождается установленной документацией, которая остается в распоряжении работников торговой точки и может быть предоставлена потребителям по первому требованию. Список включает в себя:

  1. Договор купли-продажи, подписанный поставщиком.
  2. Товарно-транспортную накладную.
  3. Счета и счета-фактуры.
  4. Копии лицензий, разрешающих вести фармацевтическую деятельность.

Некоторые группы медикаментов, такие как иммунобиологические или ЖНВПЛП, дополнительно сопровождаются паспортами качества и протоколом согласования ценовой политики.

приемка товара в аптеке приказ

Правила заполнения

Приемная комиссия сверяет указанные в ТТН сведения, изучает декларацию или сертификаты, срок действия разрешительных бумаг, наименование изготовителя. При обнаружении несоответствия указанных сведений, в приеме лекарственных средств отказывают.

Структура договора поставки

Процесс приемки товара в аптеке невозможен, если между поставщиком и торговой сетью не заключен договор. В целом он стандартен и мало чем отличается от привычного документа, подтверждающего куплю-продажу продукции одного юридического лица другим. Среди особенностей можно выделить следующие:

  1. Поставщиком может стать только юридическое лицо, осуществляющее фармацевтическую деятельность.
  2. Четко указывается срок действия самого договора и срок передачи продукции аптечной сети.
  3. Приобретаемые товарные единицы должны быть реализованы в торговой точке. Использование их в личных целях запрещено.

В большинстве случаев сделка заключается для многократных поставок в строго установленное время, но допустимо подписание одноразового договора купли-продажи.

Что необходимо проверить в товарно-транспортной накладной

Главным документом, подтверждающим качество медицинских препаратов, является ТТН. В нее вписывается полное наименование, единицы измерения, количество поступивших изделий, а также стоимость отдельной упаковки и всей партии в целом.

Образец приказа-приемки

Документ должен содержать в себя дату его подписания в формате «День. Месяц. Год», список председателя и членов комиссии с указанием их официальной должности, а также основные обязанности на время принятия продукции в торговой точке. Допускается свободная форма написания приказа.

Журнал регистрации приемочного контроля

Обычно оформление производится в виде таблицы, где указываются следующие пункты о полученных от поставщика лекарственных средствах:

  1. Дата проведения процедуры.
  2. Обнаруженные несоответствия.
  3. Основания для возврата.
  4. Принятые в связи с происшествием меры.

Также указываются данные ответственного лица и ставится его подпись. Допускается оформление журнала в свободной форме.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята!
Продолжить

Нюансы приемки по группам

Некоторые категории принимаются в аптечный пункт с соблюдением особенных требований. Это связано не только с особыми условиями хранения, но и с высокой степенью опасности для здоровья покупателей или их значительной важностью для населения страны в целом.

Особые правила получения иммунобиологических препаратов

Их хранение и транспортировка осуществляется должным образом: с соблюдением температурного режима, холодовой цепи. Задача проверяющих: вскрыть термоконтейнер и сделать контрольные замеры температуры внутри них.

Дополнительно заполняется отдельный журнал учета, в котором ставятся отметки о результатах измерений. Еще одной особенностью является то, что приемка производится не в общей зоне, а в холодильной комнате, чтобы не допустить нарушений хранения даже на небольшой промежуток времени.

Правила получения наркотических препаратов

В этом случае крайне важными оказываются условия безопасности лекарственных средств. Поставщик обязан тщательно упаковать их и опечатать, а задача проверяющих – убедиться в том, что тара не была повреждена или вскрыта. Дополнительно сверяются номера печатей, проставленные на таре. Они должны полностью совпадать с тем, что указано в акте, сопровождающем продукцию.

Условия приемки ЖНВЛП

Сама проверка в этом случае не отличается от процедуры получения всех медикаментов, но особое внимание члены комиссии должны уделить ценам. Они указываются в протоколе согласования. Если обнаруживаются несоответствия установленным нормам или расхождения с сопроводительной документацией, сведения об этом вносятся в журнал приема. При необходимости составляется акт, в котором подробно фиксируются неточности.

приемочный контроль в аптеке приказ

Проверка качества и регистрация

В общих чертах правила сверки на моменте поступления лекарственных препаратов в торговую точку уже были расписаны ранее. В первую очередь речь идет о соответствии всех данных, расписанных в сопроводительных документах тем, что указано на самой таре.

Кроме того, необходимо произвести температурные замеры, проконтролировать защиту от света, уровень влажности в момент транспортировки и другие показатели, способные оказать критическое влияние на продукцию.

Собственно регистрация производится в журналах, причем они отличаются в зависимости от группы лекарств. Отметка о приемке сопровождается печатью и подписью ответственного лица. С внедрением национальной маркировки процедура проводится и в электронном виде.

Какие нарушения могут выявиться

Чаще всего речь идет о несоответствии количественных показателей, указанных в документах, реальному количеству упаковок. Но в некоторых случаях обнаруживаются и нарушения режима хранения и транспортировки, когда температура, доступ света и уровень влажности не соответствуют рекомендуемым.

Программное обеспечение «Обратный акцепт»

Чтобы базовые процедуры приемочного контроля производились быстро и точно, непосредственно в аптечных пунктах устанавливается специальное программное обеспечение. Для работы с лекарственными препаратами компания «Клеверенс» разработала несколько решений, подходящих для взаимодействия с МДЛП и системой «Честный знак». С их помощью можно проводить сканирование продукции в месте получения, контролировать номера партий, цены, а также подписывать электронные документы.

порядок приемки товара в аптеке

Схема работы с «Честным знаком»

Подключение к национальной системе маркировки производится по единой схеме. Пошаговые действия включают в себя:

  1. Получение руководителем усиленной квалифицированной электронной подписи.
  2. Регистрация на сайте, с установкой всех драйверов и плагинов для криптографической защиты.
  3. Обновление онлайн-касс.
  4. Приобретение оборудования для сканирования штрих-кодов.

После этого можно начинать работу в системе, следуя установленным правилам.

Приемка в аптеке лекарственных средств и соответствие основным показателям приемочного контроля защищает конечного потребителя от контрафакта, некачественного продукта. Чтобы работа торговой точки полностью соответствовала изменяющемуся законодательству, необходимо особенно внимательно отнестись к маркировке и работе с национальной системой «Честный знак». В этом случае предприниматель сможет уберечь также бизнес и рабочие места сотрудников, избежать крупных штрафов и даже закрытия предприятия. За помощью в подготовке и организации процесса в техническом плане (подбор ПО и оборудования) обращайтесь в компанию «Клеверенс».

Количество показов: 25440

2. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ В МЕЛКОРОЗНИЧНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

В месячном отчете данные учета отражаются в 4-х
разделах:
• в «реестре движения денежных средств и инкассации
выручки» — в приходной части как составляющая
выручки аптеки.
• в товарном отчете — 25АП в расходной части по
строке – реализовано – розничный т/об – по графе –
товар в р.ц. как составляющая розничного т/об.

3. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ В МЕЛКОРОЗНИЧНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

•»движение товаров и выручки по
прикрепленной МРС» — дифференцированно
на основании ТО – 24АП, раздельно по
каждому МРУ.
•»регистрация розничных оборотов» дифференцированно по каждому дню месяца в
графе «а/п, а/к».

4. Отчетность аптеки

• Все аптечные учреждения независимо от формы
собственности и ведомственной подчиненности должны
вести бух.учет, т.е. систематический учет всех
хозяйственных и финансовых операций.
• По истечению отчетного периода (месяц, квартал,
полугодие, год) составляется итоговая отчетность (за
каждый месяц) – отчет ф – 72АП, для аптек
централизованного учета это конечный документ.
• Аптеки на децентрализованном учете составляют баланс
– за квартал, полугодие, год.

5. Отчетность аптеки

ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
• Отделы аптеки и МРУ передают отчетные документы
в бухгалтерию аптеки, где на их основании бухгалтер
составляет отчет аптеки в 2-х экземплярах, оба
экземпляра с оправдательными документами
передаются в вышестоящую организацию.
• После проверки первый экземпляр отчета
возвращается в бухгалтерию аптеки.
• Ответственность за правильное составление и
своевременное его представление несут зав.апт. и
бухгалтер.

6. Отчетность аптеки «Реестр движения денежных средств и инкассации выручки»

ОТЧЕТ АПТЕКИ состоит из разделов:
1. «Реестр движения денежных средств и
инкассации выручки» заполняется на основании
приходных и расходных кассовых листов (которые
составляются на основании данных кассовой книги).
• Сначала выносится Он месяца, который равен Ок
предыдущего месяца.

7. Отчетность аптеки «Реестр движения денежных средств и инкассации выручки»

Затем заполняется приходная часть:
1. выручка аптеки
2. выручка прикрепленной МРС
3. поступление денежных средств по чекам на
выплату зар.платы и выдачу денег под отчет
4. погашение недостач виновными лицами, возврат
сумм, полученных под отчет
5. стоимость работы за экст. лекарства и другие
приходные операции.
• По приходной части подсчитывается приход итого,
приход с остатком.

8. Отчетность аптеки «Реестр движения денежных средств и инкассации выручки»

Расходная часть:
•сдано выручки в госбанк
•выплата зарплаты и пособий по временной
нетрудоспособности
•другие социальные выплаты
•почтовые, канцелярские расходы
•другие расходные операции.
• По расходной части подводится итого расход
и по формуле торгового баланса определяется
остаток денежных средств на конец месяца –
Ок.

9. Отчетность аптеки «Товарный отчет ф 25-АП»

ПРИХОД, заполнение которого говорит об
увеличении товарных запасов.
РАСХОД, заполнение которого говорит об
уменьшении товарных запасов.

10. Отчетность аптеки «Товарный отчет ф 25-АП»

ПРИХОД:
•Он месяца товара в розн. и опт.ценах,
тары, вспомогательного материала в
опт.ценах;
•регистрация в течение всего месяца всех
счетов- фактур за поступивший товар от
оптовых фирм в р.ц. и о.ц., тара,
вспомогательный материал — в о.ц.
•регистрация перевода в товар
вспомогательного материала на основании
акта или справки о переводе;

11. Отчетность аптеки «Товарный отчет ф 25-АП»

на основании справки о дооценке и
уценке по лабораторным работам
заполняется дооценка.
• дооценка при переоценке.
• По всем графам подводится итог:
— итого приход
— итого приход с остатком.

12. Отчетность аптеки «Товарный отчет ф 25-АП»

РАСХОД:
•реализация товаров за наличный и
безналичный расчет – розничный
товарооборот, в т.ч. выручка аптеки и МРС на
основании регистрации розничных оборотов;
•Реализация институциональным потребителям
(2-я часть определения розничного т/об –
реализация МО) заполняется на основании
«журнала учета оптового отпуска и расчетов с
покупателями» (стоимость работы в этот т/об
не входит).
•Подводится итог: всего реализовано.

13. Отчетность аптеки «Товарный отчет ф 25-АП»

далее ведется учет ТМЦ, израсходованных на
другие цели:
— на основании справки о дооценке и уценке –
уценка по лабораторным работам;
— на основании документов, заполненных во время
инвентаризации, проводится списание товара в
пределах норм естественной убыли по строке
норма естественной убыли;
— на основании акта о порче ТМЦ – по строке
товар с истекшим сроком годности = порча ТМЦ;

14. Отчетность аптеки «Товарный отчет ф 25-АП»

• на основании акта – списание товара,
израсходованного на хознужды по строке – расход на
хознужды;
• — на основании справки списывается
вспомогательный материал;

• — другие расходные операции.
По графам подводятся итоги, пользуясь формулой
торгового баланса выводится остаток на конец
месяца и прописывается количество оправдательных
документов, приложенных к отчету, подписи МОЛиц.

15. Отчетность аптеки «Оборотная ведомость»

3. «Оборотная ведомость по
лицевым счетам
покупателей и прочим расходам (прочие
расчеты)».
В первой части раздельно по каждому
покупателю указывается сумма аванса для
постоянных покупателей, на какую сумму
отпущен товар, выводится дебиторская или
кредиторская задолженности. Стоимость
работы (тариф по требованиям МО)
прописывается отдельно от стоимости
медикаментов.

16. Отчетность аптеки «Оборотная ведомость»

Во второй части «прочие расчеты»
учитываются расчеты с подотчетными
лицами или с другими организациями, по
коммунальным платежам.
По обеим частям подводится итог, выводится
дебиторская или кредиторская
задолженности.

17. Отчетность аптеки «Движение товаров и выручки по прикрепленной МРС»

4. «Движение товаров и выручки по прикрепленной МРС»
Заполняется на основании товарных
отчетов ф-24 АП, раздельно по каждой
прикрепленной МРС учитывается:
Он месяца,
приход по накладным,
выручка
и выводится — Ок по всем аптечным
пунктам и киоскам.
Подводится итог по всем графам.

18. Отчетность аптеки «Отчет о движении основных средств и МБП»

5. «Отчет о движении основных средств и МБП»
Сначала указывается остаток по всем числящимся
на балансе аптеки основных средств и МБП.
Далее отражают их движение:
приход на основании счетов-фактур, накладных,
актов приема-передачи,
расход – на основании актов на списание основных
средств и МБП.
По формуле торгового баланса выводятся остатки на
конец месяца основных средств и МБП, подпись
МОЛица, составившего отчет.

19. Отчетность аптеки «Регистрация розничных оборотов»

6. «Регистрация
розничных оборотов»
На основании журнала учета рецептуры,
кассовой книги (кассовых приходных и
расходных листов) записи ведут за все рабочие
дни месяца.
В конце месяца подводят итоги по всем
графам.
Отчет подписывается лицом, составившим его.

20. Отчетность аптеки

7. Перечень
документов:
перечисляются все прилагаемые к отчету:
оправдательные документы: справки, акты, счетфактуры.
Отчет проверяет и заверяет зав.аптекой и работник
бухгалтерии.
2 экземпляра отчета в установленные сроки со
всеми прилагаемыми документами передаются в
вышестоящую организацию для рассмотрения и
утверждения

По окончании отчетного периода (декада, месяц) материально-ответственные лица в отделах, в мелкорозничной сети данные о движении товара отражают в «Товарном отчете» (межведомственная форма № Торг-29 или ведомственная форма № АП-25). Отчет составляется в двух экземплярах. Товарные отчеты мелкорозничной торговли составляются в розничных ценах.

В приходной части товарного отчета первой строкой показывается остаток товара в двух ценах (из товарного отчета за предыдущий месяц). В разделе «Приход» отражаются все товарные накладные (в хронологическом порядке) по которым поступали товары в отчетом месяце. Указывается стоимость товара по каждому документу по цене приобретения и по розничным ценам.

Кроме этого в приходе отражаются данные о дооценке по справке формы № АП-12 (т.е. дооценка по лабораторным и фасовочным работам). Изготовление воды очищенной и тарифы отражаются отдельной графой.

В конце раздела подсчитывается итого по приходу и строка остаток с приходом.

В расходной части товарного отчета отражается реализация товаров отдельно:

1. населению (по итоговой графе ведомости «Реализация розничных оборотов»), по бесплатному и льготному отпуску (по реестру форма № АП-9);
2. отпуску учреждениям здравоохранения на основании итоговой графы «Оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей» форма АП-23 (графа «итого перечислено»).
Реализация услуг (тариф и вода) показывается по розничным ценам отдельной графой.

В расходной чисти товарного отчета, также отражается прочее выбытие товара, использованного на хозяйственные и другие нужны аптеки, согласно актами на списание (по цене приобретения).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *