Депонированная заработная плата проводка

Содержание

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 30 марта 2021 г.

Заработная плата работнику выдается в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). А если в согласованный день выплаты сотрудник отсутствовал на работе и не смог получить свои деньги? Ответ один – зарплату придется депонировать.

Что такое депонирование заработной платы

Депонированная заработная плата возникает только тогда, когда работники плату за свой труд получают наличными из кассы.

Ведь чтобы перечислить зарплату на банковский счет работника, его присутствие на работе не обязательно. Другое дело – выдача наличных. Если работник в день выдачи зарплаты отсутствовал и не поручал получить деньги другим лицам, его зарплата останется невыплаченной. А значит, подлежит депонированию.

Депонирование заработной платы – это отражение ее как неполученной в первичных учетных документах и бухгалтерском учете.

Депонирована заработная плата: проводки

Выплата заработной платы из кассы, как правило, оформляется расчетно-платежной или платежной ведомостями. При неполучении зарплаты в установленный срок напротив фамилии такого работника делается отметка «Депонировано» в графе, предназначенной для подписи.

На суммы депонированной заработной платы в бухгалтерском учете необходимо сделать запись:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Суммы невыплаченной зарплаты придется сдать обратно в банк, если из-за нее будет превышен лимит кассы (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в последующем депонированная заработная плата будет выдана из кассы, нужно сделать бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 50 «Касса».

Если депонированная зарплата так и не получена

Депонированная заработная плата, которая не будет получена в течение 3 лет (ст. 196 ГК РФ), включается в состав доходов как в целях бухгалтерского учета, так и налогообложения прибыли.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Проводки по депонированию ЗП

Бывают случаи, когда сотрудник фирмы по уважительным причинам не смог получить свою зарплату, то тогда на помощь бухгалтеру-кассиру приходит такое понятие – как депонирование заработной платы. Как вести учет депонированной зарплаты, как отразить в проводках депонирование неполученной в срок заработной платы рассмотрим далее.

Причины отсутствия работника могут быть самые разные:

  1. Командировка;
  2. Отпуск;
  3. Больничный и т.д.

Если же виновником невыплаты зарплаты будет работодатель, то это не является депонированием заработка, а неправомерным нарушением трудового законодательства.

Понятие депонирования заработной платы касается только наличных оплат через кассу предприятия.

Таким образом, если начисленная заработная плата не была получена сотрудником в течение трех дней, то она подлежит возврату обратно на расчетный счет в банке.
Данный порядок кассовой дисциплины регламентируется соответствующим положением, которое гласит, что сумма полученных средств, которое имеет целевое направление (выплата заработной платы) не может находиться в кассе предприятия более трех дней.

Что качается зарплатной ведомости, то она подлежит закрытию с пометкой «депонировано» напротив фамилии сотрудника, не получившего свою зарплату, размер которой указывается в графе «Межрасчетные выплаты».

На основании зарплатных ведомостей составляется книга (реестр) депонированных сумм, где указывается перечень сотрудников, чьи зарплаты были депонированы:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Получить депонированную заработную плату сотрудник имеет право в любое удобное для него время, и совсем не обязательно ждать следующего срока выплаты заработка. Для этого ему нужно обратиться в бухгалтерию предприятия, желательно в письменном виде.

Согласно этого заявления кассир составляет расходный кассовый ордер на имя сотрудника, чья зарплата была депонирована.

Срок давности по выплатам депонированной зарплаты составляет 3 года, после чего данная сумма денег включается в состав внереализационных доходов предприятия проводкой Дт 76 Кт 91.1.

Что касается страховых взносов по депонированной зарплате, то их перечисление никак не зависит от дня выплаты заработка. Данные налоговые платежи перечисляются с начислениями оплаты труда в день снятия денег на выплату зарплаты. НДФЛ удерживается из доходов налогоплательщика при их фактической выплате и подлежит уплате не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

При депонировании заработной платы используют счет 76. Если депонирована заработная плата проводка будет формироваться следующим образом:

Счет Дт Счет Кт Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
Выплата депонированной зарплаты из выручки предприятия
50 62 35 000,00 Выручка от реализации оприходована в кассу предприятия. Целевое использование выручки –выплата зарплаты Приходный кассовый ордер
70 76 32 500,00 Заработная плата неполученная работником депонирована Зарплатная ведомость
76 50 32 500,00 Выплата депонированной зарплаты через кассу предприятия(35 000 — 2 500) Расходный кассовый ордер
68 НДФЛ 51 2 500,00 НДФЛ перечислен в бюджет Платежное поручение
69 51 4 500,00 Страховые взносы перечислены в бюджет Платежное поручение
Деньги на зарплату получены в банке
26 70 50 000,00 Начислена заработная плата Ведомость начисления зарплаты
70 68 НДФЛ 6 500,00 Сумма НДФЛ, которая подлежит удержанию Ведомость начисления зарплаты
26 69 8 000,00 Из фонда заработной платы начислены страховые взносы Ведомость начисления зарплаты
68 НДФЛ 51 6 500,00 Перечисление НДФЛ в бюджет Платежное поручение
69 51 8 000,00 Перечисление страховых взносов в бюджет Платежное поручение
50 51 43 500,00 Из банка предприятия получены наличные средства на выплату заработной платы Приходный кассовый ордер
70 76 43 500,00 Заработная плата неполученная работником депонирована Зарплатная ведомость
51 50 43 500,00 Депонированная зарплата сдана в банк предприятия Расходный кассовый ордер
50 51 43 500,00 В кассу поступили деньги на выплату депонированной заработной платы Приходный кассовый ордер
76 50 43 500,00 Выдана из кассы депонированная заработная плата проводка Расходный кассовый ордер

Депонированная зарплата: оформление, выдача и проводки в бухгалтерском учете

Проводки по депонированию ЗП

Выплата заработной платы на зарплатные банковские карты работников уже достаточно распространенное явление. Но многие работодатели продолжают, по прежнему, выплачивать заработную плату по-старинке — через кассу.

Движут ими, в большинстве своем, не консервативные взгляды, а простой предпринимательский расчет. При небольшом количестве сотрудников обслуживание зарплатного проекта с банком может быть дорогостоящим удовольствием.

Да и часто, выручку, накопившуюся в кассе, удобнее не везти в банк, а использовать на выплаты сотрудникам.

Но при выплате заработной платы через кассу всегда есть вероятность, что кто-либо из сотрудников не получит причитающихся ему денежных средств. Вот в таких случаях бухгалтеру, или предпринимателю, если он лично занимается выдачей заработной платы, приходится депонировать причитающиеся работнику выплаты.

О том, что такое депонированная зарплата и как она оформляется, расскажет предлагаемая статья.

Что такое депонированная заработная плата

Для начала необходимо разобраться, в каких случаях возникает необходимость депонирования заработной платы и иных выплат, причитающихся работникам, и что сам по себе означает термин «депонирование».

Сам термин происходит от французского слова «dépôt» — то есть хранилище, склад.

В этом плане термин «депонирование» родственен такими понятиям как «депозит», «депонент», «счет депо» и не финансовому, а транспортному понятию «депо» — место стоянки подвижного состава железных дорог.

Отсюда становится ясно и значение слова «депонирование» — хранение. Соответственно депонированная зарплата, это заработная плата, находящаяся на сохранении у работодателя, до момента её получения работником.

Почему возможны ситуации, в которых заработная плата может быть не выдана — понятно.

Работник мог неожиданно заболеть, срочно уехать в командировку, либо просто не выйти на работу в дни выдачи заработной платы.

Но просто дожидаться своего момента, когда она будет, наконец, выдана, заработная плата не может. Точнее сказать, кассир не имеет права держать указанную сумму в кассе, дожидаясь выхода работника.

Все дело в том, что для выдачи заработной платы, нормативными распоряжениями Центрального банка России установлены строго лимитированные сроки.

Если работодатель в платежной ведомости на выплату не указал меньший срок, то срок на выплаты работникам через кассу установлен в пять рабочих дней.

Если к окончанию этого срока зарплата не выдана кому-либо из работников, в ведомости делается соответствующая отметка и денежные суммы возвращаются в банк. О том, как оформить это правильно расскажем далее.

Как оформить депонирование заработной платы

Выплаты заработной платы через кассу осуществляются с использованием платежных либо расчетно-платежных ведомостей. Каждая из них подразумевает, что в графе напротив своей фамилии и суммы «к выдаче» работник проставляет свою подпись.

В случае если сотрудник не явился для получения причитающихся ему сумм в кассу до окончания срока указанного в титульной части ведомости, то кассир в графе, предназначенной для подписи сотрудника, указывает, что сумма депонирована.

То есть, в этом месте делается надпись «депонировано», либо проставляется оттиск штампа с соответствующей надписью.

Обратите внимание: Сроки выплаты заработной платы на предприятии (у индивидуального предпринимателя) устанавливаются внутренним локальным правовым актом (например, коллективным договором, положением об оплате труда). Указывать в платежной ведомости, на выплату заработной платы, срок окончания выплат по ведомости ранее срока выплаты заработной платы работодатель не вправе.

В случае неполучения денежных средств одним из сотрудников общая сумма «к выдаче» по платежной ведомости не совпадет с суммой выданных денежных средств. Соответственно, кассир, на последней странице платежной ведомости, указывает размер выданных сумм и сумму, которая была депонирована. На фактически выданную, по данной ведомости, сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер.

Но этим действия в отношении депонированной заработной платы не ограничиваются. Так для отражения всех депонированных сумм рекомендуется составлять соответствующий реестр. Ранее составление такого документа было обязательным, сейчас нет. Но без реестра депонированных сумм будет сложно оценить размеры задолженностей перед конкретными работниками.

В таком реестре рекомендуется указывать табельный номер сотрудника, его фамилию и инициалы, расчетный период за который не выплачена заработная плата, сумму задолженности и номер платежной ведомости.

Обратите внимание: Даже если заработная плата не получена работником, то работодатель — налоговый агент, все равно, обязан удержать из неё НДФЛ и перечислить его в бюджет. Для целей налогообложения суммы оплаты труда считаются полученными с момента отражения их в зарплатных ведомостях, вне зависимости от того задепонированы они или нет.

Депонированная зарплата, проводки бухгалтерского учета

Соответственно, как и каждую операцию с денежными средствами депонирование заработной платы необходимо отразить соответствующей бухгалтерской проводкой по счета бухучета. Проводка, отражающая выдачу заработной платы через кассу, выглядит следующим образом:

Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) — Кредит 50 (Касса)

Если какая-то часть заработной платы не выплачена, например, вследствие заболевания работника, и её сумма задепонирована, то производится следующая проводка:

Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) — Кредит 76, субсчет 4 (Расчеты по депонированным суммам)

Так как заработная плата работника не получена, то согласно, указаниям Центробанка России она должна быть возвращена на расчетный счет работодателя. Для этих целей используется следующая проводка:

Дебет 51 (расчетный счет) — Кредит 50 (касса)

Работник получить депонированную заработную плату может в любое время, как только появится на рабочем месте. Отказать ему в выдаче заработной платы нельзя.

Выдача такой заработной платы происходит, как правило, по расходному кассовому ордеру, выписываемому на сумму неполученной ранее заработной платы.

Отражаются операции связанные с выдачей таких сумм следующими бухгалтерскими проводками:

  • Дебет 50 (Касса) Кредит 51 (Расчетный счет) — данная бухгалтерская проводка отражает получение работодателем денежных средств в банковском учреждении, в котором он обслуживается.
  • Дебет 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 50 (Касса) — выдача работнику ранее не полученной и депонированной работодателем заработной платы.

Обратите внимание: Зарплата работника отражается в бухгалтерском учете в месяц её начисления, в не зависимости от того в каком месяце работник её получил. Этот момент имеет значение для учета сумм израсходованных на оплату труда для целей налогообложения.

Что делать если работник так и не получил депонированную заработную плату?

Ситуация, когда работник так и не получает начисленную заработную плату, на практике встречается довольно часто, не смотря на кажущуюся её невозможность.

В случае если в штате предприятия числится много сотрудников, то рано или поздно это возможно. В малых организациях такое тоже случается.

Как показывает практика, это, в большинстве случаев не связано с какими либо несчастными случаями и пропажей человека без вести. И речь обычно идет о небольших, незначительных суммах.

Не секрет, что многие работники работают на условиях внешнего совместительства, либо имеют по несколько трудовых книжек. Часто при фактическом уходе с места работы, сотрудники отдела кадров не имеют возможности правильно оформить увольнение, а кассир выдать заработную плату. Суммы невыплаченной зарплаты продолжают числиться на бухгалтерских счетах предприятия.

Законодательство позволяет списать такую задолженность перед работником по истечении трех лет с момента образования задолженности. Если заработная плата таки и не была получена работником, она включается в состав прочих доходов организации (предпринимателя).

Проводки по счетам бухгалтерского учета, в этой ситуации используются следующие:

Дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 91-1 — списание задепонированной зарплаты в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.

В любом случае, несмотря на кажущуюся легкость оформления депонирования заработной платы, это достаточно ответственный процесс. В нем затрагиваются как интересы работника, или индивидуального предпринимателя, так и государства.

Необходимо помнить, что право на оплату труда — одно из важнейших трудовых прав предоставленных сотруднику трудовым законодательством.

И необоснованное лишение, а так же выплата по истечении установленного внутренними документами срока, может иметь последствия для работодателя в виде штрафов трудовой инспекции.

На практике, не стоит формально подходить к данному вопросу, если в кассе осталась не выплаченная денежная сумма. Всегда необходимо выяснить причины отсутствия неявки работника в кассу и отсутствия его на рабочем месте.

При возможности, кассиру стоит лично, по телефону, напомнить работнику о необходимости прийти в кассу и получить денежные средства. По возможности стоит избегать случаев, когда остается депонированная зарплата.

Следует помнить, что в большинстве споров с работниками, трудовая инспекция или суд становится на сторону работника. Не своевременная выплата заработной платы грозит, как минимум, возникновением обязанности у работодателя начислить и уплатить компенсацию сотруднику.

Компенсация, которая должна быть выплачена работнику, рассчитывается из размера ставки Банка России.

  • Владимир
  • Распечатать

Депонирование зарплаты

Проводки по депонированию ЗП

Депонирование зарплаты – это процесс, в ходе которого в банк возвращаются ранее выделенные на зарплату суммы. Происходит это потому, что отдельные сотрудники по разным причинам деньги не получили. Но выплачивается ли с этих средств НДФЛ, каким образом признать средства при исчислении налога на прибыль и т.п.? Как раз эти темы будут рассматриваться в статье.

Как оформить депонирование зарплаты

Депонирование зарплаты должно производиться, если заработок рассчитан. Однако человек эти средства по разным причинам не получил. Их необходимо отправить обратно в банк. Это является обязанностью фирмы согласно Указаниям Центрального Банка от 11.03.2014 года №3210-У.

Деньги для зарплаты остаются у кассира в продолжение 3 дней (сюда входит и дата выдачи банком). Эта норма прописана в п. 2.10 Положения о кассовых операциях.

Причины, из-за которых сотрудник пропускает выплату, различны. Например, болезнь, служебная поездка, отпуск и пр.

Когда заканчивается последний день, предусмотренный в ведомости для выдачи зарплаты, работник кассы рядом с данными отсутствующих сотрудников делает соответствующую пометку (либо ставит оттиск «Депонировано»).

Помимо этого, при депонировании зарплаты кассир:

  • вычисляет и фиксирует в конечной строке размер реально выплаченных средств и тех, которые должны быть депонированы; сопоставляет их с конечным результатом в ведомости;
  • расписывается в ведомости; заверяет ее у бухгалтера либо у начальника организации;
  • оформляет расходный ордер на реально выплаченные средства;
  • на его базе делает пометку о выданной наличности в кассовой книге (согласно п. 4.6 Указания №3210-У).

Невыплаченные депонированные деньги отправляются в банк и зачисляются на счета, которые открываются в Казначействе – в финансовой структуре субъекта Российской Федерации. Это действует лишь тогда, когда депонирование больше лимита остатка наличности в кассе (п. 2 Указания №3210-У).

Когда деньги сотруднику выплачиваются на дебетовую карту, о депоненте говорить не приходится.

Где отражается депонирование зарплаты

По условиям абз.7 п.18 Порядка ведения кассовых операций сумму депонирования необходимо внести в реестр. Его оформляет кассир (по подпункту «б» п. 18 данного Порядка).

Общепринятой формы не существует. Часто используют форму под кодом 0504047. Она содержится в приказе Министерства финансов РФ от 23 сентября 2005 года №123н. В реестр включают табельный номер сотрудника, ФИО, депонированные средства.

Реестр оформляется после каждой выплаты, когда отдельные сотрудники не получили деньги.

Впрочем, Указание №3210-У не требует оформления реестра депонированных средств (в противоположность Порядку ведения кассовых операций, который действовал до этого). И все же по инициативе кассира он используется в организации и дает возможность каждый раз отследить, кто из сотрудников не забрал деньги.

Уточним, что деньги необходимо платить раз в полмесяца. Это условие содержится в ст.136 ТК России.

В реестре по форме из приказа №123н отсутствует графа для фиксации номера расходного ордера. Он составляется, когда выплачиваются деньги, депонированные до этого. Данная графа существует в книге аналитического учета депонированной зарплаты, денежного довольствия и стипендий. Ее форма под кодом 0504048 также оговорена тем же приказом.

Там отражают сведения о депонированной зарплате в течение года. Для записей о выплате депонированных денег предназначено 12 граф (по числу месяцев). Берется место, соответствующее месяцу выдачи депонированной зарплаты. Если после завершения года все еще остаются невыплаченные средства, такая информация переносится в новую книгу.

Эта книга заводится на год. Там каждому сотруднику полагается своя строка. В ней прописывают табельный номер, ФИО, депонированные средства.

В графах «Отнесено на счет депонентов» фиксируются год, а также месяц образования депонентской задолженности, данные ведомостей и депонированные деньги. В графах «Выплачено» напротив информации о человеке ставятся данные расходного ордера и выданные деньги за конкретный месяц.

Какие проводки предусматривает депонирование зарплаты

Продемонстрируем бухгалтерские тонкости депонирования зарплаты на примерах.

Пример №1. Из кассы фирмы ответственному лицу предоставлено 400 тыс. руб., чтобы выплатить зарплату персоналу отдаленного филиала. По окончании было возвращено 50 тыс. руб. Они были оформлены в виде депонентской задолженности.

операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выделены из кассы суммы под отчет лицу, выдающему деньги (ставится отметка по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)

208 11 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

400 000

Раздатчик выдал зарплату

302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

208 11 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

350 000

Возвращены средства в кассу (делается отметка по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» со знаком минус)

201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения»

208 11 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

50 000

Проведено депонирование невостребованной зарплаты

302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»

50 000

Есть нюанс: когда платит не кассир, а раздатчики, не будет привлекаться к работе счет 208 000 00 «Учет расчетов с подотчетными лицами». Отношения с ответственными лицами закрываются до оформления депонента.

Пример №2. В фирме была рассчитана зарплата за апрель 2021 года. Она платилась из кассы с 4 по 6 мая 2021 года по ведомости. После выдачи обнаружилось, что средства не выданы двум сотрудникам в сумме 13 871 руб. и 17 400 руб. Депонированная зарплата была выдана 25 и 31 мая 2021 соответственно.

В бухгалтерской отчетности зарплата относится к расходам месяца начисления. Получение или неполучение значения не имеет (п. 5 ПБУ 1/2008):

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70

  • рассчитана зарплата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
  • выдана зарплата.

Для учета депонированных денег берут счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

  • депонирована зарплата, не дошедшая до сотрудника в положенные дни.

При выдаче депонированных средств используют дебет счета 76-4 и кредит счетов учета денежных средств:

  • счета 50 «Касса» – депонированная зарплата выплачивается через кассу;
  • счета 51 «Расчетные счета», если депонированная зарплата переведена на банковский счет человека.

Как производится депонирование зарплаты в 1С:8.3

Как происходит депонирование зарплаты в «1С: Бухгалтерия 8.3»? Берут «Ведомость на выплату зарплаты» («Зарплата» – «Выплата зарплаты» либо вкладка «Зарплата») (смс. рис. 1).

Кнопкой «Добавить» делают новую ведомость. В появившемся документе как вид выдачи – «Из кассы». Кликаем «Заполнить», после – «Рассчитать». Документ автоматически заполняется.

Потом работнику, зарплату которого следует задепонировать, в нужной графе делаем отметку «Задепонировано». Эта отметка меняется как по отдельным лицам, так и одновременно по всем.

Проводим «Ведомость на выплату зарплаты».

На ее базе выполним депонирование.

Кликаем «Действия» – «Создать на основании». Ищем «Депонирование организаций». Документ будет располагаться в «Зарплата» – «Выплата зарплаты» – «Документы по депонированию» (см. рис. 2).

Документ на депонирование в 1С создается автоматически. После его следует провести, а потом проверить проводки. Проводка будет: Дебет 70 Кредит 76.04. Субсчет 04 к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – и есть «Расчеты по депонированным суммам».

Печатная версия «Депонирование организаций» – это «Карточка депонента».

Депонирование зарплаты в «1С: Зарплата и Управление Персоналом 2.5» выполняется аналогично «1С: Бухгалтерия предприятия 2.0».

В «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0» депонирование зарплаты проходит с запросом «Ведомости на выплату зарплаты через кассу» («Сотрудники и зарплата» – «Зарплата» – «Ведомости в кассу») (Рис. 3).

В «Депонирование зарплаты» («Сотрудники и зарплата» – «Зарплата» – «Депонирование») (рис.4) берется ведомость, по которой делается депонирование зарплаты в 1С, и перечень работников.

Взимается ли НДФЛ при депонировании зарплаты

НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от исходника выплаты.

В случае с банком НДФЛ отчисляется в день получения денег на заработок (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК). То есть до того момента, когда средства будут реально выплачены. Депонирование на сроках платежа никак не сказывается.

С 01 января 2021 введен новый срок удержания и выплаты НДФЛ при выдаче зарплаты наличными. НДФЛ перечисляется максимум на следующий рабочий день после даты расчета с сотрудниками (п. 6 ст. 226, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Удерживать данный НДФЛ нужно из дохода при его реальной выплате (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса).

Допустим, зарплата начислена 31 октября. А 7 ноября ее депонировали и выдали 28 ноября. Когда производится удержание НДФЛ из депонированной зарплаты и внесение удержанного НДФЛ?

При выдаче депонированной зарплаты 28 ноября налог удерживается 28 ноября и выплачивается не позднее 29 ноября.

В налоговом учете списание депонированной ранее зарплаты определяется применяемым методом расчета налога на прибыль.

При методе начисления депонированную зарплату включают в расходы месяца начисления (согласно подпунктам 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В данной ситуации нет разногласий между налоговым и бухгалтерским учетами.

Если деньги выдаются через кассу, депонированная зарплата включается в расходы в момент ее выдачи (согласно п. 2 ст. 273 НК). В месяце начисления будет видна вычитаемая временная разница. Это предусмотрено п. 11 ПБУ 18/02. Появится отложенный налоговый актив. Его не станет, когда зарплату выплатят.

Как производить депонирование зарплаты уволенного сотрудника

Нельзя списывать депонированную зарплату уволенного до истечения срока исковой давности. В данном случае работают стандартные 3 года (ст. 196 ГК).

Срок исковой давности из ст. 392 Трудового кодекса не актуален в случае, если человек не пришел за расчетом при увольнении и не дал информации о счете в кредитном учреждении для перевода средств.

Срок исковой давности стартует со дня депонирования зарплаты – то есть с того, который следует за днем увольнения сотрудника, если он отсутствует в день увольнения (по условиям ч. 1 ст. 140 Трудового кодекса РФ).

Если ни сам сотрудник, ни его доверенное лицо не запросили депонированную зарплату в течение 3 лет, для налогообложения ее нужно включить во внереализационные доходы (согласно п. 18 ст. 250 НК РФ).

В бухгалтерской отчетности списание долга проходит по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

В случае затруднений предлагаем вам воспользоваться бесплатной консультацией профессионалов. В Санкт-Петербурге на помощь придет компания «Бизнес Ресурс». Мы оказываем компетентную юридическую поддержку малым и средним компаниям.

Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

  • Экономия средств – до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате);

  • Специалисты «Бизнес Ресурса» даже теоретически не могут внезапно заболеть, уволиться или исчезнуть, как «приходящий» бухгалтер, и доступны в формате 24/7;

  • Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С;

  • Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните нам по телефонам:

Депонирование зарплаты по всем правилам (фото: volgograd-news.net).

  1. Депонирование заработной платы – что это?
  2. Как производится депонирование?
  3. Пример депонирования с использованием проводок
  4. А что с налогами?
  5. Как получить деньги работнику?

Иногда владельцам малого бизнеса приходится сталкиваться с необходимостью депонировать зарплату своих сотрудников. Случается это редко, а заниматься депонированием должен бухгалтер, но и для предпринимателя не будет лишним иметь об этой процедуре хотя бы примерное представление.

Депонирование заработной платы – что это?

Обычно зарплата выплачивается работникам сразу на банковскую карту. Это удобно и избавляет бухгалтера от дополнительной бумажной работы. Однако в некоторых компаниях получка всё ещё выдаётся наличными – работодатель снимает деньги со своего счёта и выплачивает их сотрудникам.

Выплачивать зарплату владелец фирмы должен минимум два раза в месяц, причём не в любое удобное для него время, а в определённые правилами внутреннего трудового распорядка дни. Максимальный срок выплаты – 5 рабочих дней с даты, установленной в качестве «зарплатного дня».

Предположим, что в установленный срок работник не получил свою зарплату. Заболел, отправился в командировку, вышел в отпуск – причин может быть много. В итоге деньги остались в кассе. Что с ними происходит дальше? Ведь храниться в кассе сверх лимита они не могут.

Если такое произошло, работодатель обязан сдать предназначенные для выплаты зарплаты деньги обратно в банк – это обязательное требование ЦБ России. Именно процесс передачи средств обратно в банк в случае невозможности их немедленной выплаты работнику и называется депонированием зарплаты.

Повторимся, осуществляется эта операция только в случае расчётов с работниками наличными. Если вы отчисляете кровно заработанные своими работниками деньги прямо им на карту, о депонировании не может идти и речи.

Как производится депонирование?

Весь процесс проходит по следующему алгоритму:

  • В последний день выдачи зарплаты бухгалтер открывает расчётно-платёжную ведомость и ставит отметку «депонировано» напротив фамилий тех сотрудников, которые по каким-то причинам не получили свои деньги;
  • После этого он подсчитывает и записывает в итоговой строке денежные суммы, выданные по факту и подлежащие депонированию, а затем сверяет полученные значения с итоговой суммой в ведомости;
  • Ставит свою подпись в ведомости;
  • Подписывает ведомость у главбуха или сразу у руководителя предприятия;
  • Составляет расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по факту денег;
  • Вносит в кассовую книгу запись о выданных деньгах (на основании кассового ордера).

Также оформить депонирование заработной платы и составить проводки нужно в учёте работодателя. Разберём на конкретном примере, как это происходит.

Пример депонирования с использованием проводок

В Трудовом договоре менеджера по продажам Иванова И. И. с фирмой ООО «Кристалл» указано, что день выдачи зарплаты – 10 число каждого месяца. Там же говорится, что фирма обязуется выплачивать Иванову заработную плату в течение 4 дней после этой даты. Руководитель обычно рассчитывается с ним наличными.

9 июля 2015 года владелец фирмы отправил Иванова на выставку-ярмарку продукции в другой город. Менеджер поехал на это мероприятие, провёл там неделю, заключил несколько договоров и вернулся обратно 16 июля. Что произошло за это время с его зарплатой? 14 числа её депонировали по платёжной ведомости и сдали обратно в банк, то есть денег Иванов не получил.

Он мог бы написать заявление на получение зарплаты, и ему выдали бы её в течение нескольких дней. Но Иванов решил не просто подождать 25 июля, потому что 25 числа каждого месяца ему платят аванс. В результате 25 июля он получил и аванс, и депонированную зарплату.

В учёте компании это зафиксировали, составив следующие проводки:

  • 14 июля 2015 года: Д70 К76 – 87 000 – депонирована зарплата Иванова;
  • 15 июля 2015 года: Д51 К50 – 87 000 – депонированная зарплата сдана в банк;
  • 25 июля 2015 года: Д76 К50 – 87 000 – депонированная зарплата выплачена Иванову.

А что с налогами?

Налоговый кодекс устанавливает, что НДФЛ при выплате зарплаты наличными удерживается и перечисляется в бюджет в день получения из банка денег. Соответственно, уже не важно, получил ли эти деньги сотрудник вовремя или нет – работодатель в любом случае должен уплатить этот налог сразу же. Депонирование здесь не имеет никакого значения, то есть обратно в банк невыплаченные работнику деньги отправляются уже за вычетом НДФЛ.

То же самое относится и к налогу на прибыль. Расходы на оплату труда учитываются при начислении ЗП, а факт выплат при этом значения не имеет. А вот с УСН ситуация немного другая – при её применении расходы по оплате труда признаются налогоплательщиком в момент фактической выплаты заработной платы. В этом случае налоги будут отчислять только в день выдачи депонированной зарплаты человеку, который не смог получить свои деньги вовремя.

Как получить деньги работнику?

В законе ничего не говорится о том, когда именно работник должен получить депонированную заработную плату, поэтому порядок выдачи «отсроченных» денежных средств лучше сразу прописать в трудовом договоре (либо в правилах внутреннего трудового распорядка). Возможны следующие варианты:

  • в день выплаты следующего аванса;
  • в день выплаты следующей заработной платы;
  • после получения от работника заявления на выплату (точное количество дней обработки и удовлетворения этого заявления лучше прописать в тот же трудовом договоре или в одном из локальных актов фирмы).

Впрочем, не обязательно писать заявление – оно может быть и устным, слишком много «официальщины» в таких делах ни к чему. Выдаётся депонированная зарплата всегда по расходному кассовому ордеру. В ордер нужно вписать удостоверяющие личность сотрудника данные, а если получателей несколько, можно оформить отдельную платёжную ведомость.

Как видим, депонирование – процедура довольно простая. Если вы рассчитываетесь с сотрудниками наличными, заранее предупредите их о возможности депонирования и кратко объясните, как оно проходит. В противном случае может возникнуть недопонимание – работники ведь наверняка не в курсе, что деньги при невыплате в срок нужно сдавать в банк, и будут требовать свои кровные немедленно.

В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?

Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.

Когда при методе начисления учитывать в доходах кредиторскую задолженность по депонированной заработной плате (п. 18 ст. 250 и п. 1 ст. 271 НК РФ)?

В чем смысл депонирования

По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:

  • безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
  • кассовую выплату наличных средств по ведомости.

В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.

Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.

Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.

Сроки для депонирования

Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:

  • платежная ведомость — Т-53;
  • расчетно-платежная ведомость — Т-49.

На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:

  • деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
  • в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.

Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.

Как списать задолженность по депонированной заработной плате с истекшим сроком исковой давности?

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

  1. Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
  2. Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.
  3. ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

  4. Цифры депонированных з/п заносятся в особый реестр (форма не утверждена законодательством, предприятие может разработать ее самостоятельно и зафиксировать во внутренней документации).
  5. На денежные суммы, выданные в качестве зарплаты, требуется составить расходный кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88), его реквизиты также отмечаются на ведомости и вписываются в кассовую книгу.
  6. Все записи, предварительно заверенные подписью бухгалтера (кассира), должны быть переданы на контроль главному бухгалтеру или руководству.
  7. Денежные средства, не выданные работникам, кассир обязан сдать в банк, так как держать в кассе суммы, превышающие дозволенные лимиты, запрещено, пусть даже они предназначены на будущие траты.

Как оформить выдачу из кассы депонированной заработной платы по доверенности?

Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.

Начисление средств на зарплату:

  • дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
  • дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
  • дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».

Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:

  • дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
  • дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».

Выплата депонированных зарплатных средств:

  • дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
  • дебет 76, кредит 50, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».

Вопрос: Каков срок удержания и уплаты НДФЛ с зарплаты, депонированной работодателем?
Посмотреть ответ

Депонированные деньги, налоги и взносы

Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

Как получить депонированные деньги?

Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.

Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.

Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).

Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.

Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».

Конкретный пример депонирования

25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

Депонированная заработная плата была выдана:

  • 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
  • 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

  • 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
  • 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
  • 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
  • 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
  • 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».

Заработная плата должна выплачиваться работникам не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Что должен делать бухгалтер, если кто-то из работников не явился за зарплатой в срок?

Коллективным или трудовыми договорами устанавливаются дни выплаты аванса и окончательного расчета по заработной плате, а также место и сроки выплаты заработной платы. Причем дни выплаты аванса и окончательного расчета по заработной плате устанавливаются в виде конкретных дат (например, выдача аванса — 25-го числа каждого месяца, а окончательный расчет — 10-го числа месяца, следующего за расчетным). Если день выдачи заработной платы совпадает с праздничным, то расчеты с работниками следует произвести накануне.

В случае неявки работника в установленные сроки, его заработную плату переводят на депонент. Причем на депонент относят только те суммы, которые были получены в банке.

Отметим, что о депоненте не может быть и речи, если заработная плата начислена, установленный срок для ее выплаты наступил, но у организации отсутствуют денежные средства для расчетов. Дело в том, что для отнесения сумм на депонент главным условием является то, что зарплата выдавалась всем сотрудникам, но не была получена некоторыми из них. А в рассматриваемом случае у организации возникает задолженность по оплате труда перед всеми работниками.

Организация должна выдать работнику депонированную денежную сумму на основании его письменного или устного требования. Если работник, обратившийся с требованием о выплате депонированной зарплаты, получит от работодателя отказ, будет нарушено его право на получение платы за труд.

В случае смерти работника не полученная к этому времени заработная плата на основании ст. 141 ТК РФ выдается членам его семьи. В качестве получателя заработной платы умершего работника может выступать также лицо, находившееся на его иждивении на день смерти.

Согласно ст. 2 Семейного кодекса РФ к членам семьи относятся: супруг, родители (усыновители) и дети (в том числе усыновленные). Для подтверждения родства необходимо представить в бухгалтерию свидетельство о браке (для супруга), свидетельство о рождении (для детей, родителей, братьев и сестер).

Под иждивением понимается получение от кормильца полного содержания либо помощи, которая была для данного лица постоянным и основным источником средств к существованию. Факт иждивения должен быть документально доказан, например в судебном порядке (ст. 264 ГПК РФ).

Выдача депонированных сумм производится не позднее одной недели со дня представления в бухгалтерию соответствующих документов.

Порядок отнесения на депонент неполученных выплат

Если некоторые сотрудники не получили заработную плату в течение срока, установленного для ее выдачи, то кассир должен произвести следующие действия:

  • проставить отметку (штамп) «Депонировано» в расчетно-платежной ведомости по ф. N Т-49 в графе «Деньги получил» (в платежной ведомости по ф. N Т-53 в графе «Подпись в получении денег») напротив фамилии работника, не получившего по каким-либо причинам заработную плату;
  • составить реестр депонированных сумм и заполнить его на основании платежной (расчетно-платежной) ведомости. Унифицированной формы этого реестра нет, и организация может его разработать самостоятельно. На наш взгляд, за основу можно взять ф. 0504047, применяемую бюджетными организациями (утв. Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н);
  • указать фактически выплаченные и депонированные суммы заработной платы в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости, предварительно сверенные с общим итогом по платежной ведомости;
  • оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты с указанием его номера и даты заполнения на платежной ведомости;
  • записать реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты в кассовую книгу.

На следующий день нужно составить расходный кассовый ордер и сдать депонированные суммы в банк.

Учет депонированных сумм

Организация должна вести аналитический учет депонированных сумм по каждому сотруднику с отметкой о дате возникновения депонентов. Учет можно вести автоматизированным способом или в книге учета депонентов. Унифицированной формы этой книги также не существует. Однако можно воспользоваться формой, применяемой бюджетными организациями (ф. 0504048 утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н). В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу (пример 1).

Пример 1. На предприятии сумма начисленной за январь 2010 г. заработной платы составляла 700 000 руб. К выплате по платежной ведомости от 10.02.2010 N 2 на заработную плату приходилось 609 000 руб. Расчеты за январь осуществлялись из кассы организации в период с 10.02.2010 по 13.02.2010. В указанный период не получили заработную плату три сотрудника: Иванов И.И. — 21 400 руб., Петров П.П. — 25 600 руб., Сидоров С.С. — 12 400 руб. В марте депонентская задолженность не возникала.

Депонированная заработная плата была выдана: Иванову И.И. — 19.02.2010, Петрову П.П. — 15.03.2010, Сидорову С.С. — 18.03.2010.

Кассир организации должен был 13.02.2010 сформировать реестр депонированных сумм и отразить депоненты в книге аналитического учета депонированной заработной платы.

Книга аналитического учета депонированной заработной платы

Таб.
N
 Ф.И.О. 
 Кредит (отнесено на счет 
депонентов)
 Дебет - выплачено 
(списано)
 Месяц 
 Платежная 
ведомость
Сумма,
руб.
 Расходный 
ордер
Февраль
 Март 
 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 8 
Остаток на начало - 0 руб. 
 9 
Иванов И.И. 
Февраль
N 2 
от 10.02.2010
21 400
N 58 от 
23.02.2010
 21 400
 12 
Петров П.П. 
Февраль
N 2 
от 10.02.2010
25 600
N 99 от 
15.03.2010
25 600
 21 
Сидоров С.С.
Февраль
N 2 
от 10.02.2010
12 400
N 109 от 
18.03.2010
12 400
Итого за месяц 
59 400
 21 400
38 000

Итого депонировано за февраль — 59 400 руб.

Итого выплачено за февраль — 21 400 руб.

Остаток на конец периода (февраля) — 38 000 руб.

Итого выплачено за март — 38 000 руб.

Остаток на конец периода (марта) — 0 руб.

Согласно пп. «н» п. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». Депонирование сумм, не полученных работниками, отражается учетной записью:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.

При выплате депонированных сумм производится запись по дебету счета 76, субсчет 4, и кредиту счетов учета денежных средств (50 «Касса» — если депонированная заработная плата выдается из кассы организации; 51 «Расчетные счета» — если депонированная зарплата перечислена на счет сотрудника в банке) (пример 2).

Пример 2. Воспользуемся исходными данными примера 1. Предположим, что денежные средства на выплату заработной платы в сумме 609 000 руб. были получены с расчетного счета в кассу организации 10.02.2010.

В бухгалтерском учете предприятия произведены следующие записи:

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 57 «Переводы в пути»

609 000 руб.

получены в кассу денежные средства с расчетного счета;

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 50 «Касса»

594 600 руб. (609 000 — 58 400)

выдана из кассы заработная плата;

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

58 400 руб.

депонирована не полученная сотрудниками зарплата;

Д-т сч. 57 «Переводы в пути»

К-т сч. 50 «Касса»

58 400 руб.

депонированная заработная плата передана на инкассацию для внесения на расчетный счет;

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

К-т сч. 50 «Касса»

21 400 руб.

выплачена депонированная зарплата за январь Иванову И.И.;

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

К-т сч. 50 «Касса»

25 600 руб.

выплачена депонированная зарплата за январь Петрову П.П.;

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

К-т сч. 50 «Касса»

12 400 руб.

выплачена депонированная зарплата за январь Сидорову С.С.

Отражение депонированных сумм в отчетности

Кредиторская задолженность организации по оплате труда отражается в формах бухгалтерской отчетности:

  • бухгалтерском балансе. Если исходить только из названия счета, депонированную зарплату следует показать как кредиторскую задолженность перед прочими кредиторами (стр. 625). Ведь сумма депонированной зарплаты отражается по кредиту счета 76, субсчет 4. Если исходить из «экономического содержания» депонента, на наш взгляд, правильнее отразить его по стр. 622 как задолженность перед персоналом организации. Сведения, которые приводятся в стр. 622 и 625, формируют показатель стр. 620 «Кредиторская задолженность»;
  • приложении к бухгалтерскому балансу. Сумма депонированной зарплаты отражается в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» в строке «Прочая». Данная строка формирует показатель строки «Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего». Для определения показателя этих строк используется кредитовый остаток по счету 76, субсчет 4.

Налогообложение и уплата взносов во внебюджетные фонды

Налог на прибыль. В случае если организация определяет доходы и расходы методом начисления, то депонированная заработная плата признается в составе расходов в том месяце, когда она была начислена. По сути, речь идет о традиционном ежемесячном начислении заработной платы, не зависящем от того, будет она в дальнейшем депонироваться или нет. В этом случае разницы между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

В случае если доходы и расходы определяются кассовым методом, депонированная заработная плата признается в составе расходов в том месяце, когда она была выплачена работнику.

Поскольку в месяце, за который осуществляется начисление заработной платы, в бухгалтерском учете сумма депонированной зарплаты включается в состав расходов, а в налоговом учете нет, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива (пример 3).

Пример 3. Сотрудник Иванов И.И. был уволен 31.01.2010, но не получил расчет за отработанное время в сумме 20 000 руб., в связи с чем его заработная плата была депонирована. Выдача денег Иванову И.И. осуществлена 20.03.2010 на основании его устного заявления. Налоговый учет доходов и расходов организация ведет кассовым методом.

В бухгалтерском учете произведены записи:

в январе:

Д-т сч. 20 «Основное производство»

К-т сч. 70 «Учет расчетов по заработной плате»

20 000 руб.

начислена заработная плата за январь;

Д-т сч. 70 «Учет расчетов по заработной плате»

К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

17 452 руб. (20 000 — (20 000 — 400) x 13%)

депонирована не полученная в срок зарплата (за вычетом удержанного НДФЛ);

Д-т сч. 09 «Отложенный налоговый актив»

К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсч. «Расчеты по налогу на прибыль»,

4000 руб. (20 000 x 20%)

отражен отложенный налоговый актив с суммы невыплаченной зарплаты;

в марте:

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

К-т сч. 50 «Касса»

17 452 руб.

выплачена из кассы депонированная ранее заработная плата;

Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсч. «Расчеты по налогу на прибыль»,

К-т сч. 09 «Отложенный налоговый актив»

4000 руб.

погашен ОНА.

В принципе, у организаций, применяющих кассовый метод, отложенные налоговые активы возникают ежемесячно с суммы всего фонда оплаты труда. Ведь в бухгалтерском учете расходы на заработную плату признаются в расчетном месяце, а в налоговом — в месяце выплаты, следующем за расчетным. В связи с особенностями расчетов по депонентам существует вероятность погашения ОНА не только в следующем за расчетным месяце (как для обычной заработной платы), но и в более поздний срок, соответствующий дате фактического получения денег и закрытия депонента.

Страховые взносы во внебюджетные фонды. Сроки уплаты страховых взносов не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты. Поэтому, даже если заработная плата переведена на депонент, обязанность по уплате взносов до 15-го числа месяца, следующего за расчетным, сохраняется.

Обязательные страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний необходимо перечислять в день, установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц.

Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов во внебюджетные фонды и взносов на страхование от несчастных случаев в случае депонирования зарплаты.

Налог на доходы физических лиц. Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты. Если деньги на зарплату получены в банке, то организация должна перечислить налог в день получения в банке денежных средств на выплату дохода, т.е. до фактической выплаты денег работникам. Как видим, депонирование в данной ситуации на сроки перечисления налога не влияет (пример 4).

Пример 4. Один из сотрудников компании не смог получить заработную плату в сумме 30 000 руб. за январь 2010 г. в установленный срок — 03.02.2010, а получил ее только 19.02.2010. Зарплата выплачивается из кассы организации, денежные средства в кассу на оплату труда поступают из банка.

В бухгалтерском учете организации произведены записи:

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

30 000 руб.

начислена заработная плата работнику;

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсч. «Расчеты по НДФЛ»,

3900 руб.

удержан НДФЛ;

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

К-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсч. «Расчеты по социальному страхованию» и др. соответствующие субсчета,

7800 руб. (30 000 x 26%)

начислены страховые взносы во внебюджетные фонды;

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

К-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсч. «Расчеты по социальному страхованию»,

60 руб. (30 000 x 0,2%)

начислены взносы на страхование от несчастных случаев по ставке 0,2%;

Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсч. «Расчеты по НДФЛ»,

К-т сч. 51 «Расчетные счета»

3900 руб.

перечислен НДФЛ в бюджет;

Д-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсч. «Расчеты по социальному страхованию» и прочие соответствующие субсчета,

К-т сч. 51 «Расчетные счета»

7800 руб.

перечислены страховые взносы во внебюджетные фонды;

Д-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсч. «Расчеты по социальному страхованию»,

К-т сч. 51 «Расчетные счета»

60 руб.

перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 57 «Переводы в пути»

26 100 руб. (30 000 — 3900)

получены деньги на выплату зарплаты сотруднику в установленный срок;

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

26 100 руб.

депонирована сумма, не полученная работником в течение трех дней с даты установленного срока;

Д-т сч. 57 «Переводы в пути»

К-т сч. 50 «Касса»

26 100 руб.

инкассирована на расчетный счет неполученная заработная плата;

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. 4 «Расчеты по депонированным суммам»,

К-т сч. 50 «Касса»

26 100 руб.

работнику выдана депонированная зарплата.

Если зарплата выдается из наличной выручки, организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату. Иначе говоря, к моменту депонирования НДФЛ уплачен не будет, поскольку выплаты не было (пример 5).

Пример 5. Воспользуемся условиями примера 4, но несколько изменим их, предположив, что заработная плата в компании выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно в кассу организации. Причем 03.02.2010, в день, когда заработная плата выдается в соответствии с установленным сроком, выручка составила 80 000 руб., а 19.02.2010, когда работник получил денежные средства по депоненту, — 50 000 руб.

В бухгалтерском учете организации произведены записи:

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

30 000 руб.

начислена заработная плата работнику;

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсч. «Расчеты по НДФЛ»,

3900 руб.

исчислен НДФЛ;

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

К-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсч. «Расчеты по социальному страхованию» и др. соответствующие субсчета,

7800 руб. (30 000 руб. x 26%)

начислены страховые взносы во внебюджетные фонды;

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

К-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсч. «Расчеты по социальному страхованию»,

60 руб. (30 000 руб. x 0,2%)

начислены взносы на страхование от несчастных случаев по ставке 0,2%;

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 90 «Продажи», субсч. 1 «Выручка»,

80 000 руб.

поступила в кассу выручка от продажи товаров населению;

Д-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсч. «Расчеты по социальному страхованию»,

К-т сч. 51 «Расчетные счета»

60 руб.

перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. «Расчеты по депонированным суммам»,

26 100 руб.

депонирована неполученная зарплата;

Д-т сч. 57 «Переводы в пути»

К-т сч. 50 «Касса»

26 100 руб.

инкассирована неполученная заработная плата;

Д-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по соответствующим субсчетам

К-т сч. 51 «Расчетные счета»

7800 руб.

перечислены страховые взносы во внебюджетные фонды;

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 90 «Продажи», субсч. «Выручка»,

50 000 руб.

поступила в кассу выручка от продажи товаров;

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. «Расчеты по депонированным суммам»,

К-т сч. 50 «Касса»

26 100 руб.

выдана работнику депонированная зарплата;

Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсч. «Расчеты по НДФЛ»,

К-т сч. 51 «Расчетные счета»

3900 руб.

НДФЛ перечислен в бюджет.

Списание депонента. Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления, что обусловлено общим сроком исковой давности, установленным ст. 196 ГК РФ.

Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумма списывается на основании п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся у коммерческой организации на финансовые результаты.

Для списания задолженности потребуется несколько документов:

  • первый документ — акт инвентаризации. Порядок ее проведения установлен Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. По ее итогам составляют акт по ф. N ИНВ-17. В случае истечения срока исковой давности по какому-либо депоненту его размер указывается в составе кредиторской задолженности на оборотной стороне акта в колонке «Сумма по балансу, в том числе с истекшим сроком исковой давности»;
  • второй документ — бухгалтерская справка. В ней нужно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек, поэтому есть основание для списания задолженности в соответствии с проведенной инвентаризацией;
  • третий документ — приказ руководителя. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании задолженности по заработной плате в связи с истечением срока исковой давности.

Президиум ВАС РФ в Постановлении от 15.07.2008 N 3596/08 указал на то, что отсутствие указанных документов означает, что оснований для списания задолженности нет.

В бухгалтерском учете депонированную заработную плату, не востребованную работником в течение трех лет, отражают как прочие доходы:

Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсч. «Расчеты по депонированным суммам»,

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсч. «Прочие доходы»,

списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.

В налоговом учете непогашенная кредиторская задолженность включается во внереализационные доходы на основании п. 18 ст. 250 НК РФ (Письмо Минфина России от 26.08.2002 N 04-02-06/3/61). Отразить эту сумму в соответствующем регистре налогового учета нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (Письмо Минфина России от 27.12.2007 N 03-03-06/1/894).

Какова продолжительность срока давности?

Минфин России в Письме от 02.04.2009 N 03-03-06/1/211 высказал следующую точку зрения: срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца. В качестве основания для такого вывода указывались ст. 392 ТК РФ и ст. 197 ГК РФ.

В ст. 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. А в ст. 197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности — сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Федеральная налоговая служба в Письме от 06.10.2009 N 3-2-06/109 указала, что предусмотренный ст. 392 ТК РФ срок в три месяца не может рассматриваться в качестве срока исковой давности для списания в налоговом учете кредиторской задолженности по депонированной заработной плате. Вышеуказанной статьей определяется срок, в течение которого работник вправе обратиться в суд. ФНС России пришла к выводу, что для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если она не была востребована работником в течение трех лет.

В Письме Минфина России от 23.12.2009 N 03-03-06/1/823 приводилась позиция, аналогичная позиции ФНС России: начало течения трехмесячного срока для обращения в суд связано с днем, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Право работника на получение заработной платы нарушено, если, обратившись к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы, работник получил отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате начинается течение предусмотренного ст. 392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд.

В случае если сотрудник обращается с требованием о выплате заработной платы к работодателю, а работодатель готов ее выплатить, права работника не ущемляются. Сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению в состав внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли в связи с истечением срока исковой давности.

В.А.Липатова

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *