Чеки для авансового отчета

Сотрудник, получивший от компании аванс на хозяйственные расходы или командировку в виде наличных денег или безналичного перевода, становится подотчетным лицом. Это значит, что в установленный срок с момента совершения трат или возвращения из поездки он обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, составленный должным образом.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ОНЛАЙН

Так как авансовый отчет обосновывает понесенные сотрудником расходы, к нему обязательно должны прикладываться первичные документы, которые могут их подтвердить. Подтверждающие документы необходимы для того, чтобы бухгалтер мог приобщить эти траты к общехозяйственным и уменьшить налогооблагаемую базу. К этим документам предъявляются достаточно строгие требования, выполнение которых регулярно проверяют контролирующие органы.

Список приложений к авансовому отчету

В качестве первичных документов, которые можно приложить к отчету для подтверждения расходов, подходят:

  • кассовый чек;
  • квитанция ПКО (приходный кассовый ордер);
  • БСО (бланк строгой отчетности);
  • накладная;
  • пассажирские билеты;
  • посадочные талоны авиабилетов;
  • счет-фактура;
  • расписка о приобретении товаров/услуг у физического лица, не являющегося ИП;
  • справка о продаже/покупке иностранной валюты.

К отчету можно прикладывать эти документы на иностранном языке, но в этом случае потребуется сделать их перевод на русский язык, а конкретно – перевести ту часть, в которой указана значимая для авансового отчета информация: полные сведения о продавце/поставщике услуг, перечисление потребленных товаров/услуг, их стоимость, итоговая сумма, дата.

Чеки для авансового отчета: какие можно принимать?

При покупке товара или оказании услуги подотчетному лицу на руки выдается документ – чек ККТ (контрольно-кассовой техники). Он может быть кассовым или товарным. Для авансового отчета важно, чтобы в этом чеке содержалась следующая информация:

  • наименование продавца/поставщика услуги;
  • ИНН;
  • заводской номер чека;
  • порядковый номер чека;
  • дата, время приобретения товара/получения услуги;
  • стоимость по позициям и итоговая сумма.

Все эти требования к чекам прописаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом фиксированной формы для составления товарного чека нет – продавец или поставщик услуги вправе самостоятельно составлять этот документ, ориентируясь на требования законодательства к его содержанию.

Для полноты информации подотчетному лицу желательно предоставлять в бухгалтерию кассовый и товарный чеки вместе, однако возможны ситуации, когда предъявить можно только один из них. Например, только товарный чек без кассового выдают своим покупателям предприятия и индивидуальные предприниматели, работающие по системе ЕНВД (единый налог на вменённый доход) и патентной системе налогообложения. В случае, если подотчетный сотрудник приобретал товар или услугу в такой организации, он может использовать товарный чек вместо кассового. Важно, чтобы в нем указывались все необходимые реквизиты, в том числе сведения о том, кто выписал товарный чек, с подписью ответственного лица. Если услугу или товар реализует организация, на товарном чеке в обязательном порядке проставляется и печать. Для индивидуальных предпринимателей это требование не действует.

Кассовый чек также можно предоставить без товарного. Однако возможна ситуация, когда в документе не прописывается наименование товара или услуги — в этом случае использовать кассовый чек как полноценное подтверждение уже невозможно – нужно прикладывать товарный чек с расшифровкой позиций или накладную, где также построчно будут прописаны полученные товары или услуги.

Первичные документы могут предоставляться в бумажном или электронном виде. В первом случае важно сделать их копии, так как кассовая лента со временем постепенно выцветает, а нанесенная на нее информация становится нечитаемой. Использовать такой документ при проверках контролирующих органов невозможно. У электронного подтверждающего документа есть немаловажное преимущество – он содержит весь объем необходимой информации согласно требованиям законодательства, бессрочно хранится и может быть распечатан в любой момент.

Чеки для авансового отчета: есть ли альтернатива?

Если чек не может быть предоставлен подотчетным лицом (например, при покупке товаров у физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), в качестве замены подойдут:

  • расписка;
  • бланк строгой отчетности (БСО).

Эти документы должны содержать имя, отчество и фамилию продавца, ИНН, а также дату и сумму сделки. В расписке указывается сотрудник, получившей товар или услугу, либо наименование организации, если он действует по доверенности. В бланке строгой отчетности могут быть указаны только ФИО, так как эта форма оформляется при оказании услуг населению. В этом случае прописывается наименование товара или услуги и ФИО подотчетного сотрудника, а в своем отчете он обосновывает принадлежность трат организации.

Оптимизация работы с чеками

Существуют бизнес-приложения, делающие работу с любыми подтверждающими документами максимально простой и комфортной. Приложение Hamilton Авансовый отчет удобно как для подотчетных лиц, так и для руководителей компании. Первые получают возможность создавать авансовый отчет в режиме онлайн, мгновенно прикрепляя к нему фото или сканы всех подтверждающих документов. Вторые могут легко контролировать и утверждать все расходы подотчетных сотрудников.

При этом авансовый отчет и все приложения к нему хранятся в электронном архиве, что позволяет руководителю или бухгалтеру просмотреть их в любой момент. Потерять или забыть нужный документ в таком случае просто невозможно. Приложение гибко настраивается под локальные бизнес-практики и особенности учетной политики компании, а также работает с уже существующими программными комплексами и сложными ERP-системами.

В результате процесс обработки авансовой отчетности становится оптимальным, экономически выгодным для компании и отнимает минимум рабочего времени у всех вовлеченных в бизнес-процесс сотрудников.

По общему правилу к авансовому отчету должны быть приложены оригиналы документов, которые подтверждают суммы понесенных подотчетным лицом расходов: чек РРО, расчетная квитанция, квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО), товарный чек, расходная накладная поставщика и т. п. Но чаще всего подотчетные лица имеют дело с чеками РРО и со временем эта тенденция сохранится.

С одной стороны, требования к оформлению фискального чека строго регламентированы. В частности, перечень его обязательных реквизитов приведен в п. 2 разд. ІІ Положения № 131. С другой стороны, иногда РРО-обязанные продавцы понимают эти требования по-своему. Из-за чего и случаются ситуации, когда, по мнению бухгалтера, чек, приложенный к авансовому отчету, не может считаться подтверждающим документом. Проанализируем некоторые из них.

1 Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13.

Ситуация 1. Чек не содержит строк об округлении суммы покупки. Вы, вероятно, догадались, что речь идет об оформлении чека РРО в розничной торговле после изъятия из оборота монет мелких номиналов. Фискалы рекомендуют делать так (109.10 ЗIР): после строки 7 фискального чека перед строкой 8 добавить новые строки «Загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) за чеком до заокруглення» и «заокруглена знижка/заокруглена надбавка»; в строке 8 «СУМА» указывать «Загальна вартість придбаних товарів (наданих послуг) за чеком після заокруглення».

Вместе с тем Положение № 13 не устанавливает обязательность таких дополнительных строк в чеке РРО. Учитывая это, чек без них полностью пригоден как приложение к авансовому отчету!

Важно! Как только утвердят проект приказа Минфина о внесении изменений в Положение № 132, «округляющие» реквизиты приобретут статус обязательных.

2 См. по ссылке: mof.gov.ua/uk/draft-regulatory-documents-for-discussion-in-2019.

Кстати, и сейчас, и в будущем их нужно приводить в чеке только в случае наличного расчета. Если за товар платить картой, наличие этих строк не требуется.

Ситуация 2. В чеке не теми буквами обозначены ставки НДС. В Требованиях № 1993 объясняется, что буквенное обозначение ставки НДС — это буква, которая отвечает определенной налоговой группе. А вот какой именно буквой следует обозначать группы, которые облагаются по той или иной ставке, освобождены от налогообложения и не являются объектом налогообложения, не определено нигде. Выходит, эти буквы в действительности могут быть любыми .

3 Требования по реализации фискальных функций регистраторами расчетных операций для различных сфер применения, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.2002 г. № 199.

Ситуация 3. В чеке не указана форма оплаты. Обозначение формы оплаты (наличными, электронным платежным средством, в кредит и т. п.) должно быть в чеке обязательно. Ситуация ухудшается еще и потому, что в случае отсутствия в расчетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов такой документ не будет приниматься как расчетный (п. 3 разд. I Положения № 13).

Вместе с тем, по нашему мнению, последняя норма касается исключительно продавцов, которых с ее помощью будут наказывать за нераспечатку соответствующего расчетного документа (п. 1 ст. 17 Закона об РРО). А для покупателя такой чек вполне годится как документ, который подтверждает размер расходов по авансовому отчету.

Так же считают и суды (см. определение Харьковского апелляционного админсуда от 11.05.2017 г. по делу № 818/1740/16).

Но у фискалов своя правда — они могут выбраковать чек с указанным дефектом.

Ситуация 4. В чеке не приведен адрес магазина (или приведен без указания населенного пункта). Адрес хозяйственной единицы — тоже обязательный реквизит чека. Общие требования к написанию адреса предусмотрены п. 42 Правил № 2704 и включают, среди прочего, наименование населенного пункта. Известны несколько старых судебных решений с противоположными подходами к решению этого вопроса.

4 Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением КМУ от 05.03.2009 г. № 270.

См., например, определение ВАСУ от 29.01.2013 г. № К-19686/10 // reyestr.court.gov.ua/Review/29149370 и постановление ВСУ от 04.07.2011 г. по делу № 21-111а11 // reyestr.court.gov.ua/Review/17914327.

Нам больше импонирует тот, по которому незначительные недочеты в чеке РРО — не препятствие для возмещения расходов подотчетного лица. Однако помните и о контролерах…

Ситуация 5. В чеке не указан код по УКТ ВЭД. Реквизит «код товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД», с одной стороны, является обязательным реквизитом кассового чека, однако, с другой стороны, указывается в случаях, предусмотренных действующим законодательством. Единственный на сегодня такой случай прописан в п. 11 ст. 3 Закона об РРО, где содержится требование приводить его в случае продажи горючего. По нашему мнению, отсутствие в чеке этого реквизита не влияет на содержание расчетной операции, следовательно, такой чек может быть приложен к авансовому отчету.

Ситуация 6. Квитанция к ПКО вместо чека РРО. Такое вполне может быть, если вы приобрели ТМЦ у производителя, который продает собственную продукцию (когда работает п. 1 ст. 9 Закона об РРО).

Имел ли право на такое послабление конкретный субъект хозяйствования, можно выяснить, изучив информацию на маркировке товара — название производителя там должно указываться обязательно.

Поэтому, по нашему мнению, квитанция к ПКО — абсолютно приемлемый подтверждающий документ. Хотя если такую квитанцию выдаст ФЛП, то принимать ее как подтверждение понесенных расходов по авансовому отчету не стоит.

Возможные санкции. Чем может грозить предприятию непризнание проверяющими чека РРО как подтверждающего документа. Во-первых, если работник получил аванс под отчет, то могут заявить, что он не возвращен в срок, и доначислить НДФЛ/ВС. Во-вторых, могут не признать расходы (но тут есть контраргументы), а также налоговый кредит, отраженный на основании чека.

А вот «кассовых» штрафов после отмены Указа № 4365 можно не бояться.

5 Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95 (отменен).

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

  • Если в компании нет ЭДО

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Главная → Статьи → Кассовый чек подтверждает расходы на приобретение товаров подотчетным лицом

Подотчетное лицо приобрело товары, оплатив их наличными денежными средствами. Ему был выдан кассовый чек, содержащий перечень товаров. Бухгалтерия требует предоставить товарный чек.
Правомерно ли требование бухгалтерии?

Общие критерии, которым должны удовлетворять расходы налогоплательщика для признания их в налоговом учете, поименованы в п. 1 ст. 252 НК РФ (смотрите также постановление АС Поволжского округа от 12.12.2014 № Ф06-18264/13 по делу № А12-16466/2014). Согласно данной норме налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (дополнительно смотрите определения КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и № 366-О-П, постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53).

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Из ст. 313 НК РФ следует, что подтверждением данных налогового учета являются, в первую очередь, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

О том, что чеки контрольно-кассовой техники (далее – чеки ККТ) могут применяться наряду с другими первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), ранее сообщали контролирующие органы (письма УМНС по г. Москве от 19.05.2004 № 29-12/34067, Минфина России от 11.01.2006 № 03-03-04/2/1).

В свою очередь, частью 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

То есть понятию «первичный учетный документ” для целей бухгалтерского и налогового учета чек ККТ будет соответствовать только в том случае, если он содержит все вышеперечисленные реквизиты.

Такой же вывод делают и представители налоговых органов. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007 выражена позиция, что чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), в том случае, если на выдаваемом покупателю чеке содержится перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня наличия одного чека ККТ для поставленной цели недостаточно. В этом случае покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца (смотрите также письма УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 № 20-12/56636@, от 26.04.2011 № 17-15/041152, от 26.06.2006 № 20-12/56636@, УМНС России по г. Москве от 06.10.2004 № 26-12/64015).

Следует отметить, что Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ (далее – Закон № 290-ФЗ) в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ) внесены существенные изменения.

Согласно ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ (в редакции Закона № 290-ФЗ) кассовый чек – это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники. Это понятие используется для целей Закона № 54-ФЗ (абзац первый ст. 1.1 Закона № 4-ФЗ).

Пунктом 15 ст. 1 Закона № 290-ФЗ Закон № 54-ФЗ дополнен ст. 4.7 «Требования к кассовому чеку и бланку строгой отчетности”, в которой указаны обязательные реквизиты кассовых чеков и бланков строгой отчетности. При этом введены реквизиты, ранее отсутствующие среди обязательных реквизитов кассового чека, бланка строгой отчетности (п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 № 745). Среди новых реквизитов фигурирует «адрес сайта уполномоченного органа в сети Интернет (абзац шестнадцатый ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ), на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака”.

При этом кассовый чек должен содержать все реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ (письма Минфина России от 12.05.2017 № 03-01-15/28910, от 02.05.2017 № 03-01-15/26812, от 10.04.2017 № 03-01-15/21286).

Вместе с тем в письме ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@ «О документальном подтверждении расходов в целях налогообложения” обращено внимание, что Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности” и «подпись” лиц, совершивших хозяйственную операцию (письмо относилось к периоду действия Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 № 745).

Учитывая это, налоговые органы пояснили, что при осуществлении расчетов чек ККТ выдается не организации, а физическому лицу – сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов, подтверждающих факт оплаты – чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру. Поэтому налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

В настоящее время такой реквизит, как должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту), в перечне реквизитов, установленных ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ, содержится. Однако подписи лиц по-прежнему не предусмотрено. Поэтому разъяснения чиновников не потеряли своей актуальности. Как указано в вопросе, товарные чеки в ряде случаев отсутствуют. Вместе с тем первичным документом, сопровождающим кассовый чек, на наш взгляд, может выступать авансовый отчет.

Так, на основании пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (который также должен соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным документам).

Теперь, что касается документов, необходимых для подтверждения расходов в целях налогообложения.

Принятие на учет поступивших от поставщиков материалов осуществляется на основании приходного ордера (может быть разработан на основе формы № М-4, если количество и качество полученных материалов совпадают с данными поставщика) либо, если имеются расхождения, акта о приемке материалов (может быть разработан на основе формы № М-7) (второй абзац п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее – Методические указания), утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру (четвертый абзац п. 49 Методических указаний, письмо Минфина России от 29.10.2002 № 16-00-14/414).

На основании приходного ордера или акта о приемке материалов заполняется карточка учета материалов (форма может быть разработана на основе унифицированной формы № М-17). Все унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

Далее при использовании приобретенных ТМЦ в деятельности организации производится их отпуск. Согласно п. 100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы № М-8), требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы № М-11), накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы № М-15). Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

Таким образом, полагаем, что основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом товаров в данном случае будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет, отвечающий требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ, с приложенным к нему кассовым чеком, подтверждающим фактическое осуществление затрат по приобретению товаров (письмо УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 № 17-15/041152@). При этом отсутствие товарного чека не будет являться препятствием для признания расходов в налоговом учете.

Ответ подготовил: Молчанов Валерий, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
Контроль качества ответа: Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

Каждый сотрудник, получивший на руки подотчетные средства от компании, например, на закупку необходимых расходных материалов или на деловую поездку должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В это отчете не только отражены, но и подтверждены все совершенные сотрудником траты на нужды компании. Бухгалтер обязан проверить, действительно ли эти траты соответствуют нуждам компании, после чего сохранить отчет и приложенные к нему первичные документы.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • кассовый чек;
  • товарный чек;
  • документ-замена ККТ (предоставляются предпринимателями на патентной схеме);
  • бланк строгой отчетности;
  • товарная накладная;
  • счет-фактура;
  • квитанция к ПКО.

Самые распространенные приложения к авансовому отчету – это чеки — кассовый и товарный. В некоторых случаях чеки могут быть предоставлены в электронном виде, например, если покупка была совершена в интернет-магазине. Предоставлять оригинал в этом случае не требуется, хватит и распечатанного из электронной почты подтверждающего документа – это прописано в пункте 5 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Какие данные должны содержаться в кассовом и товарном чеках?

Согласно требованиям законодательства, в подтверждающих расходы первичных документах должны быть указаны:

  • наименование документа;
  • порядковый номер за смену;
  • дата, время, место проведения операции;
  • наименование организации;
  • ИНН, система налогообложения;
  • признак расчета;
  • перечисление товаров/услуг и их стоимость;
  • формат оплаты товаров/услуг;
  • ФИО продавца;
  • реквизиты кассового аппарата;
  • порядковый номер документа;
  • адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
  • QR-код.

Если кассовый чек не содержит перечисление товаров, то для авансового отчета его недостаточно, и в таком случае его необходимо дополнить товарным чеком, который детализирует покупку.

Кстати, кассовый чек подвержен быстрому выцветанию, поэтому лучше сразу сделать его копию или сохранить фотографию в приложении Hamilton Авансовый отчет.

Товарный чек не имеет стандартной формы, однако должен содержать все обязательные реквизиты для первичных документов, кроме номера и печати – они необязательны. Даже если в документе присутствует ошибка, принять его к учету можно. Однако перед этим рекомендуется отправить запрос на сайт или адрес продавца товара/услуги, чтобы уточнить, действительно ли представленный документ выдан им.

При одновременной подаче кассового и товарного чеков их даты и суммы должны полностью совпадать.

Как оформить авансовый отчет по чекам?

В России утверждена форма заполнения АО-1, однако сегодня она не является обязательной. Авансовый отчет можно заполнять и в свободной форме, но большинство организаций продолжают использовать именно эту форму как наиболее удобную и отработанную на практике.

В форме авансового отчета должны присутствовать следующие данные:

  • информация о подотчетном лице;
  • сумма выданных под отчет средств;
  • информация о предыдущем авансе;
  • цель получения аванса;
  • бухгалтерские пометки.

На лицевой стороне отчета указываются вышеперечисленные сведения — ее может заполнять как сам сотрудник, так и специалист бухгалтерского отдела. Обратную сторону авансового отчета по чекам должен заполнить сотрудник — на ней под номерами перечисляются подтверждающие документы, их реквизиты, израсходованные суммы. Далее к отчету прикладываются все подтверждающие расходы документы.Внесенные в авансовый отчет данные необходимо внимательно проверять, так как закравшиеся ошибки могут стоить компании и непосредственно руководителю штрафа и доначисления НДФЛ и взносов. Сократить ошибки может помочь заполнение авансового отчета по чекам по образцу, а навсегда исключить — заполнение авансового отчета в электронном виде.

В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники-бизнес процесса работают в единой онлайн среде в любое удобное время и из любой локации. Большая часть информации в авансовом отчете уже заполнена по умолчанию, а то, что нужно внести подсвечено красным цветом. Для подтверждения расходов сотруднику необходимо просто сфотографировать свои чеки и приложить к отчету онлайн, а для отправки отчета на проверку — кликнуть кнопку «Отправить».

Таким образом бухгалтерия всегда получает от сотрудников только 100%-правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все проводки по ним формируются автоматически. Функционал приложения также позволяет даже не распечатывать документ, чтобы его завизировать — сделать это можно с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Использование такого приложения делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников – подотчетных лиц, бухгалтерии, руководителей, многократно упрощая и ускоряя его.

5 главных преимуществ облачного приложения Hamilton Авансовый отчёт

  1. Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
  2. Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
  3. Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
  4. Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
  5. Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *