Библиотечный фонд

Содержание

Семина Л. , эксперт журнала

Журнал «Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение» № 9/2020

Может ли учреждение культуры заключить контракт (договор) на подписку на периодические издания с единственным поставщиком?

Да, может на основании пп. 5, 14 п. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ.

Обоснование.

Случаи, при которых закупка периодических изданий может осуществляться у единственного поставщика (то есть без проведения торгов), приведены в ст. 93 Закона № 44-ФЗ. С учетом ее положений учреждение культуры может осуществлять закупку периодических изданий у единственного поставщика в следующих случаях:

1) если сумма закупки не превышает 600 000 руб. (пп. 5). При этом годовой объем закупок, которые заказчик вправе осуществить на основании данного подпункта, не должен превышать:

  • либо 5 млн руб.;

  • либо 50 % совокупного годового объема закупок заказчика (должен составлять не более 30 млн руб.);

2) при закупке печатных изданий или электронных изданий определенных авторов у издателей в случае, если указанным издателям принадлежат исключительные права или исключительные лицензии на использование таких изданий, а также при закупке услуг по предоставлению доступа к данным электронным изданиям для обеспечения деятельности государственных и муниципальных библиотек, образовательных учреждений, научных организаций. В этом случае ограничений по сумме закупки нет.

Правомерно ли установление в договоре о подписке на периодические печатные издания (их приобретении) предоплаты в размере 100 %?

Да, правомерно.

Обоснование. В соответствии с пп. «в» п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 09.12.2017 № 1496 (далее – Положение № 1496), получатели средств федерального бюджета вправе в заключаемых ими договорах (государственных контрактах) о подписке на печатные издания и об их приобретении предусматривать авансовые платежи в размере до 100 % суммы договора (государственного контракта).

Отметим, что в силу п. 16.1 ст. 30 Федерального закона № 83-ФЗ, п. 3.11-1 ст. 2 Федерального закона № 174-ФЗ бюджетные учреждения при заключении контрактов (договоров) о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг, предусматривающих авансовые платежи, также вправе руководствоваться нормами пп. «в» п. 18 Положения № 1496.

Могут ли бюджетные (автономные) учреждения культуры оплачивать подписку на профессиональные журналы?

Могут, если расходы обозначены в плане финансово-хозяйственной деятельности.

Обоснование. Финансовое обеспечение деятельности бюджетных и автономных учреждений согласно положениям п. 1 ст. 78.1 БК РФ, ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», ст. 4 Федерального закона № 174-ФЗ осуществляется посредством предоставления из соответствующего бюджета бюджетной системы РФ субсидий на финансовое обеспечение выполнения государственного задания, целевых субсидий и средств от иной приносящей доход деятельности, осуществляемой в соответствии с уставами указанных учреждений.

Документом, определяющим направления использования бюджетными (автономными) учреждениями вышеуказанных средств, является план финансово-хозяйственной деятельности государственного учреждения (далее – план ФХД), составляемый и утверждаемый в порядке, установленном органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя в отношении учреждения, в соответствии с Требованиями к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения, утвержденными Приказом Минфина РФ от 31.08.2018 № 186н.

Показатели плана ФХД по выплатам учреждения формируются на соответствующий финансовый год в соответствии с расчетами (обоснованиями) плановых показателей по выплатам, формируемых с учетом норм трудовых, материальных, технических ресурсов, используемых для оказания учреждением услуг (выполнения работ), а также требований, установленных нормативными правовыми (правовыми) актами, в том числе ГОСТами, СНиПами, СанПиНами, стандартами, порядками и регламентами (паспортами) оказания государственных (муниципальных) услуг (выполнения работ).

План ФХД учреждения утверждается руководителем данного учреждения, если иное не установлено органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.

Исходя из вышеизложенного, осуществление расходов, связанных с оплатой подписки на профессиональные журналы, бюджетными и автономными учреждениями возможно при наличии в плане ФХД соответствующих направлений выплат и расчетов (обоснований) плановых показателей по указанным выплатам. Подтверждает данный вывод Письмо Минфина РФ от 18.03.2020 № 09-07-09/20728.

По каким КБК следует оплачивать договоры о подписке на периодические издания?

Оплата таких договоров отражается по КВР 244 в увязке с подстатьей 226 КОСГУ.

Обоснование. Согласно п. 10.2.6 Порядка № 209н расходы на подписку на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек (с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки), отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Данная подстатья применяется в увязке с КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н).

На каком счете учитываются периодические издания, приобретаемые для пополнения библиотечного фонда?

Для учета таких объектов предназначен забалансовый счет 23.

Обоснование. В соответствии с п. 377 Инструкции № 157н для учета периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых для комплектации библиотечного фонда, используется забалансовый счет 23 «Периодические издания для пользования». Учет на данном счете ведется в условной оценке «один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – 1 руб.».

Выбытие периодических изданий с забалансового счета 23 отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

Аналитический учет по забалансовому счету 23 ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 378 Инструкции № 157н).

Библиотека (бюджетное учреждение) в целях пополнения библиотечного фонда заключила договор на подписку на ежемесячный журнал на второе полугодие 2020 года. Полная стоимость подписки (6 номеров) составляет 420 руб. (70 руб. за номер). Расходы на подписку оплачиваются за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.

В бухгалтерском учете библиотеки данные операции будут отражены следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оплачена подписка в учреждении на журнал

4 206 26 564

4 201 11 610

Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)

Отражены расходы на подписку на журнал на момент поступления очередного номера (ежемесячно)

4 109 60 226

4 302 26 734

Одновременно поступивший номер журнала принимается к забалансовому учету (ежемесячно)

Забалансовый счет 23

Зачтен ранее перечисленный аванс на сумму поступившего номера журнала

4 302 26 834

4 206 26 664

В какой момент в бухгалтерском учете отражаются расходы на подписку на газеты, которые включаются в состав библиотечного фонда, а также принимаются к учету сами газеты?

Порядок принятия к учету подписных газет целесообразно закрепить в учетной политике.

Обоснование. Согласно действующему законодательству в целях внутрибиблиотечного учета и в целях бухгалтерского учета единицей учета газет является годовой комплект (п. 2.1 Порядка № 1077, п. 377 Инструкции № 157н). То есть, в отличие от журналов, газеты принимаются к учету не отдельными номерами, а годовым комплектом.

Поскольку полный годовой комплект газеты учреждение-подписчик получает только в конце года, принять его к учету, а также отнести на расходы полную стоимость подписки оно сможет лишь в конце года.

Вместе с тем, по нашему мнению, учреждение вправе самостоятельно установить и закрепить в учетной политике иной порядок принятия к учету таких периодических изданий, как газеты. Например, оно может принять за единицу учета газет не годовой комплект, а номер газеты или установить периодичность отражения расходов на подписку на газеты в сумме поступивших номеров за месяц или квартал.

На каком счете учитываются периодические издания, приобретаемые не для пополнения библиотечного фонда (например, бухгалтерские, кадровые и правовые журналы)?

Отдельный счет для учета таких объектов законодательством не предусмотрен. При этом в целях обеспечения сохранности изданий учреждения вправе ввести дополнительный забалансовый счет для их учета.

Обоснование. Бухгалтерского счета для учета периодических изданий, приобретаемых не для пополнения библиотечного фонда, Инструкция № 157н не предусматривает. Вместе с тем государственным (муниципальным) учреждениям предоставлено право вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учет периодических изданий, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества (п. 332 Инструкции № 157н).

Таким образом, в целях обеспечения сохранности периодических изданий, не включаемых в библиотечный фонд, учреждения вправе самостоятельно ввести забалансовый счет для их учет периодических изданий.

Стоит отметить, что расходы на приобретение периодических изданий не для пополнения библиотечного фонда, как и библиотечная периодика, отражаются по КВР 244 «Прочая закупка периодических изданий, товаров, работ и услуг» и подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Учреждение культуры (автономное учреждение) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, оформило годовую подписку на ежемесячный бухгалтерский журнал, необходимый для ведения хозяйственной деятельности учреждения. Стоимость одного номера журнала – 1 000 руб. Согласно условиям договора подписки учреждение осуществляет предоплату в сумме полной стоимости годовой подписки (12 000 руб.). Согласно учетной политике учреждения периодические издания, приобретенные не для пополнения библиотечного фонда, учитываются на дополнительном забалансовом счете 28.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оплачена годовая подписка в учреждении на журнал

2 206 26 564

2 201 11 610

Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)

12 000

Отражены расходы на подписку на журнал на момент поступления очередного номера (ежемесячно)

2 109 80 226

2 302 26 734

1 000

Принят к забалансовому учету поступивший номер журнала (ежемесячно)

Забалансовый счет 28

Зачтен ранее перечисленный аванс на сумму поступившего номера журнала

2 302 26 834

2 206 26 664

1 000

На каком счете учитываются периодические издания, являющиеся объектами имущества казны?

Для отражения таких объектов применяется счет 0 108 00 000 «Нефинансовые активы имущества казны».

Обоснование. Разъяснения по данному вопросу содержатся в Письме Минфина РФ от 11.10.2019 № 02-07-05/78242.

В нем сообщается, что если периодические издания (газеты, журналы) квалифицируются как объекты имущества казны, которые не предназначены для использования в деятельности субъекта учета – в целях библиотечного обслуживания населения, то указанные объекты учета не подлежат отражению на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования».

Передачу объектов имущества казны между двумя уполномоченными органами по управлению имуществом различных публично-правовых образований следует осуществлять через счет 0 108 00 000 «Нефинансовые активы имущества казны».

Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Федеральный закон от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».

Федеральный закон от 03.11.2006 № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях».

Порядок применения классификации операций сектора государственного управления, утв. Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н.

Порядок формирования и применения кодов бюджетной классификации РФ, их структура и принципы назначения, утв. Приказом Минфина РФ от 06.06.2019 № 85н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077.

С 2017 года действует Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-2014, принятый и введенный в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2018-ст (далее — ОКОФ ОК 013-2014). Данный классификатор действует уже больше года, однако некоторые вопросы по его применению в 2018 году все же существуют.

ОКОФ для мебели

В ОКОФ ОК 013-2014 были внесены Изменения № 3/2017, утв. Приказом Росстандарта от 04.07.2017 г. № 631-ст. (далее — Изменения), которые вступили в силу с 01.08.2017. Согласно данным Изменениям, в ОКОФ ОК 013-2014 были добавлены новые коды, некоторые коды были изменены, а некоторые и вовсе аннулированы.

К примеру, были аннулированы код 330.31.01.1 — Мебель для офисов и предприятий торговли и код 330.31.01.11 — Мебель металлическая для офисов, которые являлись наиболее подходящими для мебели. В связи с чем, возникает вопрос к какому же коду ОКОФ ОК 013-2014 теперь ее относить.
При определении кода ОКОФ для мебели можно исходить из того, для каких целей она предназначена. Например для школьных парт, стульев возможно применить код 330.32.99.53.110 — Оборудование для обучения трудовым процессам, для мебели в медицинских учреждениях возможно применить код 330.32.50.30.110 — Мебель медицинская, включая хирургическую, стоматологическую или ветеринарную, и ее части, и тд.

Алгоритм поиска кода ОКОФ

Как показывает практика поиск кода в ОКОФ ОК 013-2014 (СНС 2008) является достаточно затруднительным. Можно порекомендовать воспользоваться следующим алгоритмом.

Для начала осуществить поиск кода ОКОФ по наименованию основного средства или по его назначению. Если найти решение этим способом не удастся, то также возможно применить прежний ОКОФ ОК 013-94 и произвести поиск по нему. А затем найти код из нового ОКОФ ОК 013-2014, воспользовавшись Переходным ключом между ОКОФ ОК 013-94 и ОКОФ ОК 013-2014, утв. Приказом Росстандарта от 21.04.2016 г. № 458.

Если определить код ОКОФ в новом классификаторе перечисленными способами невозможно, то учреждению следует обозначить объекту основных средств условный код, отдаленно подходящий по смыслу данному основному средству.
В любом случае, определение конкретного кода ОКОФ основывается на субъективном суждении должностных лиц учреждения.

Необходимо ли осуществлять замену кодов ОКОФ для основных средств, принятых к учету до 01.01.2017.

В 2018 году не дано официальных разъяснений, регламентирующих осуществление замены кодов ОКОФ для основных средств, принятых к учету до 01.01.2017. Однако учреждения, которые имеют основные средства и нематериальные активы, должны представлять в территориальные органы статистики форму № 11 (краткая), форму № 11 (сделка), а также Декларацию по налогу на имущество. Одним из показателей этих форм являются коды ОКОФ, поэтому в 2018 году все же желательно осуществить замену кодов ОКОФ для основных средств, принятых к учету до 01.01.2017.

Таблица наиболее часто встречающихся кодов ОКОФ

Основное средство Код по ОКОФ ОК 013-2014 (СНС 2008)
Микроволновая печь 330.28.93.15.120 — Оборудование для промышленного приготовления или подогрева пищи
Утюг 330.28.94.21 — Оборудование для промывки, чистки, отжима, глажения, прессования, крашения, наматывания и аналогичных способов обработки текстильной пряжи и текстильных изделий; оборудование для обработки фетра
Спортивные тренажеры 330.32.99.53.120 — Тренажеры для профессионального обучения
Проекционный экран 330.26.70.17 — Фотовспышки; фотоувеличители; аппаратура для фотолабораторий; негатоскопы, проекционные экраны
Информационная доска 330.32.99.53.190 — Модели, макеты и аналогичные изделия демонстрационные прочие
Термометр 330.26.51.51 — Гидрометры, термометры, пирометры, барометры, гигрометры и психрометры
Кофемашина 330.28.93.17.220 — Оборудование для приготовления или производства напитков
Ламинатор 330.28.99.11.146 — Машины для припрессовки пленки
Диктофон 330.28.23.12.120 — Устройства записи, копирования и вывода данных с функциями счетных устройств карманные
Маскировочная сеть 330.13.92.29.190 — Изделия текстильные готовые прочие, не включенные в другие группировки
Углошлифовальная машина 330.28.93.13.132 — Машины шлифовальные и полировальные
Театральные декорации и бутафории 330.32.99.53- Приборы,аппаратура и модели,предназначенные для демонстрационных целей
Музыкальные инструменты 330.32.99.53- Приборы,аппаратура и модели,предназначенные для демонстрационных целей
Панно на стену 330.32.99.53.190 — Модели, макеты и аналогичные изделия демонстрационные прочие
Навес от солнца 330.13.92.29.190 — Изделия текстильные готовые прочие, не включенные в другие группировки
Учебная литература 740.00.10.01 — Литературные произведения
Мебель офисная 330.28.99.39.190 — Оборудование специального назначения прочее, не включенное в другие группировки
Источник бесперебойного питания 320.26.30.11.190 — Аппаратура коммуникационная передающая с приемными устройствами прочая, не включенная в другие группировки
Опубликовано 28.05.2018

Нормативные документы

При рассмотрении вопросов бухгалтерского (бюджетного) учета библиотечного фонда в казенных, бюджетных, автономных учреждениях кроме положений Инструкции № 157н 1, Инструкции № 162н 2, Инструкции № 174н 3, Инструкции № 183н 4, СГС «Основные средства» 5, Порядка применения бюджетной классификации № 209н 6, Методических указаний № 52н 7 следует учитывать положения следующих нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок деятельности библиотек в РФ:

– Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее – Закон № 78-ФЗ);

– приказ Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (далее – Приказ № 1077).

Многие вопросы учета библиотечного фонда не оговорены в этих нормативно-правовых актах федерального уровня. Поэтому разрабатывают различные ведомственные нормативно-правовые акты, устанавливающие нормативы учета и списания объектов библиотечного фонда.

Разновидности библиотек

В соответствии с определением, приведенным в статье 1 Закона № 78-ФЗ: библиотека – информационная, культурная, просветительская организация или структурное подразделение организации, располагающие организованным фондом документов и предоставляющие их во временное пользование физическим и юридическим лицам. Из этого определения видно, что с организационно-правовой точки зрения библиотеки бывают двух типов:

– библиотеки, являющиеся самостоятельными учреждениями;

– библиотеки, являющиеся специализированными подразделениями в учреждениях.

Библиотеки как самостоятельные юридические лица

В соответствии с законом 8 библиотеки создают во всех видах муниципальных образований: и в поселениях, и в городских округах, и в муниципальных районах (межпоселенческие библиотеки), и в городских округах. Полномочия по организации библиотечного обслуживания населения также есть и на уровнях субъектов Российской Федерации и на федеральном уровне. Таким образом, учреждения-библиотеки могут быть на любом уровне бюджета.

Библиотеки как подразделения учреждений

Библиотечные подразделения есть во всех образовательных учреждениях. Библиотечные подразделения могут быть выделены в бюджетных учреждениях любого профиля. Чтобы у бухгалтера учреждения возникла необходимость соблюдать специальные требования к учету библиотечного фонда, необходимо:

– чтобы в учреждении было подразделение, располагающее организованным фондом документов;

– чтобы это подразделение не просто занималось хранением этих документов, основным направлением деятельности подразделения должна быть выдача документов во временное пользование (иное временное предоставление доступа к документам).

Разновидности документов, входящих в библиотечные фонды

В соответствии с определением, приведенным в статье 1 Закона № 78-ФЗ: библиотечный фонд – совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения.

Это определение слишком обширно, чтобы его можно было как-нибудь практически использовать. Более понятным содержание понятия «библиотечные фонды» становится при анализе положений Приказа № 1077.

Указанная далее классификация документов, входящих в библиотечные фонды, опирается на Приказ № 1077, но несколько отличается от приведенной в нем, так как ориентирована на специфику бухгалтерского (бюджетного) учета тех или иных документов.

Документы, имеющие вещественную форму

Непериодические печатные и рукописные документы, аудиовизуальные документы, документы на микроформах

В состав библиотечного фонда входят печатные издания, неопубликованные документы, аудиовизуальные документы, документы на микроформах.

К непериодическим печатными изданиям отнесены тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленные: книги, брошюры, листовые издания, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций, однодневные (разовые) газеты.

К неопубликованным документам отнесены рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих.

К аудиовизуальным документам отнесены фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы. Исходя из методики учета аудиовизуальных документов, приведенной в Приказе № 1077, под аудиовизуальными документами подразумевают документы, записанные в аналоговой (не цифровой) форме: на фотопленке, на магнитной ленте, а также грампластинки.

С точки зрения порядка приобретения и бухгалтерского (бюджетного) учета все эти виды документов мало чем отличаются от других видов основных средств. Их всех отражают на аналитических счетах счета 010108000 по балансовой стоимости, амортизацию начисляют и отражают на аналитических счетах счета 010408000.

Периодические издания

С точки зрения особенностей учета можно выделить три разновидности периодических изданий:

– журналы;

– газеты (кроме однодневных (разовых));

– продолжающиеся издания.

Для этих видов библиотечных фондов предусмотрен специфический порядок приобретения и отражения в учете.

Подписные издания – газеты и журналы – приобретают не как нефинансовые активы, а как услуги. Соответственно, на балансовых счетах учета их не отражают. Для учета периодических изданий в составе библиотечного фонда предназначен забалансовый счет 23. Для этого счета предусмотрено 9 две методики учета:

– журналы, приобретенные по подписке, отражают на забалансовом счете 23 по условной оценке 1 руб. за один экземпляр журнала;

– газеты, приобретенные по подписке, отражают на забалансовом счете 23 по условной оценке 1 руб. за один годовой комплект газеты.

Эта методика в целом совпадает с указаниями, приведенными в Приказе № 1077. Приказ № 1077 устанавливает точно такой же порядок учета журналов и газет: для журналов единицей учета установлен экземпляр, для газет – годовая подшивка.

К газетам и журналам могут выпускать периодические приложения, имеющие индивидуальные заглавия и собственную нумерацию. Такие приложения учитывают как самостоятельные журналы или газеты.

Согласно 10 Приказу № 1077 оценку стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производят. То есть как бы периодические издания не должны включать в стоимость библиотечного фонда в библиотечном учете.

Инструкция № 157н не рассматривает как отдельный вид периодических изданий так называемые обновляемые печатные издания.

Обновляемое печатное издание выглядит обычно как твердая обложка-папка, в которую вставляют листы с текстом. Может быть обновляемое издание, в котором есть некий начальный набор листов, который периодически обновляют путем замены некоторого количества листов новыми, полученными по подписке. Может быть обновляемое издание, которое начинается с одной только обложки, и со временем его наполняют листами, получаемыми по подписке. С точки зрения Приказа № 1077 с обновляемыми печатными изданиями все в порядке. Обновляемое 11 печатное издание учитывают как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.

С точки зрения бухгалтерского (бюджетного) учета, исходя из норм Инструкции № 157н и Приказ № 209н, обновляемое печатное издание представляет собой гибрид печатных изданий, включаемых в объекты библиотечного фонда на балансе, и периодических изданий:

– приобретать следует как услуги – потому что приобретают их по договорам подписки;

– отражать в учете необходимо на балансовом счете 010108000, так как на забалансовом счете 23 предусмотрено отражение только газет и журналов;

– балансовой стоимостью должна быть указана стоимость первого поступления, иначе не будет соответствия между бухгалтерским учетом и библиотечным.

Электронные документы

В отличие от перечисленных выше видов документов, составляющих библиотечные фонды, электронные документы вещественной формы не имеют. Даже если электронный документ приобретен в записанном на компакт-диск виде, фактически приобретен не компакт-диск, даже не файл, содержащий электронный документ, а тот или иной вид прав на использование этого документа.

В соответствии с положениями Приказа № 1077 к электронным документам отнесены:

– документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты);

– документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети, – сетевые локальные документы;

– документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки, – инсталлированные документы;

– документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации, – сетевые удаленные документы.

ГОСТ 7.83-2001 СИБИД. «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» определяет понятие «электронное издание» следующим образом:

электронное издание – электронный документ (группа электронных документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.

Есть серьезные несоответствия между нормативами учета в государственных (муниципальных) учреждениях (Инструкция № 157н) и нормативами учета фондов библиотек (Приказ № 1077) в отношении порядка учета электронных документов.

В соответствии с нормами Приказа № 1077 все виды электронных документов входят в общую стоимость библиотечного фонда. Приказ № 1077 специально оговаривает порядок отражения в библиотечном учете поступления и списания электронных документов.

В соответствии с нормами Инструкции № 157н электронные документы не могут быть отражены ни на одном из балансовых счетов. Электронные документы не могут 12 быть отнесены к основным средствам, так как они нематериальны. Но и к категории нематериальных активов они не могут быть отнесены, так как основным признаком нематериального актива является 13 наличие у учреждения исключительного права на этот актив. В подавляющем большинстве случаев библиотеки имеют на электронные документы только лицензионные права, причем, как правило, неисключительные. Согласно 14 Инструкции № 157н электронные документы как неисключительные права должны быть учтены на забалансовом счете 01. Кроме того, если библиотека покупает электронные документы как неисключительные права для комплектования библиотечного фонда, расходы на такую покупку следует отразить в учете как расходы будущих периодов на счете 40150 и списывать на расходы текущего периода в течение срока действия лицензии.

Следовательно, при наличии в составе библиотечного фонда электронных документов общая стоимость библиотечного фонда по данным библиотечного учета будет больше, чем его стоимость по данным бухгалтерского (бюджетного) учета.

Электронные документы могут быть не только приобретены за плату (то есть приобретены права на использование соответствующих электронных изданий), но и могут быть созданы в самой библиотеке, например путем оцифровки печатных изданий. Такая операция, несомненно, должна привести к увеличению стоимости библиотечного фонда по данным библиотечного учета, но для бухгалтерии может вообще быть неизвестной.

Единственно в том случае, когда библиотека приобретает электронные документы с исключительными правами, такие электронные документы будут отражены на балансовых счетах, но не на счете библиотечного фонда 010108000, а на счете нематериальных активов 010200000.

Подходы к бухгалтерскому учету библиотечного фонда

На практике встречаются два подхода к организации бухгалтерского (бюджетного) учета объектов библиотечного фонда на балансовых счетах 010107000: общесуммовой и номенклатурный.

Общесуммовой учет библиотечного фонда

Для учета объектов библиотечных фондов предназначена 15 Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032). В соответствии с указаниями о порядке заполнения формы 0504032 учет библиотечных фондов в ней ведут только в денежном выражении общей суммой. На объекты библиотечного фонда не ведут Инвентарные списки нефинансовых активов. Это означает, что в бухгалтерском (бюджетном) учете фигурирует весь объем библиотечного фонда учреждения как единственный объект учета на общую сумму всей балансовой стоимости. Любое поступление объектов библиотечного фонда при этом отражают в учете как увеличение балансовой стоимости этого единственного учетного объекта, а выбытие – как уменьшение балансовой стоимости единственного учетного объекта.

С применением компьютерных технологий на практике используют некоторые разновидности общесуммовой технологии учета библиотечного фонда.

  1. Количественный общесуммовой учет. При таком подходе в бухгалтерском (бюджетном) учете отражают не только общую балансовую стоимость библиотечного фонда, но и общее количество. Каждую операцию – поступление, списание – отражают в учете с указанием не только общей суммы поступления/списания, но и с общим количеством поступивших/выбывших объектов.
  2. Общесуммовой учет по годам. По состоянию на 1 января 2007 г. производили переоценку основных средств. В том числе переоценивали библиотечный фонд. При этом коэффициенты переоценки были установлены в зависимости от года выпуска. Но в бухгалтерском (бюджетном) учете таких данных не было. Тогда бухгалтерам специально пришлось совместно с библиотечными работниками проводить достаточно трудоемкий анализ. С 2007 г. переоценку основных средств больше не проводили. Но в будущем такое мероприятие не исключено. Следовательно, можно заранее организовать учет библиотечного фонда по годам.

То есть в бухгалтерском (бюджетном) учете отражать как отдельные объекты учета: «Библиотечный фонд – 2013», «Библиотечный фонд – 2012» и так далее (нет необходимости разделять по годам объекты до 2003 г. включительно, исходя из опыта переоценки 2007 г.).

Любая специфическая методика бухгалтерского (бюджетного) учета библиотечного фонда, кроме установленной Инструкцией № 157н (общесуммовая без количества), должна быть утверждена в рамках учетной политики учреждения.

Независимо от выбранной методики общесуммового учета библиотечного фонда для объектов библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше 100 000 руб. 16 за единицу (далее – второй ценовой предел) предписано 17 начисление амортизации линейным способом. Для того чтобы начислять на отдельный объект библиотечного фонда амортизацию линейным способом, необходимо учитывать этот объект обособленно. В Инструкции № 157н вопрос учета объектов библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше второго ценового предела специально не оговорен. Но логически можно заключить, что:

– объекты библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше второго ценового предела не должны входить в общесуммовую балансовую стоимость объекта учета «Библиотечный фонд»;

– объектам библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше второго ценового предела инвентарные номера присваивать не следует (пункт 46 Инструкции № 157н);

– объекты библиотечного фонда балансовой стоимостью свыше второго ценового предела следует отражать каждый в своей Инвентарной карточке (ф. 0504031).

Номенклатурный учет библиотечного фонда

С применением компьютерных программ для автоматизации бухгалтерского (бюджетного) учета стало возможным вести бухгалтерский учет каждой единицы библиотечного фонда как самостоятельного учетного объекта. Нередко такую методику используют в небольших по объему фонда библиотеках, являющихся подразделениями учреждений. Такой подход позволяет иметь в бухгалтерском (бюджетном) учете более точные данные. Недостатком такого подхода является больший объем работы по внесению данных, особенно при первоначальном заполнении базы данных.

При номенклатурном учете библиотечного фонда следует иметь в виду следующее:

– объектам библиотечного фонда не следует присваивать инвентарные номера;

– на объекты библиотечного фонда стоимостью до второго ценового предела за единицу не открывают отдельные Инвентарные карточки (ф. 0504031), все эти объекты отражают на одной Инвентарной карточке группового учета (ф. 0504032), как и при общесуммовом учете.

При выборе методики ведения учета библиотечного фонда в разрезе номенклатуры этот способ должен быть указан в учетной политике учреждения.

Некоторые общие замечания

Особо ценное имущество в составе библиотечного фонда (для бюджетных и автономных учреждений)

Может ли быть выделено в составе библиотечного фонда особо ценное движимое имущество? Никаких законодательных ограничений на это нет. В составе библиотечных фондов вполне могут быть редкие уникальные издания, которые по решению учредителя могут быть отнесены к категории особо ценного движимого имущества. В частности, возможность выделения ОЦДИ в составе библиотечного фонда предусмотрена 18 в Приказе № 1077.

Следует иметь в виду, что перечни особо ценного движимого имущества определяют 19 соответствующие органы, осуществляющие функции и полномочия учредителя. Следовательно, учреждение само не вправе решать, какие именно объекты библиотечного фонда могут быть отнесены к категории ОЦДИ. Поэтому ОЦДИ в составе библиотечного фонда может быть включено только после соответствующего распоряжения учредителя. Как следствие, в приведенных далее корреспонденциях ОЦДИ в составе библиотечного фонда фигурирует только в двух случаях: при поступлении объектов библиотечного фонда от учредителя и при приобретении объектов библиотечного фонда за счет средств субсидии на иные цели. Только в этих двух случаях учреждению может быть известно заранее, что из поступающих объектов библиотечного фонда следует относить к ОЦДИ. Во всех прочих случаях поступающие объекты библиотечного фонда следует приходовать как иное движимое имущество, позднее, на основании соответствующего распоряжения учредителя, переводить в категорию ОЦДИ.

Комиссия учреждения

В ряде пунктов Инструкции № 157н указано на необходимость привлечения к решению определенных вопросов «комиссии по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе». Эта комиссия:

– определяет 20 справедливую стоимость нефинансовых активов, поступающих в учреждение по договорам дарения;

– утверждает 21 первичные документы по принятию к учету и выбытию объектов нефинансовых активов;

– уполномочена решать ряд других вопросов, не имеющих практического отношения к учету библиотечных фондов.

Ввиду специфики объектов библиотечного фонда рекомендуем для поступления и выбытия объектов библиотечного фонда предусмотреть специальную комиссию.

Нередко встает вопрос о том, следует ли включать в комиссию по поступлению и выбытию объектов библиотечного фонда сотрудников самой библиотечной службы. С одной стороны, поскольку комиссия принимает решение о списании, в ее состав не должны входить лица, несущие материальную ответственность за списываемое имущество. С другой стороны, в отношении библиотечных фондов значительно чаще, чем для иных видов имущества, надо будет определять справедливую стоимость, потому что в библиотеке такие случаи происходят значительно чаще:

– дарение объектов библиотечного фонда;

– определение суммы ущерба по недостаче библиотечного фонда;

– решение вопросов о допустимости в каждом конкретном случае возмещения недостачи в натуральном виде.

Для решения всех этих вопросов совершенно необходимо иметь в составе комиссии библиотечного работника.

Безвозмездное получение бюджетным, автономным учреждением

Бюджетные учреждения 22, автономные учреждения 23 : только при одном-единственном варианте безвозмездного получения основных средств полученные объекты следует отражать по коду вида финансового обеспечения «4» – при закреплении за учреждением по распоряжению учредителя, то есть либо непосредственно от самого учредителя, либо от другого учреждения по распоряжению учредителя. Во всех остальных случаях:

– безвозмездного получения от других государственных (муниципальных) учреждений – по коду вида финансового обеспечения «2»;

– безвозмездного получения от иных юридических лиц, кроме государственных (муниципальных) учреждений, – по коду вида финансового обеспечения «2»;

– безвозмездного получения от иных физических лиц – по коду вида финансового обеспечения «2».

Учет поступления объектов библиотечного фонда

Покупка объектов библиотечного фонда

Наиболее распространенным путем поступления в учреждение объектов библиотечного фонда является покупка. Порядок отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете операций приобретения объектов библиотечного фонда (за исключением периодических изданий и электронных документов без носителей) ничем не отличается от порядка приобретения любых других основных средств.

В отношении документального оформления порядка приобретения объектов библиотечного фонда необходимо учитывать следующее. При приобретении основных средств за плату их фактическая стоимость включает 24:

– суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

– суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением объекта основного средства;

– затраты по доставке объекта основного средства до места его использования.

Таким образом, если для приобретения партии объектов библиотечного фонда была произведена оплата услуг по комплектации и доставке, то стоимость всей партии приобретенных библиотечных фондов должна быть рассчитана с учетом всех этих дополнительных расходов. Первичным документом для принятия к учету купленных основных средств предписано 25 использовать Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). При этом нет указания, какой именно из фактов хозяйственной жизни необходимо документально оформлять Приходным ордером (ф. 0504207):

– вложение в основные средства;

– или принятие основных средств к учету по сформированной фактической стоимости.

Считаем, что в случае приобретения библиотечных фондов с дополнительными расходами документальным основанием для отражения в учете вложений считать входящие документы от поставщиков, подрядчиков, которые оказали дополнительные услуги, а принятие к учету по сформированной стоимости документально оформить Приходным ордером (ф. 0504207).

Отражение в учете операций приобретения объектов библиотечного фонда с дополнительными расходами.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение в учете вложений в объекты для комплектования библиотечного фонда

0 10631 310

0 30231 730

Отражение в учете приобретения услуг по комплектации

0 10631 310

0 30226 730

Отражение в учете приобретения услуг по доставке

0 10631 310

0 30222 730

Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене

0 10138 310

0 10631 310

Учредитель может специально выделить бюджетному/автономному учреждению средства в форме субсидии на иные цели для приобретения объектов библиотечного фонда. В таком случае оплата будет отражена в учете по коду финансового обеспечения «5». Но затем приобретенные таким путем объекты библиотечного фонда должны быть отражены в учете по коду финансового обеспечения «4». Следует перенести сумму произведенных вложений в основные средства с одного кода финансового обеспечения на другой. В соответствии с письмом Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-07/3798 такую операцию следует отражать в учете в корреспонденции со счетом 030406000.

Приобретение объектов библиотечного фонда за счет средств субсидий на иные цели.

№ п/п

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение в учете вложений в объекты для комплектования библиотечного фонда, подлежащего оплате за счет средств субсидий на иные цели

5 10621 310

5 10631 310

5 30231 730

Оплата объектов библиотечного фонда за счет средств субсидии на иные цели

5 30231 830

5 20111 610

Списание вложений в объекты библиотечного фонда за счет средств субсидий на иные цели для переноса

5 30406 830

5 10621 310

5 10631 310

Перенос сумм вложений в объекты библиотечного фонда на другой код финансового обеспечения

4 10621 310

4 10631 310

4 30406 730

Централизованная закупка объектов библиотечного фонда

Объекты для комплектования библиотечного фонда нередко закупают органы государственной власти (местного самоуправления) централизованно. Например, отдел образования муниципального района производит оплату поставщику учебной литературы всего объема учебной литературы на все школы муниципального района. Затем соответствующим школам выдают доверенности, на основании которых школы получают у поставщика учебную литературу, оплаченную отделом образования. В подтверждение операции школы получают товарные накладные, в которых плательщиком указан отдел образования, а грузополучателем – школа.

Порядок отражения централизованной закупки в учете будет существенно различным при закупке для казенных учреждений и при закупке для бюджетных/автономных учреждений. Этот вопрос подробно рассмотрен в материале 26.

Приобретение электронных документов

Электронные документы, как уже говорилось выше, могут быть приобретены:

– на основании лицензионного (сублицензионного) договора;

– путем приобретения исключительных прав.

В Указаниях о порядке применения бюджетной классификации КОСГУ № 209н расходы на приобретение неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности предписано оплачивать по подстатье 226 КОСГУ. Как уже было указано, Инструкция № 157н предусматривает отражение неисключительных прав на забалансовом счете 01, а также расходов на их приобретение на счете 040150000 «Расходы будущих периодов». Естественно, такой способ может быть применен только в случае лицензионного права, ограниченного по сроку.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение в учете расходов на приобретение лицензионных прав на электронные издания

0 40150 226

0 30226 730

Отнесение на расходы текущего периода части стоимости лицензионных прав на электронные издания

0 40120 226

0 10900 226

0 40150 226

Приобретение исключительных прав на электронные издания отражают в учете по общим правилам приобретения нематериальных активов.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение в учете вложений в приобретение исключительных прав

0 10632 320

0 30232 730

Отражение в учете стоимости услуг по государственной регистрации исключительных прав

0 10632 310

0 30226 830

Отражение в учете принятия к учету нематериальных активов – исключительных прав

0 10230 320

0 10632 320

Так же, как и в случае с приобретением основных средств в состав библиотечного фонда, приобретение исключительных прав может быть произведено за счет средств субсидий на иные цели.

№ п/п

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение вложений в приобретение исключительных прав, подлежащих оплате за счет средств субсидий на иные цели

5 10622 320

5 10632 320

5 30232 730

Оплата приобретения исключительных прав за счет средств субсидии на иные цели

5 30232 830

5 20111 610

Списание вложений в приобретение исключительных прав за счет средств субсидий на иные цели для переноса

5 30406 830

5 10622 320

5 10632 320

Перенос сумм вложений в приобретение исключительных прав на другой код финансового обеспечения

4 10622 320

4 10632 320

4 30406 730

Подписка

Порядок приобретения периодических изданий по подписке регламентирован постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2001 г. № 759 «Об утверждении Правил распространения периодических печатных изданий по подписке» (далее – Постановление № 759).

Согласно Указаниям № 209н подписка на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, отнесена к подстатье 226 КОСГУ.

На текущий момент отсутствует какая-либо специально описанная в нормативных документах методика отражения в учете расчетов учреждения с распространителем. Сложность состоит в том, что:

– заключение договора подписки может произойти в одном финансовом году, а получение периодических изданий – в следующем;

– оплату производят сразу в размере всей суммы за весь период, а фактическое исполнение распространителем своих обязанностей по договору – в течение периода подписки;

– в соответствии с пунктом 12 Постановления № 759 подписчик может отказаться от исполнения договора подписки до передачи очередного экземпляра (экземпляров) периодического печатного издания, при этом подписчику выплачивают цену подписки недополученных экземпляров.

В связи с этим в практике применяют три различных подхода к отражению в учете расчетов с распространителем:

1) отнесение сразу всей стоимости подписки за период на затраты текущего финансового года (себестоимость работ, услуг) на основании договора подписки;

2) отнесение всей стоимости подписки за период на счет затрат будущих периодов с последующим переносом на затраты текущего финансового года (себестоимость работ, услуг) по мере поступления очередных экземпляров;

3) отнесение суммы произведенной оплаты подписки за период на счет авансов с последующим включением в затраты текущего финансового года (себестоимость работ, услуг) по мере поступления очередных экземпляров и зачетом аванса.

Во втором и третьем вариантах стоимость периодических изданий подтверждают документами об их получении и (или) комиссионным актом в сумме, определяемой пропорционально количеству полученных журналов (газет) в общем количестве предстоящих к получению изданий (например, при годовой подписке на журнал с получением одного номера в месяц стоимость каждого из них будет составлять 1/12 общих расходов на подписку, а с получением двух номеров в месяц – 1/24).

Поскольку в действующих нормативно-правовых актах нет никаких прямых указаний по вопросу порядка отражения в учете расчетов с распространителем периодических изданий по подписке, учреждение вправе самостоятельно выбирать этот способ. Более того, для разных распространителей и (или) для разных изданий могут быть применены различные подходы.

Так как в учреждение могут приходить подписные издания одновременно и для формирования библиотечного фонда, и на иные нужды, для корректного ведения учета на забалансовом счете 23 необходимо выработать механизм документального взаимодействия библиотечного отдела с бухгалтерией с целью оперативного получения информации о поступлениях и выбытиях периодических изданий в составе библиотечного фонда.

Отражение в учете приобретения по подписке периодических изданий для комплектования библиотечного фонда.

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Приобретение периодических изданий по подписке

п/пВАРИАНТ. Без использования счетов учета авансов и расходов будущих периодов

Отражение в учете расходов на подписку на периодические издания

0 40120 226

0 10900 226

0 30226 730

Оплата подписки на периодические издания (газеты, журналы)

0 30226 830

0 20111 610

1 30405 226

Приобретение периодических изданий по подписке

ВАРИАНТ. С использованием счета аванса

Оплата аванса за предстоящие к получению периодические издания (газеты, журналы)

0 20626 560

0 20111 610

1 30405 226

Отнесение на расходы стоимости фактически полученных периодических изданий

0 40120 226

0 10900 226

0 30226 730

Зачет аванса в части стоимости фактически полученных периодических изданий

0 30226 830

0 20626 660

Приобретение периодических изданий по подписке

ВАРИАНТ. С использованием счета расходов будущих периодов

Отражение в учете расходов будущих периодов на подписку на периодические издания

0 40150 226

0 30226 730

Оплата подписки на периодические издания (газеты, журналы)

0 30226 830

0 20111 610

1 30405 226

Отнесение на расходы стоимости фактически полученных периодических изданий

0 40120 226

0 40150 226

Отражение в учете периодических изданий в составе библиотечного фонда

Отражение фактически полученных периодических изданий в рамках забалансового учета (в условной оценке)

Списание периодических изданий при их выбытии

Книгообмен

Одним из источников поступления объектов библиотечного фонда может быть книгообмен с другими библиотечными учреждениями. В инструкциях по учету нет никаких указаний о том, как может быть отражена в учете операция книгообмена. Но вероятнее всего, книгообмен будет происходить с другим государственным (муниципальным) учреждением. Такой книгообмен надо будет рассматривать просто как встречную безвозмездную передачу. Порядок отражения в учете безвозмездной передачи и безвозмездного получения библиотечных фондов будет рассмотрен далее.

Безвозмездное получение от учредителя, от других учреждений по распоряжению учредителя (для бюджетных/автономных учреждений)

Только в этом единственном случае безвозмездного поступления объектов библиотечного фонда поступающие объекты следует отражать по коду финансового обеспечения «4». И только в этом случае поступающие объекты могут быть сразу отражены в учете как особо ценное движимое имущество, если учредитель при передаче дал такое письменное указание.

№ п/п

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

ВАРИАНТ. Без дополнительных расходов

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от учредителя (по распоряжению учредителя) по сформированной цене

4 10128 310

4 10138 310

4 40110 195

Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда от учредителя

4 40110 195

4 10428 410

4 10438 410

ВАРИАНТ. С дополнительными расходами

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от учредителя (по распоряжению учредителя), когда для принятия объектов к учету необходимы дополнительные расходы

4 10621 310

4 10631 310

4 40110 195

Отражение в учете счета за услуги по доставке

4 10621 310

4 10631 310

4 30222 830

Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене

4 10128 310

4 10138 310

4 10621 310

4 10631 310

Безвозмездное получение от государственных (муниципальных) учреждений без распоряжения учредителя (для бюджетных/автономных учреждений)

Для бюджетного/автономного учреждения любые государственные (муниципальные) учреждения, кроме своего учредителя, ничем не отличаются. Нет никакой разницы, какого они типа. С точки зрения учета все они одинаковы. Все, что получено от таких учреждений безвозмездно без распоряжения учредителя, следует приходовать по коду финансового обеспечения «2», даже если у передающего учреждения они числились по коду финансового обеспечения «4».

При получении основных средств от государственных (муниципальных) учреждений приходуют, согласно первичным документам, и балансовую стоимость, и суммы начисленной амортизации.

Операции получения бюджетным учреждением объектов библиотечного фонда безвозмездно от государственных (муниципальных) учреждений не подлежат отражению в Справке (ф. 0503725).

№ п/п

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

ВАРИАНТ. Без дополнительных расходов

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений без распоряжения учредителя по сформированной цене

2 10138 310

2 40110 195

Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений

2 40110 195

2 10438 410

ВАРИАНТ. С дополнительными расходами

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от государственных (муниципальных) учреждений без распоряжения учредителя, когда для принятия объектов к учету необходимы дополнительные расходы

2 10631 310

2 40110 195

Отражение в учете счета за услуги по доставке

2 10631 310

2 30222 830

Отражение в учете принятия к учету приобретенных объектов библиотечного фонда по сформированной цене

2 10138 310

2 10631 310

Безвозмездное получение от государственных (муниципальных) учреждений (для казенных учреждений)

Для казенных учреждений при безвозмездном получении объектов библиотечного фонда порядок отражения в учете зависит от того, как соотнесены передающее и принимающее учреждения друг с другом в рамках бюджетного процесса.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда, кроме поступлений от учреждений своего главного распорядителя бюджетных средств

1 10138 310

1 40110 195

1 40110 196

1 40110 197

1 40110 198

Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда, кроме поступлений от учреждений своего главного распорядителя бюджетных средств

1 40110 195

1 40110 196

1 40110 197

1 40110 198

1 10438 410

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от учреждений своего главного распорядителя бюджетных средств

1 10138 310

1 30404 310

Отражение в учете поступления амортизации объектов библиотечного фонда от учреждений своего главного распорядителя бюджетных средств

1 30404 310

1 10438 410

Безвозмездное поступление от иных юридических лиц (резидентов РФ), а также от физических лиц (для всех типов учреждений)

Библиотеки и учреждения, имеющие библиотечные подразделения, одни из немногих видов учреждений, в которых получение нефинансовых активов в виде пожертвования или дара – рядовая операция. В Приказе № 1077 ее описанию уделено достаточно внимания. Рассмотрены два варианта:

1) прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе, в частности безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников, оформляют актом о приеме документов;

2) прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляют договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом РФ (статьи 574, 582).

Для отражения в учете получения библиотечных фондов в виде пожертвования или дара следует использовать подстатьи КОСГУ 196 – от организаций, или 197 – от физических лиц, или 198 – от нерезидентов.

Полученные в дар основные средства принимают 27 к учету по справедливой стоимости. Определять справедливую стоимость должна комиссия учреждения по приему и выбытию нефинансовых активов.

Полученные в дар объекты библиотечных фондов бюджетные и автономные учреждения отражают в учете по коду финансового обеспечения «2».

№ п/п

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от иных юридических лиц (резидентов РФ), от физических лиц, от нерезидентов – по справедливой стоимости

2 10138 310

2 40110 196

2 40110 197

2 40110 198

№ п/п

Бухгалтерская запись

Казенные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение в учете поступления объектов библиотечного фонда от иных юридических лиц (резидентов РФ), от физических лиц, от нерезидентов – по справедливой стоимости

1 10138 310

1 40110 196

1 40110 197

1 40110 198

Оприходование излишков библиотечных фондов, выявленных при инвентаризации (для всех типов учреждений)

Выявленные при инвентаризации излишки объектов библиотечного фонда подлежат оприходованию по справедливой стоимости.

Бюджетным и автономным учреждениям следует использовать код финансового обеспечения «2».

№ п/п

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение в учете излишков объектов библиотечного фонда, выявленных при инвентаризации, – по справедливой стоимости

2 10138 310

2 40110 199

№ п/п

Бухгалтерская запись

Казенные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Отражение в учете излишков объектов библиотечного фонда, выявленных при инвентаризации, – по справедливой стоимости

1 10138 310

1 40110 199

Поступление объектов библиотечного фонда в возмещение ущерба (для всех типов учреждений)

Один из возможных вариантов возмещения ущерба, причиненного объектам библиотечного фонда, – натуральным способом. Решать вопрос о допустимости возмещения ущерба библиотечному фонду путем замены на аналогичные издания следует руководителю учреждения на основании заключения комиссии учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Внутренними документами учреждения, иными нормативными актами может быть установлен другой порядок возмещения ущерба библиотечному фонду в натуральной форме.

Согласно Приказу № 1077 прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляют актом о приеме документов взамен утерянных. В акте указывают фамилию, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), читатель и принимающая сторона ставят подписи.

Отдельно должен быть решен вопрос о порядке возмещения ущерба периодическим изданиям. Иногда устанавливают порядок, согласно которому в случае утери/повреждения подписных изданий ущерб необходимо возместить подпиской на следующее полугодие.

Стоимость объектов библиотечного фонда, принимаемых к учету в виде возмещения ущерба в натуральной форме, следует установить равной стоимости выбывших объектов.

Бюджетным и автономным учреждениям следует использовать код финансового обеспечения «2».

№ п/п

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, – по рыночной цене

2 10138 310

2 40110 172

№ п/п

Бухгалтерская запись

Казенные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, – по рыночной цене

1 10138 310

1 40110 172

Изготовление объектов библиотечного фонда своими силами (для всех типов учреждений)

Изготовление объектов библиотечного фонда путем переработки имеющихся объектов библиотечного фонда

Новые объекты библиотечного фонда могут быть созданы в самом учреждении путем различных манипуляций с имеющимися объектами библиотечного фонда и другим имуществом: путем переплета книг или журналов, путем распечатывания электронных документов, путем копирования объектов библиотечного фонда и т.д.

Единственной сложностью таких операций является отражение в учете использования одних объектов основных средств для изготовления других. Очевидно, если основное средство используют для изготовления другого основного средства, балансовая стоимость использованного основного средства должна войти в сформированную балансовую стоимость нового основного средства. Встает вопрос: что делать при этом с начисленной амортизацией? Очевидно, что амортизация должна была бы перейти на новое основное средство. Но в инструкциях такая операция не описана. Ее следует согласовать с учредителем (бюджетным, автономных учреждениям), с главным распорядителем бюджетных средств (казенному учреждению), с финансовым органом.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Списание материальных запасов, израсходованных на изготовление объектов библиотечного фонда

0 10631 310

0 10536 446

Списание балансовой стоимости объектов библиотечного фонда, использованных для изготовления объектов библиотечного фонда

0 10631 310

0 10138 410

Перенос сумм амортизации, начисленной на объекты библиотечного фонда, которые были израсходованы на изготовление новых объектов библиотечного фонда

0 10438 410

0 10438 410

Отражение услуг сторонних организаций, приобретенных с целью изготовления объектов библиотечного фонда

0 10631 310

0 3022Х 730

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, изготовленных своими силами по сформированной цене

0 10138 310

0 10631 310

Изготовление объектов библиотечного фонда в собственном полиграфическом подразделении

В некоторых бюджетных учреждениях, имеющих в своем составе библиотечные подразделения, есть свое полиграфическое оборудование. Такие полиграфические подразделения занимаются выпуском полиграфической продукции как для продажи (отражают в учете как готовую продукцию – счет 010537000), так и для внутреннего потребления, в том числе и для комплектования библиотечного фонда.

В фактическую стоимость объектов библиотечного фонда, изготовленного в собственном полиграфическом подразделении, также может быть включена часть распределенных общехозяйственных расходов. Но в инструкциях такая операция не описана. Ее следует согласовать с учредителем (бюджетным, автономных учреждениям), с главным распорядителем бюджетных средств (казенному учреждению), с финансовым органом, также оговорить порядок отражения таких расходов в Отчете о финансовых результатах (ф. 0503121, 0503721).

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Списание материальных запасов, израсходованных на полиграфическое производство

0 10631 310

0 10536 446

Амортизация полиграфического оборудования

0 10631 310

0 104Х4 410

Начисление оплаты труда работникам полиграфического подразделения

0 10631 310

0 30211 730

Начисление платежей во внебюджетные фонды с заработной платы работников полиграфического подразделения

0 10631 310

0 30300 730

Коммунальные расходы по полиграфическому подразделению

0 10631 310

0 30223 730

Общехозяйственные расходы распределены на вложения в изготовление объектов библиотечного фонда

0 10631 310

0 10981 ХХХ

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, изготовленных на собственном полиграфическом производстве по сформированной цене

0 10138 310

0 10631 310

Изготовление объектов библиотечного фонда своими силами за счет нескольких источников финансового обеспечения (для бюджетных/автономных учреждений)

В том случае, если учреждения будут изготавливать объекты библиотечных фондов своими силами за счет нескольких источников финансового обеспечения, следует в итоге собрать всю сумму расходов на одном коде источника. Следует иметь в виду, что недопустимо расходовать средства субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания («4») или субсидий на иные цели («5») для изготовления объектов библиотечного фонда в рамках приносящей доход деятельности («2»). Обратное допустимо.

№ п/п

Бухгалтерская запись

Бюджетные/автономные

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Списание вложений в объекты библиотечного фонда для переноса

2 30406 830

2 10631 310

Перенос сумм вложений в объекты библиотечного фонда на другой код финансового обеспечения

4 10631 310

4 30406 730

Перевод полиграфической продукции собственного производства в состав библиотечного фонда

Как уже было упомянуто выше, собственное полиграфическое производство учреждения может изготавливать полиграфическую продукцию для продажи. Но часть такой продукции в дальнейшем может быть направлена на комплектование библиотечного фонда.

Принятие к бухгалтерскому учету хозяйственных операций по переводу готовой продукции в целях ее использования для нужд учреждения производят по ее фактической себестоимости на основании Требования-накладной (ф. 0504204).

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Перевод готовой продукции собственного полиграфического производства в состав библиотечного фонда

0 10138 310

0 10537 446

Создание объектов библиотечного фонда в результате выполнения НИОКР

При выполнении НИОКР также могут быть созданы те или иные объекты, которые впоследствии принимают в состав библиотечных фондов: отчеты о выполнении работ, конструкторская и иная техническая документация и т.д.

Принятие на учет объектов, подлежащих включению в состав библиотечных фондов, созданных в ходе выполнения НИОКР, рекомендуем производить на основании распоряжений уполномоченных должностных лиц и оформляемых по результатам НИОКР инвентаризационных описей созданных объектов библиотечных фондов.

Созданные объекты библиотечных фондов рекомендуем оценивать отдельно от результатов работ (нематериальных активов). Варианты оценки: оценка согласно стоимости затрат на выполнение отдельных этапов работ, условная оценка по решению комиссии и т.д.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Принятие выполненных исполнителями этапов (подэтапов) НИОКР или работы в целом

0 10632 320

0 30226 730

Отнесение на увеличение затрат на выполнение НИОКР стоимости оборудования и иных материальных ценностей, приобретенных

заказчиком и переданных исполнителю для использования в ходе выполнения работ

0 10632 320

0 10230 420

0 10536 446

Отнесение на увеличение затрат на выполнение НИОКР амортизационных отчислений со стоимости объектов основных средств и нематериальных активов, задействованных в ходе выполнения работ:

первоначальная стоимость которых составляет до 3 000 руб. включительно;

0 10632 320

0 101ХХ 410

первоначальная стоимость которых свыше 3 000 руб.

0 10632 320

0 104ХХ 410

0 104ХХ 420

Отнесение на увеличение затрат на выполнение НИОКР затрат на получение документов, подтверждающих исключительные права на них (патенты, свидетельства и т.п.)

0 10632 320

0 30226 730

Принятие к учету по первоначальной стоимости объекта нематериальных активов – положительного результата НИОКР

0 10230 320

0 10602 320

Списание затрат на выполнение НИОКР, результаты по которым не могут быть учтены в составе нематериальных активов

0 40110 172

0 10632 420

Списание затрат по не давшим положительного результата НИОКР

0 40110 172

0 10602 420

Списание на основании решения уполномоченного органа (должностного лица) затрат по незаконченным НИОКР

0 40110 172

0 10632 420

Сумма произведенных вложений в создание опытных образцов при выполнении НИОКР

0 10631 310

0 10634 340

0 10632 320

Сумма произведенных вложений в создание объектов библиотечного фонда при выполнении НИОКР

0 10631 310

0 10632 320

Принятие к учету объектов библиотечного фонда, созданных при выполнении НИОКР

0 10138 310

0 10631 310

Перевод материальных запасов в категорию библиотечного фонда

Перевод материальных запасов в категорию библиотечного фонда в результате исправления ошибок в учете

В тех случаях, когда библиотека является подразделением учреждения иного направления деятельности, нередко происходят ситуации, когда печатная продукция и иные материалы, которые предназначены для комплектования библиотечного фонда, ошибочно приобретают как материальные запасы (как для использования в текущей деятельности учреждения). Такую ошибку следует исправлять методом «красное сторно» и затем отражать в учете правильную операцию.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Ошибка была совершена в текущем году

Отмена операции приобретения материальных запасов – «красное сторно»

0 10536 346

0 30234 730

Исправительная запись – вложения в объекты основных средств

0 10631 310

0 30231 730

Исправительная запись – принятие к учету объектов библиотечного фонда

0 10138 310

0 10631 310

Ошибка была совершена в прошлые годы

Отмена операции приобретения материальных запасов – «красное сторно»

0 10536 346

0 30486 730

0 30496 730

Исправительная запись – принятие к учету объектов библиотечного фонда

0 10138 310

0 30486 730

0 30496 730

Перевод материальных запасов в категорию библиотечного фонда в результате изменения назначения использования

Но может также возникнуть такая ситуация, что назначение использования печатной продукции со временем станет другим. Например, справочная литература, приобретенная сотрудником для использования на рабочем месте (в этом случае литературу отражают в учете как прочие материальные запасы), через некоторое время передана в библиотечное подразделение. Эту операцию можно отразить в учете аналогично операции перевода готовой продукции в состав основных средств. Но в инструкциях такая операция не описана. Ее следует согласовать с учредителем (бюджетным, автономных учреждениям), с главным распорядителем бюджетных средств (казенному учреждению), с финансовым органом.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Перевод прочих материальных запасов в состав библиотечного фонда в результате изменения назначения использования

0 10138 310

0 10536 446

Амортизация объектов библиотечного фонда

На объекты библиотечного фонда стоимостью до второго ценового предела включительно амортизацию начисляют 28 в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На любые объекты основных средств стоимостью свыше второго ценового предела амортизацию начисляют в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

Предел 100%-ного начисления амортизации был увеличен с 20 000 до 40 000 руб. с 1 января 2011 г. с введением в действие Инструкции № 157н, с 1 января 2018 г. второй ценовой предел был увеличен 29 до 100 000 руб. Но при этом ни в первом, ни во втором случае не было указаний о том, чтобы доначислить до 100% амортизацию на объекты основных средств, которые до повышения второго ценового предела следовало амортизировать линейным способом.

Как уже упоминалось выше, чтобы начислять индивидуально амортизацию линейным способом на соответствующие объекты библиотечных фондов, эти объекты необходимо отражать в бухгалтерском (бюджетном) учете индивидуально, но без присвоения инвентарных номеров.

Объекты библиотечного фонда отнесены 30 к седьмой амортизационной группе, которая устанавливает для них срок полезного использования для целей начисления амортизации в пределах 20 лет = 480 месяцев.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Начисление амортизации объектов библиотечного фонда – за счет расходов текущего года

0 40120 271

0 10428 411

0 10438 411

Начисление амортизации объектов библиотечного фонда с отнесением на общехозяйственные расходы

0 10981 271

0 10428 411

0 10438 411

Начисление амортизации объектов библиотечного фонда с отнесением на накладные расходы

0 10971 271

0 10428 411

0 10438 411

Начисление амортизации объектов библиотечного фонда с отнесением на себестоимость работ, услуг

0 10961 271

0 10428 411

0 10438 411

Учет расходов на содержание библиотечного фонда

Расходы на содержание объектов библиотечного фонда (ремонт, реставрацию) подлежат отражению в учете в общем порядке учета затрат на содержание основных средств.

№ п/п

Бухгалтерская запись

дебет счета
учета

кредит счета
учета

Приобретение услуг по ремонту (реставрации) объектов библиотечного фонда

0 40120 225

0 10981 225

0 10971 255

0 10961 225

0 30225 730

0 20825 730

Списание материальных запасов, израсходованных на ремонт (реставрацию) объектов библиотечного фонда

0 40120 225

0 10981 225

0 10971 255

0 10961 225

0 10536 446

Учет выбытия объектов библиотечного фонда

Согласно установленному порядку 31 списания основных средств основное средство следует списать, когда у основного средства больше нет полезного потенциала.

Приказ № 1077 определяет, что исключение документов из библиотечного фонда допустимо по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.

При этом исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности недопустимо по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допустимо только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.

Для отражения выбытия объектов библиотечного фонда применяют первичный документ специального вида – Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144). В Акте указывают причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению решения о списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляют на основании утвержденного Акта (ф. 0504144) и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п.), в том числе перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в Акте (ф. 0504144), с целью дальнейшего их использования. Списки подлежащих списанию по различным причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и др.) составляют раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда.

Для электронных документов установлен следующий порядок списания.

Электронные сетевые локальные документы удаляют из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дату акта вводят в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.

На основании введенных сведений программным способом формируют перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляют специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.

Выбытие объектов библиотечного фонда по причине физического износа

№ п/п

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *