Авансовый отчет перерасход

Содержание

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году».

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО)…
В строке «Основание» РКО укажите:…
. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Форма № АО-1

На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.

Итоги

Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет. Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

Один из злободневных вопросов — в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет.

Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии). Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя.

В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Важно

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия. Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ). Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков (ст.395 ГК РФ). Как именно осуществляется выдача? Возмещение денег подотчетному лицу осуществляется в том же порядке, что и выдача средств.

Получить деньги можно через кассу предприятия. При выдаче средств кассир выписывает расчетно-кассовый ордер на сумму перерасхода.

При составлении РКО, кроме основных реквизитов предприятия необходимо дополнительно внести следующие записи: Строка «Основание» Возмещение перерасхода согласно с авансовым отчетом Строка «Приложение» Название и реквизиты прилагаемых к ордеру документов, одним из которых может быть авансовый отчет Альтернативным вариантом является зачисление денег на заработную карту сотрудника.

Решение об изменении способа выдачи денег принимает работодатель.

Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.

Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ, в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.

Внимание

По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

  • Общие сведения
  • Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету
  • Часто задаваемые вопросы

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы. Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.

Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.

Важно

В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4

Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно? Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии? Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО.

Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.
Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует.

1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. 3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.). Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так. 31 марта: Дебет 71 Кредит 50– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой. 1 апреля: Дебет 10 Кредит 71– 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.

) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей; Дебет 19 Кредит 71– 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 91-2 Кредит 19– 320 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации. 3 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 100 руб.

Совет

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы.

Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.). В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию.

В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.

В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем.

Проанализируем обратную ситуацию.

Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности? Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.

Перерасход по авансовому отчету

Кроме того, на БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа (билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг такси и др.

), должна стоять печать продавца Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ) В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО «Промсервис» Счет-фактура В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО «Промсервис»В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-расчетному документу…») должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка — например, продукты питания, строительные материалы и т. д.

Документ На что обратить внимание в документах Товарный чек Чек обязательно должен содержатьп.
2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ:

  • наименование документа и дату его составления;
  • наименование организации-продавца (ф.и. о. предпринимателя);
  • перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены;
  • должность лица, оформившего документ, и его подпись

ВниманиеДокумент об оплате, выдаваемый взамен кассового чека Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также:

  • порядковый номер документа;
  • ИНН продавца;
  • фамилия и инициалы лица, оформившего документ

БСО Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии).

ИнфоПри отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм.
Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами.

Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет.

Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек.

Обратите внимание

Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.
При этом использование личных денег подотчетным лицом должно найти свое отображение в авансовом отчете.

ВажноДокумент позволяет вести учет денежных средств, которые выдается работникам на производственные нужды.

Готовая инструкция для подотчетника

Квитанция к ПКО (унифицированной формы № КО-1) Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, «Оплачено») Справка о покупке или продаже валюты Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных.

Печать банка не обязательнап. 4.10 Инструкции ЦБ от 16.09.2010 № 136-И Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя В договоре должны быть указаны ф.
и. о.

физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи — наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения и срок арендып. 1 ст. 454, ст. 606, п. 3 ст. 607, п. 1 ст.

779 ГК РФ) Расписка физлица-непредпринимателя Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор), ф.
и. о.

Выдача денег подотчетнику Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его заявления, на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп.

Неверный остаток или перерасход в авансовом отчете

Заполнение документа «Аванс подотчетному лицу” в программе 1С Бухгалтерия государственного учреждения всегда вызывает много вопросов, а так-же негатива среди пользователей программы.

Связано это я бы сказал с несколько сложным механизмом ввода как самого документа «Аванс подотчетному лицу”, так и документов с ним связанных.

Но, кроме вопросов связанных с вводом документа нередко появляются и вопросы непосредственно при печати документа.

И одна из самых распространенных ошибок – неправильный вывод на печать информации об остатке денежных средств у подотчетного лица, либо же перерасходе денежных средств, причем неправильно выводится как сумма предыдущего аванса, так и остаток/перерасход аванса текущего. Так в чем же причина?

Если взглянуть на счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами”, то мы увидим что учет на счете ведется в разрезе целой кучи аналитических признаков. Это стандартные КПС, ИФО, КФО, а так-же несколько видов субконто.

И одним из этих видов субконто является «Виды расчетов с подотчетными лицами”, то самое субконто, которое принимает всего два значения – «Расчеты по денежным средствам и расчеты по денежным документам”. И, как опять же показывает моя практика, неверный остаток или перерасход в авансовом отчете в большинстве случаев выводится именно из-за беспорядка с этим видом субконто.

И если для вас важно видеть обороты на 208 счете в разрезе этих двух показателей то придется приводить авансовые отчеты в порядок вручную. правильно проставляя значения видов расчетов с подотчетными лицами. Однако, если вам не так важен этот показатель (а в большинстве случаев это так и есть) то аналитику по видам расчетов с подотчетными лицами можно отключить.

Для того чтоб сделать это нужно зайти в пункт меню «Операции – константы”. Однако, все же непосредственно перед отключением этой аналитики я рекомендую сделать копию вашей информационной базы, чтоб была возможность «вернуться назад”.

Итак, зашли в константы, далее выбираем «Настройка параметров учета – учет на счете 208.00”. Все что нам нужно сделать – установить флажок в поле «Отключить разделение расчетов с подотчетными лицами на счете 208.

00″, нажать «ОК” и выждать некоторое время, необходимое для принятия изменений.

Форма редактирования констант

Как правило после этих действий остаток/перерасход в авансовом отчете формируются правильно. Если же нет – попробуйте сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 208 в разрезе разных вариантов аналитики и вы непременно найдете ошибку.

Каков порядок возмещения по авансовому отчету? Возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету

ГлавнаяРазноеВозмещение подотчетных сумм по авансовому отчету

Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?

Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?

Итоги

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно.

Совет

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы.

Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

Важно

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

Требования бухгалтерии к АО таковы:

  • отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?

Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • обоснованность расходов;
  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.

Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.

Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму № АО-1

Возврат перерасхода подотчетному лицу

В результате утверждения авансового отчета образовался перерасход подотчетных средств, связанный с оплатой проезда.

Организация для заключения договора поставки отправила своего работника в командировку. Согласно коллективному договору компании размер суточных при командировках по Российской Федерации установлен в размере 700 руб.

Командированному сотруднику выдан аванс в размере 20 000 руб., в т. ч. суточные в размере 3500 руб. Авансовый отчет по командировке представлен работником 15 сентября 2017 года, на сумму 25 000 руб.

В результате утверждения авансового отчета образовался перерасход подотчетных средств, связанный с оплатой проезда.

ВОПРОС: Как нам отразить в бухгалтерском учете операции, связанные с перерасходом подотчетных средств?

ОТВЕТ: Ситуации, когда работник представляет авансовый отчет ровно на ту сумму, которую он получил под отчет, встречается крайне редко. Обычно сумма бывает или больше, или меньше ранее полученного аванса.

Нередко случается, когда денег, выданных работникам в подотчет, не хватает для осуществления необходимых расходов и работник доплачивает недостающую сумму из личных средств.

В такой ситуации, если работник потратил больше денег, чем ему было выдано под отчет, в авансовом отчете указывается перерасход.

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход выплачивается работнику по РКО, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Совет

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма № АО-1).

Неизрасходованные деньги, т. е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка Операция
На дату выдачи денег под отчет
Дебет 71 – Кредит 50 Работнику выданы деньги под отчет
На дату утверждения авансового отчета
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) – Кредит 71 Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы
Дебет 50 – Кредит 71 От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег
Дебет 71 – Кредит 50 Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету
Расчеты с использованием пластиковой карты
Дебет 55 – Кредит 51,52 Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте
Дебет 71 – Кредит 55 Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)
Дебет 73- Кредит 55 Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами
Дебет 50 – Кредит 73 Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов
Дебет 70 – Кредит 73 Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В бухгалтерском учете организации хозяйственные операции, связанные с командировкой сотрудника, следует отразить следующим образом:

Перед началом поездки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

– 20 000 руб. – выдана сумма подотчетных средств на командировочные расходы.

На дату утверждения авансового отчета:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

– 25 000 руб. – списаны расходы подотчетного лица по командировке;

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

– 5000 руб. – выдана сумма перерасхода по командировке.

Перерасход по авансовым отчета выплата при увольнении

Расчеты с подотчетными лицами

Довольно часто компаниями приходится сталкиваться с необходимостью оплачивать те или иные расходы наличными. В подобной ситуации наличные расходы всегда являются расходами, совершенными через подотчётное лицо.

Оформляются такие расходы путем составления авансового отчёта — документа учёта выданных средств и потраченных подотчётным лицом сумм. Авансовый отчёт составляется только сотрудниками организации или предпринимателя.

Генеральный директор (даже если он единственный учредитель) тоже является сотрудником. поэтому по своим наличным операциям он отчитывается перед ООО также на основании авансового отчёта.

Индивидуальный предприниматель сам на себя авансовый отчёт не составляет.

По сути документ ИП не нужен, ведь предприниматель не должен отчитываться перед собой или кем-либо о потраченных суммах (авансовый отчёт представляет собой именно отчёт об израсходованных суммах).

ИП достаточно оформить расходный кассовый ордер на снятие наличных и подтвердить наличные расходы документами от поставщика.

Таким рбразом, авансовый отчёт ИП не составляет (письмо ФНС России от 31 августа 2012 г.

№ письмо Банка России от 2 августа 2012 г. № 29-1-2/5603 ). Ограничений по суммам выдачи средств под отчёт законом не установлено.

Какие-либо дополнительные соглашения с работником, например договор о материальной ответственности для совершения подобных выплат оформлять, также не требуется. Выдать средства работнику, необходимые для оплаты наличных расходов фирмы, можно несколькими способами: наличными непосредственно из кассы или переводом с расчетного счета на личный счет. Также если у фирмы есть корпоративная карта.

привязанная к расчетному счету, то момент оплаты покупки такой картой – это также выдача средств под отчёт тому лицу, на чье имя эта карта оформлена. Как правило, это директор.

Оформление выдачи средств под отчёт во всех перечисленных случаях одинаково, разница только в источнике выдачи, которым может быть или касса, или расчетный счет.

Перечень документов, которые служат основанием для выдачи (перечисления) работнику денежных средств под отчёт, различается, в частности, в зависимости от способа, которым работнику будут выданы под отчёт денежные средства, и статуса работодателя (организация или индивидуальный предприниматель).

Прежде всего для обоснования необходимости в выдаче подотчётных сумм нужно, чтобы работник организации оформил отдельный документ с просьбой об их выдаче (заявление, служебную записку). Напрямую обязанность составить такое заявление установлена только при выдаче под отчёт наличных денежных средств.

Обратите внимание

Однако в целях соблюдения, в частности, требований законодательства о бухгалтерском учёте о документальном оформлении всех операций это следует делать и при выдаче (перечислении) подотчётных сумм безналичным способом. Заявление (служебная записка) подотчётного лица на выдачу денежных средств под отчёт оформляется в свободной форме (см.

Служебную записку с просьбой о выдаче денежных средств под отчёт ).

Такой документ должен содержать запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя, дату. Аналогичный порядок выдачи денежных средств работнику под отчёт действует в отношении работников индивидуального предпринимателя. Следует отметить, что выдаваемые под отчёт деньги фактически имеют целевой характер.

Использовать их для каких-то альтернативных нужд, помимо осуществления необходимых расходов, нельзя. Также подотчётное лицо не вправе передавать полученные суммы другому работнику организации или производить их них с работниками расчет по заработной плате. Порядок выдачи и возврата корпоративных банковских карт законодательно не установлен.

Поэтому организация вправе разработать его самостоятельно и закрепить, например, в приказе о выдаче подотчётных сумм, составленном в свободной форме (см.

Приказ о выдаче подотчётных сумм ).

В частности, корпоративная банковская карта может выдаваться работнику на основании документов, в которых руководитель утверждает сумму денежных средств к выдаче под отчёт. Например, на основании заявления работника (служебной записки (см.

Служебную записку с просьбой о выдаче денежных средств под отчёт )).

Сроки возврата карты организация также может установить самостоятельно.

Например, в зависимости от вида расходов, которые оплачиваются с помощью банковской карты. В частности, организация может установить. то работник обязан в?звращать банковскую карту:

  1. не позднее дня, следующего за днем возвращения работника из командировки, – при оплате командировочных расходов .
  2. не позднее рабочего дня, следующего за днем ее получения, – при оплате текущих хозяйственных расходов (например, канцтоваров);

Кроме того, в целях контроля за движением корпоративной банковской карты целесообразно завести журнал учёта приема и выдачи корпоративных банковских карт в свободной форме (см.

Журнал учёта приема и выдачи корпоративных банковских карт ).

По факту совершения покупки сотрудник, который получил средства под отчёт, должен составить авансовый отчёт.

с приложением подтверждающих расходы документов: кассового чека и накладной или акта. Таким образом, всегда должно быть два документа, которые подтверждают расход: об оплате и о получении конкретного товара или услуги.

Важно

Из формулировок в документах должно быть ясно, что осуществленные затраты произведены в интересах фирмы и в рамках ее коммерческой деятельности.

Оформлять авансовый отчёт нужно в одном экземпляре. Поскольку является документом, необходимым только организации для учёта денежных средств, выданных подотчётным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Законодательно установленных ограничений периода между получением денег под отчёт и составлением авансового отчёта не предусмотрено. Однако существует правило, согласно которому получивший наличные денежные средства под отчёт, должен за них отчитаться, представив авансовый отчёт не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они были выданы.

Речь идет об установлении сроков выдачи подотчётных средств внутренним приказом по фирме. Проще говоря, в компании может быть издано распоряжение директора о том, что все сотрудники, получающие средства под отчёт, должны отчитаться по ним в течение заданного срока.

Срок выдачи средств может быть также установлен для конкретной выдачи, например в служебной записке, обосновывающей необходимость выдать сотруднику конкретную сумму под определенные нужды.

Также должно соблюдаться правило о том, что новую сумму под отчёт сотрудник не может получить до того момента, пока не отчитается по полученной ранее.

Для учёта сумм в расходах на УСН «доходы -расходы» важно, чтобы документы были выписаны на имя компании, т.е.

чтобы название организации (ИП) присутствовало непосредственно в накладной или акте. Именно на таком оформлении настаивают контролеры. Кассовый чек в таких случаях сопровождается также приходным кассовым ордером, составленным получателем платежа.

Также необходимо помнить о том, что наличные сделки между юрлицами и ИП возможны лишь в пределах 100 000 рублей в рамках одного договора. Суммы сверх данного лимита или должны быть оформлены отдельным договором, или перечислены безналичным путем.

Совет

В то же время случаются ситуации, когда покупки за наличный расчет совершаются в интересах компании, но по каким-то причинам они оформляются на имя физлица – ее сотрудника.

Например, оплачивается некая услуга, исполнитель которой не работает с кассовым аппаратом и выдает своим клиентам лишь БСО. Т.е.

фактически он работает с физлицами, а принимать наличные у юрлиц или ИП просто не имеет права в виду отсутствия кассового аппарата.

В подобной ситуации из имеющихся документов можно будет сделать вывод, что те или иные товары или услуги приобретены в интересах фирмы, таким образом, их можно принять к учёту на основании авансового отчёта.

Однако с точки зрения учёта расходов на УСН не будет соблюдено правило о составлении документов на имя ООО. Следовательно, принять такие расходы в уменьшение налоговой базы не получится. Такой вывод, в частности, следует из письма ФНС России № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2013 г.

а также из более раннего письма УФНС России по г. Москве № 28-11/23487 от 27 марта 2006 г.

По итогам утверждения авансового отчёта долг за сотрудником закрывается. Неиспользованные деньги при этом работник обязан вернуть компании.

В авансовом отчете остаток неизрасходованны х средств отражается, также как и указывается перерасход, если средств, выделенных на расходы, сотруднику не хватило или он изначально тратил свои личные средства.

Обратите внимание

Способ возврата в данном случае не зависит от того, каким образом были получены деньги.

Работник может вернуть неизрасходованные суммы в кассу или на расчетный счет.

И наоборот, в случае, когда работник оплатил затраты собственными средствами, либо же когда выданных под отчёт сумм не хватило на оплату товаров или услуг, по итогам утверждения авансового отчёта сумма перерасхода компенсируется данному сотруднику.

Дополнительно отметим, что если сотруднику поручено произвести ещё расходы, помимо уже отраженных в авансовом отчете, тогда остаток неизрасходованны х подотчетных средств он после утверждения авансового отчета, может не возвращать.

Они сразу будут направлены на следующие расходы для нужд ООО или ИП.

Вполне возможна ситуация, когда сотрудник (генеральный директор) что-либо закупает на личные средства. Учесть подобные затраты возможно. Для учёта расходов, совершённых учредителем (директором) ООО, либо сотрудником организации или предпринимателя, также необходимо составить авансовый отчёт и возместить физ.

лицу потраченные им средства.

Когда учредитель (или руководитель) организации, либо просто сотрудник организации или сотрудник индивидуального предпринимателя что-либо закупает для деятельности компании (деятельности ИП), то фактически затраты несёт именно это физ. лицо. Несмотря на то, что расходы в целом предназначены для ООО (ИП), сама организация (сам ИП) расходы не несёт, а значит учесть их не может.

Но ООО (ИП) может возместить своему сотруднику (учредителю) затраты и, при наличии подтверждающих документов, расходы учесть будет можно . Сотрудник должен составить авансовый отчёт, где указываются суммы, которые он потратил.

К авансовому отчёту прилагаются подтверждающие документы (накладные, акты, чеки ККМ). На основании авансового отчёта, если вы согласны с тем, что данные расходы (покупки) действительно необходимы для деятельности и сотрудник их совершил вполне обоснованно, работнику возмещаются эти суммы.

Когда ООО (ИП) возмещает сотруднику, потраченные им суммы, то расход уже несёт организация (ИП) и его можно учесть в расчёте налога.

Важно

Когда сотрудник не может подтвердить, совершённые затраты или не может приложить к авансовому отчёту полный комплект подтверждающих документов (документы на получение и на оплату ), тогда возмещение — на усмотрение организации (ИП). Затраты сотруднику вполне можно возместить, если они на ваш взгляд обоснованы.

Но без надлежащего комплекта подтверждающих документов от поставщика учесть эти затраты в расчёте налога всё равно будет нельзя.

Таким образом, затраты, которые совершил учредитель (руководитель) или сотрудник ООО можно учесть если сотрудник (учредитель) отчитается по авансовому отчёту к которому приложит подтверждающие документы (накладные, акты, товарные чеки и обязательно чеки ККМ). При этом желательно чтобы документы были оформлены на ООО (ИП), а не на физлицо.

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Обоснованный перерасход

Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:

  • сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Компенсация перерасхода из кассы

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения?

Да, можно.

Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска?

Да, можно.

Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска? Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск.

Да, можно.

После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель. Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней, после того как сотрудник представил отчет в бухгалтерию. Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Такой вывод позволяют сделать указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50

– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует.

1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой.

3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.).

Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

31 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

1 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 19 Кредит 71
– 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 320 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 100 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных ей под отчет.

Компенсация перерасхода на зарплатную карту

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата?

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.

В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.

Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) возмещение перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Компенсация личных денег сотрудника

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

  • НДФЛ (ст. 209 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Дело в том, что возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

ОСНО, УСН и ЕНВД

Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. Для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Порядок учета указанных расходов зависит от того, что оплачивал сотрудник. Так, например, представительские расходы, произведенные во время командировки, можно учесть в пределах норм. В особом порядке учитываются расходы при приобретении материалов и основных средств.

На расчет единого налога при упрощенке с доходов и на расчет ЕНВД возмещение сотруднику перерасходованных подотчетных сумм не влияет, поскольку организации, применяющие эти спецрежимы, вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того, как организация компенсировала ему перерасход сумм, выданных под отчет на эту операцию?

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод учета применяет организация при расчете налога на прибыль.

Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то момент компенсации сотруднику перерасхода для признания затрат по приобретенным товарам (работам, услугам) не важен. Расходы признавайте в период их осуществления. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Если организация рассчитывает налог на прибыль кассовым методом, то расходы считаются понесенными только после их фактической оплаты. Оплатой товаров (работ, услуг) признается прекращение встречного обязательства приобретателем перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой товаров (работ, услуг). Об этом сказано в пункте 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. Каких-либо особенностей в случае приобретения товаров (работ, услуг) через сотрудника (представителя) организации статьей 273 Налогового кодекса РФ не установлено. При оплате товаров (работ, услуг) подотчетником погашение задолженности перед продавцом происходит. Однако, как разъясняют сотрудники Минфина России, до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем (п. 1 ст. 252 НК РФ). Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода. Следовательно, для признания расходов в налоговом учете необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход.

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает кассовым методом

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 24 марта ей было выдано 2800 руб., однако она потратила больше. Иванова представила в бухгалтерию накладную, кассовый чек, корешок к приходному ордеру и счет-фактуру на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

26 марта руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день купленные канцтовары переданы на хозяйственные нужды.
31 марта кассир организации выдал Ивановой 200 руб. (3000 руб. – 2800 руб.), которые сотрудница потратила сверх полученных под отчет денег.

Указанные операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

24 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 2800 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

26 марта:

Дебет 10 Кредит 71
– 2542 руб. (3000 руб. – 458 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 19 Кредит 71
– 458 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 458 руб. – предъявлен к вычету НДС, заплаченный поставщикам.

31 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 200 руб. – компенсированы сотруднику расходы сверх сумм, выданных ему под отчет.

Расходы на приобретение канцтоваров при расчете налога на прибыль в размере 2542 руб. бухгалтер «Альфы» учел в марте.

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть в расходах стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того как ему был компенсирован перерасход сумм, выданных под отчет на эту операцию?

Нет, нельзя.

При расчете единого налога при упрощенке организация вправе признать расходы только после их фактической оплаты. Оплатой товаров (работ, услуг) признается прекращение встречного обязательства приобретателем перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой товаров (работ, услуг). Об этом сказано в пункте 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ. Каких-либо особенностей в случае приобретения товаров (работ, услуг) через сотрудника (представителя) организации статьей 346.17 Налогового кодекса РФ не установлено. При оплате товаров (работ, услуг) подотчетником погашение задолженности перед продавцом происходит. Однако до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода. Следовательно, при расчете единого налога при упрощенке для признания расходов необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 17 января 2012 г. № 03-11-11/4.

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм. Организация применяет упрощенку. Единый налог организация платит с разницы между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку, единый налог платит с разницы между доходами и расходами.

Секретарь Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары (бумагу, степлеры, ручки и т. д.). На эти цели ей было выдано 2000 руб., однако она потратила 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

11 февраля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой в сумме 3000 руб.

13 февраля Ивановой была компенсирована сумма в 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.), которую она потратила сверх денег, выданных ей под отчет.

При расчете единого налога (с разницы между доходами и расходами) за I квартал бухгалтер «Альфы» включил в расходы 3000 руб.

Отсутствие оправдательных документов

Ситуация: как отразится на расчете налогов и взносов то, что организация возместила подотчетному лицу расходы при отсутствии оправдательных документов?

Придется удержать НДФЛ, также безопаснее начислить страховые взносы.

А вот на расчет налога на прибыль, единого налога при упрощенке и ЕНВД возмещение сотруднику подотчетных сумм при отсутствии оправдательных документов не влияет (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

С подотчетных сумм, возмещаемых сотруднику при отсутствии оправдательных документов, удержите НДФЛ. Такие выплаты при отсутствии оправдательных документов являются его доходом (ст. 41, 209 НК РФ). Так считают судьи (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 13510/12, ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2014 г. № А26-5684/2013). ФНС России письмом от 24 декабря 2013 г. № СА-4-7/23263 направило указанное постановление Президиума ВАС РФ нижестоящим налоговым инспекциям для использования в работе.

Также придется начислить на эти суммы и страховые взносы. При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов. Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет.

Совет: можно не начислять страховые взносы, даже если сотрудник не приложил к авансовому отчету документы, подтверждающие покупку. Аргументы такие.

Нельзя утверждать, что сотрудник присвоил себе сумму подотчетных денег, пока не доказано обратное. А вот аргументировать то, что аванс был потрачен на те цели, на которые был выдан, – можно.

Для этого необходимо будет составить документы, подтверждающие расходование денег и оприходование товаров (работ, услуг). Это могут быть:

  • отчет об использовании наличных денежных средств;
  • акт рабочей комиссии об установлении факта расхода наличных денежных средств, выданных в подотчет;
  • объяснительные у сотрудников, не сдавших расходные документы, с информацией о товарах и т. д.

Можно даже составить документы, подтверждающие то, что указанная сотрудником цена приобретения не отличается от рыночной. Для этого подойдут, к примеру, прайс-листы и каталоги компаний, продающих аналогичную продукцию.

К такому выводу пришли судьи в постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 11 ноября 2015 г. № Ф09-7999/15.

К сожалению, в отношении НДФЛ такой подход неприменим. Точку в этом отношении поставил Президиум ВАС РФ в постановлении от 5 марта 2013 г. № 13510/12.

Пример компенсации подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов. Организация применяет общую систему налогообложения

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 24 марта ей было выдано 2800 руб., однако она потратила больше. Иванова не представила в бухгалтерию документы, подтверждающие понесенные расходы. По ее утверждению, она потратила 3000 руб.

26 марта канцтовары были оприходованы и руководитель организации принял решение возместить Ивановой понесенные расходы. 31 марта кассир организации выдал Ивановой 200 руб. (3000 руб. – 2800 руб.), которые сотрудница потратила сверх полученных под отчет денег. В тот же день с возмещенных Ивановой сумм перерасхода бухгалтер удержал НДФЛ.

Указанные операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

24 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 2800 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

26 марта:

Дебет 10 Кредит 71
– 3000 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей.

31 марта:

Дебет 71 Кредит 50
– 200 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных под отчет.

Из зарплаты сотрудницы за март был удержан НДФЛ в сумме 390 руб. (3000 руб. × 13%).

Расходы на приобретение канцтоваров бухгалтер «Альфы» не включил в базу по налогу на прибыль в связи с их документальной неподтвержденностью. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на суммы, выплаченные Ивановой, бухгалтер не начислял.

ШКОЛА БУХГАЛТЕРА: Урок 14-й. Часть первая.

3. Учет операций с подотчетными лицами

Продолжение. Начало см. в уроке 13 («ДК» №1 за 2001 г.).

В предыдущем уроке мы установили, что расчеты с привлечением подотчетных лиц совершаются с определенной последовательностью и предполагают шесть основных операций:

1. Получение задания от руководителя.

2. Получение денежного аванса для оплаты расходов.

3. Направление работника на другое предприятие.

4. Оформление документов на полученные ценности, работу и услуги на другом предприятии.

5. Передача полученных ценностей материально ответственным лицам своего предприятия.

6. Составление отчета об использовании полученных денежных средств, проведение полного расчета в бухгалтерии.

11. Отражение в учете получения и возврата денежного аванса подотчетным лицом

Начиная со второго этапа (см. последовательность операций в начале урока), расчеты с подотчетным лицом отражаются в бухгалтерском учете.

При выдаче наличных денежных средств возникает дебиторская задолженность подотчетного лица перед предприятием, которая погашается после:

1. Представления подотчетным лицом авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, признания указанных расходов обоснованными и утверждения авансового отчета руководителем предприятия.

2. И/или возврата остатка неиспользованных подотчетным лицом наличных денежных средств в кассу предприятия.

3. И/или удержания остатка неиспользованных подотчетным лицом денежных средств из его заработной платы.

Оперативный учет получения и возврата наличных денежных средств ведется в Журнале контроля (см. предыдущий урок).

Ежемесячные обороты и задолженность по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете при журнально-ордерной форме учета отражаются в журнале-ордере №7. Заполнение данного учетного регистра будет рассмотрено в следующих уроках.

Расчеты с подотчетными лицами относятся к расчетам предприятия по текущей дебиторской задолженности. Для таких расчетов в бухгалтерском учете используется субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо этого субсчета может быть как дебетовым, так и кредитовым. Для обеспечения требуемой точности по данному субсчету могут открываться субсчета третьего порядка, например: «Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам в национальной валюте 3721», «Расчеты с подотчетными лицами по командировкам в иностранной валюте 3722», «Расчеты по расходам на хозяйственные нужды 3723» и другие субсчета.

Предприятию необходимо учитывать ограничения выдачи средств наличными. Как предусмотрено Указом Президента №436 и инструкцией №21, предприятия могут осуществлять выдачу наличных денежных средств на хозяйственные нужды из кассы за счет остатка выручки в кассе при отсутствии налоговой задолженности. Об ответственности за превышение установленных сроков использования наличных и выдачу их без полного отчета о ранее полученных средствах указано в конце предыдущего урока.

В таблице 1 рассмотрено отражение в бухгалтерском учете основных операций при получении средств в подотчет и возврате их из подотчета.

Окончательный расчет подотчетного лица по полученным денежным средствам завершается составлением им авансового отчета.

Отражение в бухгалтерском учете урегулирования возможных вариантов отношений подотчетного лица с предприятием и проведение полного расчета с ним будет рассмотрено в следующих уроках темы.

Таблица 1

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами при получении денежных средств из кассы и с текущего счета

№ п/п Дата Корреспонд. счета Сумма, грн
Д-т К-т
1 Выданы из кассы наличные денежные средства подотчетному лицу в национальной валюте на служебную командировку. Открыт субсчет 3721 «Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам в национальной валюте». При отсутствии у предприятия налоговой задолженности наличные выдаются из остатка средств в кассе 17.10.2000 3721 301 500,00
Выданы из кассы наличные денежные средства подотчетному лицу в национальной валюте на хозяйственные нужды (приобретение товара). Открыт субсчет 3723 «Расчеты с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды». У предприятия отсутствует задолженность по налогам, наличные выданы из остатка выручки в кассе 17.10.2000 3723 301 1500,00
Получены денежные средства с текущего счета в банке для выдачи подотчетному лицу на хозяйственные нужды 16.10.2000 301 311 450,00
Выданы наличные денежные средства из кассы подотчетному лицу на хозяйственные нужды 16.10.2000 3723 301 450,00
5 Выданы наличные денежные средства подотчетному лицу на хозяйственные нужды по денежному чеку с текущего счета в банке 27.09.2000 3723 311 582,00
Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу (1) для перечисления почтовым переводом другому подотчетному лицу (2), находящемуся в командировке 28.09.2000 3723 301 1025,06
Перечислены наличные денежные средства, полученные подотчетным лицом (1) подотчетному лицу (2), находящемуся в служебной командировке, почтовым переводом с уведомлением о вручении через отделение «Укрпочта» (см. проводку 6 табл. 1) 28.10.2000 333 3723 958,00
8 Получены подотчетным лицом (2), находящимся в командировке, из кассы почтового отделения «Укрпочта» перечисленные ему командировочные, о чем свидетельствует полученное предприятием уведомление «Укрпочты» 29.09.2000 3721 333 958,00
Отнесена на затраты стоимость услуг «Укрпочты» по пересылке наличных подотчетному лицу 2 (см. проводки 7 и 9 табл. 1) 28.10.2000 92 3723 67,06
Перечислены наличные денежные средства подотчетному лицу на хозяйственные нужды гарантированным платежным поручением с текущего счета в банке. Как вариант, наличные денежные средства могут перечисляться на командировочные расходы 29.09.200 3723 311 777.00
Получены денежные средства в валюте с валютного счета предприятия
для выдачи средств в валюте командированному за пределы Украины и оприходованы в кассу в долларах США (320 долларов США по курсу 1$ — 5,56 грн)
2.10.2000 302 312 1779,20
320 $
Выданы командированному из кассы наличные денежные средства в иностранной валюте. Открыт субсчет 3722 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте, долларах США» 2.10.2000 3722 302 1779,20
320 $
Затраты по служебной командировке подотчетного лица, целью которой было приобретение товаров, отнесены на стоимость приобретенного товара без НДС. В соответствии с п. 9 ПСБУ 9, такие затраты включаются в себестоимость запасов 20.10.2000 281 3721 403,00
Отражена сумма налогового кредита по НДС в затратах по командировке 20.10.2000 641 3721 45,00
Возврат неиспользованных денег (остатка наличности) подотчетным лицом в кассу предприятия 20.10.2000 301 3721 52,00
В случае если подотчетное лицо в установленный срок не возвратило деньги, сумма задолженности удерживается из его заработной платы 20.10.2000 661 3721 52,00
Проводка 16, вариант 2. Подотчетное лицо перерасходовало полученные деньги: вместо 500,00 грн израсходовано 569,00 грн. Имеется разрешение руководителя о погашении допущенного подотчетным лицом перерасхода.
Подотчетному лицу возмещен перерасход денег 20.10.2000 3721 301 69,00
Вариант 3. Подотчетное лицо после окончания командировки остаток наличности в течение 3-х дней не возвратило в кассу. По результатам проверки обслуживающего учреждения банка такое нарушение норм по регулированию оборота наличных было установлено. На предприятие наложены штрафные санкции в размере 25% от невозвращенной в установленные сроки суммы 52,00 х 0,25 = 13 грн. Для отражения штрафных санкций на счете 64 «Расчеты по налогам и платежам» открывается субсчет 6422 «Расчеты по уплате финансовых санкций»*
18 Начислен штраф за несвоевременное возвращение наличных денег. Свыше 3-х дней, 25 % 26.10.2000 948 6422 13,00
19 Перечислена с текущего счета предприятия в банке сумма штрафа в бюджет 27.10.2000 6422 311 13.00
* Урегулирование отношений с подотчетным лицом может включать возложение на него части обязательств перед государством, возникших по вине подотчетного лица. Варианты таких расчетов подробно рассмотрены в конце занятий по нашей теме.

12. Направление подотчетного лица на другое предприятие и выполнение им предусмотренных заданием действий

Третий этап отношений (см. последовательность операций в начале урока) предполагает осуществление действий по привлечению подотчетного лица к решению задач предприятия.

Партнерами предприятия при участии подотчетного лица могут быть как юридические, так и физические лица. В такой же последовательности рассмотрим выполнение операций с участием подотчетного лица.

Исходя из сути сделки, на предприятие-продавец могут направляться несколько работников предприятия-покупателя: подотчетное лицо для осуществления денежных расчетов, материально ответственное лицо с доверенностью на получение ценностей, водитель (или водитель-экспедитор) автотранспорта для перевозки ценностей. Каждый из них выполняет функции, зафиксированные в его должностных обязанностях или предусмотренные распоряжением руководителя. Эти должностные обязанности по распоряжению руководителя могут быть возложены на одного или нескольких работников с наделением их соответствующими полномочиями.

Ограничимся рассмотрением первого из указанных выше работников — подотчетного лица предприятия.

Чаще всего встречается вариант, когда подотчетным лицом, на которое возлагается обязанность регулярной закупки ценностей, является работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности (снабженец, экспедитор и т.д.).

Но возможны варианты привлечения для разовых поручений в качестве подотчетного лица работника, с которым на момент привлечения в качестве подотчетного договор о материальной ответственности отсутствует. Считаем, что при этом варианте интересы предприятия могут быть ущемлены.

Одним из условий сохранения имущества предприятия является наличие четко определенных формулировок в установлении отношений с подотчетным лицом и фиксация его ответственности перед предприятием в соответствующих внутренних документах предприятия. Для этого с таким работником заключается договор о его материальной ответственности.

Оплата наличными, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций №21, предусматривает, что предприятие-продавец должно представить предприятию-плательщику платежный документ, подтверждающий выплату наличными, — товарный чек, счет-фактуру, акт выполненных работ, акт оказанных услуг и т.д., налоговую накладную (если продавец является плательщиком НДС). Обязанность представления таких документов и полученных ценностей (результата оказанных услуг) на свое предприятие при осуществлении оплаты ложится на подотчетное лицо. На работника — подотчетное лицо возлагается также ответственность за сохранность выданных ему наличных денег, приобретенных ценностей и совершение расчета с продавцом.

На подотчетное лицо возложено получение ценностей, а доверенности для получения таких ценностей у него нет: оплата предусмотренных к продаже ценностей произведена немедленно, все документы на оплату представлены покупателю, поэтому дублировать полномочия этого лица для получения ценностей доверенностью нет необходимости.

Если после оплаты приобретенных ценностей происходит задержка с их получением (негабаритный груз, сложности доставки, задержка оформления документов и т.д.), все процедуры осуществляет на следующий день то же подотчетное лицо. Передача обязанностей по предоставлению отчета и расчетам с предприятием данного подотчетного лица другому работнику не предусмотрена. Перенос сроков получения грузов и другие исключения из правил недопустимы.

Как указывалось выше, для получения ценностей на другое предприятие могут направляться иные лица: работник предприятия — материально -ответственное лицо и/или водитель транспортного средства. В случае если привлечение таких работников не сопровождается получением ими наличных средств и, соответственно, не предусмотрено составление отчета об их использовании, такие лица не являются подотчетными и отношения с ними в наших уроках рассматриваться не будут.

Для урегулирования отношений с работниками, направленными руководителем на выполнение задания в качестве подотчетного лица, и защиты имущественных интересов предприятия целесообразно сопровождать такое направление внутренними документами, предусмотренными служебными обязанностями таких лиц, специальным положением о внутригородских командировках, служебных командировках в пределах Украины, за границу и т.п.

Пример составления такого документа — Распоряжения о направлении работника для выполнения задания приводится ниже (см. рис.1).

Предприятие Мария

Распоряжение о направлении работника для выполнения задания

» 1 » ноября 2000 г. №132__ г. Сватово Луганской обл.

Работника (цу) предприятия

Куценко О.И., товароведа
______________________________________________________________________
Фамилия, инициалы, должность

направить

оптовая база «Огонек»
______________________________________________________________________
место выполнения задания

для осуществления покупки бумаги:

для ксерокса XEROX PERFORMER А 4 — 2 пачки,

для факса XEROX — 2 пачки,

бумага XEROX SYMPHONY цветная — 3 пачки.

приводится цель с точным указанием наименования ценностей, их качества, ассортимента, цены и других характеристик

Выданы документы договор купли-продажи №12 от 25.10.2000 г.

Маршрут движения ________________________________

Разрешается (запрещается) пользоваться услугами маршрутных такси.

Предоставляется служебный транспорт предприятия Микроавтобус Газель.

Задолженность по ранее полученным в подотчет наличным деньгам отсутствует:
______________________________________________________________________

В подотчет

2.11.2000 г.

дата получения наличных

выдан денежный аванс в сумме 123,00 грн.

Руководитель __________________Н.Бондарчук

(подпись)

О необходимости сохранности и доставки полученных ценностей на предприятие, получении расчетных документов, выписанных на предприятие при приобретении ценностей, представлении документов в бухгалтерию (на склад) и сроках представления авансового отчета об использовании выданных под отчет наличных денег ознакомлен.

С распоряжением ознакомлен (на):

товаровед ________Куценко О.И.___
Должность, подпись, фамилия, инициалы подотчетного лица

Далее в наших уроках рассмотрим содержание третьего этапа операций, т.е. варианты операций, при которых приобретение ценностей через подотчетное лицо сопровождается движением наличных денег.

12.1. Расчеты с юридическими лицами через подотчетное лицо предприятия

Основанием для осуществления операций по приобретению ценностей и оплате услуг между юридическими лицами, как правило, является договор в письменной или устной форме, в котором может быть предусмотрено, что расчеты между партнерами осуществляются наличными денежными средствами, то есть возможно осуществление расчетов через подотчетное лицо предприятия.

Регламентация формы деловых отношений между сторонами предусмотрена нормами хозяйственного законодательства Украины. В соответствии с Гражданским кодексом (далее — ГК), сделки между сторонами могут заключаться в устной или простой письменной форме (ст. 42, 44 ГК). Договор между сторонами (ст. 153 и 154 ГК) считается заключенным, если соглашение между ними заключено по всем существенным условиям. Подтверждением такого соглашения может быть как один документ (договор, контракт, соглашение и т.д.), так и обмен письмами, телеграммами, телефонограммами, другими документами, подписанными уполномоченными представителями сторон.

Таким образом, для обеспечения правовой базы отношений между партнерами не обязательна полная письменная форма договора, обязательно наличие подтвержденных сторонами документов о соглашении по наиболее важным вопросам. Соблюдение предусмотренной формы отношений между предприятиями необходимо прежде всего для установления деловых отношений. Наличие такой формы необходимо также и для подтверждения правомочности отнесения расходов на командировки к составу затрат, о чем речь будет идти в следующих уроках.

В дальнейшем в наших уроках мы еще раз укажем на необходимость документального оформления договоров.

12.1.1.Приобретение запасов и товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у юридического лица через подотчетное лицо предприятия

12.1.1.1. Оформление первичных документов

Направленному на предприятие-продавец подотчетному лицу могут быть выданы документы о наличии деловых отношений между сторонами — договоры, контракты, копии счета-фактуры продавца и др.

На предприятии-продавце подотчетному лицу предъявляются ценности и оформляются следующие документы на отгрузку этих ценностей покупателю:

1. Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей (форма М-20).

2. Налоговая накладная.

3. При использовании транспорта заполняется товаротранспортная накладная (форма 1-ТН).

4. В перечень документов входит также акт купли-продажи ценностей. Необходимость составления такого первичного документа состоит в том, что целый ряд условий купли и продажи товара не предусмотрен реквизитами приведенных выше документов и их уместно отразить в акте. Эти условия касаются качества товара, условий доставки, предпродажного, послепродажного, гарантийного обслуживания и иных условий.

В кассу продавца подотчетное лицо вносит наличные деньги, взнос оформляется приходным кассовым ордером, в ордере указываются фамилия, имя и отчество подотчетного лица, а также наименование организации, которую это лицо представляет; квитанция к приходному кассовому ордеру остается у доверенного лица.

В бухгалтерии предприятия-продавца оформляются накладная и налоговая накладная на предприятие-покупатель.

Приобретение ценностей в магазине сопровождается получением подотчетным лицом в кассе кассового чека, товарного чека, других документов об оплате ценностей. В бухгалтерии (если эту работу выполняет не кассир магазина) выписывается накладная, налоговая накладная, другие документы о передаче ценностей и наличии расчетов по НДС. В данных документах указывается наименование организации-покупателя и ее реквизиты. Отметим, что налоговая накладная при покупке не выписывается, если объем разовой продажи товаров (работ, услуг) не превышает 20 грн (п. 7.2.6 Закона об НДС).

Если подотчетное лицо для приобретения ценностей командируется в другой населенный пункт, оформляются документы, подтверждающие его нахождение в командировке, а также перемещение ценностей: командировочное удостоверение с отметками, проездные документы самого работника, оплата (страховка) багажа, документы о наличии деловых отношений между партнерами и т.д. и понесенные при этом затраты. По возвращении на направившее его предприятие и выполнении поручения подотчетное лицо составляет авансовый отчет о расходовании полученных средств. Такому порядку не противоречит практика некоторых предприятий о составлении двух отдельных авансовых отчетов: по командировке и по приобретению ценностей.

Урегулирование возникающих задолженностей при пребывании в служебных командировках будет рассмотрено в следующих уроках.

Инструкцией для бюджетных учреждений №125 предусмотрено, что при получении запасов материально ответственное лицо предприятия на документе поставщика или на акте о приемке запасов должно расписаться в получении этих ценностей и принять их на ответственное хранение. Данный порядок может действовать и для коммерческих организаций.

Полученные подотчетным лицом ценности доставляются на предприятие и сдаются им на склад и/или на хранение материально ответственному лицу. Такая операция оформляется записями в Журнале учета поступивших грузов (форма №М-1), составлением приходного ордера (форма №М-4). Кладовщик при приемке полученных от подотчетного лица ценностей на сопровождающих их документах — накладных, актах и др., приложенных к авансовому отчету подотчетного лица, — проставляет отметки о приемке со ссылкой на номер приходного ордера.

В любом случае факт приемки на предприятие приобретенных подотчетным лицом ценностей должен оформляться документом, имеющим юридическую силу для предприятия. При сдаче ценностей не на склад или при отсутствии на предприятии склада должен быть составлен соответствующий документ, например, акт приемки ценностей, составленный органом предприятия, имеющим соответствующие полномочия.

Такие полномочия руководителем могут быть возложены на специальную комиссию по приемке (оценке) ценностей, на постоянно действующую инвентаризационную комиссию или на иной орган предприятия. Установленный порядок и полномочия соответствующего органа могут быть предусмотрены как отдельным распоряжением руководителя в отношении расчетов с подотчетными лицами, так и в приказе об учетной политике предприятия. Наличие такого акта или отметка кладовщика о приемке ценностей на склад дает основание бухгалтерии принять авансовый отчет от подотчетного лица.

12.1.1.2. Определение стоимости приобретенных запасов

Выданный подотчетному лицу денежный аванс из кассы в подотчет означает только увеличение дебиторской задолженности предприятия, активы его при такой операции не увеличились.

При оприходовании материальных ценностей, приобретенных за счет денежных средств, выданных в подотчет на административно-хозяйственные нужды, следует руководствоваться имеющейся правовой базой, стандартами бухгалтерского учета 9 «Запасы» и 16 «Расходы».

В первоначальную стоимость запасов, приобретенных за плату, входят суммы, уплаченные поставщику (продавцу) в соответствии с договором.

Затраты на служебную командировку, непосредственно связанную с приобретением ценностей, в нашем случае запасов, в соответствии с п. 9 стандарта 9 «Запасы», входят в первоначальную стоимость запасов как затраты на приобретение таких запасов и доведение их до состояния, в котором они пригодны для использования.

Расходы подотчетного лица на оплату служебных командировок и на приобретение ТМЦ, в соответствии с п.7 стандарта 16 «Расходы», отражаются в составе затрат того периода, в котором они были осуществлены. Моментом отражения затрат по расчетам с подотчетным лицом является представление подотчетным лицом в бухгалтерию отчетного документа о затраченных денежных средствах — авансового отчета. Именно в этот момент происходит увеличение активов или уменьшение обязательств и формирование первоначальной стоимости запасов. При получении наличных из кассы такого уменьшения обязательств или увеличения активов не происходит.

Для отнесения понесенных затрат на стоимость запасов предприятие устанавливает принятые им критерии, например, стоимость приобретенных запасов. Разрешение на отнесение конкретной величины затрат в соответствии с такими критериями дает руководитель своей подписью на авансовом отчете.

Описание процедур по учету операций с подотчетными лицами может быть изложено в соответствующих регламентирующих документах самого предприятия. Такими документами могут быть приказ об учетной политике предприятия с выделенным в нем разделом о расчетах с подотчетными лицами или отдельный приказ руководителя о таких расчетах. В этих документах определяются условия отнесения затрат по командировке к стоимости материалов или на административные и иные расходы, порядок оформления первичных учетных документов, образцы таких документов и т.д., указанные выше процедуры выполняются бухгалтером самостоятельно. Пример такого приказа о порядке оформления расчетов с подотчетными лицами будет приведен в одном из следующих уроков.

Отражение в бухгалтерском учете операций по приобретению запасов с помощью подотчетного лица изложено в таблице 2. При осуществлении проводок использовались счета бухгалтерского учета, указанные в табл.1 настоящего урока. Получение средств подотчетным лицом аналогично операциям в табл.1 и в табл. 2 не приведено.

Таблица 2

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами при приобретении запасов и товарно-материальных ценностей

№ п/п Дата Корреспонд. Счета Сумма, грн
Дт Кт
Рассмотрим варианты списания на стоимость приобретенных запасов затрат на служебную командировку, непосредственно связанную с их покупкой. Таких вариантов может быть три
Вариант 1. На стоимость запасов относится стоимость приобретенных ценностей и полная величина расходов на командировку
1 Оприходованы на склад полученные производственные запасы от подотчетных лиц на основании авансового отчета №1 по приобретению запасов, без НДС 19.10.2000 201 3723 1000,00
2 Отражена сумма налогового кредита по НДС 19.10.2000 641 3723 200,00
3 Списаны командировочные расходы на стоимость запасов на основании авансового отчета №2 по командировочным расходам 19.10.2000 201 3721 175,00
4 Начислена сумма налогового кредита по НДС в затраты по командировке 19.10.2000 641 3721 15,00
Вариант 2. Руководителем принято решение отнести на стоимость запасов часть стоимости расходов по командировке, равную 100,00 грн, оставшуюся часть стоимости отнести на расходы предприятия по сбыту
5 Списана часть командировочных расходов на стоимость запасов на основании авансового отчета №2, отнесена на стоимость приобретенных запасов 19.10.2000 201 3721 90,00
6 Начислена сумма налогового кредита по НДС в затраты по командировке 19.10.2000 641 3721 10,00
7 Командировочные расходы работника предприятия отнесены в прочие операционные расходы 19.10.2000 84 3721 62,50
8 Списаны операционные расходы на расходы на сбыт 19.01.2000 93 84 62,50
9 Начислена сумма налогового кредита по НДС в затраты по командировке 19.01.2000 641 3721 12,50
Вариант 3. Руководителем принято решение расходы на командировку в полной сумме отнести на административные расходы
10 Списаны командировочные расходы работников аппарата управления предприятия 19.10.2000 84 3721 175,00
на административные расходы 92 84
11 Начислена сумма налогового кредита по НДС в затраты по командировке 19.10.2000 641 3721 15,00

Первоначальная стоимость запасов, по которой они зачисляются на баланс предприятия, по рассмотренным выше вариантам составляет:

Вариант 1 1000,00 грн + 175,00 = 1175,00 грн

Вариант 2 1000,00 грн + 90,00 = 1090,00 грн

Вариант 3 1000,00 грн = 1000,00 грн

При оформлении отношений между партнерами с помощью договоров мены (бартерные операции) возможны следующие два варианта:

1. Движение наличных денег отсутствует (обмениваются запасы с одинаковой стоимостью). Оформление сделки и сопровождение обмениваемых товаров осуществляет экспедитор, товаровед, доверенное лицо предприятия без возложения на него обязанностей по проведению расчетов. При этом варианте расчеты с использованием подотчетного лица возникают как элемент затрат в форме оплаты командировочных расходов при направлении работника в командировку для осуществления обмена продукцией, имеющей одинаковую справедливую стоимость.

2. Предполагается частичная денежная доплата одной или другой стороной за совершенную сделку. Подотчетное лицо или передает остаток денег в оплату, или принимает их как разницу по сделке. Возможен вариант, когда это же лицо принимает товаросопроводительные документы. Наличие доверенности у лица, получающего ценности, в т.ч. оплаченные наличными, обязательно.

Выполнение расчетов с подотчетным лицом при проведении бартерных операций в бухгалтерском учете по второму рассмотренному выше варианту отражается следующим образом (см. табл. 3).

Исходные данные для примера:

Предприятие А обменивает кирпич общей стоимостью 11400 грн с НДС на запасные части стоимостью 12600 грн у предприятия Б. Условиями соглашения предусмотрено, что остаток стоимости (11400 — 12600 =1200 грн) по сделке вносится наличными через подотчетное лицо. В таблице показаны бухгалтерские проводки у предприятия А.

Таблица 3

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами при осуществлении бартерных (товарообменных) операций по обмену запасами

№ п/п

Порядок оформления расчетов с подотчетными лицами по авансам, выданным в подотчет, в микропредприятиях ничем не отличаются от общеустановленного порядка.

Тем не менее, особенностью расчетов по подотчетным счетам в микропредприятиях является то обстоятельство, что количество подотчетных лиц не велико, обычно подотчетным лицом выступает только сам руководитель микропредприятия, если микропредприятие является юридическим лицом.

Если микропредприятием является индивидуальный предприниматель, то предпринимателю нет смысла выдавать самому себе авансы под авансовый отчет и, как следствие, вести расчеты по подотчетным суммам с самим собой. В случае с ИП выдача авансов под отчет и соответственно ведение расчетов по подотчетным суммам возможна только в отношение наемных работников (по трудовым договорам) или агентов (по гражданским договорам) ИП.

Тем не менее, для правильности оформления расчетов по подотчетным суммам нужно придерживаться существующих правил и требований.

В микропредприятиях, как правило, отсутсвует должность кассира и поэтому выдачу наличных денежных средств в качестве аванса под отчет производит руководитель микропредприятия, который является и кассиром и распорядителем банковских счетов микропредприятия.

Способы выдачи авансов под отчет

    Сейчас существует 2 способа выдачи авансов под отчет:

  1. выдача наличных денежных средств из кассы организации;
  2. перевод денежных средств на корпоративную карту или карты, владельцами которых могут быть как руководитель микропредприятия, так и уполномоченные им работники и/или агенты, с помощью которой они могут осуществлять оплату необходимых товаров и услуг.

В первом случае оформляется расходный кассовый ордер, во втором — платежное поручение на перевод денежных средств с расчетного банковского счета на счет корпоративной карты.

Проверить состояние расчетов по предыдущему авансу

Перед выдачей аванса необходимо обязательно проверить состояние расчетов по предыдущему выданному авансу под отчет, т.е. проверить получало ли ранее подотчетное лицо подотчетные суммы и был ли надлежаще оформлен и представлен на утверждение авансовый отчет и произведены ли по этому авансовому отчету соответствующие расчеты (в случае перерасхода по авансовому отчету — выдана ли переплата, а в случае остатка по авансовому отчету — возвращен ли остаток).

То есть, на момент выдачи нового аванса под отчет, расчеты по предыдущему авансу должны быть обнулены.

Обратите внимание, это правило касается и средств, выданных под отчет руководителю микропредприятия. Если по ним наступил срок отчета, а отчета нет — новые суммы под отчет выдавать нельзя.

Если нет отчета по выданной сумме, то велика вероятность признания этой суммы доходом физического лица. Тогда могут возникнуть претензии со стороныналогового органа по факту неудержания и неперечисления НДФЛ, а за это нарушение предусмотрена ответственность: штрафпо ст. 123 Налогового кодекса РФ.

Оптимальный срок выдачи аванса под отчет

Оптимальным сроком отчета по авансам, выданным под отчет в микропредприятиях, является один месяц для руководителя и недельный или 10-дневный срок для других работников микропредприятия, уполномоченных на получение подотчетных сумм.

Заявление на получение подотчетных сумм

После проверки состояния расчетов с подотчетным лицом по предыдущему выданному ему авансу под отчет,подотчетное лицо оформляет заявление о выдаче нового аванса под отчет. Итак, в нем нужно указать:

Унифицированной формы такого заявления нет, но есть требования к содержанию такогозаявления, установленные самим Центральным банком России (пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У).

    В заявлении нужно указать:

  • размер суммы, которая необходима под отчет (числом и расшифровать прописью);
  • назначение этой суммы, т.е. указать цели расходования подотчетной суммы;
  • срок, на который выдаются подотчетные деньги;
  • дату составления.

Заявление должно быть завизировано руководителем микропредприятия (либо иным лицом, уполномоченным на основании соответствующей доверенности от руководителя подписывать такие заявления от имени микропредприятия).

Рекомендуется разработать типовую форму заявления и снабдить бланками этой формы подотчетных лиц.

Еще раз обратите внимание, деньги под отчет можно выдать не только работнику микропредприятия, но и физическому лицу, с которым у микропредприятия заключен гражданско-правовой договор, например агентский.При этом никакой разницы в оформлении заявления и последующих документов нет.

Авансовый отчет

Авансовый отчет — это отчет с приложением оправдательных документов об использовании аванса для выполнения определенного служебного поручения.
Авансовый отчет является основанием для расчетов с подотчетным лицом.

В настоящее время форма авансового отчета может быть разработана самостоятельно или в качестве формы можно взять бланк авансового отчета, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55. Форма авансового отчета утверждается руководителем микропредприятия в приложении к локальному положению об учетной политике.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить и представить на утверждение авансовый отчет об израсходованных денежных средствах с приложением документов, подтверждающих эти расходы.

Подотчетные лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить на проверку и утверждение авансовый отчет.

    Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

  1. подтверждающие документы прилаются в оригинале;
  2. по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
  3. по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного аванса в соответствии с заявление подотчетного лица на выдачу аванса.

Расчеты по авансовому отчету

После проверки и утверждения авансового отчета суммы, израсходованные по авансовому отчету, списываются в установленном порядке с обязательств подотчетного лица.

Если из выданного аванса было потрачено меньше, чем получено, то остаток подотчетных сумм по авансовому отчету подлежит возврату в кассу организации на основании приходного кассового ордера.
В случае невозврата эта сумма удерживается с подотчетного лица.
Если подотчетное лицо является работником микропредприятия — то невозращенный остаток удерживается из заработной платы работника.
Если подотчетное лицо является представителем контрагента — то из суммы вознаграждения контрагенту.

Если из выданного аванса наоборот было потрачено больше, чем получено и сумма расходов признана обоснованной, то перерасход подотчетных сумм по авансовому отчету выплачивается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру из кассы микропредприятия.

Таким образом, расчеты по выданному авансу под отчет, должны быть обнулены.

Для микроорганизаций, штат которых не превышает 1-5 человек, характерны расчеты по подотчетным суммам только с руководителем микропредприятия.

В этом случае руководитель микропредприятия выступает одновременно и в роли кассира и в роли бухгалтера и в роли подотчетного лица и получается, что сам себе выдает аванс под отчет, сам составляет авансовый отчет, сам его же проверяет и утверждает и производит расчеты сам с собой.

Пусть это не смущает. Важно, чтобы документы, связанные с подотчетными суммами, были. Это — раз. И чтобы они были правильно оформлены, соблюдены необходимые сроки и произведены расчеты. Это два.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *