Аренда авто у сотрудника

Сенин Н. К., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Вопрос:

Организация по договору аренды транспортного средства без экипажа арендует у своего работника автомобиль. Управлять им поручено тому же работнику, что он и делает, в течение дня выполняя поездки в интересах организации. Это подтверждается данными путевых листов. Облагаются ли выплаты по такому договору страховыми взносами?

Ответ:

В деятельности хозяйствующих субъектов нередко случается так, что их работники, находящиеся на определенных должностях и периодически совершающие поездки в интересах этих субъектов, используют для поездок собственные автомобили, то есть личное имущество. В соответствии со ст. 188 ТК РФ они вправе претендовать на возмещение расходов, связанных сиспользованием, износом (амортизацией) этого имущества.

Однако государство устанавливает ограничение на размеры такой компенсации. Формально можно компенсировать названные затраты в полном размере и они, являясь компенсационными, не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Но вот на расходы по налогу на прибыль, единому налогу на УСНО или ЕСХН такие затраты можно отнести в очень небольшой сумме.

Соответствующие пределы обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя

Предельный размер компенсации в месяц, руб.

До 2 000 куб. см включительно

1 200

Свыше 2 000 куб. см

1 500

Мотоциклы

Размеры этих компенсаций, безусловно, смехотворны и далеко не отражают реальных расходов работника, использующего свой автомобиль в интересах организации. Поэтому хозяйствующие субъекты используют другой способ, позволяющий компенсировать расходы в полной сумме, которая целиком может быть отнесена на расходы в целях налогообложения. Для этого с работником заключается договор аренды транспортного средства (ТС) без экипажа.

Как обычно оформляется договор аренды транспортного средства?

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, без ограничения.

Почему хозяйствующие субъекты предпочитают заключать именно договор аренды транспортного средства без экипажа? Данный договор подразумевает предоставление ТС во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В этом его отличие от договора аренды транспортного средства с экипажем (фрахтования на время), согласно которому арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

То есть если арендодатель – физическое лицо, во втором случае договор подразумевает оказание этим лицом услуг арендодателю, в результате чего возникает объект обложения страховыми взносами.

Договор аренды транспортного средства без экипажа сам по себе не требует от арендодателя оказания каких-либо услуг, поэтому и базы для обложения страховыми взносами нет.

Почему такое оформление стало небезопасным?

Но на практике данный договор все равно может рассматриваться как договор с элементами оказания услуг – как раз в том случае, если согласно этому договору транспортным средством пользуется именно работник-арендодатель. И налогоплательщик-арендатор может быть принужден к уплате страховых взносов с сумм выплат по этому договору. Существенно, что такова позиция ВС РФ. Это видно из его Определения от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395.

В нем рассмотрен период до 01.01.2017, когда страховые взносы начислялись в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Конечно, с указанной даты страховые взносы рассчитываются по правилам гл. 34 НК РФ, но надо признать, что нормы, которыми воспользовались арбитры в данном случае, аналогичны положениям НК РФ. Кроме того, надо иметь в виду, что согласно Федеральному закону от 03.07.2016 № 250-ФЗ органы ПФР сохранили право проводить проверки правильности начисления страховых взносов за периоды до 01.01.2017 и если у плательщика страховых взносов в то время действовал такой договор, риск доначисления взносов значителен.

В указанном определении ВС РФ поддержаны выводы нижестоящих судов, а они сводятся к следующему.

В Постановлении АС СКО от 27.06.2017 № Ф08-3727/2017 по делу № А53-27263/2016 отмечается, что работник (он же руководитель организации) заключил с организацией два договора аренды транспортного средства без экипажа (каждый – на отдельный автомобиль, принадлежащий работнику), именно он и пользовался этими транспортными средствами в служебных целях. Судьи указали на то, что применительно к договору аренды транспортного средства без экипажа арендатор своими силами осуществляет управление арендованным ТС и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).

В отличие от этого, по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

В отношении рассмотренных договоров аренды не было выявлено, что их участники установили отдельно стоимость арендной платы за пользование имуществом и плату за объем оказанных услуг.

Работник-арендодатель лично управлял автомобилями, которые предоставил в аренду. Организация в связи с этим ссылалась на то, что у него разъездной характер работы, а должность водителя не предусмотрена штатным расписанием. Но судьи пришли к выводу о фактическом выполнении арендодателем услуг управления транспортным средством. Они поддержали доводы чиновников: совокупный анализ условий о правах и обязанностях сторон спорных договоров, а также представленных при проверке документов (путевых листов, ежемесячных актов оказанных услуг в связи с арендой автомобиля, полиса ОСАГО) свидетельствует о наличии в них признаков соглашений об аренде транспортного средства с экипажем. Во всех представленных путевых листах за рассмотренный период в качестве водителя был указан работник-арендодатель. В полисе ОСАГО отражено, что договор страхования автотранспортного средства заключен страхователем в отношении автомобиля, используемого для личных целей (а не для целей проката, краткосрочной аренды). Согласно полису единственным допущенным к управлению автотранспортным средством лицом является этот же работник, то есть больше никто не имел права управлять ТС.

Арбитры пришли к выводу, что выплаты по договорам аренды, произведенные в пользу данного работника, являются объектом для начисления страховых взносов на основании ч. 2 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ (норма, аналогичная п. 2 ст. 420 НК РФ).

То есть в данном случае организация, являясь плательщиком страховых взносов, фактически заключила договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, услуги которого и оплачивались юридическим лицом (собственником транспортного средства и лицом, управляющим им, выступало одно физическое лицо).

Важно, что аналогичную позицию занял ВС РФ. И с большой долей вероятности ее будут учитывать органы контроля (фонды) во время проверок периодов до 01.01.2017, а также налоговики, обращаясь к периодам после этой даты.

Как поступать теперь?

Итак, в подобной ситуации (когда сданным организации в аренду транспортным средством управляет сам же собственник этого имущества) целесообразнее заключать договор аренды транспортного средства с экипажем, что, надо признать, и отразит фактические взаимоотношения арендатора и арендодателя. При этом важно непосредственно в договоре показать по отдельности суммы арендной платы за ТС и услуг по управлению им.

Отметим, что в рассмотренном деле № А53-27263/2016 организация в итоге все-таки признала, что договор, по сути, является договором аренды транспортного средства с экипажем, и предложила облагать страховыми взносами лишь часть предусмотренной каждым из договоров суммы. Но поскольку эта часть в самих договорах не была обозначена, судьи решили, что облагаться страховыми взносами должна вся сумма договора.

Хотя имеется Постановление АС ВВО от 22.01.2016 № Ф01-5656/2015 по делу № А43-8503/2015, в котором при отсутствии указанного разделения в договоре аренды транспортного средства с экипажем было вынесено решение в пользу плательщика взносов. Раз нет выделенной стоимости услуг в общей стоимости договора, то нет и базы для обложения страховыми взносами – так рассудили арбитры. А в Постановлении АС ЗСО от 06.02.2017 № Ф04-7008/2017 по делу № А27-15074/2016 говорится: порядком исчисления страховых взносов не установлено если договором аренды предусмотрена единая цена, страховые взносы исчисляются с полной цены договора. Не предусматривает при заключении подобных договоров разделение арендной платы на составляющие и ГК РФ (Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 по делу № А65-16395/2012).

Тем не менее, в свете сказанного в Определении ВС РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 становится рискованным для плательщиков страховых взносов и далее избегать такого разделения. Позиция арбитражных судов может измениться.

Впрочем, высшие судьи ничего не решили по поводу того, каким должен быть размер этих составляющих относительно друг друга, да они и не вправе это делать. Следовательно, арендодатель и арендатор сами решают, какую сумму указать в договоре в качестве платы за услуги по управлению транспортным средством.

  • Оформление арендных операций
  • Документальное оформление сумм арендной платы
  • Учет автомобиля у арендатора
  • Учет автомобиля у арендодателя
  • Учет арендной платы у арендатора
  • Учет арендной платы у арендодателя
  • Учет сопутствующих расходов, связанных с арендой автомобиля
  • Пример отображения аренды автомобиля в бухучете
  • Налоговый учет у арендодателя
  • Налоговый учет у арендатора

Содержать собственный автопарк многим предприятиям не всегда выгодно, а иногда – просто не по карману, поэтому часто они прибегают к аренде необходимых им автомобилей. В этой статье рассмотрим вопросы оформления и учета аренды у юрлиц транспортных средств.

Оформление арендных операций

Рассматривать вопрос оформления арендных операций стоит начинать с соответствующего договора найма (аренды), сторонами которого будут, с одной стороны, арендодатель (наймодатель), то есть сторона, передающая автомобиль в аренду, а с другой – арендатор (наниматель), то есть сторона, которая принимает автомобиль в пользование.

По договору аренды арендодатель передает или обязуется передать арендатору имущество в пользование за плату на определенный срок для осуществления хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 283 ХКУ, ст. 759 ГКУ).

При этом, как и при заключении любого иного договора, стороны арендных отношений обязаны определить и согласовать предмет договора и его условия, определенные законом как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению хотя бы одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (ч. 1 ст. 638 ГКУ).

К существенным условиям договора аренды относятся (ч. 1 ст. 284 ХКУ):

1) объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом ее индексации).

Обратите внимание! Определяя предмет, в договоре аренды автомобиля следует зафиксировать марку и модель автомобиля, государственный номер, год выпуска, цвет, номер кузова, реквизиты свидетельства о регистрации автомобиля в органах МВД (технического паспорта);

2) срок, на который заключается договор аренды. Договор аренды может быть заключен как на определенный срок, так и на неопределенный (ст. 763 ГКУ).

При заключении договора на неопределенный срок каждая из сторон имеет право отказаться от договора в любое время, письменно предупредив об этом другую сторону за 1 месяц, если иные сроки не установлены законом или договором.

Кроме того, в ст. 764 ГКУ и ч. 4 ст. 284 ХКУ предусмотрена возможность автоматической пролонгации договора аренды при фактическом продолжении арендных отношений по истечении срока договора, если одновременно имеют место следующие условия:

  • арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения срока договора;
  • арендодатель не возражает против этого в течение 1 месяца со дня окончания срока договора.

Договор в таком случае считается возобновленным на срок, ранее установленный им же.

В случае окончания срока договора аренды арендатор обязан вернуть взятое в аренду имущество в том же состоянии, в котором его получил, с учетом нормального износа или в ином состоянии, обусловленном договором (ч. 1 ст. 785 ГКУ);

3) арендная плата с учетом ее индексации;

4) порядок использования амортизационных отчислений;

5) восстановление арендованного имущества и условия его возврата или выкупа.

Правила распределения обязанностей между сторонами по поддержанию в надлежащем состоянии вещи, переданной в аренду, закреплены в ст. 776 ГКУ. В частности, на арендатора возлагается обязанность проведения за его счет текущего ремонта. А вот обязанность проведения капитального ремонта, как правило, возлагается на арендодателя.

Обратите внимание! Эти условия могут быть изменены договором.

Заключая договор аренды автомобиля субъекты хозяйствования должны помнить, что такой договор заключается в письменной форме (ч. 2 ст. 799 ГКУ). Поскольку речь идет об аренде автомобиля предприятием у юридического лица, то обязанности нотариально заверять такой договор нету. Но по желанию сторон и этот договор можно заверить нотариально (скажем, при высокой стоимости автомобиля или при аренде сразу нескольких транспортных средств в рамках одного договора и т.п.).

В отличие от аренды недвижимости ГКУ не требует непосредственную передачу транспортного средства в аренду фиксировать в каких-либо документах. Но, как правило, предприятия предусматривают в соответствующих договорах, что факт передачи автомобиля в аренду они оформляют актом приема-передачи*. Аналогичным актом обычно фиксируют и факт возвращения транспортного средства арендодателю.

* Форма такого акта законодательством не установлена. Поэтому стороны договора определяют ее самостоятельно. За образец можно взять Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОС-1), форма которого утверждена постановлением Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичного учета» от 29.12.1995 г. № 352, и / или Акт приема-передачи транспортного средства, приведенный в приложении 2 к Порядку государственной регистрации (перерегистрации), снятия с учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов, мотоколясок, других приравненных к них мая транспортных средствах и мопедов, утвержденному постановлением КМУ от 07.09.1998 г. № 1388 (далее – Порядок № 1388). Но не забудьте дописать в своем акте приема-передачи, что имущество передается во исполнение такого-то договора аренды автомобиля.

Кроме того, техническое состояние автомобиля, переданного в аренду, советуем также документально зафиксировать. Для этого можно составить акт технического осмотра, который подписывают представители сторон и приобщают к договору аренды.

Как мы уже отмечали, не лишним будет предусмотреть в договоре аренды транспортного средства обязанности сторон:

  • по поддержанию его в состоянии, в котором он был передан в пользование (должном состоянии),
  • относительно технических осмотров и ремонтов.

В конце концов, установки по этим вопросам, по умолчанию, содержатся в ГКУ. Среди требований можно найти следующие:

  • арендатор должен поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии и нести расходы, связанные с его использованием, в т.ч. по уплате налогов и других платежей* (ст. 801 ГКУ);

* Впрочем, в вопросах уплаты налогов следует ориентироваться на Налоговый кодекс Украины, а не на ГКУ. Так, например, транспортный налог за автомобиль, даже переданный в аренду, будет платить его владелец, а не арендатор.

  • арендодатель должен страховать транспортное средство. С другой стороны, порядок страхования ответственности арендатора за ущерб, который может быть нанесен другому лицу в связи с использованием автомобиля, устанавливается законом (ч. 2 ст. 802 ГКУ). В частности, в п. 1.6 Закон Украины «Об обязательном страховании гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств» от 01.07.2004 г. № 1961-IV, который приравнивает пользователей ТС на основании договора аренды к его владельцам относительно обязательного страхования гражданско-правовой ответственности. Следовательно, обязательное страхование гражданско-правовой ответственности при использовании арендованного транспорта лежит именно на арендаторе;
  • арендатор обязан возместить убытки, причиненные в связи с потерей или повреждением транспортного средства, если он не докажет, что это произошло не по его вине (ст. 803 ГКУ).

Кроме того, по желанию арендатора владелец транспортного средства может обратиться в сервисный центр МВД с просьбой выдать арендатору временный регистрационный талон на срок, указанный в заявлении или документах, подтверждающих право пользования автомобилем (договор аренды) (п. 16 Порядка № 1388).

Не лишним будет позаботиться и о вопросах субаренды. Напомним: субаренда возможна только с согласия арендодателя, если иное не установлено договором или законом (ст. 774 ГКУ).

При необходимости в договоре аренды можно указать возможность передачи имущества в субаренду третьим лицам для использования по назначению с уведомлением арендодателя (или без него) о заключении договора субаренды.

Документальное оформление сумм арендной платы

Как мы выяснили, правоотношения по начислению и уплате арендной платы прописывают в договоре об аренде транспортного средства. Однако для подтверждения хозяйственной операции по предоставлению и получению услуг по аренде имущества в течение отчетного периода лишь договора об аренде недостаточно, поэтому следует составить отдельный первичный документ. Это в свое время отметило и Министерство финансов Украины в письме от 30.05.2016 г. № 31-11410-09-10/15182.

Оно советует для осуществления арендных платежей составлять Акт выполненных работ (услуг), который и будет основанием для расчетов, порядок которых определяет договор об аренде. Такой документ подписывают должностные лица как арендодателя, так и арендатора.

Если же условия договора об аренде предусматривают составление другого отдельного первичного документа, который является подтверждением для расчетов по предоставлению услуг (аренды имущества), то следует составлять тот первичный документ, что определен таким договором.

Учет автомобиля у арендатора

Объект операционной аренды отражается арендатором на внебалансовом счете бухгалтерского учета по стоимости, указанной в соглашении об аренде (п. 8 П(С)БУ 14 «Аренда»).

Таким образом, принятый в операционную аренду автомобиль арендатор отражает в дебет внебалансового счета 01 «Арендованные необоротные активы» по стоимости, указанной в договоре аренды.

После окончания срока аренды, при возвращении транспортного средства, арендодатель «снимает» эту сумму, показав ее в кредите счета 01.

Учет автомобиля у арендодателя

У юрлица-арендодателя переданный в аренду автомобиль продолжает учитываться в составе объектов ОС, то есть на субсчете 105 «Транспортные средства». *

* Для удобства учета переданным в аренду автомобилям целесообразно присвоить соответствующий аналитический субсчет, открытый для этих целей (например, 1051 «Переданные в аренду транспортные средства»).

При этом по нему в общем порядке арендодатель продолжает начислять амортизацию (п. 16 П(С)БУ 14 «Аренда»).

Арендодатель относит сумму амортотчислений:

  • или в дебет счета 23 «Производство» при условии, что аренда является его основным видом деятельности. В дальнейшем эту сумму списывают на субсчет 903 «Себестоимость реализованных работ и услуг»;
  • или в дебет субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности», если аренда не является его основным видом деятельности.

Обратите внимание! Расходы арендодателя на заключение договора аренды (юридические услуги, комиссионные вознаграждения) признают прочими операционными расходами (субсч. 949) того отчетного периода, в котором они имели место (п. 18 П(С)БУ 14 «Аренда»).

Учет арендной платы у арендатора

Арендная плата арендатор начисляет по всем предписаниям П(С)БУ 16 «Расходы» на прямолинейной основе* в течение срока аренды или с учетом способа получения экономических выгод, связанных с использованием объекта операционной аренды (п. 9 П(С)БУ 14 «Аренда»).

* Это означает, что расходы насчитывают пропорционально каждому отчетному периоду, которым является, как правило (хотя и необязательно), отчетный месяц. Такой период лучше зафиксировать в договоре.

При этом арендную плату в зависимости от направления использования арендованного транспортного средства показывают по дебету следующих бухгалтерских счетов:

  • 15 «Капитальные инвестиции», если арендованный транспорт используют для создания (строительства) собственных объектов необоротных активов, а арендную плату включаются в первоначальную стоимость таких активов путем капитализации;
  • 23 «Производство», если автомобиль участвует непосредственно в процессе производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, а сумму арендной платы можно прямо отнести на конкретный вид продукции, работ, услуг (п. 14 П(С)БУ 16 «Расходы» );
  • 91 «Общепроизводственные расходы», если автомобиль используют для общепроизводственных целей (пп. 15.4 П(С)БУ 16 «Расходы»);
  • 92 «Административные расходы», если автомобиль используют в общехозяйственных (административных) целях (п. 18 П(С)БУ 16 «Расходы»);
  • 93 «Расходы на сбыт», если автомобиль используют для нужд сбыта (п. 19 П(С)БУ 16 «Расходы»);
  • 94 «Прочие расходы операционной деятельности», если автомобиль используют для других целей, например, для обслуживания объектов жилищно-коммунального и социально-культурного назначения.

Обратите внимание! Если арендную плату арендатор платит авансом, то такую сумму целесообразно относить в дебет счета 39 «Расходы будущих периодов». При этом, окончательное списание таких расходов произойдет в тех периодах, за которые арендную плату перечислили.

Учет арендной платы у арендодателя

У арендатора плату за аренду автомобиля отражают в учете диаметрально противоположно. Доход от аренды признают другим операционным доходом (субсчет 713 «Доход от операционной аренды активов») соответствующего отчетного периода на прямолинейной основе на протяжении срока аренды или с учетом способа получения экономических выгод, связанных с использованием объекта операционной аренды.

Если же аренда является основным видом деятельности, то доход от такой деятельности отражают на субсчете 703 «Доход от реализации работ и услуг» (см. письмо Минфина от 30.07.2008 г. № 31-34000-20-10/29614).

Когда арендную плату за последующие отчетные периоды арендодатель получает авансом, ее отражают сначала в составе доходов будущих периодов на счете 69. «Доходы будущих периодов». В дальнейшем такую сумму следует включать в состав доходов того периода, в котором насчитали арендную плату.

Учет сопутствующих расходов, связанных с арендой автомобиля

Арендатор при получении в аренду автомобиля, кроме непосредственно арендной платы, часто имеет дело с сопутствующими расходами, возникающими в процессе эксплуатации арендованного автомобиля.

Это могут быть, в частности:

  • расходы на оплату автостоянки и парковки;
  • страхование;
  • расходы на техническое обслуживание;
  • другие расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией арендованного транспортного средства.

Именно здесь ничего особенного не ожидается, ведь все эти расходы арендатор учитывает так же, как и арендную плату.

Пример отображения аренды автомобиля в бухучете

Соответствующие типовые проводки покажем в виде таблицы. Для примера предположим, что арендатор автомобиль использует для административных целей, в то время как для арендодателя арендные операции не является основной деятельностью (см. Табл.).

Таблиця

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Дебет

Кредит

Учет у арендодателя

Получено предоплату за шесть месяцев аренды

Начислено налоговое обязательство по НДС

641/НДС

Отражено доходы будущих периодов

Отражено доход за первый месяц аренды*

Списано сумму налогового обязательства за первый месяц аренды*

Начислено амортизацию переданого в аренду автомобиля за первый месяц аренды*

Учет у арендатора

Получено автомобиль в аренду

Перечислено предоплату за шесть месяцев аренды

Отражено налоговый кредит по НДС

641/НДС

Отражено расходы будущих периодов

Признано расходы за первый месяц аренды*

Списано сумму налогового кредита за первый месяц аренды *

Понесено оасходы на содержание арендованого автомобиля (зарплата с начислениями водителя, расходы ГСМ, ремонты и т.п.)

203, 66, 65, 685

* Аналогичные операции арендодатель и арендатор покажут в учете за второй-шестой месяцы аренды.

Налоговый учет у арендодателя

Для малодоходников (с доходом не более 20 млн грн в год) и для высокодоходников (с доходом, превышающим 20 млн грн в год) арендные операции в налогово-прибыльном учете пройдут без применения разниц, то есть исключительно по правилам бухгалтерского учета.

У НДС-учета своя специфика. Операция по передаче активов в рамках операционной аренды не является объектом обложения НДС (пп. 196.1.2 НКУ). Поэтому передавая автомобиль в операционную аренду НДС-обязательства арендодатель не начисляет и налоговую накладную не составляет.

Зато арендную плату облагают НДС в общем порядке по правилу первого события по ставке 20% (пп. «б» п. 185.1, п. 187.1 НКУ).

Налоговый учет у арендатора

Так же, как и в ситуации с арендодателем, у арендатора (как малодоходника, так и высокодоходника) ситуация с налоговым разницам аналогичная – их просто нет, поэтому ориентиром здесь выступает финрезультат от арендных операций, исчисленный исключительно по правилам бухучета.

Зато суммы «входного» НДС по арендной плате арендатор по правилу первого события включает в состав своего налогового кредита.

Обратите внимание! В случае перечисления предоплаты сразу за несколько периодов, арендатор вправе рассчитывать на весь налоговый кредит. При этом следует должным образом оформить и зарегистрировать налоговую накладную в ЕРНН (п. 198.6 НКУ).

Помните также, что в случае, если арендованный автомобиль используют в операциях, не являющихся хозяйственной деятельностью плательщика, либо в необлагаемой НДС или льготной деятельности, то на сумму налогового кредита придется начислить «компенсирующие» налоговые обязательства (п. 198.5 НКУ).

Одним из вариантов предоставления машины сотрудника работодателю может быть платная услуга. Для этого предприятие заключает арендный контракт с работником и устанавливает размер выплат за пользование транспортным средством в служебных целях. Сумма платежа должна быть зафиксирована в соглашении, в нем же необходимо прописать и график выплат. Это могут быть фиксированные суммы, выплачиваемые работнику ежемесячно, или разовая выплата за каждую поездку специалиста по делам предприятия.

НДФЛ с аренды авто: платить или нет

Тот факт, что компания арендует у своего работника автомобиль и оплачивает эту услугу, делает работодателя, по мнению Минфина (письма Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 03-04-06/3-290 и от 16 августа 2010 г. № 03-04-05/3-462), налоговым агентом по НДФЛ (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Поэтому при перечислении денег арендодателю или по его поручению третьим лицам организация должна удерживать НДФЛ (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). Заплатить налог в бюджет необходимо не позднее дня фактического получения в банке наличных или дня перечисления средств на счет арендодателя (п. 6 ст. 226 НК РФ).

С таким мнением согласна и ФНС (письма ФНС России от 1 ноября 2010 г. № ШС-37-3/14584@, от 30 апреля 2009 г. № 3-5-03/455@ и УФНС России по г. Москве от 25 августа 2009 г. № 16-15/088481).

В то же время существует противоположная позиция, согласно которой компания при оплате такой услуги работнику, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, не признается налоговым агентом, если такая обязанность не предусмотрена договором аренды. Налоговый агент исчисляет и уплачивает налог со всех доходов, источником выплаты которых он является. Исключение составляют те доходы, в отношении которых исчисление и уплата делается согласно статьям 214.1, 227 и 228 НК РФ. На основании пункта 4 статьи 228 НК РФ физические лица при получении дохода, с которого не был удержан налог, уплачивают НДФЛ самостоятельно.

В арбитражной практике есть примеры решений, как базирующихся на этой позиции (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 20 августа 2010 г. № А27-25154/2009, от 10 сентября 2009 г. № Ф04-5077/2009(13200-А03-46), Московского округа от 30 ноября 2010 г. № КА-А40/14545-10 и от 23 декабря 2009 г. № КА-А40/13467-09), так и основанных на противоположном мнении (Постановления ФАС Уральского округа от 22 сентября 2010 г. № Ф09-7389/10-С2 и Северо-Западного округа от 10 июля 2008 г. № А56-4753/2007).

Так что при выборе того или иного варианта будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Аренда авто с экипажем

Один из вариантов аренды автомобиля – это его оформление вместе с водителем или экипажем. Такая формулировка используется в нормативных документах. В этом случае работник оказывает услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Владелец машины в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного объекта, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. Такие выводы следуют из статьи 634 Гражданского кодекса.

Помните, в соответствии со статьей 633 ГК РФ договор аренды с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому контракту не применяются правила об обязательной регистрации, предусмотренные пунктом 2 статьи 609 ГК РФ.

Обратите внимание

Cоглашение об аренде транспорта с экипажем подразумевает два вида выплат:

  1. оплата непосредственно аренды автомобиля,
  2. оплата услуг по управлению им.

Что касается бухучета, то такие траты признаются расходами по обычным видам деятельности на последнее число истекшего месяца аренды (пп. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99). Согласно пунктам 5, 7, 9 ПБУ 10/99 расходы по поддержанию арендуемых основных средств в исправном состоянии относятся к тратам по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции (работ, услуг). В зависимости от места использования арендованного оборудования расходы на его ремонт отражаются по дебету соответствующих счетов по учету затрат организаций в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В учете для отражения подобных операций используются следующие корреспонденции счетов:

  • ДЕБЕТ 001 — автомобиль передан в организацию по договору аренды;
  • ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» — начислена арендная плата и плата за услуги по управлению автомобилем;
  • ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» — начислен налог на доходы физических лиц с сумм по договору аренды транспортного средства с экипажем;
  • ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 50 — выдача начисленных сумм;
  • ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.2.1 — начисление ЕСН в федеральный бюджет;
  • ДЕБЕТ 69.2.1 КРЕДИТ 69.2.2 — начислены страховые взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
  • ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.3 — начисление ЕСН в фонд медицинского страхования.

Аренда авто без водителя

При получении машины без экипажа стоимость ее аренды будет ниже, так как плата не включает в себя услуги по управлению ТС, а также компенсацию возможных затрат арендодателя на его ремонт. Затраты на управление автомобилем своими силами также будут ниже, поскольку у работодателя есть возможность оптимизировать их.

Например, сотрудник организации, имеющий водительские права, может совмещать свои обязанности с выполнением функции водителя, получая за такое совмещение некоторую доплату. Поскольку затраты на текущий и капитальный ремонт при данной форме аренды транспорта несет предприятие, перед заключением контракта необходимо тщательно проверить техническое состояние арендуемой машины. В противном случае расходы на ремонт могут перечеркнуть всю экономию. В целях налогообложения прибыли арендная плата включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Расходы на текущий и капитальный ремонт такой машины фирма учитывает как прочие траты и признает их в том периоде, в котором они были осуществлены в размере фактических затрат (пп. 1 и 2 ст. 260 НК РФ). Расходы на страхование и ГСМ для налогообложения прибыли отражаются в составе прочих расходов на основании статьи 263 НК РФ.

Безвозмездная аренда авто

Еще один вариант использования транспорта в служебных целях – это его безвозмездная аренда. В такой ситуации за пользование автомобилем организация не платит собственнику машины, но компенсирует ему расходы на содержание ТС. Например, выплачивает деньги на бензин, ремонт, мойку и даже амортизацию.

Возникает вопрос: а нужно ли со среднерыночной стоимости аренды платить налог на прибыль? Дело в том, что по факту пользование транспортным средством сотрудника, будь то рядовой менеджер или генеральный директор, является внереализационным доходом. Ответ однозначен – да, нужно. В данном случае организация получает доход в виде безвозмездно полученного в пользование имущества, а значит, следуя правилам главы 25 Налогового кодекса, должна включить в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?

Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании – организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления. Бухучет основных средств при поступлении читайте в этой статье.

Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.

Что такое аренда автотранспорта

Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.

Важно: подобное арендное соглашение в России регулируется ст. 34 ГК РФ.

Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:

  • Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
  • Заключить соглашение на безвозмездной основе;
  • Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.

Во всех перечисленных случаях ведется разный бухгалтерский и налоговый учет и происходит различного рода налоговая нагрузка. Как проводки нужно выполнять, как учитывать НДС, налог на прибыль и НДФЛ, читайте ниже.

Важно: если арендное авто предоставляет компания, то платежи связанные с эксплуатацией считается доходом, а если автомобиль берется в аренду у физического лица, например, сотрудника возникают несколько иные налоговые обязательства.

Бухгалтерский учет аренды автомобиля

Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.

При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид – Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.

Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.

Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.

Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.

Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:

  • Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
  • Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
  • Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.

Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.

Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:

  • Д 76 К 90.1 (91.1) – проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
  • Д 51 К 76 – проводка по получению оплаты от арендатора.

Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.

Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.

Бухгалтерские проводки по учету аренды автомобиля

Таблица с проводками для арендатора и арендодателя:

Операция

Дебет

Кредит

Бухгалтерские проводки у арендатора
Отражена стоимость взятого в аренду автомобиля

001

Начислена арендная плата за авто, занятый в производственной деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)

20

76 (73)

Начислена арендная плата за авто, занятый в торговой деятельности (без учета НДС), взятый в аренду у организации (сотрудника)

44

76 (73)

Выделен налог из арендной платы (для организаций на ОСН)

19

76

Передана сумма арендного платежа арендодателю

76 (73)

50 (51)

Удержан НДФЛ с оплаты за аренду автомобиля, если он взят у физического лица (например, сотрудника)

73

68.НДФЛ

Автомобиля снят с учета и возвращен хозяину

001

Бухгалтерские проводки у арендодателя
Передан автомобиль в аренду

01.Аренда

01.1

Начислена плата для арендатора, если это данная операция не является обычным видом деятельности

76

91.1

Начислена плата, если сдача авто в аренду – это обычный вид деятельности арендодателя

76

90.1

Начислен НДС к уплате в бюджет

91.2 (90.2)

68.НДС

Поступление оплаты от арендатора

51

76

Бухучет аренды автомобиля без экипажа у сотрудника

Важно: наймодатель при аренде ТС без экипажа оплачивает только расходы на техосмотр, все остальные платежи происходят за счет арендатора.

К таким платежам относятся:

  • Арендная стоимость;
  • Затраты, связанные с восстановлением;
  • Заправка авто;
  • Страхование машины;
  • Оплата парковочного места.

Все эти платежи причисляются к расходам и учитываются при вычислении налогов с доходов. Кроме прочего эти платежи должны иметь подтверждение в качестве платежных документов, чтобы их доступно было использовать в бухгалтерском учете и принять к уменьшению налогооблагаемой базы в налоговом учете

Бухгалтерский учет операций по аренде с проводками рассмотрен выше, ниже предлагаем рассмотреть пример, когда владелец автомобиля – сотрудник организации.

Пример бухучета аренды ТС без экипажа у сотрудника

Предприятием арендован автомобиль без экипажа у сотрудника на 1 месяц стоимостью 500 000 рублей.

При этом наниматель несет полностью все обязательные расходы, среди которых:

  • Арендная плата – 10 000 рублей;
  • ГСМ – 600 рублей.

Со всех этих платежей выполняются соответствующие отчисления, что имеет отражение в бухучете.

Арендатором выполняются следующие бухгалтерские проводки:

Сумма

Бухгалтерская операция Дебет

Кредит

500000

Машина сотрудника принята к учету на забалансовый счет

001

10000

Начислена плата за пользование ТС сотрудника

26

73

1300

Удержан НДФЛ с дохода сотрудника в виде арендной платы

73

68

8700

Арендная плата выдана сотруднику из кассы за минусом подоходного налога

73

50

508,5

Учтен ГСМ (по стоимости без налога)

10

60

91,5

Высчитан НДС по топливу

19

60

91,5

Принят НДС к вычету

68

19

508,5

Топливо списано

26

10

508,5

Учтены расходы

90

26

500000

Автомобиль возвращен сотруднику

001

Налоговый учет аренды автомобиля без экипажа

НДС по арендованному ТС без экипажа

Налог, входящий в стоимость арендной платы, арендатор можно учесть при налоговом учете (принять к вычету), если:

  • арендодатель предоставил счет-фактуры с выделенным НДС, оформленную согласно действующим стандартам;
  • ТС используется в операциях, сопровождающихся начислением добавленного налога;
  • имеется документ о получении в аренду автомобиля – например, акт приема-передачи.

В данном случае речь идет только о случаях, когда арендодатель не является физическим лицом без ИП.

Налог на прибыль по арендованному ТС без экипажа

Если в налоговом учете фирма арендатор применяет метод начисления (он прописан в налоговой политике), то арендные платежи включают в прочие расходы по производству и реализации, согласно пп.10 п.1 ст.264.

Данный расход признается в налоговом учете в последний день отчетного периода для налога на прибыль.

НДФЛ по арендованному автомобилю без экипажа

Если владелец транспортного средства – физическое лицо (сотрудник), то организация или ИП, арендовавшие транспорт у него, являются налоговыми агентами. Получаемый физическим лицом доход в размере арендной платы облагается НДФЛ по ставке 13%. Обязанность по удержанию и перечислению подоходного налога ложится на арендатора, при этом не важно, является ли арендодатель сотрудником организации или нет.

Налоговый учет при аренде автомобиля с экипажем

Владелец авто, сдающий его с экипажем, должен самостоятельно обслуживать транспорт, так как по факту он начинает работать на предприятие.

Важно: предприятие оплачивает только аренду и текущие расходы, к примеру такие, как покупка ГСМ для возможности эксплуатации транспорта.

В дальнейшем эти траты учитываются при расчете налогооблагаемой базы.

С целью отражения в налоговом учете подобного арендования необходимо учитывать такие факты:

Зачет НДС происходит в том же порядке, что и при аренда ТС без экипажа;

Если наймодатель – физическое лицо, зачет НДФЛ происходит по ставке 13%, в том же порядке, что и при найме средств без экипажа.

Если владелец машины – ИП или организация, то с оплаты труда водителя арендатор НДФЛ не должен удерживать.

Что касается налога на прибыль, то если владелец ТС – организация или ИП, то расходы учитываются на последнее число отчетного периода в том же порядке, что указан выше.

Если владелец – физическое лицо, например, сотрудник, то по мнению Минфина арендную плату можно поделить на 2 составляющие – за аренду автомобиля и за услуги водителя. Та часть, что платится за транспортное средство учитывается в налоге на прибыль, как указано выше – на последний день каждого отчетного периода в составе прочих расходов. Та часть, что полагается за услуги вождения и обслуживания ТС, признается:

  • расходом на оплату труда ежемесячно при методе начисления, если владелец машины не является сотрудником организации4
  • прочим расходом по реализации и производству, если владелец – сотрудник, который оказывает услуги во внерабочее время.

Страховые взносы нужно начислять только в случае, когда автомобиль арендуется у физического лица. Если арендодатель – организация или ИП, то обязанности по отчислению взносов за водителя у арендатора не возникает.

Расходы в виде страховых взносов включаются в состав прочих расходов на дату начисления.

Бухучет и бухгалтерские проводки при ремонте автомобиля и арендатора и арендодателя смотрите .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *