Акты инвентаризации, образец

Зачем нужна опись

Рабочий процесс невозможен без использования имущественных активов. Даже если учреждение мало или в нем числится всего один сотрудник, во время работы обязательно будут применяться товарно-материальные ценности — мебель, компьютер и комплектующие, канцелярские товары.

Ревизия ценностей, находящихся в рабочем помещении, может понадобиться для различных целей:

  • для проверки наличия и состояния используемого имущества;
  • в рамках инвентаризации, которая проводится во всем учреждении;
  • при реализации конкретных активов из кабинета по договору купли-продажи.

В результате осмотра составляется специальный документ — опись имущества в кабинете. Инвентаризация включает в себя процедуру анализа инвентарных описей имущества в конкретном помещении.

Опись, составленная по итогам осмотра, представляет собой акт, включающий сведения о наличии и текущем эксплуатационном состоянии используемых в офисе активов.

При проведении ревизии ответственные сотрудники, назначенные приказом, включают в специальный акт данные обо всех предметах и их количестве в кабинете. Отражаются и компьютеры, и мебель, и бытовая техника.

Какой бланк использовать

Формальный вид актуализирующего документа не унифицирован и не закреплен действующим законодательством. Поэтому каждая организация вправе разработать и использовать собственный бланк, в который можно включать сведения в соответствии с организационными потребностями и отраслевой спецификой каждого конкретного предприятия. Главное — закрепить форму акта в учетной политике и иных локальных нормативах учреждения.

Допускается использовать и унифицированную форму, которая применяется при инвентаризации основных средств, — вторую страницу формы ИНВ-1. При выборе этого бланка помните, что две последние колонки должен заполнить сотрудник бухгалтерии. В этих графах указывается количество и стоимость активов по бухгалтерскому учету.

Наиболее простой вариант обработать информацию по ревизии — опись в виде таблицы, в которой перечисляются имущественные ценности, их количество и техническое состояние.

Как правильно составить

Имущественная опись формируется с соблюдением ряда правил:

  1. Указываем название документа и наименование объекта ревизии — офис, кабинет или служебное помещение.
  2. Вносим дату проверки.
  3. Прописываем номер объекта (кабинета или комнаты). При необходимости можно отразить адрес офисного здания.
  4. Составляем табличную часть. Рекомендуется добавить колонки: номер по порядку, название предмета, его характеристики, запись о текущем состоянии в следующем виде: отличное, хорошее, удовлетворительное, неудовлетворительное.
  5. При необходимости в конце таблицы отражаем важные дополнения о процедуре и об объектах.

Можно использовать такой образец описи кабинета.

№ п/п Наименование имущества Количество Состояние имущества
1 Доска классная 1 Хорошее
2 Жалюзи 4 Хорошее
3 Подставка ТСО 1 Хорошее
4 Полка для книг 5 Хорошее
5 Стол 1-тумбовый 1 Хорошее

Подлинность сведений необходимо подтвердить подписями ответственных лиц. Акт подписывают сотрудник, который провел ревизию и составил документ, работник, который непосредственно трудится в помещении. В конце проставляется дата и виза владельца имущества.

При составлении акта необходимо учесть еще одно правило: для прозрачности проверка должна проводиться в присутствии сотрудника, работающего в этом кабинете, или иного работника при отсутствии хозяина на рабочем месте.

Где хранить

Правила хранения бланков ревизии каждое учреждение определяет самостоятельно, в соответствии с порядком и номенклатурой, действующей в организации.

Документация по инвентаризации движимого имущества и ТМЦ хранится в организации в течение пяти лет, а документы и описи инвентаризаций активов и обязательств должны храниться в учреждении бессрочно (ст. 427 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010, ч. 1 ст. 29 402-ФЗ от 06.12.2011). Срок отсчитывается, начиная с 1 января года, следующего за проведением проверки и составлением регистров.

Как часто обновлять

Ревизия проводится ежегодно, но по усмотрению руководства допускаются внеочередные проверки. Количество инвентаризаций, их дата и состав проверяемого имущества определяет руководитель учреждения.

Сколько экземпляров

Один экземпляр

Кто заполняет

Бухгалтер, ответственный за учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Кто подписывает

Бухгалтер, ответственный за учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Как заполнять

Пример заполнения справки к акту инвентаризации

Когда оформляют

При инвентаризации расчетов с:

  • поставщиками и покупателями;
  • банками;
  • бюджетом;
  • подотчетными лицами;
  • сотрудниками по оплате труда;
  • депонентами;
  • другими дебиторами (кредиторами).

Справку составляют в день проведения инвентаризации.

На основании каких документов

Остатки сумм, числящихся на счетах 60, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76.

Для чего нужен бухгалтерии

Содержит подробную информацию по каждому дебитору (кредитору):

  • наименование дебитора (кредитора);
  • договор, по которому возникла задолженность;
  • дата возникновения задолженности;
  • сумма;
  • документ, подтверждающий наличие задолженности.

На основании справки составляют акт по форме № ИНВ-17. В дальнейшем по этому акту списывают безнадежную задолженность или проводят работу по взысканию задолженности, срок исковой давности по которой не истек (претензии, иски в суд).

Часто задаваемые вопросы

Что такое «лицензия роялти-фри»? Лицензии роялти-фри позволяют вам осуществить единовременную оплату за постоянное использование защищенных авторскими правами изображений и видеоклипов в личных и коммерческих проектах без необходимости дополнительных платежей за каждое их использование. Это обоюдовыгодный вариант, и именно поэтому все материалы iStock доступны только по лицензиям роялти-фри. Какие виды файлов роялти-фри доступны на iStock? Лицензия роялти-фри — оптимальный вариант для тех, кто намерен использовать стоковые изображения в коммерческих целях, поэтому все файлы на iStock (фотографии, иллюстрации и видеоклипы) предлагаются только на условиях роялти-фри. Как можно использовать изображения и видеоклипы роялти-фри? Вы можете изменять вид, размер и параметры любых материалов iStock в соответствии с потребностями своих проектов — от рекламы в социальных сетях до рекламных щитов, от презентаций PowerPoint до художественных фильмов. За исключением фотографий «только для редакционного использования» (которые можно использовать только в редакционных проектах и нельзя изменять), ваши возможности безграничны.

Узнайте подробнее об изображениях роялти-фри

Добавить в «Нужное»

Обновление: 1 апреля 2021 г.

В ходе любой инвентаризации имущества и обязательств организации (плановой или внеплановой, сплошной или выборочной) инвентаризационная комиссия вносит сведения о фактическом наличии имущества и реальности финансовых обязательств в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Посмотрим, что это за документы, чем они утверждены и когда какой документ используется. Скачать бланки для инвентаризации можно будет ниже.

Первичные документы по инвентаризации

При ведении бухучета в специальной программе бухгалтерия распечатывает перед началом инвентаризации инвентаризационные акты или инвентаризационные описи не менее чем в 2-х экземплярах и передает их членам комиссии. Комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи (акты) данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств (п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Инвентаризационные описи (акты инвентаризации) заполняются вручную или на компьютере, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и их количество указываются так, как это принято в бухучете организации. Незаполненные строки (разделы) в описях и актах прочеркиваются (п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Описи и инвентаризационные акты подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица. В конце описи (акта) материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Форма акта инвентаризации или инвентаризационной описи

Унифицированные формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации для разных видов имущества и обязательств утверждены Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Все эти формы имеют номер, начинающихся на ИНВ (ИНВ-1, ИНВ-3 и т.д.).

Скачать акты инвентаризации (бланки) и инвентаризационные описи в формате Excel можно в Консультантплюс.

Для этого получите бесплатный доступ к системе.

Вместе с тем, унифицированные формы первичной документации, утвержденные Госкомстатом и используемые при инвентаризации, не являются обязательными к применению (Письмо Минфина № ПЗ-10/2012). Организация может составить описи/акты по самостоятельно разработанной форме, утвержденной приказом руководителя и являющейся приложением к учетной политике.

Таблица с актами инвентаризации

Приведем унифицированные акты инвентаризации различных видов имущества и обязательств, утвержденные Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Номер формы Название формы
ИНВ-4 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных. Подробности
ИНВ-6 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути. Подробнее читайте
ИНВ-8 Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них. Подробности
ИНВ-9 Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них. Подробности
ИНВ-10 Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств. Подробности
ИНВ-11 Акт инвентаризации расходов будущих периодов. Подробнее читайте
ИНВ-15 Акт инвентаризации наличных денежных средств. Подробнее читайте
ИНВ-17 Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Подробнее читайте

Посмотреть акт инвентаризации основных средств (образец) можно в Консультантплюс.

Для этого получите бесплатный доступ к системе.

Инвентаризационные описи: таблица

Приведем список унифицированных инвентаризационных описей для различных видов имущества и обязательств, утвержденных Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Номер формы Название формы
ИНВ-1 Инвентаризационная опись основных средств. Подробности
ИНВ-1а Инвентаризационная опись нематериальных активов. Подробнее читайте
ИНВ-3 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. Подробности
ИНВ-5 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение. Подробности
ИНВ-8а Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях. Подробности
ИНВ-16 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Подробнее читайте

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как в любой компании, в учреждениях государственного сектора периодически осуществляются инвентаризации. Для оформления полученных итогов используют специализированные формы документов, применяемые в соответствии с приказом Минфина № 52н от 30 марта 2015. Об особенностях одной из них – формы 0504835 «Акт о результатах инвентаризации» узнаем из настоящей публикации.

Когда применяется акт о результатах инвентаризации ф. 0504835

Алгоритм осуществления инвентаризации активов идентичен и для коммерческих компаний, и госорганов, и казенных учреждений. Происходит он поэтапно, в следующем порядке:

  • распоряжением по учреждению руководитель назначает инвентаризационную комиссию;
  • проводится подготовка к мероприятию (оформляются необходимые первичные документы на поступление и расход активов, подбиваются учетные остатки);
  • подотчетные лица оформляют расписки-подтверждения наличия имущества находящегося на ответственном хранении;
  • в назначенный приказом день проводится инвентаризация. Необходимым является участие комиссии в полном составе и присутствие подотчетных лиц.

Соблюдение перечисленных этапов обязательно, поскольку игнорирование любого из них может повлечь опротестование итогов. От общего порядка оформления отличаются лишь формы описей по видам имущества, а результаты инвентаризации оформляются актом формы 0504835.

Акт о результатах инвентаризации: особенности оформления

Форма № 0504835 составляется на основе оформленных инвентаризационных описей. Состоит акт из трех частей:

  • заголовка с наименованием и кодом документа, названием субъекта, оформившего акт, дата составления;
  • содержательной части, где фиксируется блок сведений о проведенной инвентаризации. В нем перечислены члены комиссии, объекты проверки и ее итоги;
  • оформляющей части, т. е. подписей членов инвентаризационной комиссии с расшифровкой подписей и указанием должностей.

Составленный документ передается для утверждения руководителю учреждения или госоргана. Акт о результатах инвентаризации – достаточно удобная и понятная форма, обобщающая полученные итоги.

Акт о результатах инвентаризации: образец заполнения

Инвентаризационные описи составляются по подотчетным лицам, участкам и счетам бухучета. Т. е., если один сотрудник, являясь материально-ответственным лицом, отвечает, например, за сохранность нефинансовых активов (инвентаря и материалов) на складе и в эксплуатации, то инвентаризационные описи составляют отдельно по каждому участку, а результаты проверки объединяют в акте по итогам инвентаризации, пример заполнения которого, мы представляем вниманию читателя. Если расхождений между учетными данными и реальным наличием проведенной проверкой не установлено, то акт формы 0504835 составляется на основе описей.

Если же в ходе проверки были обнаружены несоответствия между наличием имущества и данными бухгалтерского учета, то к акту о результатах инвентаризации прилагается ведомость расхождений (ф-ма 0504092), прилагаемая к соответствующей описи. Она демонстрирует выявленные расхождения по каждой позиции, устанавливая излишки и недостачи в количественно-денежном выражении. И в этом случае кроме описей в акт обязательно включаются итоги ведомости. Предлагаем пример заполнения документа:

Оформленный акт подписывается членами комиссии, и утверждается руководством. По фактам расхождений ответственное лицо пишет объяснительную записку, которую также прикладывают к акту. В зависимости от установленных результатов руководитель принимает решение: излишки приходуются, а недостачи, как правило, взыскиваются с виновных лиц.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *