1С эдо, что это?

1. Какой криптопровайдер использовать для 1С-ЭДО?

Для успешной работы с электронными подписями рекомендуем использовать криптопровайдеры следующих версий:
КриптоПро CSP
ViPNet CSP версии 4.2*
*ОС Windows 10 работает корректно только с ViPNet CSP версии 4.2.11.

2. Стоимость сервиса?

Любой пользователь 1С, чья программа (программы) зарегистрирована в личном кабинете на Портале ИТС, а установленные релизы конфигурации и платформы 1С:Предприятие используются правомерно, может стать абонентом 1С-ЭДО без предварительной покупки тарифа 1С:ИТС.
Регистрация в сервисе 1С-ЭДО и получение входящих документов от контрагентов — бесплатно.
Пользователям с действующими тарифами 1С:ИТС предоставляется право на отправку определенного количества пакетов электронных документов без дополнительной оплаты.

Исходящие электронные документы сверх установленного лимита на бесплатную отправку оплачиваются по цене 10 рублей за один комплект.

  • Каждый отправленный электронный счет-фактура плюс два электронных документа, не являющихся счетами-фактурами составляют один пакет;
  • Отправленные электронные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в электронный пакет в соответствии с предыдущим абзацем, формируют пакет по правилу: 2 электронных документа составляют один пакет.

Таким образом, оплата взимается не за каждый отправленный электронный документ, а за комплект документов по сделке. При большом объёме исходящих электронных документов возможны льготы по тарификации. Для уточнения информации о льготах, необходимо обратиться в обслуживающую организацию (к партнёру 1С).

3. Какова стоимость подключения к ЭДО?

Подключиться к сервису ЭДО из программы 1С можно самостоятельно и бесплатно.
Если нужна помощь партнера в настройке и подключении ЭДО, партнер по соглашению с клиентом может взимать дополнительную плату за эту работу.
Оплата за использование ЭДО взимается с клиентов, отправляющих электронные документы своим контрагентам. Подробнее о расчетах за ЭДО – см. «Тарифы»

4. Порядок подключения пользователя к ЭДО?

Для подключения пользователей к 1С-ЭДО в программных продуктах 1С необходимо соблюдение нескольких условий:

  • Программный продукт 1С поддерживает работу с электронным документооборотом.
  • Программный продукт 1С должен быть зарегистрирован на Портале ИТС, и логин интернет-поддержки должен быть сохранен в программе (см. раздел «Администрирование» \ «Интернет-поддержка пользователей»).
  • Криптопровайдер.

Для работы с электронным документооборотом в программных продуктах 1С поддерживается работа с двумя криптопровайдерами: КриптоПро CSP и VIPNet CSP.

Внимание! Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии.

  • Сертификат электронной подписи.
  • Наличие доступа в интернет.

5. Создание профиля ЭДО.

Пользователю для создания учетной записи ЭДО достаточно перейти к справочнику Организации, выбрать организацию, для которой необходимо получить учетную запись и выполнить команду Подключить организацию. Это можно сделать:

  • Из общего списка справочника организаций.
  • Из карточки организации.

После выполнения команды Подключить организацию, пользователю предстоит указать: сертификат ключа электронной подписи, принадлежащий организации;
Получить идентификатор организации – можно выбрать имеющийся, если ранее организация получала идентификатор или получить новый.
При выборе сертификата, пользователю придется указать пароль от контейнера закрытого ключа и при необходимости указать пользователя, под которым можно использовать сертификат. Если пользователя сертификата не указывать, то сертификат сможет использовать любой пользователь имеющий доступ к контейнеру с закрытым ключом.
После выбора сертификата пользователю необходимо заполнить информацию по организации, указать назначение учетной записи, поставить галочку согласия с условиями использования и выполнить команду Подключить.
После подключения, пользователь может переходить в настройке обмена с контрагентами.

6. Отправка приглашения при работе с электронными документами.

После создания и проведения документов можно в списке документов реализации выделить все документы, которые необходимо отправить контрагентам, нажать на кнопку «ЭДО» и выбрать пункт «Отправить электронный документ».

Программа проверит наличие настроек ЭДО с контрагентами и, если их нет, предложит создать приглашение для таких контрагентов
В открывшемся окне в столбце «Настройки отправки», напротив каждой записи, отображается состояние настройки обмена. При нажатии на ссылку состояния откроется Мастер настройки обмена, в котором можно ввести идентификатор контрагента или выбрать учетную запись контрагента, а также есть возможность отправить приглашение на почту:

а). При нажатии кнопки «Ввести идентификатор вручную» появится поле для ввода или выбора идентификатора. Если выбор учетных записей контрагента недоступен, это значит, что контрагент не подключен к сервису 1С-ЭДО.
б). Если идентификатор заранее неизвестен, то можно воспользоваться возможностью отправки приглашения на e-mail контрагента. Для этого в Мастере настройки обмена нужно нажать кнопку «Отправить приглашение». В открывшемся окне заполняются поля «Электронная почта» и «Текст приглашения».

После заполнения нужно нажать кнопку «Отправить». В отправленном приглашении будут содержаться ссылки на инструкции по настройке ЭДО. После того, как контрагент получит приглашение на e-mail и выполнит настройку обмена со своей стороны, электронные документы автоматически отправятся контрагенту.

7. Отправка приглашения из справочника «Контрагенты».

Для настройки обмена необходимо перейти в справочник Контрагенты, выбрать контрагента (ов), выделив их мышкой, и выполнить команду Пригласить к обмену электронными документами меню ЭДО.
Перед отправкой приглашения для настройки обмена с контрагентами, пользователю необходимо выбрать учетную запись организации которой будет настраиваться обмен документами.

При массовой отправке приглашений, программа проверит всех контрагентов на возможность отправки приглашений для настройки обмена и выдаст предупреждения, если есть затруднения с настройкой.

Если идентификатор контрагента не удалось найти автоматически, пользователь может указать имейл контрагента, куда придет приглашение.
Далее необходимо выполнить команду Отправить и дождаться окончания отправки приглашений.

Отслеживать состояние по отправленным и полученным приглашениям можно в Текущих делах ЭДО в соответствующей вкладке.
Приглашения, по которым получено согласие на обмен по ЭДО, будут попадать в папку «Ознакомиться».

8. Не удается подписать акт/счет-фактуру (При попытке подписать появляется сообщение: «Обработанных документов 0»).

При возникновении данной ошибки, необходимо проверить следующие настройки:

  • Действительный ли сертификат ЭП указан в «Профиле настроек ЭДО» (не закончился ли срок действия);
  • Выбран ли нужный вид документов в настройках сертификата, профиле настроек ЭДО и настройке ЭДО;
  • Нет ли задвоения контрагента/организации в справочниках;
  • Если в соответствующей «Настройке ЭДО» выбран договор с контрагентом, убедиться, что в документе ИБ указан тот же договор;
  • Проверить права доступа к сертификату (например, доступ к сертификату разрешен одному пользователю 1С, а вход выполнен под другим)

9. Добавление нового сертификата электронной подписи в учетную запись ЭДО.

В случае, когда сертификат электронной подписи стал недействительным по сроку действия, нет необходимости в создании новой учетной записи и получении нового идентификатора, достаточно в существующей учетной записи заменить сертификат на актуальный. Для этого необходимо перейти в справочник «Организации».
В представленном списке необходимо выбрать Вашу организацию и нажать ЭДО – Учетные записи
В открывшемся окне представлены учетные записи ЭДО выбранной организации. Предупреждение указывает, что в учетной записи отсутствуют действующие сертификаты, об этом же свидетельствует красный индикатор в начале наименования.
Необходимо открыть выбранную учетную запись и перейти на вкладку «Сертификаты». В представленном списке имеется возможность удалить сертификаты, срок действия которых истек. Для удаления необходимо правой кнопкой мыши нажать на истекший сертификат и выбрать «Удалить».
Для добавления нового сертификата необходимо нажать «Добавить».
В открывшемся окне «Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования» необходимо выбрать актуальный сертификат электронной подписи. При отсутствии нужного сертификата необходимо нажать «Добавить» и выбрать сертификат из хранилища сертификатов «Личные» операционной системы.
После добавления актуального сертификата в список сертификатов учетной записи ЭДО необходимо нажать «Записать и закрыть».
В открывшемся окне «Подписание регистрационных данных на подключение к сервису 1С-ЭДО» требуется ознакомиться с пользовательским соглашением на подключение к сервису 1С-ЭДО, после чего ввести пароль закрытой части ключа электронной подписи и нажать «Подписать». Если при выпуске сертификата пароль не был задан, то данной поле нужно оставить пустым.

10. Как получить 1С:Подпись?

Для того, чтобы получить 1С:Подпись необходимо:

  • Использовать программный продукт, в котором реализован сервис 1С-Подпись.
  • Установить криптопровайдер (VIPNet или КриптоПро CSP).
  • Иметь действующий договор информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС) с партнером 1С или приобрести один из пакетов сервисов: СтартЭДО или 1С:Подпись.
  • Оформить заявление на получение электронной подписи.

11. Печать электронного документа.

Необходимо перейти в Архив ЭДО. Это можно сделать из Текущих дел ЭДО, перейдя по соответствующей ссылке, а также из раздела Администрирование – Архив ЭДО. Он предназначен для хранения всех входящих и исходящих электронных документов.
В Архиве ЭДО необходимо открыть соответствующий документ, нажать Ещё — Печать.

12. Состояние ЭДО в 1С.

Работая в программном продукте 1С посмотреть состояние по электронному документообороту можно несколькими способами:

  • В списке документов учета в столбце «Состояние ЭДО»
  • Открыв необходимый документ учёта.
  • В Архиве ЭДО перейдя в соответствующую вкладку (Входящие / Исходящие) в столбце Состояние ЭДО.
  • Открыв электронный документ.

Состояние ЭДО напрямую зависит от выполнения регламента ЭДО. Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе необходимо нажать на кнопку «Скрыть / показать панель регламента ЭДО».
После чего слева появится панель регламента ЭДО, в которой отображаются этапы обработки электронного документа участниками ЭДО.

13. Изменение регистрационных данных (1С-ЭДО).

Крайне важно обеспечивать актуальность сведений и своевременно информировать оператора ЭДО об их изменении.

Для изменения регистрационных данных на сервере оператора ЭДО необходимо:

  • Изменить информацию в карточке организации 1С.
  • Предоставить актуальные данные оператору ЭДО, путем нажатия на гиперссылку «обновить» рядом с соответствующим реквизитом в Учетной записи ЭДО.

Для этого необходимо перейти в справочник «Организации». В представленном списке необходимо выбрать Вашу организацию и нажать ЭДО – Учетные записи.
В открывшемся окне представлены учетные записи ЭДО выбранной организации.
Необходимо открыть учетную запись и напротив соответствующего реквизита организации нажать гиперссылку «Обновить».
После чего нажать «Записать и закрыть».
Автоматически будет сформирован регистрационный пакет с актуальными данными организации. Необходимо ввести пароль от сертификата и нажать «Подписать». Соответствующие реквизиты будут обновлены со стороны оператора ЭДО после получения данных.

Если в ходе слияния, разделения или изменении организационно – правовой формы у организации изменился ИНН, в таком случае необходимо получить новый идентификатор участника ЭДО и повторно пригласить контрагентов к обмену.

14. Получение и принятие приглашения от контрагента.

Если Ваша организация планирует получать электронные документы от контрагентов отсутствующих в информационной базе, то перед началом обмена рекомендуется установить флаг «Создавать контрагентов автоматически». Контрагенты будут создаваться при получении документов и приглашений.

(Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами).

Для того чтобы получить входящее приглашение от контрагента необходимо перейти в Текущие дела ЭДО и нажать «Отправить и получить».
Входящая настройка отобразится в группе «Приглашения».

Для последующей работы с данным контрагентом необходимо согласиться с приглашением, нажав кнопку «Принять».
После этого соответствующая настройка появится в Настройках ЭДО.

Теперь организация может получать документы от данного контрагента.

15. Убрать из Текущих дел ЭДО неактуальные документы. Закрыть принудительно.

При невозможности завершить ЭДО, имеется техническая возможность изъять документ из активного документооборота.
Для этого необходимо перейти в Текущие дела ЭДО, нажать правой кнопкой мыши по необходимому документу и выбрать «Закрыть принудительно».
В появившемся окне необходимо указать причину закрытия документооборота и нажать «Закрыть документооборот». Иные участники обмена не получат уведомлений, свидетельствующих о том, что по данному документу не требуется действий.

Состояние ЭДО по данному документу будет изменено на «Закрыт принудительно». Документ будет изъят из Текущих дел ЭДО и помещен в Архив ЭДО.

В том случае, если контрагент обработает документ после закрытия документооборота, состояние ЭДО изменится на актуальное.
Возможность закрыть документ принудительно имеется на каждой стадии активного документооборота.

16. Сертификат не найден на компьютере.

При возникновении ошибки «Сертификат не имеет связи с закрытым ключом» необходимо выполнить проверку сертификата электронной подписи.
Перейти в раздел «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Настройка электронной подписи и шифрования» — На вкладке «Сертификаты» открыть используемый сертификат -. Нажать на кнопку «Проверить»-Ввести пароль закрытой части ключа и нажать «Проверить».

17. Как отправить электронный документ?

Отправка электронных документов может производиться:

  • При выполнении команды Отправить электронный документ меню ЭДО в таблице списка документов реализаций
  • При выполнении команды Отправить электронный документ меню ЭДО в карточке документа информационной базы
  • При выполнении команды Подписать и отправить из карточки электронного документа
  • При выполнении команды Подписать и отправить из папки Исходящие страницы Текущие дела ЭДО, открываемой по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис или раздел Руководителю — подраздел Сервис, или раздел Покупки — подраздел Сервис).

18. Как получить электронный документ?

Получение электронных документов производится при выполнении команды Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Продажи — подраздел Сервис или раздел Покупки — подраздел Сервис).

19. Привязка сертификата к учетной записи 1С-ЭДО.

В некоторых случаях пользователям может потребоваться привязка нового сертификата к старой учетной записи, полученной в сервисе 1С-ЭДО.
При этом доступ к этой учетной записи у пользователя отсутствует — в программе 1С нет Профиля ЭДО со старым уникальным идентификатором.
Для привязки необходимо выслать по адресу edo@1c.ru заявление по шаблону.
Отпечаток можно скопировать из файла сертификата:
Screenshot_5.png

20. Работа в 1С-ЭДО (1С-Такском) с сертификатом электронной подписи ГОСТ Р 34.10-2012.

На сегодняшний день все типовые конфигурации 1С поддерживают работу с сертификатами электронной подписи, соответствующими ГОСТ Р 34.10-2012.
Для полноценного использования сертификатов нового стандарта необходимо:

  • Обновить конфигурацию 1С до актуального релиза.
  • Обновить средства криптозащиты*

ViPNet CSP до версии 4.2
КриптоПро CSP до версии 4.0
* — до обновления рекомендуем сохранить контейнеры ключей электронной подписи на внешний носитель (флешку) во избежании их возможного удаления в процессе установки новой версии криптопровайдера.

21. Аннулирование электронного УПД.

Аннулирование электронного УПД, подписанного обеими сторонами, можно провести, используя шаблон письма «Предложение об аннулировании».

«Предложение об аннулировании» направляется стороной-инициатором аннулирования в виде произвольного электронного документа с признаком обязательности ответной подписи.
Если получатель «Предложения об аннулировании» утвердил полученный документ (поставил ответную подпись), исходный электронный документ является аннулированным по соглашению сторон.
После этого необходимо отменить проведение документа учетной системы, соответствующий аннулированному первичному документу, и/или пометить его на удаление.

22. Как подготовить заявление на выпуск сертификата с помощью 1С:Подпись?

  • Войдите в программе 1С в раздел «Общие настройки»,
  • Перейдите по ссылке «Настройки электронной подписи и шифрования»,
  • Нажмите кнопку «Добавить»,
  • Выберите «Заявление на выпуск сертификата,
  • Поставьте «галку» в строке с текстом «Подтверждаю, что принимаю условия соглашения о присоединении к регламенту удостоверяющего центра»,
  • Потом нажмите кнопку «Далее», выберите свою Организацию (заявление заполнится реквизитами вашей Организации),
  • Потом снова кнопку «Далее» — «Далее» — «Далее».
  • Нажмите кнопку «печать» — Проверьте корректность отображения Заявления и распечатайте его.
  • Кликните на надпись «Комплект документов», чтобы посмотреть подробности.
  • Снова «Далее» и потом «Закрыть» Ваше заявление в статусе «Отправлено».
  • Ожидайте обработки заявления. Потом можно будет нажать кнопку «Обновить состояние».

23. Программа 1С показывает, что мой контрагент подключен к ЭДО. Как начать с ним обмен электронными документами?

Непосредственно в программах 1С в справочнике «Контрагенты» можно проверить, подключен ли ваш контрагент к 1С-ЭДО.
Информация о том, что контрагент подключен к ЭДО, не является гарантией готовности этой фирмы вести ЭДО с Вашей организацией. Необходимо отправить контрагенту приглашение к обмену и дождаться его принятия.

24. Как подключиться к 1С-Такском из конфигурации, в которой нет или отключена Интернет-поддержка пользователей 1С?

Для подключения к сервису «1С-Такском» из конфигураций, в которых нет или отключена Библиотека Интернет Поддержки пользователей, необходимо:

  • Зайти в личный кабинет на сайте поддержки пользователей «1С», и выбрать раздел регистрации в сервисе «1С-Такском», после чего пользователь будет перенаправлен на адрес страницу; если личный кабинет еще не создан, необходимо зарегистрироваться;
  • Заполнить заявку на подключение к сервису (желательно приложить к заявке файл сертификата электронной подписи, в противном случае подключение будет отложено, пользователю будет предложено приобрести сертификат)
  • После отправки заявки дождаться получения электронного письма с присвоенным Идентификатором участника ЭДО на адрес, указанный в заявке.
  • Создать профиль настроек ЭДО в программе 1С (по команде или гиперссылке «Подключиться к сервису «1С-Такском», в зависимости от конфигурации) и в поле «Идентификатор участника электронного документооборота» указать полученный на шаге 3 Идентификатор.

25. Поддержка ЭДО в конфигурациях «1С:Предприятие».

С ЭДО в решениях 1С можно работать в следующих программах «1С:Предприятия»:

  • 1C:Управление нашей фирмой
  • 1С:Розница, ред. 2 (в т.ч. базовая)
  • 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
  • 1C:Управление холдингом
  • 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые)
  • 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.0
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
  • 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации
  • 1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО
  • 1С:Управление производственным предприятием
  • 1C:ERP Управление предприятием 2.0
  • 1С:ERP. Управление холдингом
  • 1С:Садовод (в т.ч. базовая)
  • 1С:Клиент ЭДО, ред. 2

Состав прикладных решений, включающих «1С-ЭДО», планируется расширять.
Для пользоватей «1С:Предприятие 7.7» для работы в сервисе «1С-ЭДО» можно настроить правила обмена с программой «1С:Клиент ЭДО».

26. При смене организации нужно ли получать новый идентификатор ЭДО?

Идентификатор выдается на определенную организацию. У каждой организации должен быть свой Идентификатор участника обмена. Поэтому да, на новую организацию нужно получить новый Идентификатор.

27. Можно ли в базовых версиях программных продуктов 1С настроить ЭДО?

Можно, для использования сервиса необходимо наличие квалифицированной электронной подписи. Приобретение тарифа СтартЭДО, 1С:ИТС не является обязательным для работы с 1С-ЭДО.

28. Как получить и установить сертификат электронной подписи?

Сертификат электронной подписи можно получить используя сервис 1С:Подпись или в любом удостоверяющем центре (УЦ), имеющем аккредитацию Минкомсвязи либо использовать имеющийся сертификат, например, от системы электронной отчетности в ФНС.

Подробные инструкции по установке и настройке криптосредств и сертификатов электронной подписи можно найти на сайте производителя используемого криптосредства или удостоверяющего центра.

29. Как осуществить привязку нового сертификата в профиль настроек ЭДО?

В типовых конфигурациях ПП 1С, в которых есть модуль интернет-поддержки, достаточно добавить новый сертификат на закладку «Сертификаты организации» в соответствующем профиле настроек ЭДО. Регистрация сертификата будет выполнена автоматически.

Для нетиповых ПП (только для «1С-Такском») помимо добавления сертификата в список «Сертификаты организации», как описано выше, необходимо так же выслать электронным письмом на адрес edo@1c.ru новый сертификат(ы) в виде файла *.cer и идентификатор организации (идентификатор участника электронного документооборота).

30. Можно ли подключить несколько организаций по одному договору 1С:ИТС (тарифу СтартЭДО)?

Да, такая возможность есть. Необходимо при подключении каждой следующей организации указывать логин и пароль интернет-поддержки той организации, у которой есть договор 1С:ИТС (тариф СтартЭДО).

31. Если у принимающей стороны закончился срок действия договора ИТС или тарифа СтартЭДО, может ли она принимать/отправлять электронные документы?

Вне зависимости от срока действия договора ИТС или тарифа «Старт ЭДО» обмен электронными документами продолжает работать.
Для использования сервиса 1С-ЭДО наличие действующего договора ИТС или тарифа «Старт ЭДО» не обязательно.

32. Отправка произвольного документа.

Для того, чтобы отправить неформализованный электронный документ в программном продукте 1С необходимо перейти в раздел «Продажи» — «Произвольные электронные документы», затем перейти во вкладку «Исходящие» и нажать на кнопку «Создать»
В открывшейся форме необходимо выбрать организацию — отправителя электронного документа, контрагента — получателя электронного документа, тип документа (при необходимости).
После заполнения необходимых реквизитов необходимо нажать «Добавить файл» и выбрать неформализованный документ из соответствующей директории Вашего компьютера.

Внимание! Обращаем Ваше внимание, что требуемый размер файла вложения от 100 байт до 50 Мб.
Добавив необходимый документ необходимо нажать на кнопку «Записать» (кнопка имеет вид дискеты), после чего станет доступна кнопка «Подписать и отправить».
Убедившись, что все данные введены корректно необходимо нажать «Подписать и отправить», после чего в произвольном документе будет установлена Ваша подпись и данный документ будет направлен на сервер Вашего оператора для дальнейшей передачи его контрагенту.

Внимание! Обращаем Ваше внимание, что имя присоединяемого файла автоматический преобразуется в транслит. Этот функционал создан с целью корректного переноса между различными операционными системами. Если по какой-либо причине произвольный документ должен быть отправлен без транслита, то перед добавлением файла документа Вам необходимо зайти в «Ещё» и снять галочку с «Транслировать имя присоединяемого файла».

После отключения транслита файл будет добавлен с первичным наименованием документа.

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

  • В каких программах «1С» реализован ЭДО?
  • С чего начинается работа с ЭДО?
  • Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?
  • Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
  • Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
  • Что делать после принятого приглашения в сервисе 1С:ЭДО?
  • Как отправлять универсальный передаточный документ?
  • Что такое состояние ЭДО в «1С»?
  • С какими операторами работает ЭДО?
  • Группы в ЭДО
  • Виды групп в ЭДО:
  • Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

В каких программах «1С» реализован ЭДО?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

  • «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
  • «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
  • «1С:Управление производственным предприятием 8»;
  • «1C:Управление нашей фирмой»;
  • «1C:Управление холдингом»;
  • «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
  • «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
  • «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
  • «Клиент ЭДО» ред. 2.0.

С чего начинается работа с ЭДО?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

  • Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
  • Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
  • В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
  • После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
  • Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Форма приглашения Рис.1 Окно «Форма приглашения»

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

Папки раздела Приглашение.png Рис.2 Папки раздела «Приглашения»

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Символ означающий, что контрагент подключен к ЭДО.png Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

  • Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
  • После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
  • После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
  • После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

  • Открыть документ в «Архиве ЭДО».
  • Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
  • В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
  • В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

  • УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
  • УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

  • Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
  • Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

  • Открыть «Настройки ЭДО».
  • Выбрать нужного контрагента.
  • Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
  • Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)
Смена формата электронного документа.png Рис.4 Смена формата электронного документа

Что такое состояние ЭДО в «1С»?

В любой программе «1С» вы можете узнать состояние по электронному документообороту или, иными словами, статус документа. Это можно несколькими способами:

  • открыть список документов учета и найти столбец «Состояние ЭДО»;
  • открыть нужный учетный документ;
  • в архиве «1С-ЭДО» нужно перейти в соответствующую вкладку (Входящие/Исходящие) и выбрать столбец «Состояние ЭДО».

Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе, вам потребуется нажать на кнопку «Скрыть/показать панель регламента ЭДО».

Рассмотрим типовые состояния документов по ЭДО и их значения:

  • «ЭДО завершен» – все необходимые действия по этому документу выполнены со стороны всех участников обмена (рис.1)
    Рис.1. Состояние документов «ЭДО завершен»
  • «На подписи» – электронный документ сформирован, но не подписан электронной подписью и не отправлен оператору ЭДО (рис.2)
    Рис.2. Состояние документов «На подписи» в ЭДО
  • «Ожидается передача оператору» – подобное состояние появляется, если пользователь включил функцию «Отложенная отправка электронных документов». Это можно сделать в разделе «Администрирование – Обмен электронными документами – Вкладка «Обмен с контрагентами»
  • «Ожидает подтверждения отправки» – документ отправлен оператору ЭДО. Пользователь ожидает получение служебного документа «Подтверждение даты получения» от оператора ЭДО. Для получения этого документа требуется нажать «Отправить и получить» в разделе «Текущие дела ЭДО».
  • «Ожидается подтверждение» – документ получен контрагентом. Об этом свидетельствует «Извещение о получении», подписанное контрагентом и загруженное в базу отправителя ЭДО. Ожидается ответная подпись документа.
  • «Ожидается исправление» – такое состояние означает, что где-то была допущена ошибка и от отправителя ожидаются корректировочные документы.
  • «Требуется уточнение» – контрагент получил документ, но не согласился с его содержимым и отклонил его. В ответ отправителю документа будет выслано «Уведомление об уточнении» с указанием причины отклонения документа.
  • «Ожидается аннулирование» – отправитель ЭДО сформировал «Предложение об аннулировании» и отправил получателю. От контрагента ожидается согласие или отказ от аннулирования.
  • «Аннулирован» – документооборот аннулирован как со стороны отправителя, так и со стороны получателя ЭДО.

С какими операторами работает ЭДО?

К ЭДО вы можете подключиться через следующих операторов:

  • «Такском»
  • «Тензор»
  • «Линк-Сервис»
  • «СКБ Контур»
  • АО НИИАС
  • Synerdocs
  • «ТаксНет»
  • АО НТЦ СТЭК

Группы в ЭДО

Для удобства пользователей при работе с документами в «1С-ЭДО» существует разделение на различные группы. Вид группы зависит от статуса события, например: формирование, обработка, контроль и др.

Виды групп в ЭДО:

  • «Сформировать» – в эту группу помещают документы из информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы.
  • «Обработать» – здесь находятся ЭДО, для которых требуются действия с вашей стороны. Например, утвердить или подписать.
  • «Утвердить» – ЭДО, которые необходимо утвердить.
  • «Подписать» – электронные документы, которые ожидают подписания.
  • «Уточнить» – электронные документы, отклоненные получателем и требующие корректировки.
  • «Исправить» – отправленные электронные документы, требующие исправления, а также это могут быть исходящие файлы, которые по какой-то причине не получилось отправить.
  • «Отправить» – готовые к отправке пакеты ЭДО.
  • «На контроле» – здесь находятся отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена. Это может быть как получатель, так оператор ЭДО.
  • «Разобрать» – пакеты ЭДО, которые были получены, но не распознаны программой по какой-то причине.

Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

  • ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
  • Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот в компании.
  • С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые отправления и оплату работы курьера.
  • Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести» полученный документ.
  • ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
  • Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
  • Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу присваивается соответствующий статус.
  • Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие органы по защищенным каналам связи.

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

В этой статье рассказывается об использовании сервиса 1С-ЭДО, обеспечивающего обмен юридически значимыми электронными документами, в том числе электронными счетами-фактурами, прямо из программ на платформе «1С:Предприятие».

1. Приложения

Работа с 1С-ЭДО возможна в следующих приложениях сервиса 1cfresh.com:

  • 1С:Бухгалтерия предприятия;
  • 1С:Управление нашей фирмой;
  • 1С:Комплексная автоматизация;
  • 1С:ERP Управление предприятием;
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения.

2. Преимущества

Использование 1С-ЭДО обеспечивает следующие преимущества:

  • ускорение обмена документами со своими контрагентами: сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки — проще и быстрее, чем бумажный документ;
  • значительное cокращение затрат на ведение документооборота;
  • устраняется «ручной» ввод данных в программы «1С:Предприятия»: из полученных электронных документов автоматически создаются документы учетной системы, исчезают ошибки ручного ввода данных;
  • функции подготовки и подписания документов могут быть разделены между пользователями;
  • автоматическое заполнение журналов и реестров входящих и исходящих электронных документов;
  • архив отправленных и полученных электронных документов является частью программы «1С:Предприятия»;
  • возможен обмен электронными документами с контрагентами, которые используют другие учетные программы (не 1С);
  • электронные документы можно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис «1С-Отчетность».

3. Стоимость

Подключение к 1С-ЭДО осуществляется бесплатно. Плата за использование 1С-ЭДО:

Тариф абонента Бесплатная отправка Cверх бесплатного количества
Уровня ПРОФ, КОРП, СПЕЦ или ERP до 100 комплектов документов в месяц см.
Уровня Базовый до 50 комплектов документов в месяц см.

Все входящие электронные сообщения 1С-ЭДО бесплатны.

Подробнее о стоимости использования «1С-ЭДО» написано .

4. Как подключиться

Чтобы подключиться к 1С-ЭДО, пользователю необходимо выполнить следующие действия:

  1. Установить на свой компьютер средства криптографии (криптопровайдер Крипто ПРО или VipNET).
  2. Приобрести квалифицированную электронную подпись.
  3. Настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.

4.1. Установка криптопровайдера

Для использования 1С-ЭДО необходимо установить на компьютер пользователя криптопровайдер — программу, осуществляющую реализацию криптографических алгоритмов для выполнения электронной подписи.

В настоящее время для 1С-ЭДО поддерживаются криптопровайдеры:

  • VipNet CSP (разработчик ОАО «ИнфоТеКС»);
  • CryptoPro CSP (разработчик ООО «КРИПТО-ПРО»).

Принимая решение, какую из этих программ выбрать, необходимо учесть следующее:

  • если вы уже используете одну из программ VipNet CSP или CryptoPro CSP на своем компьютере для работы с другими электронными сервисами, рекомендуется использовать эту же программу и для работы с 1С-ЭДО;
  • на компьютере может быть установлен только одна программа-криптопровайдер, иначе возможны конфликты этих программ между собой;
  • программа ViPNet CSP распространяется бесплатно, а CryptoPro CSP — на платной основе.

Руководства по установке и использованию криптопровайдеров VipNet CSP и CryptoPro CSP приведены на интернет-сайтах их разработчиков:

  • сайт ОАО «ИнфоТеКС» (ViPNet CSP);
  • сайт ООО «КРИПТО-ПРО» (КриптоПро CSP).

4.2. Приобретение электронной подписи

Если у пользователя уже имеется локальная квалифицированная электронная подпись, например, используемая для 1С-Отчетности, рекомендуется применять для 1С-ЭДО эту же электронную подпись.

При отсутствии локальной квалифицированной электронной подписи можно:

  • получить ее с помощью конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0»:

    1. скачать бесплатную электронную поставку конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0» (ее можно заказать на Портале ИТС или скачать с сайта «1С:Обновление программ», );
    2. подать из нее заявку на получение квалифицированного сертификата электронной подписи через сервис «1С:Подпись» (см. ).
  • использовать электронную подпись, полученную с помощью портала 1c-etp.ru (тариф «ОФД» этого портала пригоден для 1С-ЭДО);
  • использовать квалифицированную электронную подпись, полученную с помощью любого другого аккредитованного Минкомсвязи удостоверяющего центра. Список удостоверяющих центров приведен .

В настоящее время для электронного документооборота с контрагентами, в том числе с помощью 1С-ЭДО, необходимо использовать электронную подпись, которая хранится на вашем компьютере (то есть, локально). Нельзя использовать электронную подпись, хранимую в сервисе («в облаке»).

С помощью электронной подписи, хранимой в сервисе, могут выполняться сдача отчетности и взаимодействие с контролирующими органами (см. статью ).

4.3. Настройка в приложении сервиса

После приобретения квалифицированной электронной подписи и установки криптопровайдера следует настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.

Инструкция по настройке 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии предприятия приведена:

  • в статье Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0;
  • в видеоролике ЗАО Калуга Астрал: 1C-ЭДО: Настройка и подключение к сервису БП 3.0

1С-ЭДО в других приложениях настраивается аналогично.

5. Использование

После настройки 1С-ЭДО можно использовать обмен электронными документами с контрагентами.

5.1. Проверка подключения контрагента

В программах 1С в справочнике Контрагенты можно проверить, подключен ли ваш контрагент к 1С-ЭДО — если подключен, то это показано в колонке ЭДО справочника Контрагенты.

Часть контрагентов могут быть подключено к сервисам операторов ЭДО, не являющихся участниками системы 1С-ЭДО. В этом случае необходимо организовывать обмен через «роуминг», как это описано в статье Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО.

5.2. Приглашение к обмену документами

Если контрагент подключен к 1С-ЭДО, то для того, чтобы обмениваться с ним электронными документами, необходимо отправить ему приглашение к обмену и дождаться принятия приглашения, как это показано в видеоролике 1С-ЭДО: Приглашение контрагента БП 3.0.

5.3. Обмен документами

Ниже приведены ссылки на статьи по обмену электронными документами с помощью 1С-ЭДО в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.

Обмен электронными первичными документами:

  • Выставление электронного первичного документа
  • Выставление исправленного электронного первичного документа
  • Получение электронного первичного документа
  • Получение исправленного электронного первичного документа
  • Аннулирование электронного первичного документа по инициативе продавца
  • Аннулирование электронного первичного документа по инициативе покупателя

Обмен счетами-фактурами:

  • Выставление электронного счета-фактуры
  • Выставление исправленного электронного счета-фактуры
  • Выставление корректировочого электронного счета-фактуры
  • Выставление электронного счета-фактуры на аванс
  • Получение электронного счета-фактуры
  • Получение исправленного электронного счета-фактуры
  • Получение корректировочного электронного счета-фактуры
  • Получение электронного счета-фактуры на аванс
  • Аннулирование электронных счетов-фактур

Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД):

  • Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)
  • Выставление исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД)
  • Выставление электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД)
  • Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг
  • Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги
  • Получение электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)
  • Получение исправленного электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (исправленного УПД)
  • Получение электронного документа о передаче права на использование программы для ЭВМ (УПД)
  • Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг
  • Получение электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги

Обмен электронным универсальным корректировочным документом (УКД):

  • Выставление электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД)
  • Получение электронного корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости (УКД)

Обмен электронными документами у посредников:

  • Применение ЭДО при реализации товаров через комиссионера
  • Применение ЭДО при реализации товаров комиссионером

Обмен произвольными электронными документами:

  • Выставление произвольного электронного документа
  • Получение произвольного электронного документа

С помощью 1С-ЭДО можно обмениваться не только электронными первичными документами, электронными счетами-фактурами, и другими учетными документами, но и практически любыми другими документами (например, договорами, актами и др.). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

6. Рекомендации

При использовании 1С-ЭДО необходимо, чтобы в карточке своей организации и в карточках контрагентов, с которыми предполагается вести обмен электронными документами, были корректно заполнены следующие поля:

  • Название;
  • ИНН/КПП;
  • Адрес (обязательно по классификатору, а не «одной строкой»);
  • Телефон (не более 20 символов);
  • Код налогового органа (для организации).

Без бумаги

Федеральные стандарты бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы c 2019 г. устанавливают приоритетный порядок составления и хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (пункт 13 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности», пункт 12 стандарта «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности». Составление отчетности на бумажном носителе допускается только в случае отсутствия возможности формирования и хранения ее в электронном виде, или если необходимость составления и хранения на бумажном носителе установлена законодательно.

Федеральный закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность хранения в электронном виде, наряду с бухгалтерской (финансовой) отчетностью, также первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета:
  • п. 5 ст. 9 «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 6 ст. 10 «Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 7.1 ст. 13 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне созданы условия для минимизации бумажного документооборота, вплоть до его полного исключения.

«Безбумажная технология» работы реализуется за счет:
  • хранения всей бухгалтерской документации (документы, учетные регистры, отчетность) в электронном виде с электронной подписью;
  • использования юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами (поставщиками и покупателями);
  • электронного документооборота с контролирующими органами.

Единый порядок хранения бухгалтерской документации

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован единый порядок хранения первичных документов, регистров учета и бухгалтерской (налоговой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Все виды «выходных форм» документов, вместо печати на принтере и подписи вручную, можно сохранить в архиве электронных документов и подписать электронной подписью:
  • первичные документы (акты, счета-фактуры, инвентарные карточки и пр.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность.
Архив электронных документов, Использование электронной подписи
Использование электронной подписи

Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным документу на бумажном носителе, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п.1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи создается аккредитованным удостоверяющим центром, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (п.3 статьи 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Архив электронных документов, Архив электронных документов
Архив электронных документов

Архив электронных документов может храниться непосредственно в информационной базе бухгалтерского учета (локально или «в облаке» по технологии 1cFresh). При больших объемах документооборота может использоваться внешнее файловое хранилище.

Архив электронных документов также может быть организован на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». За счет интеграции типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0» и «1С:Документооборот государственного учреждения, ред. 1.4»:
  • пользователи «1С:Документооборота государственного учреждения» смогут работать с электронными документами, формируемыми в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» и хранящимися в «1С:Документообороте государственного учреждения».
  • пользователи «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» смогут, не запуская «1С:Документооборот государственного учреждения», пользоваться его возможностями: помещать электронные документы в его хранилище, отправлять документы на согласование и согласовывать их, ставить задачи подчиненным и контролировать их исполнение, отправлять документы по электронной почте, вводить отчеты о проделанной работе и так далее.

  • Порядок настройки «1С-ЭДО»
    • Заявка при подключении «1С-Отчетности»
    • Заявка при изменении настроек «1С-Отчетности»
    • Завершение подключения к «1С-ЭДО»
    • Завершение настроек без подключения к «1С-ЭДО»
  • Результат подключения сервиса «1С-ЭДО»

Дополнительно к основной возможности подключения к сервису «1С-ЭДО» в программе предусмотрена возможность подключения к сервису из механизмов «1С-Отчетности». В этом случае для целей «1С-ЭДО» будет использоваться абонентский сертификат «1С-Отчетности».

Такая возможность доступна из помощника подключения 1С-Отчетности, а также из помощника изменения настроек и продления.

Важно. Эти помощники нельзя использовать для самостоятельного подключения «1С-ЭДО» — только в рамках подключения сдачи отчетности в контролирующие органы или изменений настроек.

«1С-ЭДО» — это сервис, позволяющий обмениваться с контрагентами напрямую из «1С: Предприятия» юридически значимыми документами, включая электронные счета-фактуры.

Доступ к сервису предоставляется:

  • в рамках пакета «СтартЭДО» (подробнее см. «Что входит в состав СтартЭДО?»),
  • по договору ИТС (подробнее см. «Что входит в состав 1С:ИТС?»).

Функционал работает при условии подключения в программе интернет-поддержки пользователей (раздел Администрирование — Настройки программы — Интернет-поддержка и сервисы — Настройки Интернет-поддержки).

Примечание: логин и пароль можно запросить у организации, обслуживающей в рамках договора ИТС, или восстановить (получить) самостоятельно по ссылке Забыли пароль? (Нет логина и пароля?).

Порядок настройки «1С-ЭДО»

Подключение к «1С-ЭДО» доступно в «локальном» режиме работы «1С: Предприятия» (по локальной компьютерной сети или напрямую с компьютера пользователя) и в «облачном» (через интернет-браузер, например, на сайте 1cfresh.com, используя сервис «1С: Предприятие 8 через Интернет»), но при условии хранения ключа локально, на компьютере.

Заявка при подключении «1С-Отчетности»

  • Открыть форму подготовки заявления (рабочее место «1С-Отчетность» — Настройки – Отчетность в электронном виде – Заявление на подключение 1С-Отчетность).
  • Установить флажок 1С-ЭДО: Подключить.

Примечание: флажок недоступен в форме заявления на подключение в «облачном» режиме работы программы при условии хранения ключа В «облаке».

  • По ссылке Уточнить настройки указать оператора ЭДО и код ФНС.
  • Отправить заявление.
  • Завершить настройки.

После одобрения заявления и завершения настроек «1С-Отчетности» автоматически откроется окно завершения настроек по «1С-ЭДО». В нем следует нажать Завершить подключение к 1С-ЭДО.

Программа перейдет к этапу завершения настроек.

Заявка при изменении настроек «1С-Отчетности»

  • Открыть форму подготовки заявления (рабочее место «1С-Отчетность» — Настройки – Отчетность в электронном виде – Заявление на продление 1С-Отчетности или изменение реквизитов), заполнить и нажать Далее.
  • В открывшейся форме Подключение к сервису 1С-ЭДО установить флажок Подключиться к сервису и заполнить поля настроек.

Примечание: закладка не отобразится, если сервис уже подключен.

  • Заполнить и отправить заявление.
  • Завершить настройки.

После одобрения заявления и завершения настроек «1С-Отчетности» автоматически откроется окно завершения настроек по «1С-ЭДО». В нем следует нажать Завершить подключение к 1С-ЭДО.

Программа перейдет к этапу завершения настроек.

Завершение подключения к «1С-ЭДО»

После нажатия кнопки Завершить подключение к 1С-ЭДО автоматически откроется окно, в котором следует ввести пароль от вновь созданного контейнера ключей и подписать данные, необходимые для регистрации в сервисе. При желании, чтобы не вводить пароль от контейнера повторно, можно установить флажок Запомнить пароль.

В следующем окне отобразится сертификат офиса регистрации оператора ЭДО. В целях шифрования передаваемых данных следует нажать Зашифровать.

Откроется окно проверки доступа к «1С-ЭДО». Следует повторно ввести пароль от контейнера ключей.

В случае успеха откроется автоматически созданный профиль настроек ЭДО.

При закрытии данного окна программа предложит пригласить имеющихся контрагентов в документооборот. Это можно сделать сразу или отложить на будущее.

Подробнее о настройках 1С-ЭДО см. стр. 16-21 «Руководство Пользователя. Сервис 1С-ЭДО. На примере конфигурации «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0″.

Завершение настроек без подключения к «1С-ЭДО»

Если пользователь закрыл окно без завершения настроек подключения к «1С-ЭДО», то вернуться к ним можно с помощью команды Подключиться к сервису 1С-ЭДО (раздел Администрирование – Настройки программы – Обмен электронными документами, окно Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами). В открывшемся окне помощника следует заполнить поля по смыслу, получить уникальный идентификатор обмена ЭД с помощью одноименной команды и нажать Готово.

Подробнее о работе с помощником подключения 1С-ЭДО в «1С:Бухгалтерия, ред. 3.0» можно ознакомиться на стр. 13 книги «Руководство Пользователя. Сервис 1С-ЭДО на примере конфигурации «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0″.

Результат подключения сервиса «1С-ЭДО»

Настройка сервиса «1С-ЭДО» подробно изложена на ИТС в руководствах пользователя.

В результате подключения сервиса будут автоматически произведены первичные настройки электронного документооборота (раздел Администрирование – Настройки программы – Обмен электронными документами):

  • установлены флажки Электронные подписи и Сервисы ЭДО,
  • добавлены необходимые сертификаты электронной подписи,
  • создан профиль настроек ЭДО.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *