1 учет рабочего времени

Согласно ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. При этом под рабочим временем понимается время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности.

Виды рабочего времени:

1. Нормальная продолжительность рабочего времени

Согласно ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю и является нормой рабочего времени для всех работников РФ.

2. Сокращенная продолжительность рабочего времени

Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается для определенных групп работников:

  1. в возрасте до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
  2. в возрасте от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю;
  3. для инвалидов I или II группы — не более 35 часов в неделю;
  4. для занятых на вредных или опасных работах — не более 36 часов в неделю и т д.

3. Неполное рабочее время

Неполное рабочее время может устанавливаться по соглашению между работодателем и работником (например, с беременной женщиной или с сотрудником, находящимся в отпуске по уходу за ребенком).

4. Суммированный учет рабочего времени

Если специфика работы организации не позволяет соблюсти установленную продолжительность рабочего времени, допустимо введение суммированного учета рабочего времени с учетным периодом не более одного года (ст. 104 ТК РФ). Обычно суммированный учет применяется при сменной работе или режиме гибкого рабочего времени. При введении суммированного учета работодатель организует рабочий процесс так, чтобы норма рабочего времени была отработана сотрудником за учетный период, например, за месяц.

Табель учета рабочего времени. Формы Т-12, Т-13

Для ведения учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени: Т-12 и Т-13.

Форма Т-13 рекомендуется для использования в организациях, имеющих электронную проходную.

Форма Т-12 — для всех остальных организаций.

Для бюджетных организаций Министерством Финансов утверждена отдельная форма табеля (код формы по ОКУД — 0504421).

Рабочее время может отображаться в табеле двумя способами:

  1. Методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.
  2. Путем регистрации отклонений (неявок, сверхурочных часов и т д.).

При суммированном учете следует применять метод сплошной регистрации. Форма табеля для бюджетников предполагает метод регистрации отклонений.

Тематические статьи

  • Внесение информации о сдаче крови
  • Смена графика работы беременной сотрудницы
  • Оформление переноса выходных дней в мае
  • Оформление переноса январских праздников
  • Оформление переноса выходных дней в марте
  • Оформление переноса выходных дней в июне
  • Оформление сверхурочной работы

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Причины учета

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1. Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала. Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2. Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3. Дисциплина

Помните «теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4. Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди. Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5. Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

Кому какой график

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

Кто должен сколько работать

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы. Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость. При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

По теме: Организация удаленной работы: 70 сервисов

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем «разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном. По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Виды учета

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка. Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

  1. Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий;
  2. Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ;
  3. Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации”;
  4. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

  • Бесплатно;
  • Просто;
  • «На коленочках”;
  • Нет автоматизации;
  • Только для мелких организаций;
  • Не отражают качество отработанного времени;
  • Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

  • Бухгалтерам и кадровикам удобно;
  • Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
  • Готовые табели для начисления заработной платы;
  • Не отражают качества отработанного времени;
  • Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

  • Показывает кто во сколько на работу пришел;
  • Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
  • Помогают контролировать безопасность;
  • Учет рабочего времени ведется в программах;
  • Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
  • Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но ­»забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: «спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, S2 Crm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

  • Время работы фиксируется автоматически;
  • Выгрузка в специальные формы отчета;
  • Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;
  • Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
  • Реальной картины может не отражать;
  • Вопросов дисциплины не решает;
  • Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т.д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

  • Просто в использовании;
  • Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
  • Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;
  • Карты часто теряются, воруются;
  • Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
  • Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты. Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

  • Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
  • Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;
  • По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
  • Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
  • Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

  • Формируют общую картину рабочего дня;
  • Делают снимки с экрана;
  • Помогает анализировать потраченное время;
  • Законность;
  • Для установки не нужно разрешение;
  • Информационная безопасность;
  • Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;
  • Общую безопасность не обеспечивает;
  • Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК.

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета. Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок. Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий. Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру. Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ
вконтакте

facebook

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

  1. Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки;
  2. Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
  3. Прописываем в локальных документах. Например в «Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, «Положении об оплате труда”, в «Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы;
  4. Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре;
  5. Составляем приказ – «Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления;
  6. Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно;
  7. Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату№
  8. Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность;
  9. Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета;
  10. Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

  • Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре;
  • Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт;
  • Еще один приказ. «О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы;
  • Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года;
  • Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

  • Отсутствие подтверждающих документов за «прогулы”;
  • Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
  • При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
  • Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
  • Отсутствие приказов на выплаты;
  • Графики, виды работ, вид учета не прописан в «Правилах внутреннего трудового распорядка”;
  • Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.
Автоматический учет рабочего времени – эффективное решение для руководителей и hr-менеджеров, которые хотят контролировать работу персонала, но имеют на это мало времени. Сегодня автоматизировать учет рабочих часов вам не составит труда. Достаточно воспользоваться программой для учета рабочего времени Yaware.TimeTracker. Она возьмет на себя всю рутинную работу и значительно упростит вам контроль персонала. Смотрите сами.

Автоматический учет рабочего времени с Yaware.TimeTracker

Yaware.TimeTracker — современное решение для учета времени за компьютером. Это специальная программа, которая устанавливается на компьютеры сотрудников и мониторит их работу в течение всего рабочего дня, независимо от графика работы и обязанностей персонала.

Программа фиксирует:

  • когда начинается и заканчивается рабочий день персонала;
  • сколько всего отрабатывает каждый сотрудник за день/ неделю/ месяц;
  • сколько времени сотрудники проводят над решением задач, а сколько — тратят впустую;
  • какими программами и сайтами пользуются сотрудники и насколько продуктивно используют время исходя из своих рабочих обязанностей;
  • как часто отвлекаются от работы на перекуры, чаепития, телефонные разговоры;
  • сколько времени сотрудники тратят совещания, встречи, переговоры и др.

Это всего лишь незначительная часть информации, которую вы получите с Yaware.TimeTracker.
автоматический учет рабочего времени

автоматический учет рабочего времени

Автоматический учет рабочего времени – выгоды для руководителя

В чем преимущества автоматического учета времени догадаться несложно, это:

  1. Экономия времени на контроле персонала.
  2. Гарантия своевременного получения объективных данных в полном объеме.
  3. Быстрый и удобный контроль абсолютно всех сотрудников компании, включая удаленные представительства и филиалы.
  4. Возможность контролировать сотрудников как из соседнего кабинета, так и находясь в командировке.
  5. Своевременное выявление и контроль нарушений на рабочем месте.
  6. Возможность делегировать часть полномочий по контролю сотрудников отделов и групп их непосредственным руководителям.

Это далеко не все выгоды, которые вы получите с программой. У вас есть отличная возможность об остальных преимуществах и убедиться в эффективности каждого из них на собственном опыте.

Доступ сотрудников к личной статистике в Yaware.TimeTracker
Ведите учёт переработок и учёт времени при гибком графике работы

Учет рабочего времени

  • Рабочее временя — что это такое?
  • Кто ведет табель учета рабочего времени в организации?
  • Основные определения рабочего времени
  • Какие виды учета рабочего времени существуют?
  • Методы учета рабочего времени: что выбрать?
  • Лучшие программы для учета и анализа рабочего времени
  • Системный подход к учету рабочего времени

Трудовой кодекс Российской Федерации однозначно обязывает работодателя вести учет рабочего времени нанятых им сотрудников, а потому каждое предприятие должно организовать его хотя бы в минимальной форме. Однако современные учетные системы позволяют выйти на новый уровень, и вместо привычного бухгалтерского табеля, отражающего только количество отработанного времени, отслеживать еще и качество работы персонала. Устойчивость бизнеса зависит от эффективности работы каждого члена команды, а потому повышение мотивации сотрудников и анализ их загрузки положительно скажутся на конкурентоспособности фирмы. Существующие системы мониторинга действий за ПК включают разнообразные продукты с интересным функционалом, среди которых любой работодатель сможет выбрать для себя оптимальный инструмент и незамедлительно начать улучшать показатели компании.

Рабочее временя — что это такое?

Рабочее время

Статья 91 ТК РФ регламентирует понятие рабочего времени, его виды и способы учета. Согласно ей, учет рабочего времени в отношении сотрудников, трудящихся на предприятии — это отслеживание и фиксация рабочей деятельности персонала в соответствии с принятым распорядком труда.

Данный мониторинг необходим как работодателю, так и подчиненным, являясь гарантом соблюдения трудовых договоренностей, ведь злоупотребления возможны с обеих сторон: предприятие заинтересовано в повышении объема работ с минимизацией издержек на оплату труда, а сотрудники рады снизить свою нагрузку и не потерять в зарплате. Учет рабочего времени уравновешивает обе стороны, обязывая работодателя оплачивать переработки или компенсировать их дополнительными днями отдыха, а сотрудника — качественно и вовлеченно трудиться в отведенное для работы время.

Минимальный вариант такого учета — это составление табелей рабочего времени персонала, которые ранее велись вручную (по форме Т-12), а теперь автоматически формируются в современных бухгалтерских программах (преимущественно по форме Т-13). Форма табеля, принятая в организации, может отличаться от предложенных Т-12 и Т-13, описанных в приказе Госкомстата №1 от 05.01.2004 г. (первая — для ручного, вторая — для автозаполнения). Главное, чтобы карточка для учета рабочего и нерабочего времени отражала график каждого сотрудника, количество фактически отработанных часов, отпуска, больничные, невыходы на работу, сверхурочную занятость (при ее наличии).
Табель для учета и фиксации использования рабочего времени на производстве — основополагающий документ, на котором строятся договорные отношения нанимателя и трудящегося:

  • На основе табелей ведется начисление заработной платы;
  • Контроль правильности учета рабочего времени в отношении сотрудников по табелям проводит Трудовая инспекция (при возникновении конфликтных ситуаций с недовольными работниками).

Поэтому корректно вести табель учета рабочего времени крайне важно — ошибки могут стать поводом для взысканий.
Табель учета рабочего времени составляется с учетом официального государственного Производственного календаря, который публикуется на предстоящий год. Время, выпадающее на даты, которые в Производственном календаре числятся праздничными, подлежит оплате в двойном размере.

Категории причин отсутствия сотрудника на рабочем месте довольно разнообразны (табель Т-12 приводит на титульном листе их расшифровку). В сложных случаях указать верный код помогает опыт и информация консультационно-правовых системах.

Учет рабочего времени на предприятии решает следующие задачи:

  • проверка факта явки сотрудников на рабочее место;
  • отслеживание опозданий, несвоевременных уходов домой, простоев в течение рабочего дня;
  • контроль за работой сотрудников и их занятостью на протяжении рабочей смены;
  • подсчет часов рабочего времени каждого сотрудника, которое подлежит оплате, с разделением его на табельные категории и разновидности.

Рабочее время для персонала на любом предприятии — это важный ресурс, который нужно учитывать и оптимизировать.

Кто ведет табель учета рабочего времени в организации?

Кто ведёт табель учета

Обязанность вести и хранить в печатной форме табель учета рабочего времени законодательство возлагает на главного представителя организации — ее руководителя. Именно он является ответственным за учет и адекватную оплату рабочего времени в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а также несет материальную и административную ответственность за допущенные нарушения.

Конечно, начальник предприятия в большинстве случаев не заполняет табель самостоятельно, делегируя эти обязанности кадровикам или руководителям подразделений, которые фактически осуществляют учет рабочего времени — ручной или электронный. На основе предоставленных табельных данных ведется начисление заработной платы со стороны бухгалтерии.

Таким образом, организация табельного учета на практике — это процесс, в который вовлечены начальники отделов или старшие смен, кадровые специалисты компании, расчетный отдел и управленческое звено.
В зависимости от степени автоматизации он может быть довольно трудоемким и времязатратным. Однако, как мы увидим ниже, существуют программные решения, которые готовы взять всю работу на себя, отслеживая рабочее время автоматически, предоставляя на выходе удобные и наглядные отчеты.

Основные определения рабочего времени

определения времени сотрудников

При приеме сотрудника на работу в трудовом договоре закрепляются график и режим его труда, которые являются основополагающими факторами для последующего учета рабочего времени и начисления зарплаты на основе реальной выработки. Организация своего рабочего времени на соответствие трудовому распорядку — это обязанность соискателя, в то время как работодатель обязан обеспечить комфортный и безопасный рабочий процесс.

Режим работы сотрудника может быть различным в зависимости от задач, которые ему предстоит решать. Существуют следующие варианты режимов (графиков) трудовой деятельности:

  • Нормированный — привычный многим вариант занятости по 8 часов ежедневно 5 дней в неделю (всего 40 часов за неделю). Он подходит для большинства офисных работников. Переработки сверх указанного времени подлежат повышенной почасовой оплате как сверхурочные (первые два — по ставке 1.5, любое последующее количество часов — по двойной ставке).
  • Ненормированный — выбирается, когда характер работы таков, что не укладывается в стандартную продолжительность рабочего дня, связанных с частыми задержками, переработками, выходом в праздники. Чтобы не оплачивать каждый внеурочный час по повышенному тарифу, работодателю следует закрепить ненормированный график работы в трудовом договоре и быть готовым предоставить сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью от 3 до 10 дней дополнительно к стандартному 28-дневному календарному отпуску. На практике чаще всего продолжительность дополнительного отпуска составляет одну неделю.
  • Гибкий — график, который часто указывают в вакансиях, чтобы повысить их привлекательность. Фактически, понятие гибкого графика, при котором выработка абсолютно не имеет значения, в законе не закреплено — в трудовом договоре с сотрудником все равно потребуется указать количество рабочих часов, положенных к отработке за неделю или иной интервал времени. Важно согласовать и те интервалы, в которые сотрудник обязательно должен быть на связи.
  • Сменный — график, который выбирается на предприятиях с круглосуточным циклом работы. Расписание смен, то есть чередование рабочих дней и дней отдыха, обязательно составляется перед началом каждого календарного месяца и доводится до ведома сотрудников. Если рабочая смена выпадает на ночное время (с 22 часов вечера до 6 часов утра), то она подлежит оплате по удвоенной ставке.

В зависимости от категории сотрудника и его договоренности с руководством может различаться и продолжительность рабочего дня:

  • Нормальный рабочий день (8 часов),
  • Сокращенный рабочий день (для несовершеннолетних, по заявлению — для инвалидов, беременных женщин),
  • Неполный рабочий день (по согласованию с начальством, для совместителей).

Какие виды учета рабочего времени существуют?

виды учета рабочего времени

Учитывать отработанное время можно различными способами в зависимости от характера труда сотрудников и особенностей деятельности предприятия. Ведение учета рабочего времени может осуществляться по одной из представленных ниже методик (ни одна из которых не предписывается ТК РФ как единственно обязательная, а потому выбор остается за организацией):

  • Поденный (ежедневный) — привычный и чаще всего применяемый способ подсчета при нормированном режиме труда. Заключается путем указания в графике количества часов, отрабатываемых сотрудником ежедневно, которые складываются при расчете заработной платы за месяц.
  • Понедельный (еженедельный) — выбирается в том случае, если общая продолжительность рабочей недели одинакова, но время нахождения сотрудника на работе в течении ее варьируется. Понедельный учет помогает работодателю избежать оплаты за сверхурочные часы в каждый из рабочих дней, поскольку эта переработка будет компенсирована недоработкой в другой день той же недели. Повышенной оплате подлежат только те часы, которые отработаны суммарно за неделю сверх ее стандартной продолжительности.
  • Суммированный выбирается тогда, когда невозможно соблюсти одинаковую и равномерную загруженность работника на протяжении каждой недели. Это часто случается при сезонном характере работы или в сфере услуг, где задействованность персонала может варьироваться от внешних факторов. При другом методе учета график рабочего времени содержал бы как периоды низкой загруженности (а за простой по вине работодателя также полагается оплата), так и периоды повышенной интенсивности труда (которая по часам может превысить норму, требуя дополнительной тарификации). Применяя суммированный учет рабочего времени, можно выбрать для анализа такой период (1 месяц, 3 месяца, год), в течение которого будет достигнут баланс между выходными и рабочими днями, суммарное количество отработанного времени уравновесится и станет вписываться в регламент.

Важно: для работников вредного производства период, применяемый для суммированного учета, не должен превышать 1 квартал.

Суммированный учет рабочего времени также подразумевает ежедневную фиксацию количества отработанных часов, отличаясь от иных видов учета лишь тем, что подсчет переработок ведется только по окончании выбранного периода. Оплату сотрудники получают не по завершении периода учета, а ежемесячно по зафиксированной в трудовом договоре ставке, но после его истечения могут рассчитывать на доплату за сверхурочные.

Единицей учета рабочего времени в организации может быть не только рабочий день, но и час. Почасовой учет применяется для совместителей, удаленных сотрудников, фрилансеров. Если такой человек не присутствует непосредственно в организации, а трудится дистанционно, то встает отдельный вопрос о достоверном учете отработанных часов, в чем может помочь программное обеспечение для автоматизации учета, о котором пойдет речь ниже. Для того, чтобы точно вести почасовой (или даже посекундный) учет рабочего времени за ПК для специалиста на удаленке, без подобных решений не обойтись.

Вид учета отработанного времени, применяемый в отношении конкретного работника организации, как и график (режим) его труда, обязательно должны быть зафиксированы в его трудовом договоре. В противном случае проверка корректности ведения учета рабочего времени со стороны Трудовой инспекции может привести к наложению штрафов.

Методы учета рабочего времени: что выбрать?

методы учета времени

Законодательно предприятию предписывается в обязательном порядке учитывать отработанное время, но какой метод оно для этого выберет, как именно будет вести учет, «сверху” не указывается. Регламент ведения учета рабочего и нерабочего времени определяет сама компания, закрепляя его в своих нормативных актах.

Правила учета рабочего времени в каждой организации могут быть свои, главное — соблюдение прав сотрудника на количество дней отдыха в соответствии с производственным календарем и обязательная фиксация отработанных часов в табеле. Порядок учета рабочего времени способен включать в себя разные комбинации средств автоматизации и ручных операций.

Рассмотрим варианты ведения учета, которые бывают на практике и могут подойти различным организациям в зависимости от их потребностей и размеров.

  • Ручное заполнение табеля Т-12 или иной принятой формы. Для ИП или в совсем небольших фирмах на несколько сотрудников может быть неплохим бюджетным вариантом, но при росте численности штата становится очень проблематичным. К тому же, данный метод чреват ошибками в заполнении при сложных способах учета или недостаточной квалификации кадровика. Автоматизация в этом случае будет более предпочтительной, ведь при вышестоящих проверках некорректно заполненный табель сыграет не в пользу организации
  • Ведение табеля учета в документе Excel или в таблицах Google с последующей печатью. Мало отличается от ручного варианта, за исключением более цивилизованного заполнения и хранения информации. Ответственный за кадры обычно отправляет табель в формате Excel в бухгалтерию по завершении периода для расчета зарплаты, в то время как Google-документ может быть открыт на совместный доступ без необходимости пересылки.
  • Автоматическое заполнение табеля Т-13 (иной принятой формы) в программе бухгалтерского учета на основе тех первичных данных о причинах отсутствия, что вводит кадровик. Часто выбирается небольшими и средними организациями, подкупает отсутствием дополнительных вложений и достаточной степенью автоматизации, но решает задачи только количественного учета, ничего не сообщая работодателю о качестве работы. Табель будет сформирован, и только. Как провел сотрудник свои 8 часов на работе, останется на его совести.
  • Визуальное наблюдение или использование видеорегистраторов. Может использоваться дополнительно к количественному учету в бухгалтерской программе и помогает оценивать качество работы, но требует личного присутствия наблюдателя или регулярного анализа отснятых записей, а значит, дополнительных кадровых ресурсов. Установленная камера или прослушивающее устройство обязательно должны функционировать с ведома сотрудников, скрытым такой мониторинг организовывать запрещено.
  • Карты доступа на территорию и отдельные объекты предприятия. Для больших предприятий, заводов, фабрик электронный пропуск может использоваться как средство контроля прихода и ухода, облегчить количественный анализ фактического присутствия и отсутствия (если настроена интеграция с корпоративной учетной системой, в которой на основе выгруженных данных будут создаваться записи табеля). На производстве карты могут быть удобны для ограничения доступа в определенные помещения. Минусы — дополнительные затраты на внедрение, вероятность махинаций (когда карточка используется другим человеком), возможность утери, отсутствие сведений о качестве работы помимо фактов нахождения на территории организации.
  • Тайм-трекеры (отдельно или в составе CRM-системы) — программные решения, которые используются для подсчета времени на выполнение различных операций в течение дня. Помогают мотивировать сотрудников на оптимизацию рабочего времени, позволяют провести сравнительную оценку загруженности и продуктивности специалистов. Нюанс — запуск и остановка трекера сотрудником вручную, что может не всегда отражать реальную картину дня, а также приводит к неразберихе при забывчивости персонала. Поэтому автоматизация учета получается условной и базируется на честности и исполнительности сотрудников, но в определенной мере помогает им бороться с ленью и прокрастинацией.
  • Системы учета рабочего времени и подсчета продуктивности — полноценные инструменты для анализа качества и количества работы сотрудников. Затраты на внедрение программы быстро окупаются снижением издержек на оплату труда малоэффективных работников и повышением общей продуктивности штата. Такая автоматизация имеет следующее преимущество: руководитель получает полноценный явный или скрытый мониторинг текущей работы как в количественном, так и в качественном отношении, с возможностью в любое время построить отчеты в интересующих разрезах. Системы учета рабочего времени подходят только для персонала, работающего за ПК, но зато помогают, в том числе, наладить прозрачную работу на удаленке и соблюдение норм по отработанному времени для офисных сотрудников.

Таким образом, виды и способы учета рабочего времени бывают ручными, автоматическими и смешанными, а также могут основываться на программных решениях, физических средствах контроля доступа и устройствах для наблюдения и трекинга. Информативный учет и оценка рабочего времени на производстве часто достигаются комбинацией таких методов. Так, система для контроля времени прихода и ухода сотрудников (аппаратная или программная) может дать ответы на вопросы о возможных недоработках, чего невозможно добиться при использовании одной только бухгалтерской системы.

Хороший вариант — табель для печати, сформированный в корпоративной бухгалтерской или кадровой системе на основе первичных данных, а в дополнение к нему — детальные сведения о реальной занятости на основе мониторинга с применением специализированного ПО.

Лучшие программы для учета и анализа рабочего времени

Рассмотрим варианты тайм-трекеров и систем мониторинга, наиболее интересных с точки зрения предлагаемого функционала.
Автоматизированный непрерывный учет и посекундный контроль рабочего времени с помощью таких решений поможет:

  • установить время прихода и ухода сотрудников,
  • выявить неэффективные единицы команды и, напротив, самых перспективных специалистов,
  • упразднить или оптимизировать лишние, ресурсоемкие операции
  • учесть разницу в загрузке исполнителей при распределении задач.

Использование подобных инструментов пойдет на благо организации рабочего процесса и поможет мотивировать персонал трудиться лучше.

Bitcop

Bitcop

Полноценная система мониторинга и учета отработанного времени. Автоматизация контроля времени на базе Bitcop подходит для предприятий любых масштабов и видов деятельности. С Bitcop расходование рабочих часов всегда прозрачно для руководителя и поддается простой оценке через построение наглядных отчетов.

Основные возможности программы:

  • Скрытое отслеживание без отражения в списке запущенных процессов и системном трее.
  • Скриншоты рабочих экранов сотрудников через заданные интервалы времени с хранением в течение установленного периода.
  • Настройка индивидуальных разрешений и запретов для пользователей и их групп.
  • Время учитывается посекундно: работа в приложениях, интернет-серфинг, поиск информации в браузерах всегда «на виду”.
  • Немедленные уведомления на e-mail о допущенных нарушениях.
  • График учета интенсивности использования рабочего времени в течение дня.
  • Разнообразие аналитических отчетов с выгрузкой в PDF и Excel: анализ продуктивности, структура рабочего дня, хронометраж рабочего дня, использование программ и сайтов, поисковые запросы.
  • Поддержка корпоративных календарей, мессенджеров и IP-телефонии, умный учет времени в рамках онлайн-совещаний.
  • Интеграция с Active Directory для удобного ведения информации о сотрудниках и структуре компании.
  • Кейлоггер (отслеживание введенных сочетаний клавиш).

Bitcop предлагается для использования в виде облачной или коробочной версии (опция кейлоггера доступна только в последнем варианте). Поддерживает все современные браузеры и операционные системы. Возможна индивидуальная доработка функционала под потребности предприятия, а также взаимодействие с любыми бизнес-приложениями через открытый API-интерфейс.

Попробовать бесплатно

Harvest

Harvest трекер

Сервис для подсчета рабочего времени, создания и контроля расписаний, автоматического выставления счетов контрагентам.
Подходит для удаленных исполнителей или небольших команд, выполняющих заказы на аутсорсинге. Позволяет повысить самоконтроль, сделать занятость прозрачной для руководителя и заказчика, автоматизировать ведение проектов.

Пока программа доступна только на английском языке.

Основные возможности программы:

  • Запуск и установка таймера на выполнение задач.
  • Онлайн- и оффлайн-мониторинг.
  • Ведение учета затрат рабочего времени сотрудников на выполнение различных операций.
  • Ручной ввод и редактирование сведений о израсходованном времени.
  • Создание списков задач и заметок.
  • Доступ к просмотру прогресса коллег.
  • Напоминания о плановых событиях.
  • Ведение информации о проектах, выставление счетов в различных валютах, загрузка информации о платежах, просмотр истории.
  • Развитая система отчетности.
  • Обмен данными со сторонними сервисами.

Предусмотрен бесплатный тариф на одного человека, для большего количества пользователей существует несколько вариантов тарификации.

Hubstaff

Система Hubstaff

Система для онлайн-мониторинга рабочего времени с функциями автоматического начисления заработной платы и поддержкой GPS-мониторинга. Подходит для фрилансеров, удаленных команд исполнителей, фрилансеров, малого бизнеса.

Основные возможности программы:

  • Ведение недельных бюджетов и расписаний, назначение стоимости заданий.
  • Настройка разрешений для каждого пользователя с настройкой уровней активности, сроков на выполнение задач.
  • Отслеживание времени удаленных команд , сотрудников.
  • GPS-мониторинг места территориального нахождения сотрудника.
  • Подсчет времени простоя.
  • Поддержка заметок к задачам и меток к отработанному времени.
  • Создание скриншотов экранов сотрудников
  • Мониторинг запущенных приложений и посещенных URL-адресов.
  • Анализ активности и скорости выполнения операций каждого из членов команды
  • Ежедневный бэкап данных.
  • Разнообразные отчеты с выгрузкой в CSV, PDF, QuickBooks.
  • Открытый API-интерфейс для взаимодействия со сторонними бизнес-решениями.
  • Интеграция с Payoneer и Paypal для автоматического расчета, с целью проведения оплаты за выполненные задания.

Бесплатный пробный период: 14 дней. Безвозмездное использование программы для одного человека, далее тарификация от количества пользователей с разделением на обычную и премиум-подписку (последняя включает в себя дополнительные опции по мониторингу запущенных приложений и посещенных сайтов, по автоматическому начислению оплаты, по интеграции со сторонним ПО).

Системный подход к учету рабочего времени

Учет рабочего времени и норм ежедневной выработки на любом предприятии — это законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой.

Для различных категорий сотрудников можно подобрать разные способы контроля отработанного времени, в зависимости от характера их служебных задач и степени использования ПК в ежедневной деятельности. Существуют современные программы, которые облегчают учет и определяют показатели качества работы, которые невозможно измерить вручную.

Применяя оптимально подходящий вид учета и используя современные средства автоматизации, можно не только соблюсти требования законодательства, но и существенно улучшить показатели продуктивности штата в организации. Планирование и учет рабочего времени с применением систем мониторинга выводит понятие об эффективности труда на новый уровень, где руководитель становится активным участником процесса, принимая верные кадровые решения на основе отчетных данных.

Зачем нужен табель учета рабочего времени

Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:

Табель учета рабочего времени 2020

  • ведут учет среднесписочной численности;
  • считают и начисляют зарплату;
  • рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;
  • начисляют социальные пособия;
  • контролируют уплату НДФЛ и взносов;
  • формируют статистическую отчетность

Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.

Какую форму табеля выбрать

Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.

Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.

Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.

Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Как вести табель

По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:

  • сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
  • по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.

На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки. Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод. Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.

В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.

В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда. В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п. Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.

Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.

Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.

В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Ответы на частые вопросы

  1. Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».

  2. Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».

  3. Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.

  4. Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».

  5. Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».

  6. Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.

  7. Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.

  8. Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).

Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *